Uiteindelike gebeurtenisrisikobestuurkontrolelys | 15 moet-hês om gebeurtenissukses te verseker

Jou hart klop soos jy die ergste scenario's voorstel:

❗️ 'n Spreker word siek minute voor hy die verhoog betree.

❗️ Jou lokaal verloor skielik krag op die geleentheidsdag.

❗️ Of die ergste van alles - iemand kry seer by jou geleentheid.

Die maagdraai gedagtes hou jou wakker in die nag.

Maar selfs die mees chaotiese gebeure kan bestuur word – as jy noukeurig en sistematies vooraf beplan.

'N Eenvoudige gebeurtenis risikobestuur kontrolelys kan jou help om potensiële kwessies te identifiseer, voor te berei en te versag voordat dit jou gebeurtenis ontspoor. Kom ons vind die 10 moet-hê-items in die kontrolelys uit om bekommernis in 'n goed opgestelde plan van aksie te omskep.

INHOUDSOPGAWE

• Oorsig
• Wat is die risikobestuur van 'n gebeurtenis?
• Vyf stappe om risiko as 'n gebeurtenisbeplanner te bestuur
• Gebeurtenisrisikobestuurkontrolelys
• Vyf elemente van risikobestuur
• Kontrolelys in Gebeurtenisbestuur
• Wegneemetes
• Algemene vrae

Oorsig

Wat is gebeurtenisrisiko?	Onverwagte en onvoorsiene probleme wat organiseerders en die maatskappy se handelsmerk negatief beïnvloed.
Voorbeelde van gebeurtenisrisiko?	Uiterste weer, voedselveiligheid, brand, steurings, sekuriteitsbedreigings, finansiële risiko,...

Wat is die risikobestuur van 'n gebeurtenis?

Gebeurtenisrisikobestuur behels die identifisering van potensiële risiko's of kwessies wat 'n gebeurtenis kan bedreig, en dan prosesse en voorsorgmaatreëls in plek te stel om daardie risiko's te versag. Dit help gebeurtenisorganiseerders om gebeurlikheidsplanne gereed te hê om ontwrigting te minimaliseer en vinnig te herstel as probleme opduik. 'n Kontrolelys vir gebeurtenisrisikobestuur word ook gebruik om te verseker dat elke potensiële bedreiging oorgesteek word.

Die vyf stappe om risiko as 'n gebeurtenisbeplanner te bestuur

Ons weet dit is stresvol as 'n gebeurtenisbeplanner met al die moontlikhede wat kan voorkom. Om jou te red van oornadenke, volg ons eenvoudige 5 stappe om 'n perfekte risikobestuursplan vir geleenthede te maak:

• Identifiseer risiko's - Hou 'n dinkskrum oor alle moontlike dinge wat by jou geleentheid verkeerd kan loop. Oorweeg faktore soos lokaalkwessies, slegte weer, tegnologiese mislukkings, sprekerkansellasies, voedselkwessies, beserings, lae bywoning, ens. Dink wyd en plaas dit op 'n dinkskrum instrument om die idees ongeskonde te hou.

Het u nuwe maniere nodig om 'n dinkskrum te skep?

Gebruik die dinkskruminstrument aan AhaSlides om meer idees te genereer by die werk, en by die organisering van geleentheid!

🚀 Sluit gratis aan☁️

• Evalueer waarskynlikheid en impak - Skat vir elke geïdentifiseerde gebeurtenisrisiko hoe waarskynlik dit sal plaasvind en watter potensiële impak dit op jou gebeurtenis kan hê. Dit help om te bepaal watter risiko's die mees deeglike versagtingsplanne vereis.

• Ontwikkel gebeurlikheidsplanne - Vir hoër prioriteit risiko's, skep spesifieke rugsteunplanne, oplossings en gebeurlikhede om ontwrigting te minimaliseer as daardie risiko's wel realiseer. Dit kan behels dat alternatiewe plekke, verskaffers, skedules, ens.

• Ken verantwoordelikhede toe - Maak een persoon verantwoordelik vir die uitvoering van elke gebeurlikheidsplan en kommunikeer rolle duidelik aan jou span. Dit verseker dat iemand aksie sal neem as 'n risiko werklik voorkom.

• Oefen jou planne - Gaan deur potensiële scenario's om leemtes in u gebeurtenisrisikobestuursplanne te identifiseer. Om jou span op te lei oor hoe om in verskillende situasies te reageer, sal vertroue bou sodat hulle kwessies wat op die dag van die geleentheid ontstaan, suksesvol kan bestuur.

Wenke vir beter betrokkenheid

• Event bestuur
• Gebeurtenis ontwerp
• Besigheidsnetwerke

Gebeurtenisrisikobestuurkontrolelys

Wat is die algemene punte wat 'n kontrolelys vir gebeurtenisrisikobestuur moet dek? Soek inspirasie met ons voorbeelde van ons gebeurtenisrisiko-kontrolelys hieronder.

#1 - Plek
☐ Kontrak onderteken
☐ Permitte en lisensies verkry
☐ Vloerplan en opstellingreëlings bevestig
☐ Spyseniering en tegniese vereistes gespesifiseer
☐ Rugsteunlokaal geïdentifiseer en op bystand

#2 - Weer
☐ Erge weermonitering en kennisgewingsplan
☐ Tent of alternatiewe skuiling beskikbaar indien nodig
☐ Reëlings getref om die geleentheid binnenshuis te skuif indien nodig

#3 - Tegnologie
☐ A/V en ander tegnologiese toerusting getoets
☐ IT-ondersteuningskontakinligting verkry
☐ Papierdrukstukke van materiaal beskikbaar as rugsteun
☐ Gebeurlikheidsplan vir internet of kragonderbreking

#4 - Medies/Veiligheid
☐ Noodhulpstelle en AED beskikbaar
☐ Nooduitgange duidelik gemerk
☐ Personeel opgelei in noodprosedures
☐ Sekuriteit/polisie kontakinligting byderhand

#5 - Luidsprekers
☐ Bios en foto's ontvang
☐ Alternatiewe luidsprekers gekies as rugsteun
☐ Spreker se gebeurlikheidsplan gekommunikeer

#6 - Bywoning
☐ Minimum bywoningsdrempel bevestig
☐ Kansellasiebeleid gekommunikeer
☐ Terugbetalingsplan in plek indien geleentheid gekanselleer word

#7 - Versekering
☐ Algemene aanspreeklikheidsversekeringspolis van krag
☐ Versekeringsertifikaat verkry

#8 - Dokumentasie
☐ Afskrifte van kontrakte, permitte en lisensies
☐ Kontakinligting vir alle verskaffers en verskaffers
☐ Gebeurtenisprogram, agenda en/of reisplan

#9 - Personeel/Vrywilligers
☐ Rolle toegeken aan personeel en vrywilligers
☐ Rugsteun beskikbaar om in te vul vir nie-opdaagse
☐ Noodprosedures en gebeurlikheidsplanne opleiding voltooi

#10 - Kos en Drank
☐ Hou rugsteun beskikbaar vir enige bederfbare voorrade
☐ Alternatiewe kosopsies voorberei in geval van vertraagde/verkeerde bestelling/gaste met allergieë
☐ Ekstra papierprodukte, eetgerei en opdienware is beskikbaar

#11 - Afval en Herwinning
☐ Afvalbakke en herwinningshouers versprei
☐ Rolle toegeken om rommel tydens en na die geleentheid te versamel

#12 - Prosedures vir die hantering van klagtes
☐ Personeellid aangewys om bywoners klagtes te hanteer
☐ 'n Protokol om probleme op te los en terugbetalings/vergoeding aan te bied indien nodig

#13 - Noodontruimingsplan
☐ Ontruimingsroetes en ontmoetingspunte voorberei
☐ Laat personeellede naby uitgange gestasioneer word

#14 - Lost Person Protocol
☐ Personeel verantwoordelik vir verlore kinders/bejaardes/gestremdes aangewys
☐ Kontakinligting vir ouers/voogde van minderjariges verkry

#15 - Insident Rapportering
☐ Insidentaanmeldingsvorm geskep vir personeel om enige noodgevalle te dokumenteer

Die vyf elemente van risikobestuur

Risiko is nie net slegte geluk nie – dit is deel van elke onderneming. Maar met die regte gebeurtenisrisikobestuursplan kan jy die chaosrisiko wat dit skep, tem en bedreigings in geleenthede omskep. Die vyf benaderings tot risikobestuur sluit in:

• Risiko-identifikasie - Dink aan klein goedjies soos tegniese foute ... tot by 'n totale katastrofe. Om risiko's te lys, kry hulle uit jou kop en op papier waar jy hulle kan konfronteer.

• Risikobepaling- Gradeer elke risiko om te verstaan ​​wat die grootste bedreiging inhou. Dink aan: Hoe waarskynlik is dit om te gebeur? Watter skade kan veroorsaak as dit wel gebeur? Om risiko's te prioritiseer, fokus jou pogings op die kwessies wat werklik saak maak.

• Risikobeperking - Het planne om terug te veg! Oorweeg maniere om die kanse dat 'n risiko voorkom te verminder, enige impak te verminder as dit wel gebeur, of albei. Hoe meer jy risiko's vooraf kan verswak, hoe minder sal dit jou ontwrig.

• Risiko monitering - Sodra jou aanvanklike planne in plek is, bly waaksaam. Monitor vir tekens dat nuwe risiko's opduik of ou risiko's verander. Pas jou strategieë aan soos nodig om tred te hou met die ontwikkelende bedreigingslandskap.

• Risikoverslagdoening - Deel risiko's en planne met jou span. Om ander in die lus te bring, kry inkoop, ontbloot swakhede wat jy dalk gemis het, en versprei aanspreeklikheid vir die bestuur van risiko's.

Wat is 'n kontrolelys in gebeurtenisbestuur?

'n Kontrolelys in geleentheidbestuur verwys na 'n lys items of take wat gebeurtenisorganiseerders verifieer voorberei, gereël of voor beplan is voor 'n geleentheid.

'n Omvattende risikobestuurkontrolelys help om te verseker dat niks belangrik oor die hoof gesien word nie, aangesien jy al die besonderhede rangskik wat nodig is om 'n geleentheid suksesvol uit te voer.

Kontrolelyste is nuttig vir gebeurtenisbestuur omdat dit:

• Verskaf duidelikheid en struktuur - Hulle lê uit in 'n volgorde waarin alles uiteengesit word wat gedoen moet word, sodat niks deur die mat val nie.

• Moedig deeglike voorbereiding aan - Om items af te merk motiveer organiseerders om te verseker dat alle reëlings en voorsorgmaatreëls werklik in plek is voordat die geleentheid begin.

• Verbeter kommunikasie - Spanne kan kontrolelysitems verdeel en toewys om te verseker dat almal hul rolle en verantwoordelikhede verstaan.

• Ondersteun konsekwentheid - Deur dieselfde kontrolelys vir herhalende gebeurtenisse te gebruik, help dit om standaarde te handhaaf en gebiede vir verbetering elke keer te vang.

• Onthul leemtes of swakhede - Ongemerkte items beklemtoon vergete dinge of vereis meer beplanning, wat jou in staat stel om dit aan te spreek voordat probleme opduik.

• Fasiliteer oorhandigings - Deur die kontrolelys aan nuwe organiseerders te gee, help hulle om alles te verstaan ​​wat gedoen is om vorige suksesvolle geleenthede te beplan.

Wegneemetes

Met hierdie ekstras in jou kontrolelys vir gebeurtenisrisikobestuur, is jy goed voorbereid vir die slagveld! Voorbereiding verander potensiële chaos in kalm selfvertroue. Voeg dus elke item by jou lys. Trek hulle een vir een af. Kyk hoe die kontrolelys bekommernis in krag verander. Want hoe meer jy antisipeer, hoe beter risiko's sal oorgee aan jou noukeurige beplanning en voorbereiding.

Algemene vrae