Bemeestering van interne kommunikasiestrategie | 9 beste praktyke in 2024

Groot interne kommunikasiestrategie is die lewensaar van enige suksesvolle organisasie. In vandag se hibriede werksklimaat is dit belangriker as ooit om deursigtige, gereelde kommunikasie oor verspreide spanne te verseker. Tog sukkel baie maatskappye steeds om boodskappe reg te kry wanneer werknemers beide in en uit die kantoor is.

In hierdie pos sal ons die beste praktyke verken wat verkry is van interne kommunikasie-voordele by maatskappye wat uitblink in die hibriede era. Jy sal insiderwenke kry vir die skep van relevante, betrokkenheid-dryf inhoud sowel as om te meet wat werklik by jou gehoor aanklank vind.

INHOUDSOPGAWE

• Wat is interne kommunikasiestrategie?
• Waarom is interne kommunikasiestrategie belangrik?
• Wie is verantwoordelik vir die ontwikkeling van die interne kommunikasiestrategie?
• Wanneer vind die interne kommunikasiestrategie plaas?
• Watter kanale sal die interne kommunikasiestrategie gebruik?
• Hoe om 'n interne kommunikasiestrategie te ontwikkel?
• Maak interne kommunikasie doeltreffend met AhaSlides 
• Belangrike take 
• Algemene vrae

Meer wenke met AhaSlides

• Selfvoldaanheid in die werkplek
• Effektiewe kommunikasie in die werkplek

Wat is interne kommunikasiestrategie?

Stel jou voor jy het 'n klomp talentvolle mense wat saam in 'n maatskappy werk. Nou, vir hierdie span om suksesvol te wees, moet hulle goed kommunikeer, net soos vriende wat praat en idees deel. Dis waar die interne kommunikasiestrategie inkom!

Interne kommunikasiestrategie is 'n omvattende plan en raamwerk wat ontwerp is om effektiewe en doeltreffende kommunikasie binne 'n organisasie te fasiliteer. 

Die primêre doel van hierdie strategie is om 'n samehangende, ingeligte en betrokke arbeidsmag te skep, wat uiteindelik bydra tot die organisasie se sukses en die bereiking van sy doelwitte.

Daar is vier tipes interne kommunikasie:

• Top-down Kommunikasie (Bestuur na werknemer kommunikasie): Dit is wanneer inligting van die bopunt van die organisatoriese hiërargie (soos bestuurders of leiers) na die laer vlakke (werknemers) vloei. Dit is soos 'n baas wat aanwysings aan die span gee. Ons gebruik hierdie tipe kommunikasie om belangrike aankondigings, maatskappydoelwitte of nuwe beleide te deel.
• Bottom-up Kommunikasie (Werknemer-up kommunikasie): Dit is die teenoorgestelde van bo-na-onder kommunikasie. Inligting beweeg van die laer vlakke (werknemers) na bo (bestuurders of leiers). Dit is soos werknemers wat hul idees, terugvoer of bekommernisse met hul base deel. 
• Horisontale/laterale kommunikasie (eweknie-kommunikasie:): Hierdie tipe kommunikasie vind plaas tussen mense op dieselfde vlak binne die organisasie. Dit is soos kollegas wat met mekaar gesels om take te koördineer of opdaterings te deel. 
• Diagonale kommunikasie: Stel jou dit voor as 'n mengsel van bo-na-onder en horisontale kommunikasie. Dit kom voor wanneer mense van verskillende departemente of vlakke aan 'n projek moet saamwerk of inligting moet uitruil. 

Waarom is interne kommunikasiestrategie belangrik?

In enige maatskappy hou 'n interne kommunikasiestrategie werknemers verbind en betrokke. Belangrike boodskappe soos nuwe produkbekendstellings, veranderinge in maatskappybeleide of komende geleenthede word dadelik gedeel. Werknemers kan ook terugvoer en idees aan die bestuur gee, sodat hulle gewaardeer en deel van die groter prentjie laat voel.

Met 'n soliede strategie word die werkplek 'n gelukkige en produktiewe een, waar almal op dieselfde bladsy is, spanwerk floreer en die maatskappy floreer!

Wie is verantwoordelik vir die ontwikkeling van die interne kommunikasiestrategie?

Die verantwoordelikheid vir die ontwikkeling van die Interne Kommunikasiestrategie val tipies op die skouers van die organisasie se leierskapspan en die kommunikasie- of MH-afdeling (Menslike Hulpbronne). Dit behels samewerking tussen verskeie belanghebbendes om 'n afgeronde en doeltreffende strategie te skep wat in lyn is met die organisasie se doelwitte en waardes.

Hier is die sleutelspelers wat betrokke is by die ontwikkeling van die interne kommunikasiestrategie:

• Leierskapspan
• Kommunikasie of HR Departement
• Kommunikasiekonsultante: In sommige gevalle kan organisasies eksterne kommunikasiekonsultante of spesialiste soek om vars perspektiewe en beste praktyke te bied in die ontwikkeling van 'n effektiewe strategie.

Wanneer vind die interne kommunikasiestrategie plaas?

Die interne kommunikasiestrategie is deurlopend en vind plaas regdeur die organisasie se lewensiklus. Dit is nie 'n eenmalige ding nie, maar 'n voortdurende poging om effektiewe kommunikasie te verseker. Hier is 'n paar belangrike gevalle wanneer dit plaasvind:

1. Organisatoriese beplanning: Die strategie word tydens beplanning gebou om kommunikasie met die maatskappy se doelwitte te belyn.
2. Gereelde opdaterings: Dit word gereeld herbesoek om by veranderinge en ontwikkelende behoeftes aan te pas.
3. Evaluasies en assesserings: Dit is baie belangrik vir die evalueringsproses insluitend halfjaaroorsig, jaareindoorsig, en werknemer prestasie-evaluering.
4. Tydens veranderinge: Dit word noodsaaklik tydens groot veranderinge soos samesmeltings of leierskapoorgange.
5. Beleide bekend: Dit verseker dat werknemers weet van nuwe beleide of inisiatiewe.
6. Tydens Krisis: Dit speel 'n deurslaggewende rol in die verskaffing van tydige en akkurate inligting gedurende moeilike tye.
7. Werknemer aan boord: Dit help nuwe werknemers om welkom en ingelig te voel oor hul rolle.
8. Daaglikse bedrywighede: Dit verseker gladde kommunikasie tussen spanne en leierskap.
9. Soek terugvoer: Dit kom in aksie wanneer die maatskappy vir werknemersterugvoer vra, bestuurder terugvoer en moedig oop kommunikasie aan.

Watter kanale sal die interne kommunikasiestrategie gebruik?

Die kanale wat in 'n Interne Kommunikasiestrategie gebruik word, kan wissel na gelang van die organisasie se voorkeure, grootte en die aard van die inligting wat oorgedra moet word. Hier is 'n paar algemene kommunikasiekanale wat 'n interne kommunikasiestrategie kan gebruik:

1. E-posadres
2. intranet
3. Spanvergaderings (Gereelde van aangesig tot aangesig of virtuele vergaderings om vordering te bespreek, opdaterings te deel en aan projekte saam te werk.)
4. Gereedskap vir digitale samewerking (Platforms soos Microsoft Teams, Slack of ander projekbestuurnutsmiddels.)
5. Aankondigings
6. Stadsaalvergaderings
7. Kennisgewingborde
8. Sosiale media (Interne platforms)
9. Terugvoeropnames

Hoe om 'n interne kommunikasiestrategie te ontwikkel?

Die ontwikkeling van 'n doeltreffende interne kommunikasiestrategie behels verskeie stappe om te verseker dat dit in lyn is met die organisasie se doelwitte en aan die kommunikasiebehoeftes van sy werknemers voldoen. Hier is 'n stap-vir-stap gids om jou te help om 'n interne kommunikasiestrategie te ontwikkel:

1/ Definieer kommunikasiedoelwitte en -doelwitte: 

Spesifiseer die doelwitte wat jy met die strategie wil bereik. Om spesifieke doelwitte te hê, sal jou kommunikasiepogings rig, of dit nou samewerking bevorder, werknemersbetrokkenheid verhoog of werknemers in lyn bring met die maatskappy se visie.

2/ Identifiseer teikengehore: 

Identifiseer verskillende werknemersegmente en hul unieke kommunikasiebehoeftes. Pas boodskappe en kanale aan om by elke groep se voorkeure, rolle en vereistes te pas.

• Byvoorbeeld, die bemarkingspan kan gereelde opdaterings oor nuwe veldtogte benodig, terwyl die IT-afdeling inligting benodig oor stelselopdaterings en tegniese kwessies.

3/ Kies kommunikasiekanale: 

Afhangende van die soort inligting wat verskaf moet word en die teikengehoor, kies die beste kommunikasiemetodes. Dink daaraan om 'n verskeidenheid kanale te gebruik, soos kletsplatforms, e-pos, die intranet, spanvergaderings en digitale samewerkingnutsmiddels.

4/ Vestig Boodskapriglyne: 

Definieer die toon, styl en taal van kommunikasie. Maak seker dat boodskappe duidelik, bondig en in lyn is met die maatskappy se waardes en kultuur.

5/ Implementeer tweerigtingkommunikasie: 

Moedig oop dialoog en terugvoerlusse aan om 'n kultuur van betrokkenheid te skep. Verskaf weë vir werknemers om hul menings, voorstelle en bekommernisse uit te spreek.

6/ Skep 'n kommunikasieskedule: 

Ontwikkel 'n tydlyn vir gereelde kommunikasie. Bepaal die frekwensie van opdaterings, vergaderings en terugvoersessies om werknemers ingelig en betrokke te hou.

7/ Berei krisiskommunikasieplan voor: 

Het 'n plan in plek om effektief te kommunikeer tydens tye van krisis of uitdagende situasies. Deur 'n goed ontwikkelde krisiskommunikasieplan te hê, kan die maatskappy effektief op uitdagings reageer, werknemers ingelig hou en vertroue in die organisasie se vermoë om krisisse te navigeer behou.

8/ Lei en onderrig: 

Verskaf opleiding aan werknemers en bestuurders oor effektiewe kommunikasiepraktyke, veral vir nuwe gereedskap of kanale wat ingestel word.

9/ Meet en evalueer: 

Stel maatstawwe op om die doeltreffendheid van die Interne Kommunikasiestrategie te assesseer. Versamel terugvoer van werknemers en volg sleutelprestasie-aanwysers om verbeterings aan te bring.

Hou ook die strategie buigsaam en pas dit aan soos nodig op grond van terugvoer, veranderende organisasiebehoeftes en opkomende kommunikasietegnologieë.

Maak interne kommunikasie doeltreffend met AhaSlides 

AhaSlides kan 'n kragtige instrument wees om interne kommunikasie te verbeter en dit op verskeie maniere doeltreffender te maak:

• Interaktiewe vergaderings en stadsale: Jy kan gebruik lewendige stembusse, vasvrae, en V&A sessies om deelnemers te betrek, intydse terugvoer in te samel en aktiewe deelname aan virtuele vergaderings en stadsale met werknemers aan te moedig. 
• Intydse terugvoer: Met AhaSlides kan jy vinnig meningspeilings skep en versprei, woordwolk aan werknemers. Dit stel jou in staat om waardevolle terugvoer oor verskeie onderwerpe in te samel, soos maatskappyinisiatiewe, werknemerstevredenheid of opleidingsprogramme.
• Opleiding en leer: Jy kan interaktiewe vasvrae en meningspeilings insluit voorafgemaakte sjablone om werknemers se begrip te toets en sleutelkonsepte te versterk om opleidingsessies en werkswinkels te verbeter.
• Spanbou-aktiwiteite: AhaSlides bied spanbou-aktiwiteite soos ysbreker-vasvrae, speletjies met 'n draaiwiel, ewekansige span generator. Hierdie aktiwiteite kan kameraadskap en samewerking tussen werknemers bevorder, selfs in afgeleë of verspreide spanne.
• Werknemersherkenning: AhaSlides kan gebruik word om werknemerprestasies, mylpale en bydraes te erken en te vier. Dit verhoog werknemers se moraal en motivering.
• Anonieme terugvoer: Die platform se anonieme stemfunksie kan werknemers in staat stel om terugvoer te gee sonder vrees vir gevolge, wat 'n meer oop en eerlike kommunikasie-omgewing bevorder.
• Betrek afgeleë werknemers: Vir organisasies met afgeleë of verspreide spanne, kan AhaSlides 'n waardevolle hulpmiddel wees om te verseker dat alle werknemers verbind, betrokke en ingelig bly.

Belangrike take 

'n Effektiewe interne kommunikasiestrategie is die ruggraat van 'n goed funksionerende en harmonieuse organisasie. Dit versterk die organisasie se kultuur en lei uiteindelik tot verbeterde produktiwiteit en sukses. 

Algemene vrae

Ref: Forbes