Hoe om gladde inleidende vergaderings aan te bied | Beste wenke wat in 2024 ontsluit is!

Was jy al ooit by suksesvolle bekendstellingsvergaderings?

As jy aan 'n nuwe kruisfunksionele span by die werk of 'n nuwe projekspan deelneem, kan hulle iemand van ander departemente of van ander maatskappye wees wat jy dalk nie bekend is of mee gewerk het nie, en jy wil seker maak dat jou gereedheid om jou vaardighede en idees aan die span te verbind en te belê - veral as daardie span hoog presteer. Dit is dus noodsaaklik om 'n vergadering aan te bied om nuwe spanmaats bymekaar te maak.

Dit is egter geen verrassing as jy 'n bietjie ongemaklik en senuweeagtig voel nie, want selfs die mees ervare professionele mense het die jitters wanneer hulle 'n aanvanklike vergadering met 'n nuwe span het. As jy 'n leier is en bekommerd is oor die versuim om produktiwiteit inleidende vergaderings aan te bied.

Hierdie artikel sal vir jou 'n volledige gids, voorbeelde en wenke gee oor wat inleidende vergaderings suksesvol maak.

In hierdie artikel sal jy leer

• Wat is 'n inleidende vergadering?
• Wat is die doel van die inleidende vergadering?
• Hoe om 'n doeltreffende inleidende vergadering op te stel
• Wenke om 'n inleidende vergadering suksesvol op te stel
• Belangrike take

Meer wenke van AhaSlides

• Vergaderings in Besigheid
• Opstaan-vergadering | Die uiteindelike gids
• Beste 8 wenke om 'n goeie vergadering te hou

Wat is 'n inleidende vergadering?

'n Inleidings- of bekendstellingsvergadering het nogal dieselfde betekenis wanneer dit kom by die bekendstelling aan die span wanneer dit die eerste keer is dat spanlede en hul leiers mekaar amptelik ontmoet, om te bepaal of die betrokke individue 'n werksverhouding wil opbou en tot die span in die span wil verbind. toekoms.

Dit het ten doel om spanlede tyd te gee om saam te bly om elke deelnemer se agtergrond, belangstellings en doelwitte te leer ken. Afhangende van jou en jou span se voorkeur, kan jy inleidende vergaderings formeel of informeel opstel.

'n Standaard inleidende vergadering agenda behels:

• Stel die doel van die vergadering bekend
• Stel leiers en elke lid bekend
• Bespreek die spanregulasies, werk, voordele en behandelings...
• Tyd om 'n paar speletjies te speel
• Beëindig die vergaderings en neem opvolgaksies

Wat is die doel van die inleidende vergaderings?

Moenie net inleidings sien as 'n blokkie om na te gaan nie. Gebruik hierdie tyd om werklike verbindings aan die brand te steek, unieke insigte te verkry en 'n raamwerk vir foutlose spanwerk te vestig. Inleidingsvergaderings is wonderlik om:

• Versterk spanwerk en spankohesie

Die heel eerste doelwit van inleidende vergaderings is om vreemdelinge na hegte spanmaats te bring. As julle mekaar nog nooit gesien het nie en min van hulle weet, sal daar 'n gebrek aan samehorigheid en konneksie wees, wat spangees en produktiwiteit kan beïnvloed. Wanneer mense spanreëls, toepaslike belonings en straf kan bespreek en verenig, of weet dat hul leiers regverdige en getroue mense is, hul spanmaats nederig, betroubaar, empaties en meer is, sal vertroue en 'n positiewe werksomgewing onder die span.

• Breek spanning en ongemaklikheid af

Produktiwiteit sal waarskynlik afneem as werknemers in 'n druk werksomgewing werk. Dit is ook nie goed as werknemers hul leier bang maak eerder as om deur hulle geïnspireer te word nie. Inleidende vergaderings kan die nuwe spanne help om meer selfvertroue te voel om hul idees en opinies te deel. Hulle begin ook maklik vriende maak, kommunikeer en verminder ongemak vir verdere samewerking. Byvoorbeeld, 'n spanlid is nie huiwerig om te praat en hulp te vra wanneer hulle nie sperdatums kan haal nie.

• Help om standaarde en praktyke te struktureer en in lyn te bring

Beklemtoning van die reëls en regulasies is 'n belangrike deel van die heel eerste inleidende vergaderings. Versuim om dit duidelik, regverdig en reguit aan die begin van spanwerk te maak, kan spankonflik en wankommunikasie aanwakker. Inteendeel, as jy die span kan laat volg die standaarde en praktyke, sal daar hulpbrondoeltreffendheid wees as gevolg van 'n span se doeltreffendheid en doeltreffendheid, wat terselfdertyd werkstevredenheid verhoog onder spanlede wat deel is van 'n samehangende span.

Hoe om 'n doeltreffende inleidende vergadering op te stel

Inleidende vergaderings kan die standaard vergadering beplanningsproses volg met die 5 perdekrag: Doel, Beplanning, Voorbereiding, Deelname, en vordering. Afhangende van jou tydsbeperking, die aantal deelnemers, jou spanagtergrond en jou hulpbronne, kan jy formele of toevallige inleidende vergaderings opstel. Die eerste indruk is belangrik. Hoe meer respek en vertroue wat jou spanlede sal waardeer wanneer jy georganiseerde en bedagsame vergaderings toon.

• Doel

Dit gaan daaroor om doelwitte vir die vergaderings te stel. Wees duidelik en bondig wanneer jy die doelwitte van die vergaderings lys sodat jy almal maklik weer in fokus kan bring as 'n deelnemer afgelei word deur onverwante aktiwiteite. Jy kan dit oorweeg om doelwitte te struktureer deur 'n doelpiramide te reël wat elke stel doelwitte op verskillende vlakke uiteensit.

• Beplanning

Die eerste ding wat nuwe spanleiers moet doen, is om besonderhede te beplan of 'n agenda te ontwikkel. As jy iets het om na te verwys, verlig stres om alles self te onthou. U kan 'n sjabloon skep deur 'n skyfievertoning via PowerPoint te gebruik of handgeskrewe tekenkaarte.

• Voorbereiding

Hierdie deel behels 'n paar aktiwiteite soos Voorbereiding van die vergadering-inleidingskrif en Hersiening van die agenda voordat 'n amptelike vergadering begin word. Dit sal vir jou makliker wees om alle sleutelinligting te praat en op die agenda te fokus met die ondersteuning van sprekernotas of skrif wanneer jy skielik van jou gedagtes afglip.

• Deelname

Moenie vergeet om nuwe lede aan te moedig om vrae te vra en betrokke te raak by interaktiewe aktiwiteite tydens die vergaderings nie. As ander so huiwerig lyk, vra hulle vir hul opinies. Maak seker dat almal in die span die kans het om uit te praat, nie net op die ekstroverte lede fokus nie. Jy kan 'n regstreekse meningspeiling aanbied sodat sommige introverte hul menings direk kan deel.

• vordering

Jy moet jou vergadering afsluit met 'n opsomming en aksies vir die volgende stappe inlig. En, opvolg na 'n vergadering is 'n deurslaggewende deel, jy kan dit oorweeg om 'n finale besluit te neem en dit te dokumenteer.

Wenke om 'n inleidende vergadering suksesvol op te stel

• Gebruik 'n interaktiewe aanbiedingsinstrument

Voel jy skaam of ongemaklik op die eerste dag? Jy kan jou inleidende vergaderings 100 keer meer pret maak deur 'n interaktiewe aanbiedingsinstrument soos AhaSlides!

A

Daar is 'n dosyn maniere om dit te doen, maar ons beveel hierdie uiteensetting aan om die ys vinnig te breek:

• Begin met 'n inleidingskyfie.
• Spuit dinge op met vasvrae oor jouself met punte en 'n puntelys.
• Sluit af met 'n V&A-skyfie aan die einde waar almal dinge kan vra wat hulle oor jou gewonder het.

Met AhaSlides'n interaktiewe aanbiedingsplatform, kan jy 'n boeiende inleiding skep wat mense na die maan vlieg🚀Probeer hierdie sjabloon hier:

• Begin 'n inleiding met "ons"

Die span werk aan die samewerking tussen spanlede om gemeenskaplike doelwitte te bereik om nie persoonlike talente te toon nie. Daarom is dit betekenisvol om die gevoel van "ons"-kultuur te beklemtoon. Probeer om "ons: eerder as "ek" soveel as moontlik in jou inleidende skyfies en die hele vergaderings te gebruik, behalwe vir die persoonlike inleiding. Dit moedig uiteindelik die span aan om meer doeltreffend saam te werk omdat hulle verstaan ​​dat hulle 'n samehangende visie deel en meer daaraan toegewy om vir die span te werk eerder as vir hulself.

• Vermaak jou spanmaats

Hoe om die bekendstellingsvergaderings op die opwindendste maniere af te skop? Aangesien al die lede nuut vir mekaar is, kan jy as gasheer oorweeg om met 'n paar vinnige ysbrekers te begin. Jy kan ook 2 tot 3 speletjies en vasvrae, en dinkskrumsessies opstel om ander tyd te gee om hul persoonlikheid, talente en denke te deel; kommunikeer en werk saam met ander om spankohesie en werkplekkultuur en konneksie te verbeter. Byvoorbeeld, jy kan sommige speletjies probeer soos Sirkel van waardering, Aasdierjagte, Sou jy eerder...

• Tydsbestuur

Gewoonlik kan hoogs produktiewe vergaderings 15-45 minute duur, veral inleidende vergaderings, wat binne 30 minute beheer moet word. Dit is genoeg tyd vir nuwe spanmaats om mekaar te leer ken, hulself kortliks voor te stel en met mekaar saam te werk in 'n paar eenvoudige en prettige spanbou-aktiwiteite. Jy het ook tydsbeperkings vir verskillende afdelings gestel om seker te maak jou tyd raak nie uit terwyl jy nog baie het om te bedek nie.

Belangrike take

Dit is voordelig vir jou span om spanwerk met 'n nuwe span te begin deur voordeel te trek uit inleidende vergaderings. Om 'n heel eerste vergadering op te stel kan uitdagend en nabootsend wees. Wanneer jy in die voorbereidingsproses is, moenie huiwer om ondersteuning te soek nie, selfs al is jy 'n PowerPoint-meester. Jy kan beslis jou werk makliker maak en jou dag red met AhaSlides.

Algemene vrae

Ref: Inderdaad. Beter op, Linkedin