ዕለታዊ የቁም ስብሰባ | በ2024 የተሟላ መመሪያ

ጠዋት ላይ ወደ ቢሮው ኩሽና ገብተህ የስራ ባልደረቦችህ በጠረጴዛ ዙሪያ ተሰባስበው በጥልቅ ውይይት ውስጥ ገብተህ ታውቃለህ? ቡናዎን በሚያፈሱበት ጊዜ፣ “የቡድን ዝመናዎች” እና “አጋጆች” ቅንጥቦችን ይሰማሉ። ያ የእርስዎ ቡድን ዕለታዊ ሳይሆን አይቀርም ስብሰባ ተነስ እርምጃ ነው.

ስለዚህ፣ በዚህ ጽሑፍ ውስጥ፣ የዕለት ተዕለት ስብሰባ ምን እንደሆነ፣ እንዲሁም በገዛ እጃችን የተማርናቸውን ምርጥ ተሞክሮዎች እናብራራለን። ወደ ልጥፍ ዘልለው ይግቡ!

ዝርዝር ሁኔታ

• ዕለታዊ የቁም ስብሰባ ምንድን ነው?
• 6 የቁም ስብሰባ ዓይነቶች 
• የዕለታዊ የቁም ስብሰባዎች ጥቅሞች
• የቆመ ስብሰባን ውጤታማ ለማድረግ 8 ደረጃዎች
• የቆመ ስብሰባ ቅርጸት ምሳሌ 
• መደምደሚያ

ዕለታዊ የቁም ስብሰባ ምንድን ነው?

የቆመ ስብሰባ እለታዊ የቡድን ስብሰባ ሲሆን ተሳታፊዎቹ አጠር አድርገው እንዲይዙት መቆም አለባቸው። 

የዚህ ስብሰባ አላማ በመካሄድ ላይ ያሉ ፕሮጀክቶችን ሂደት ፈጣን ማሻሻያ ማድረግ፣ ማናቸውንም መሰናክሎች መለየት እና ቀጣይ እርምጃዎችን በ3 ዋና ጥያቄዎች ማስተባበር ነው።

• ትናንት ምን አሳካህ?
• ዛሬ ምን ለማድረግ አስበዋል?
• በመንገድህ ላይ እንቅፋቶች አሉ?

እነዚህ ጥያቄዎች ቡድኑ ችግሮችን በጥልቀት ከመፍታት ይልቅ በሰላማዊ መንገድ እና ተጠያቂነት ላይ እንዲያተኩር ይረዷቸዋል። ስለዚህ, የመቆም ስብሰባዎች አብዛኛውን ጊዜ የሚቆዩት ከ5 - 15 ደቂቃዎች ብቻ ነው እና የግድ በስብሰባ ክፍል ውስጥ አይደሉም.

በ AhaSlides ተጨማሪ ጠቃሚ ምክሮች

• በንግድ ውስጥ ስብሰባዎች
• የስብሰባ ግብዣ ኢሜል
• የመግቢያ ስብሰባዎች

6 የቁም ስብሰባ ዓይነቶች 

በርካታ አይነት የመቆም ስብሰባዎች አሉ፣ ከእነዚህም መካከል፡-

1. የዕለት ተዕለት አቋም; በየእለቱ በተመሳሳይ ጊዜ የሚካሄደው ዕለታዊ ስብሰባ፣ አብዛኛውን ጊዜ ከ15 – 20 ደቂቃ የሚቆይ፣ በመካሄድ ላይ ያሉ ፕሮጀክቶችን ሂደት ፈጣን መረጃ ለመስጠት።
2. የስክረም አቋም; በ ውስጥ ጥቅም ላይ የሚውል ዕለታዊ ስብሰባ አጋዥ የሶፍትዌር ልማት ዘዴ, እሱም የሚከተለው Scrum ማዕቀፍ.
3. የSprint አቋም፡- በስፕሪንት መጨረሻ ላይ የተካሄደ ስብሰባ, ይህም የተግባር ስብስቦችን ለማጠናቀቅ, እድገትን ለመገምገም እና የሚቀጥለውን የፍጥነት ሂደት ለማቀድ በጊዜ የተያዘ ጊዜ ነው.
4. የፕሮጀክት አቋም; ማሻሻያዎችን ለማቅረብ፣ ስራዎችን ለማስተባበር እና የመንገድ እንቅፋቶችን ለመለየት በፕሮጀክት ጊዜ የተደረገ ስብሰባ።
5. የርቀት መቆሚያ; በቪዲዮ ወይም በድምጽ ኮንፈረንስ ከርቀት የቡድን አባላት ጋር የተደረገ የመቆም ስብሰባ።
6. ምናባዊ አቋም; የቡድን አባላት በተመሰለው አካባቢ እንዲገናኙ የሚያስችላቸው በምናባዊ እውነታ ውስጥ የቆመ ስብሰባ።

እያንዳንዱ ዓይነት የቆመ ስብሰባ የተለየ ዓላማ የሚያገለግል ሲሆን እንደ ቡድኑ እና እንደ ፕሮጀክቱ ፍላጎት በተለያዩ ሁኔታዎች ጥቅም ላይ ይውላል።

የዕለት ተዕለት አቋም ስብሰባዎች ጥቅሞች

የተነሱ ስብሰባዎች ለቡድንዎ ብዙ ጥቅሞችን ያመጣሉ፣ ከእነዚህም መካከል፡-

1/ ግንኙነትን ማሻሻል

የቋሚ ስብሰባዎች የቡድን አባላት ዝማኔዎችን እንዲያካፍሉ፣ጥያቄ እንዲጠይቁ እና አስተያየት እንዲሰጡ እድሎችን ይሰጣሉ። ከዚያ ሰዎች እንዴት ውጤታማ በሆነ መንገድ መግባባት እንደሚችሉ እና የመግባቢያ ችሎታቸውን እንደሚያሻሽሉ ይማራሉ።

2/ ግልጽነትን ማሻሻል

እየሰሩ ያሉትን እና ያከናወኗቸውን ነገሮች በማካፈል፣ የቡድን አባላት ለፕሮጀክቶች ሂደት ታይነትን ያሳድጋሉ እና ሊሆኑ የሚችሉ መንገዶችን አስቀድሞ ለመለየት ይረዳሉ። ቡድኑ በሙሉ እርስ በርስ ክፍት እና በእያንዳንዱ የፕሮጀክቱ ደረጃ ግልጽነት ያለው ነው.

3/ የተሻለ አሰላለፍ

የተጠናከረ ስብሰባ ቡድኑ ቅድሚያ በሚሰጣቸው ጉዳዮች፣ የግዜ ገደቦች እና ግቦች ላይ አንድነት እንዲኖረው ይረዳል። ከዚህ በመነሳት በተቻለ ፍጥነት የሚነሱ ችግሮችን ለማስተካከል እና ለመፍታት ይረዳል.

4/ ተጠያቂነትን ማሳደግ

የቆመ ስብሰባ የቡድን አባላትን ለሥራቸው እና ለሂደታቸው ተጠያቂ ያደርጋል፣ ፕሮጀክቶችን በትክክለኛው መንገድ እና በሰዓቱ ለማቆየት ይረዳል።

5/ ጊዜን በብቃት መጠቀም

በረዥም ስብሰባዎች ጊዜ ከማጥፋት ይልቅ ቡድኖች በፍጥነት ተመዝግበው ወደ ሥራ እንዲመለሱ የሚያስችል የቆመ ስብሰባ አጭር እና እስከ ነጥቡ ድረስ ነው።

የቆመ ስብሰባን ውጤታማ ለማድረግ 8 ደረጃዎች

ውጤታማ የቆመ ስብሰባ ለማካሄድ፣ ጥቂት ቁልፍ መርሆችን ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው፡-

1/ ለቡድንዎ የሚሰራ የጊዜ ሰሌዳ ይምረጡ

በፕሮጀክቱ እና በቡድንዎ ፍላጎቶች ላይ በመመስረት የሚሰራውን የስብሰባ ጊዜ እና ድግግሞሽ ይምረጡ. በሳምንት አንድ ጊዜ ሰኞ በ9 ሰአት፣ ወይም በሳምንት ሁለት ጊዜ እና ሌሎች የሰዓት ክፈፎች ወዘተ ሊሆን ይችላል። በቡድኑ የስራ ጫና መሰረት የቆመ ስብሰባ ይደረጋል። 

2/ በአጭሩ አስቀምጠው

ገለልተኛ ስብሰባዎች በተቻለ መጠን አጭር መሆን አለባቸው, አብዛኛውን ጊዜ ከ15-20 ደቂቃዎች ያልበለጠ. ሁሉም ሰው እንዲያተኩር እና የትም በማይደርሱ በረዥም ውይይቶች ወይም ክርክሮች ጊዜ እንዳያባክን ይረዳል።

3/ የሁሉንም የቡድን አባላት ተሳትፎ ማበረታታት

ሁሉም የቡድን አባላት በእድገታቸው ላይ ማሻሻያዎችን እንዲያካፍሉ, ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ እና አስተያየት እንዲሰጡ ማበረታታት አለባቸው. ሁሉም ሰው በንቃት እንዲሳተፍ ማበረታታት የቡድን ስራን ለመገንባት እና ክፍት እና ውጤታማ እንዲሆን ይረዳል።

4/ ያለፈውን ሳይሆን የአሁኑን እና የወደፊቱን ላይ አተኩር

የቋሚ ስብሰባ ትኩረት መሆን ያለበት ካለፈው ስብሰባ ጀምሮ በተከናወኑት ተግባራት፣ ዛሬ ሊደረግ የታቀደው እና ቡድኑ በምን አይነት እንቅፋቶች ላይ ነው። ስላለፉት ክስተቶች ወይም ጉዳዮች በረዥም ውይይቶች ውስጥ ከመጠመድ ተቆጠቡ።

5/ ግልጽ አጀንዳ ይኑርህ

ስብሰባው ግልጽ ዓላማ እና መዋቅር ሊኖረው ይገባል, የተቀመጡ ጥያቄዎች ወይም የውይይት ርዕሶች. ስለዚህ ግልጽ የሆነ የስብሰባ አጀንዳ መኖሩ ትኩረቱን እንዲይዝ ይረዳል እና ሁሉም ቁልፍ ርእሶች እንዲሸፈኑ እና በሌሎች ጉዳዮች ላይ እንዳይጠፉ ያደርጋል.

6/ ግልጽ ግንኙነትን ማበረታታት

በተነሳ ስብሰባ, ክፍት - ታማኝ ውይይት እና ንቁ ማዳመጥ ማስተዋወቅ አለበት። ምክንያቱም ሊከሰቱ የሚችሉ አደጋዎችን አስቀድመው ለመለየት ይረዳሉ እና ቡድኑ እነሱን ለማሸነፍ በጋራ እንዲሰራ ያስችላሉ።

7/ ትኩረትን የሚከፋፍሉ ነገሮችን ይገድቡ

የቡድን አባላት በስብሰባው ወቅት ስልኮችን እና ላፕቶፖችን በማጥፋት ትኩረትን የሚከፋፍሉ ነገሮችን ማስወገድ አለባቸው። ሁሉም ሰው በአንድ ገጽ ላይ መሆኑን ለማረጋገጥ የቡድን አባላት ሙሉ ለሙሉ በስብሰባው ላይ እንዲያተኩሩ ቅድመ ሁኔታ መሆን አለበት.

8/ ወጥነት ያለው መሆን

ቡድኑ በተዘጋጀው አጀንዳ መሰረት በየእለቱ በተስማሙበት ሰአት እና ቦታ ስብሰባዎችን ማካሄድ ይኖርበታል። ይህ ወጥ የሆነ የዕለት ተዕለት እንቅስቃሴን ለመገንባት ይረዳል እና የቡድን አባላትን ለማዘጋጀት እና ስብሰባዎችን በንቃት እንዲይዙ ቀላል ያደርገዋል።

እነዚህን ምርጥ ተሞክሮዎች በመከተል፣ቡድኖች የመቆም ስብሰባዎቻቸው ውጤታማ፣ ውጤታማ እና በጣም አስፈላጊ በሆኑ ግቦች እና ግቦች ላይ ያተኮሩ መሆናቸውን ማረጋገጥ ይችላሉ። በተጨማሪም፣ የእለት ተእለት ስብሰባዎች ግንኙነትን ለማሻሻል፣ ግልጽነትን ለመጨመር እና የበለጠ ጠንካራ፣ የበለጠ ትብብር ያለው ቡድን ለመገንባት ያግዛሉ።

የቆመ ስብሰባ ቅርጸት ምሳሌ 

ውጤታማ የመቆም ስብሰባ ግልጽ አጀንዳና መዋቅር ሊኖረው ይገባል። የተጠቆመ ቅርጸት ይኸውና፡-

1. መግቢያ: የስብሰባውን ዓላማ እና ማንኛውንም ተዛማጅ ደንቦችን ወይም መመሪያዎችን ጨምሮ ስብሰባውን በፍጥነት መግቢያ ይጀምሩ።
2. የግለሰብ ዝማኔዎች፡- እያንዳንዱ የቡድን አባል ከመጨረሻው ስብሰባ በኋላ የሰሩበትን ፣ ዛሬ ለመስራት ያቀዱትን እና የሚያጋጥሟቸውን እንቅፋቶች በተመለከተ አጭር ማሻሻያ መስጠት አለባቸው ። (በክፍል 3 ላይ የተጠቀሱትን 1 ቁልፍ ጥያቄዎች ተጠቀም). ይህ አጭር እና በጣም አስፈላጊ በሆነው መረጃ ላይ ማተኮር አለበት.
3. የቡድን ውይይት፡- ከተናጥል ዝመናዎች በኋላ፣ ቡድኑ በማሻሻያዎቹ ወቅት ስለተፈጠሩ ማንኛቸውም ጉዳዮች ወይም ስጋቶች መወያየት ይችላል። ትኩረቱ መፍትሄ መፈለግ እና ወደ ፕሮጀክቱ መሄድ ላይ መሆን አለበት.
4. የድርጊት እቃዎች ከሚቀጥለው ስብሰባ በፊት መወሰድ ያለባቸውን ማንኛውንም የእርምጃ እቃዎች ይለዩ። እነዚህን ተግባራት ለተወሰኑ የቡድን አባላት ይመድቡ እና የጊዜ ገደቦችን ያዘጋጁ።
5. ማጠቃለያ: የተብራሩትን ዋና ዋና ነጥቦች እና የተመደበውን ማንኛውንም ተግባር በማጠቃለል ስብሰባውን ጨርስ። ከሚቀጥለው ስብሰባ በፊት ሁሉም ሰው ምን ማድረግ እንዳለበት ግልጽ መሆኑን ያረጋግጡ።

ይህ ቅርፀት ለስብሰባው ግልጽ የሆነ መዋቅር ያቀርባል እና ሁሉም ዋና ርዕሰ ጉዳዮች መያዛቸውን ያረጋግጣል. ወጥ የሆነ ቅርፀት በመከተል፣ቡድኖች የቆሙትን ስብሰባዎቻቸውን በአግባቡ መጠቀም እና በጣም አስፈላጊ በሆኑ ግቦች እና አላማዎች ላይ ማተኮር ይችላሉ።

መደምደሚያ

ለማጠቃለል፣ የቆመ ስብሰባ ግንኙነትን ለማሻሻል እና የበለጠ ጠንካራ፣ የበለጠ ትብብር ያለው ቡድን ለመገንባት ለሚፈልጉ ቡድኖች ጠቃሚ መሳሪያ ነው። ስብሰባው ላይ ትኩረት አድርጎ፣ አጭር እና ጣፋጭ በማድረግ ቡድኖች እነዚህን ዕለታዊ ፍተሻዎች ምርጡን ሊጠቀሙ እና ከተልዕኮዎቻቸው ጋር ተጣብቀው መቆየት ይችላሉ። 

ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች