ፕሮጀክትን ማስተዳደር ኦርኬስትራ እንደመምራት ነው። ዋና ሥራውን ለማሳካት እያንዳንዱ ክፍል ተባብሮ መሥራት አለበት። ነገር ግን ሁሉንም ነገር በተቃና ሁኔታ እንዲሄድ ማድረግ እንደ ክፍሎች አለመመጣጠን፣ ስህተቶች መከሰታቸው እና ሁሉም ነገር ከሥርዓት ሊወጣ የሚችልበት ዕድል ካሉ ችግሮች ጋር እውነተኛ ፈተና ነው።
ያ ነው በ በፕሮጀክት አስተዳደር (WBS) ውስጥ የሥራ ብልሽት መዋቅር ይመጣል ። እያንዳንዱ የፕሮጀክቱ ክፍል በጥሩ ሁኔታ እንዲሠራ የሚረዳው እንደ መሪው በትር ያስቡ።
በዚህ ብሎግ ልኡክ ጽሁፍ ውስጥ በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የስራ መፈራረስ መዋቅር ጽንሰ-ሀሳብ ውስጥ እንገባለን, ዋና ዋና ባህሪያቱን እንመረምራለን, ምሳሌዎችን በማቅረብ, አንድ ለመፍጠር እርምጃዎችን በመዘርዘር እና ለእድገቱ የሚረዱ መሳሪያዎችን እንወያያለን.
ዝርዝር ሁኔታ
በ AhaSlides ተጨማሪ ጠቃሚ ምክሮች
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የሥራ መፈራረስ መዋቅር ምንድነው?
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የስራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) ፕሮጀክትን ወደ ትናንሽ እና የበለጠ ማስተዳደር የሚችሉ ክፍሎችን ለመከፋፈል መሳሪያ ነው። ይህ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ የሚያስፈልጉትን የተናጠል ስራዎችን፣ ሊቀርቡ የሚችሉ እና የስራ ፓኬጆችን እንዲለዩ ያስችላቸዋል። ምን መሟላት እንዳለበት ግልጽ እና የተዋቀረ አጠቃላይ እይታ ያቀርባል.
WBS በ ውስጥ የመሠረት መሳሪያ ነው። የልዩ ስራ አመራር ምክንያቱም ምን መደረግ እንዳለበት ግልጽ የሆነ ማዕቀፍ ያቀርባል፡-
- የፕሮጀክቱን ወሰን በትክክል ያቅዱ እና ይግለጹ።
- ለጊዜ፣ ወጪ እና ሀብቶች ትክክለኛ ግምቶችን ያዘጋጁ።
- ተግባሮችን እና ኃላፊነቶችን መድብ.
- እድገትን ይከታተሉ እና ሊከሰቱ የሚችሉ አደጋዎችን ወይም ጉዳዮችን አስቀድመው ይወቁ።
- በፕሮጀክቱ ቡድን ውስጥ ግንኙነትን እና ትብብርን ያሻሽሉ.
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የሥራ መፈራረስ መዋቅር ዋና ዋና ባህሪያት
WBS በፕሮጀክቱ እንደ ከፍተኛ ደረጃ ይጀምራል እና በመቀጠልም ትናንሽ የፕሮጀክቱን ክፍሎች በሚዘረዝሩ ንዑስ ደረጃዎች ተከፋፍሏል. እነዚህ ደረጃዎች ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ አስፈላጊ የሆኑትን ደረጃዎችን፣ ሊሰጡ የሚችሉ ስራዎችን፣ ተግባራትን እና ንዑስ ተግባራትን ሊያካትቱ ይችላሉ። ፕሮጄክቱ ወደ ሥራ ፓኬጆች እስኪከፋፈል ድረስ ክፍተቱ ይቀጥላል።
የ WBS ቁልፍ ባህሪያት የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ተዋረድ፡ የሁሉም የፕሮጀክት አካላት ምስላዊ፣ በዛፍ የተዋቀረ እይታ፣ ከከፍተኛው ደረጃ እስከ ዝቅተኛው የስራ እሽጎች።
- የጋራ ልዩነት፡- በWBS ውስጥ ያለው እያንዳንዱ አካል ምንም መደራረብ ሳይኖር የተለየ ነው፣ ግልጽ የሆነ የኃላፊነት ስራዎችን ያረጋግጣል እና የጥረቶችን ድግግሞሽ ያስወግዳል።
- የተወሰነ ውጤት፡- እያንዳንዱ የWBS ደረጃ የተወሰነ ውጤት ወይም ሊደርስ የሚችል አለው፣ ይህም እድገትን እና አፈጻጸምን ለመለካት ቀላል ያደርገዋል።
- የስራ ጥቅሎች፡- በጣም ትንሹ የደብሊውቢኤስ፣ የስራ ፓኬጆች በዝርዝር ተዘርዝረዋል፣ የፕሮጀክት ቡድን አባላት ምን መደረግ እንዳለባቸው እንዲረዱ፣ ወጪዎችን እና ጊዜን በትክክል መገመት እና ሀላፊነቶችን መስጠት ይችላሉ።
በደብልዩቢኤስ እና በስራ መበታተን መርሃ ግብር መካከል ያሉ ልዩነቶች
ሁለቱም በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ አስፈላጊ መሣሪያዎች ሲሆኑ፣ የተለያዩ ዓላማዎችን ያገለግላሉ።
በሁለቱ መካከል ያለውን ልዩነት መረዳቱ ውጤታማ የፕሮጀክት እቅድ ማውጣትና አፈፃፀም ወሳኝ ነው።
| የባህሪ | የሥራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) | የሥራ መበታተን መርሐግብር (WBS የጊዜ ሰሌዳ) |
| የትኩረት | ምንድን ተላልፏል | መቼ ደርሷል |
| የዝርዝር ደረጃ | ያነሰ ዝርዝር (ዋና ዋና ክፍሎች) | የበለጠ ዝርዝር (ቆይታዎች፣ ጥገኞች) |
| ዓላማ | የፕሮጀክት ወሰንን ፣ ሊደርሱ የሚችሉ ነገሮችን ይገልጻል | የፕሮጀክት ጊዜን ይፈጥራል |
| የሚላክ | ተዋረዳዊ ሰነድ (ለምሳሌ ዛፍ) | የጋንት ገበታ ወይም ተመሳሳይ መሳሪያ |
| ምስያ | የግሮሰሪ ዝርዝር (ዕቃዎች) | የምግብ እቅድ (ምን ፣ መቼ ፣ እንዴት ማብሰል እንደሚቻል) |
| ለምሳሌ | የፕሮጀክት ደረጃዎች, ሊቀርቡ የሚችሉ | የተግባር ቆይታዎች፣ ጥገኞች |
በማጠቃለያው፣ የስራ መፈራረስ መዋቅር እ.ኤ.አ "ምንድን" የፕሮጀክቱ - ሁሉንም የተካተቱትን ስራዎች በመግለጽ - የስራ ክፍፍል መርሃ ግብር (ወይም የፕሮጀክት መርሃ ግብር) ሲገልጽ "መቼ" እነዚህን ተግባራት በጊዜ ውስጥ በማቀድ.
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የሥራ መፈራረስ መዋቅር ምሳሌዎች
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የሥራ መፈራረስ መዋቅር ሊጠቀምባቸው የሚችላቸው የተለያዩ ቅርጸቶች አሉ። ሊታሰብባቸው የሚገቡ አንዳንድ የተለመዱ ዓይነቶች እዚህ አሉ:
1/ WBS የተመን ሉህ፡-
ይህ ቅርፀት በፕሮጀክት እቅድ ወቅት የተለያዩ ስራዎችን ወይም ተግባራትን በእይታ ለማደራጀት ጥሩ ነው።
- ጥቅሙንና: ተግባሮችን ለማደራጀት፣ ዝርዝሮችን ለመጨመር እና ለማሻሻል ቀላል።
- ጉዳቱን: ውስብስብ ለሆኑ ፕሮጀክቶች ትልቅ እና የማይመች ሊሆን ይችላል.
2/ WBS ወራጅ ገበታ፡
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የስራ መፈራረስ መዋቅርን እንደ ወራጅ ገበታ ማቅረብ በቡድን፣ በምድብ ወይም በደረጃ የተከፋፈሉ ሁሉንም የፕሮጀክት አካላት ምስላዊ እይታን ቀላል ያደርገዋል።
- ጥቅሙንና: በተግባሮች መካከል ግንኙነቶችን እና ጥገኞችን በግልፅ ያሳያል።
- ጉዳቱን: ለቀላል ፕሮጀክቶች ተስማሚ ላይሆን ይችላል፣ እና በእይታ የተዝረከረከ ሊሆን ይችላል።
3/ WBS ዝርዝር፡-
በእርስዎ የደብሊውቢኤስ (WBS) ውስጥ ያሉ ተግባራትን ወይም የግዜ ገደቦችን መዘርዘር የሂደቱን ሂደት በጨረፍታ ለመከታተል ቀጥተኛ መንገድ ሊሆን ይችላል።
- ጥቅሙንና: ቀላል እና አጭር፣ ለከፍተኛ ደረጃ አጠቃላይ እይታዎች ምርጥ።
- ጉዳቱን: ተግባራት መካከል ዝርዝሮች እና ግንኙነቶች እጥረት.
4/ WBS ጋንት ቻርት፡
የጋንት ቻርት ፎርማት ለደብሊውቢኤስዎ ግልጽ የሆነ ምስላዊ የጊዜ መስመር ያቀርባል፣ ይህም አጠቃላይ የፕሮጀክቱን መርሃ ግብር ለመረዳት ቀላል ያደርገዋል።
- ጥቅሙንናየፕሮጀክት የጊዜ ሰሌዳዎችን እና የጊዜ ሰሌዳዎችን ለማየት በጣም ጥሩ።
- ጉዳቱን: ለመፍጠር እና ለመጠገን ተጨማሪ ጥረት ይጠይቃል።
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የሥራ ብልሽት መዋቅር እንዴት መፍጠር እንደሚቻል
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የስራ መፈራረስ መዋቅር ለመፍጠር መመሪያ ይኸውና፡
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ WBS ለመፍጠር 6 ደረጃዎች፡-
- የፕሮጀክት ወሰን እና ዓላማዎችን ይግለጹ፡- የፕሮጀክቱን ግቦች እና ምን መቅረብ እንዳለበት በግልጽ ይግለጹ።
- ዋና ዋና የፕሮጀክት ደረጃዎችን መለየት; ፕሮጀክቱን ወደ አመክንዮአዊ፣ ሊተዳደሩ በሚችሉ ደረጃዎች (ለምሳሌ፣ ማቀድ፣ ዲዛይን፣ ልማት፣ ሙከራ፣ ማሰማራት) ይከፋፍሉት።
- ዋና ዋና አቅርቦቶችን ይዘርዝሩ በእያንዳንዱ ምዕራፍ ውስጥ ቁልፍ ውጤቶችን ወይም ምርቶችን (ለምሳሌ ሰነዶችን፣ ፕሮቶታይፖችን፣ የመጨረሻ ምርትን) ይለዩ።
- ሊደርሱ የሚችሉ ነገሮችን ወደ ተግባራት መበስበስ፡- ተጨማሪ እያንዳንዱን ሊሰጥ የሚችለውን ወደ ትናንሽ፣ ሊተገበሩ የሚችሉ ተግባራት ይከፋፍሏቸው። በ 8-80 ሰአታት ውስጥ ሊተዳደሩ የሚችሉ ተግባራትን ዒላማ ያድርጉ።
- አጣራ እና አጣራ; WBS ን ለተሟላነት ይገምግሙ፣ ሁሉም አስፈላጊ ተግባራት መካተታቸውን እና ምንም ብዜት አለመኖሩን ያረጋግጡ። ለእያንዳንዱ ደረጃ ግልጽ ተዋረድ እና የተገለጹ ውጤቶችን ያረጋግጡ።
- የሥራ ፓኬጆችን መድብ; ለእያንዳንዱ ተግባር ግልጽ የሆነ ባለቤትነትን ይግለጹ, ለግለሰቦች ወይም ቡድኖች ይመድቡ.
ምርጥ ምክሮች፡-
- በድርጊት ሳይሆን በውጤቶች ላይ አተኩር፡- ተግባራት መከናወን ያለባቸውን እንጂ የተወሰኑ እርምጃዎችን መግለጽ የለባቸውም። (ለምሳሌ፣ “መመሪያዎችን ይተይቡ” ከማለት ይልቅ “የተጠቃሚ መመሪያን ጻፍ”)።
- የሚተዳደር ያድርጉት፡- ዝርዝሮችን ከግልጽነት ጋር በማመጣጠን ከ3-5 የሥርዓት ተዋረድን ዓላማ ያድርጉ።
- ምስሎችን ተጠቀም ሥዕላዊ መግለጫዎች ወይም ሠንጠረዦች መረዳትን እና ግንኙነትን ሊረዱ ይችላሉ።
- ግብረ መልስ ያግኙ፡- የቡድን አባላትን ደብሊቢኤስን በመገምገም እና በማጣራት ያሳትፉ፣ ሁሉም ሰው ሚናቸውን እንዲረዳ ያድርጉ።
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ለሥራ መፈራረስ መዋቅር መሳሪያዎች
WBS ለመፍጠር የሚያገለግሉ አንዳንድ ታዋቂ መሳሪያዎች እዚህ አሉ።
1. የማይክሮሶፍት ፕሮጀክት
Microsoft Project - ተጠቃሚዎች ዝርዝር የWBS ንድፎችን እንዲፈጥሩ፣ ግስጋሴውን እንዲከታተሉ እና ሀብቶችን በብቃት እንዲያስተዳድሩ የሚያስችል መሪ የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር።
2. ድብደባ
ንዴት የደመና ላይ የተመሰረተ የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ ከትብብር እና ቅጽበታዊ የፕሮጀክት መከታተያ ባህሪያት ጋር ጠንካራ የWBS ፍጥረት ተግባራትን የሚሰጥ ነው።
3. ሉሲችቻርት
ሉሲችቻርት የWBS ገበታዎችን፣ የፍሰት ገበታዎችን እና ሌሎች ድርጅታዊ ንድፎችን ለመፍጠር ስዕላዊ መግለጫዎችን እና የውሂብ እይታን የሚሰጥ ምስላዊ የስራ ቦታ ነው።
4 Trello
Trello - ተለዋዋጭ፣ በካርድ ላይ የተመሰረተ የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ እያንዳንዱ ካርድ ተግባርን ወይም የደብሊውቢኤስን አካል የሚወክል። ለእይታ ተግባር አስተዳደር በጣም ጥሩ ነው።
5. MindGenius
ማይንድ ጌኒየስ - ዝርዝር የWBS ገበታዎችን ለመፍጠር በአእምሮ ካርታ፣ በፕሮጀክት እቅድ እና በተግባር አስተዳደር ላይ ያተኮረ የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ።
6. ስማርት ሉህ
Smartsheet - የWBS አብነቶችን ለመፍጠር የተመን ሉህ የአጠቃቀም ቀላልነትን ከፕሮጀክት አስተዳደር ስብስብ ተግባር ጋር የሚያጣምር የመስመር ላይ የፕሮጀክት አስተዳደር መሳሪያ።
በመጨረሻ
የስራ መፈራረስ መዋቅር በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ጠቃሚ መሳሪያ ነው። አንድን ፕሮጀክት ለማስተዳደር ቀላል ወደሆኑ ትናንሽ ተግባራት ለማደራጀት ይረዳል። ደብሊውቢኤስ የፕሮጀክት አላማዎችን እና ሊደረስባቸው የሚችሉ ነገሮችን ግልጽ ማድረግ እና እቅድ ማውጣትን፣ የሀብት ድልድልን እና የሂደት ክትትልን የበለጠ ውጤታማ ማድረግ ይችላል።
💡ደብሊውቢኤስን ለመፍጠር ያው የቆየ አሰልቺ መንገድ ሰልችቶሃል? ደህና፣ ነገሮችን ለመቀየር ጊዜው አሁን ነው! እንደ በይነተገናኝ መሳሪያዎች አሃስላይዶች, የእርስዎን WBS ወደሚቀጥለው ደረጃ መውሰድ ይችላሉ. አሳታፊ እና መስተጋብራዊ አካባቢን በሚፈጥሩበት ጊዜ ከቡድንዎ በእውነተኛ ጊዜ አእምሮን ማጎልበት እና ግብረ መልስ እንደሚሰበስብ ያስቡ። በመተባበር፣ ቡድንዎ ሞራልን የሚያጎለብት እና የሁሉም ሰው ሀሳብ እንዲሰማ የሚያደርግ የበለጠ ሁሉን አቀፍ እቅድ መፍጠር ይችላል። 🚀 የእኛን ይመርምሩ አብነቶችን የፕሮጀክት አስተዳደር ስትራቴጂዎን ዛሬ ለማሻሻል!
ማጣቀሻ: በ Forbes | Adobe | የፕሮጀክት አስተዳዳሪ
