የፕሮጀክት አስተዳደር ምንድን ነው? | ሁሉም በ2025 ማወቅ አለባቸው
በጊዜ ገደብ ውስጥ መስጠም? ከመጠን በላይ የመጨናነቅ ስሜት ይሰማዎታል? መምህር የልዩ ስራ አመራር እና እርስዎ የሚሰሩበትን መንገድ ይቀይሩ.
ለዘመናት የሳን ፍራንሲስኮ የባህር ወሽመጥ ፈጣን ትራንዚት (BART) ስርዓት በቀን 400,000 አሽከርካሪዎች ያሉት በጣም ስኬታማ ፕሮጀክቶች አንዱ ሲሆን ቤችቴል የግዙፍ የግንባታ እና የምህንድስና ፕሮጀክቶች የአለም መሪ የፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ነው። ይህ ምሳሌ የፕሮጀክት አስተዳደር ምን ያህል ጠቃሚ እንደሆነ የሚያሳይ ግሩም ማስረጃ ነው። የማንኛውም ፕሮጀክት ስኬት ዋናው ከጥሩ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ጀርባ ነው።
ስለዚህ፣ በዚህ ጽሑፍ ውስጥ፣ የፕሮጀክት አስተዳደር ምን እንደሆነ፣ እንዴት አስፈላጊ እንደሆነ፣ እና አንድን ፕሮጀክት ለማቀድ፣ ለማቀድ፣ ለመቆጣጠር እና ለመገምገም ምርጡ ቴክኒኮችን እንመረምራለን።
ዝርዝር ሁኔታ
የፕሮጀክት አስተዳደር እና ምሳሌዎች ምንድን ናቸው?
ፕሮጀክቶች የዕለት ተዕለት ሕይወታችን የተለመደ አካል ናቸው። ሰርግ ወይም አስገራሚ የልደት ድግስ እያቀድን ሊሆን ይችላል፣ ቤትን እንደገና እያስጌጥን ወይም ሴሚስተር የሚረዝም የክፍል ፕሮጄክት እያዘጋጀን ነው። ትልልቅ ፕሮጀክቶችን እንደ ድልድይ መገንባት፣ ነዋሪዎችን ማዛወር፣ አዲስ የአውሮፕላን መስመሮችን ማምረት እና ሌሎችንም መጥቀስ ይቻላል። ሁሉም የፕሮጀክት አስተዳደር ያስፈልጋቸዋል.
የፕሮጀክት አስተዳደር ፕሮጀክቶችን ከጅምሩ እስከ ማጠናቀቂያ መርሃ ግብር ለማውጣት፣ ለማቀድ፣ ለመቆጣጠር እና ለመገምገም የሚያገለግሉትን ስልታዊ አካሄድ፣ ዘዴዎች እና ልምዶች ይገልጻል። እንደ ጊዜ፣ ወጪ፣ ስፋት፣ ጥራት እና ሀብቶች ባሉ ውስን ገደቦች ውስጥ የተወሰኑ ግቦችን ለማሳካት የታለሙ ሰፊ እንቅስቃሴዎችን እና ሂደቶችን ያጠቃልላል።
ለምንድነው የፕሮጀክት አስተዳደር አስፈላጊ የሆነው?
እያንዳንዱ የንግዱ ፕሮጀክት በብቃት እና በብቃት እንዲሠራ በሚያግዙ ፕሮጀክቶች ውስጥ የአስተዳደርን አስፈላጊነት መካድ ከባድ ነው። ውጤታማ የፕሮጀክት አስተዳደር ሦስቱን ዋና ዋና ጥቅሞች እንይ።
ጊዜ እና ገንዘብ ይቆጥቡ
ጥሩ የፕሮጀክት አደረጃጀት በጥንቃቄ ማቀድ እና ሀብቶችን መመደብን ያካትታል. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች የፕሮጀክት መስፈርቶችን ይገመግማሉ, አስፈላጊ ሀብቶችን ይለያሉ እና ውጤታማ በሆነ መልኩ ይመድባሉ. የሃብት ፍላጎቶችን በትክክል በመገመት እና አጠቃላይ ስራን ወይም ጥቅም ላይ ማዋልን በማስወገድ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች የሀብት አጠቃቀምን ያመቻቻሉ፣ አላስፈላጊ ወጪዎችን ይቀንሳሉ እና ጊዜ ይቆጥባሉ።
ትብብርን እና ግንኙነትን ማሻሻል
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ግልጽ ሚናዎችን እና ኃላፊነቶችን ለቡድን አባላት ይገልፃሉ እና ያስተላልፋሉ። እያንዳንዱ ግለሰብ ልዩ ተግባራቸውን፣ ሊደረስባቸው የሚችሉ እና የተጠያቂነት ቦታዎችን ይገነዘባል። ይህ ግልጽነት ግራ መጋባትን እና መደራረብን ይቀንሳል፣ ይህም የቡድን አባላት በተቀላጠፈ እና በብቃት አብረው እንዲሰሩ ያስችላቸዋል።
አደጋዎችን እና ጉዳዮችን ይቀንሱ
ፕሮጄክቶቹ በተፈጥሯቸው አደጋዎችን እና እርግጠኛ ያልሆኑ ነገሮችን ያካትታሉ፣ ይህም ካልተቀናበረ ወደ ጉልህ ተግዳሮቶች አልፎ ተርፎም ውድቀትን ሊያስከትል ይችላል። ጥሩ የፕሮጀክት አስተዳደር የአደጋን መለያ፣ ግምገማ እና የመቀነስ ስልቶችን ያጎላል። የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ሊፈጠሩ የሚችሉ ችግሮችን ቀደም ብለው በመገመት እና በመፍታት ተጽኖአቸውን መቀነስ እና ፕሮጄክቶች በትክክለኛው መንገድ ላይ እንዲቆዩ ወይም ከተፈለገው ቀን በፊት መጠናቀቁን ማረጋገጥ ይችላሉ።
የፕሮጀክት አስተዳደር ሶስት ዋና ደረጃዎች ምንድ ናቸው?
የፕሮጀክቶች አስተዳደር ሶስት ደረጃዎችን ያካትታል-የፕሮጀክት እቅድ ማውጣት, የፕሮጀክት መርሃ ግብር እና የፕሮጀክት ቁጥጥር. የእያንዳንዱ ደረጃ ዝርዝሮች እዚህ አሉ።
የፕሮጀክት ዕቅድ
የፕሮጀክቱ አስተዳደር እና አደረጃጀት የሚጀምረው በእቅድ ደረጃ ሲሆን የፕሮጀክቱ ግቦች, ዓላማዎች እና ወሰን በሚገለጹበት ቦታ ነው. በዚህ ደረጃ፣ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ፍላጎቶቻቸውን እና የሚጠበቁትን ለመረዳት ከባለድርሻ አካላት ጋር በቅርበት ይሰራሉ።
በፕሮጀክት እቅድ ውስጥ በርካታ ዘዴዎች ጥቅም ላይ እንደሚውሉ እና በጣም ውጤታማ ከሆኑ የእቅድ መንገዶች አንዱ የስራ መፈራረስ መዋቅር (WBS) መሆኑን ልብ ሊባል የሚገባው ጉዳይ ነው። ፕሮጄክቱን ወደ ዋና ዋና ንኡስ ክፍሎች (ወይም ተግባራት) የመከፋፈል ሂደት ተብሎ ይገለጻል, ከዚያም በበለጠ ዝርዝር ክፍሎች ይከፋፈላሉ, እና በመጨረሻም የእንቅስቃሴዎች ስብስብ እና ተዛማጅ ወጪዎች.
የፕሮጀክት መርሐግብር
የፕሮጀክት መርሐ ግብር ለሁሉም የፕሮጀክት ተግባራት ጊዜ የመመደብ እና የመመደብ ሂደትን ያመለክታል። በዚህ ደረጃ, አስተዳዳሪዎች እያንዳንዱ እንቅስቃሴ ለምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ይወስናሉ እና በእያንዳንዱ የምርት ደረጃ ላይ የሚያስፈልጉትን ሀብቶች ያሰሉ.
የፕሮጀክት መርሐግብር ዓላማዎች እንደሚከተለው ሊጠቃለሉ ይችላሉ-
- የእያንዳንዱን እንቅስቃሴ ከሌሎች እና ከጠቅላላው ፕሮጀክት ጋር ያለውን ግንኙነት ማሳየት
- በእንቅስቃሴዎች መካከል ምክንያታዊ ቅደም ተከተል እና ትስስር መወሰን
- ለእያንዳንዱ እንቅስቃሴ ተጨባጭ ጊዜ እና ወጪ ግምቶችን ማቋቋምን ማመቻቸት
- ወሳኝ ማነቆዎችን በመለየት ሰዎች፣ ገንዘብ እና ቁሳዊ ሀብቶች በአግባቡ ጥቅም ላይ መዋላቸውን ማረጋገጥ።
አንድ ታዋቂ የፕሮጀክት መርሐግብር አቀራረብ የጋንት ገበታ ነው። የጋንት ገበታዎች አስተዳዳሪዎች የሚከተሉትን እንዲያረጋግጡ ለመርዳት ዓላማቸው ዝቅተኛ ዋጋ ያላቸው ዘዴዎች ናቸው፡-
- ተግባራት ታቅደዋል
- የአፈጻጸም ቅደም ተከተል ተመዝግቧል
- የእንቅስቃሴ ጊዜ ግምቶች ይመዘገባሉ
- አጠቃላይ የፕሮጀክት ጊዜ ተዘጋጅቷል.
የፕሮጀክት ቁጥጥር
የፕሮጀክት ቁጥጥር የሀብት ፣ወጭ ፣ጥራት እና የበጀት አያያዝን ይገልፃል። ፕሮጀክቶችን መቆጣጠር አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል. ሁሉም ፕሮጀክቶች መጀመሪያ ላይ በደንብ የተገለጹ አይደሉም, አንዳንዶቹ በደንብ ያልተገለጹ ሊሆኑ ይችላሉ. ፕሮጄክቶቹ በደንብ የሚገለጹት ከዝርዝር የመጀመሪያ እቅድ እና አስፈላጊ ግብአቶች፣ ግብዓቶች፣ ሂደቶች እና ውጤቶች ጋር በጥንቃቄ ከተገለጹ በኋላ ብቻ ነው።
በመቆጣጠር ሂደት ውስጥ የፏፏቴ ስልት የሚባል ቃል አለ እሱም ፕሮጀክቱ ደረጃ በደረጃ የሚያተኩርበት እና እያንዳንዱ ምዕራፍ ወደ ቀጣዩ ከመሄዱ በፊት የሚጠናቀቅበት ተከታታይ አካሄድን ያካትታል። የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እና ቡድን አስቀድሞ የተወሰነ ቅደም ተከተል በመከተል አንድ ምዕራፍ በአንድ ጊዜ በማቀድ እና በመተግበር ላይ ያተኩራሉ። ገደቦች በሚታወቁበት ጊዜ፣ ለውጦቹ ዕቅዶችን ሳይከለሱ ለመምራት ትንሽ ናቸው።
ከፏፏቴ ዘዴ በተቃራኒ፣ Agile Methodology የፕሮጀክት አካላትን በትይዩ ወይም በአንድ ጊዜ ማቀድ እና አፈጻጸም ላይ አፅንዖት ይሰጣል። በተለምዶ እንደ Agile methodologies ጋር የተያያዘ ነው Scrum እና Kanban. ቡድኖቹ ቀጣዩን ከመጀመርዎ በፊት እያንዳንዱን ደረጃ ከማጠናቀቅ ይልቅ በትናንሽ ድግግሞሾች ላይ በማተኮር በአንድ ጊዜ በበርካታ የፕሮጀክት ገጽታዎች ላይ ይሰራሉ። ሂደትን ለመከታተል ብዙ የፍተሻ ነጥቦች እና የግብረመልስ ምልልሶች አሉ፣ ይህም በኋላ የፕሮጀክት ግምገማ እንዲያደርጉ ይረዳዎታል።
የፕሮጀክት አስተዳደር ቴክኒኮች ምንድን ናቸው፡ PERT እና CPM
የፕሮግራም ግምገማ እና የግምገማ ቴክኒክ (PERT) እና Critical Path Method (CPM) ተግባራትን ለማቀድ እና ለማቀድ የሚያገለግሉ የታወቁ የፕሮጀክት ማኔጅመንት ቴክኒኮች ሲሆኑ ከጠቅላላው የ 6 ደረጃዎች ሂደት አንጻር ተመሳሳይ ነገሮችን በሚከተለው መልኩ ይጋራሉ።
- ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ የሚያስፈልጉትን የፕሮጀክት ተግባራት ይግለጹ እና የስራ መበታተን መዋቅርን ያዘጋጁ
- የትኞቹ እንቅስቃሴዎች በሌሎች ላይ ጥገኛ እንደሆኑ ይለዩ እና እንደ "መጨረስ-ለመጀመር" ወይም "ለመጀመር-ለመጀመር" ያሉ ሎጂካዊ ግንኙነቶችን መመስረት።
- በመካከላቸው ያለውን ፍሰት እና ጥገኝነት ለማሳየት እንቅስቃሴዎችን እና ቀስቶችን ለመወከል አንጓዎችን በመጠቀም ሁሉንም እንቅስቃሴዎች የሚያገናኝ አውታረ መረብ ይሳሉ
- የእያንዳንዱን እንቅስቃሴ ቆይታ እና ዋጋ ይገምቱ
- የወሳኙን መንገድ ይወስኑ (የፕሮጀክቱን አነስተኛ ቆይታ የሚወስነው ረጅሙ የጥገኛ ተግባራት ቅደም ተከተል)
- በፕሮጀክቱ ውስጥ ፣የሂደቱ ሂደት በጊዜ ሰሌዳው ላይ ቁጥጥር ይደረግበታል ፣እና እንደ አስፈላጊነቱ ማስተካከያዎች በጊዜው እንዲጠናቀቁ ይደረጋል።
የPERT እና CPM ጥቅሞች እና ጉዳቶች ምንድ ናቸው?
ስለ PERT እና CPM ለፕሮጀክት አስተዳደር አስፈላጊ ስለመሆናቸው ትችት አለ። የሁለቱ ቴክኒኮች ጥቅሞች እና ገደቦች እነኚሁና:
| ጥቅሞች | ገደቦች |
| - ለፕሮጀክት እቅድ ማውጣት ስልታዊ አቀራረብን ይሰጣሉ ፣በተለይም ብዙ ተግባራት ላሏቸው ውስብስብ እና ትላልቅ ፕሮጀክቶች። - በወሳኝ መንገድ ላይ ባሉ ወሳኝ ተግባራት ላይ በማተኮር የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች የፕሮጀክት ማጠናቀቂያ ጊዜውን ጠብቆ እንዲጠናቀቅ ለሀብቶች እና ጥረቶች ቅድሚያ መስጠት ይችላሉ። - በተጨማሪም የፕሮጀክት ሂደትን ለመከታተል እና ከታቀደው የጊዜ ሰሌዳ ጋር ለማነፃፀር ማዕቀፍ ያቀርባሉ. | - እነዚህን ጥገኞች በትክክል መለየት እና መቁጠር ፈታኝ ሊሆን ይችላል። - በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ያለው የጊዜ ግምቶች ብዙውን ጊዜ ተጨባጭ እና በተለያዩ ምክንያቶች ተጽእኖ ሊኖራቸው ይችላል, ይህም ወደ የተዛባ ግምቶች እና በፕሮጀክቱ የጊዜ ሰሌዳ ውስጥ ሊሆኑ የሚችሉ ስህተቶችን ሊያስከትል ይችላል. - በፕሮጀክቱ ውስጥ በጣም ቅርብ የሆኑትን መንገዶች በቅርበት መከታተል አስፈላጊ ነው. እነዚህን በጣም ወሳኝ የሆኑ መንገዶችን ችላ ማለት በተፈጥሮ አደጋዎችን ሊያስከትል እና በፕሮጀክቱ አጠቃላይ የጊዜ ሰሌዳ ላይ መዘግየት ወይም መስተጓጎል ሊያስከትል ይችላል። |
ፕሮጀክቶችን ለማስተዳደር የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌርን መጠቀም
በጣም ጥሩው የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር ምንድነው? ኩባንያዎች ፕሮጀክቶችን እንዲያስተዳድሩ ብዙ አማራጮች አሉ። እንደ የፕሮጀክት መጠን፣ አስተዳዳሪዎች ትንንሽ ፕሮጀክቶችን ለማስተዳደር ወይም ለትላልቅ እና ውስብስብ ፕሮጀክቶች ልዩ የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌሮችን ለማካተት ከላይ የተገለጹትን አቀራረቦች ለመጠቀም መወሰን ይችላሉ።
የፕሮጀክት ኔትወርኮችን በመሳል ፣የፕሮጀክት መርሃ ግብሩን በመለየት ፣የፕሮጀክት ወጪዎችን እና ሌሎች ግብአቶችን በማስተዳደር እና የፕሮጀክት ግምገማ ለማድረግ እጅግ በጣም ጠቃሚ የሆነውን ማይክሮሶፍት ፕሮጄክትን ማስተዋወቅ ተገቢ ነው ። እንደ አሳና፣ ትሬሎ፣ ጂራ እና ባሴካምፕ የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር ያሉ አማራጮቹን ግምት ውስጥ ማስገባት ይችላሉ። ሁሉም የሚከፈልባቸው የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር ናቸው ፕሮጀክቶችዎን እና ቡድኖችዎን በብቃት ለማስተዳደር የሚያግዙ ብዙ የላቁ ባህሪያትን ነጻ ሙከራ።
ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች
የፕሮጀክት አስተዳደር 4 ወርቃማ ህጎች ምንድ ናቸው?
የፕሮጀክት አስተዳደር አራቱ ወርቃማ ሕጎች፡- ከደንበኛው ጋር ትክክለኛ ግንኙነት፣ አጠቃላይ ፕሮጀክት ማዘጋጀት፣ ከድርጅቱ ጋር የሥነ ምግባር ግንኙነቶችን መጠበቅ እና ሰዎች እንደሚቆጠሩ ማስታወስ ናቸው።
አምስቱ የፕሮጀክት አስተዳደር ደረጃዎች ምን ምን ናቸው?
5ቱ መሰረታዊ የፕሮጀክት አስተዳደር እርከኖች፡ ማነሳሳት፣ ማቀድ፣ አፈጻጸም፣ መቆጣጠር እና መዝጋት ያካትታሉ።
4ቱ የፕሮጀክት አስተዳደር ዓይነቶች ምን ምን ናቸው?
አንዳንድ የተለመዱ የፕሮጀክት አስተዳደር አቀራረቦች የፏፏቴ፣ Agile፣ Scrum እና Kanban ዘዴዎችን ያካትታሉ።
በትልልቅ ፕሮጀክቶች አስተዳደር ውስጥ ሶስት ደረጃዎች ይሳተፋሉ-
ፕሮጀክቱን እንዴት እንደሚተገብሩ ማቀድ, ሂደቱን በጊዜ መስመር እና በአፈፃፀም አስተዳደር ማቀድ.
በመጨረሻ
እንደምናየው፣ እያንዳንዱ ኩባንያ የፕሮጀክት አስተዳደር ክህሎትን ለማሳደግ ኢንቨስት ማድረጉ ጠቃሚ ነው። ውጤታማ የፕሮጀክት አስተዳደር የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች እና ከፍተኛ አፈጻጸም ያለው ቡድን ሊያጣው አይችልም። ተማሪዎች ስለፕሮጀክት አስተዳደር ጥልቅ እና ጠቃሚ እውቀት እንዲያገኙ የሚያግዙ ብዙ የተረጋገጡ ኮርሶች እና ስልጠናዎች አሉ። በራስ የሚተማመኑ እና በቂ ዝግጁ ከሆኑ ለምንድነው ከ PMI ተግዳሮት ለምን አትወስዱም, በአለም ላይ በጣም አድናቆት ያለው የፕሮጀክት አስተዳደር ሰርተፍኬት, ባህላዊ, ቀልጣፋ እና ድብልቅ ጽንሰ-ሀሳቦችን የሚቀበል?
ነገር ግን፣ ገንዘብ ለመቆጠብ ከፈለጉ፣ የነፃ የCoursera ፕሮጀክት አስተዳደር ኮርስ መውሰድም ጥሩ ሀሳብ ነው። ለ HR-ers ብጁ ስልጠናን መጠቀም የተሻለ ውጤት ሊያስገኝ ይችላል። በ ጋር አሳታፊ ትምህርቶችን መንደፍ ይችላሉ። AhaSlides በይነተገናኝ አቀራረብ ብዙ ነፃ ሊበጁ የሚችሉ በይነተገናኝ ጥያቄዎችን እና ጨዋታዎችን ከልዩ የአቀራረብ ውጤቶች ጋር የሚያገኙበት መሳሪያ።
ሥራ የተጠቀሰው፡ ሬንደር፣ ባሪ፣ ሃይዘር፣ ጄይ፣ ሙንሰን፣ ቸክ (2017) ኦፕሬሽን አስተዳደር: ዘላቂነት ና የአቅርቦት ሰንሰለት አስተዳደር 12ኛ. ኢድ. (12 ኛ. Ed.).