ከእነዚህ ምርጥ ተማር የፕሮጀክት መርሃ ግብር ምሳሌዎች የፕሮጀክቶችዎን ምርታማነት እና አፈፃፀም ለማሳደግ!

የፕሮጀክት አስተዳደር የመጀመሪያው እርምጃ እቅድ እና መርሐግብር ጋር ይመጣል; እቅድ ማውጣት ለፕሮጀክት ስኬት ፍኖተ ካርታ በማዘጋጀት ላይ ያተኮረ ሲሆን መርሐግብር ማውጣት የፕሮጀክት ተግባራትን የጊዜ እና ቅደም ተከተል ለመወሰን ነው.

ያለ መርሐግብር ደረጃ ፕሮጀክቱ በሂደት ላይ መሆኑን ማረጋገጥ ከባድ ነው። ስለዚህ፣ በዚህ ጽሑፍ ውስጥ፣ የፕሮጀክት መርሐ ግብር አስፈላጊነትን፣ ምሳሌዎቹን፣ እና ከትንሽ እስከ ትልቅ ፕሮጀክት ውጤታማ በሆነ መንገድ እንዴት ማቀድ እንደሚቻል እንመረምራለን።

ዝርዝር ሁኔታ

• የፕሮጀክቱ መርሃ ግብር ምን ማለት ነው?
• የፕሮጀክት መርሃ ግብር ለምን አስፈላጊ ነው?
• የፕሮጀክት መርሐግብር ምሳሌዎች ምንድናቸው?
• የፕሮጀክት መርሃ ግብር እንዴት እንደሚሰራ
• የፕሮጀክት መርሐግብር መሳሪያዎች ምንድን ናቸው?
• ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች
• በመጨረሻ

ለተሻለ ተሳትፎ ጠቃሚ ምክሮች

• የልዩ ስራ አመራር
• የፕሮጀክት እቅድ ሂደት
• ስላም ማስተር

የፕሮጀክቱ መርሃ ግብር ምን ማለት ነው?

የፕሮጀክት መርሃ ግብር ፕሮጀክቱ በተያዘለት ጊዜ መጠናቀቁን ለማረጋገጥ ተግባራትን፣ የሚፈለጉ ግብዓቶችን እና የሚጠበቁ የጊዜ ገደቦችን በቅደም ተከተል የሚገልጽ ዝርዝር የጊዜ ሰሌዳ ነው።

የፕሮጀክት መርሃ ግብር በተለምዶ የእያንዳንዱን ተግባር መጀመሪያ እና ማብቂያ ቀኖች፣ የእያንዳንዱን ተግባር ቆይታ፣ እና በመርሃግብሩ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድሩ የሚችሉ ማንኛቸውም ጥገኞች ወይም ገደቦች ያካትታል።

ተዛማጅ: የጊዜ አስተዳደርን መወሰን | ለጀማሪዎች የመጨረሻው መመሪያ

የፕሮጀክት መርሃ ግብር ለምን አስፈላጊ ነው?

የፕሮጀክት መርሐ ግብር ለፕሮጀክት ማኔጅመንት ወሳኝ አካል ነው ምክንያቱም ለፕሮጀክት ስኬታማ አፈፃፀም ማዕቀፍ ይሰጣል። ይህ ዝርዝር እቅድ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ሀብትን በብቃት እንዲመድቡ፣ ሂደቱን እንዲከታተሉ እና ፕሮጀክቱ በጊዜ እና በበጀት መጠናቀቁን ለማረጋገጥ ያስችላል። የፕሮጀክቱ መርሃ ግብር አንዳንድ ጥቅሞች እንደሚከተለው ተብራርተዋል

ሊሆኑ የሚችሉ የጠርሙስ አንገትን እና ስጋቶችን አስቀድሞ መለየት

የፕሮጀክት መርሐግብር አስፈላጊ የሆነበት ቁልፍ ምክንያቶች አንዱ ማነቆዎችን እና አደጋዎችን አስቀድሞ ለማወቅ ሥራ አስኪያጆችን መደገፉ ነው። ፕሮጀክቱን ወደ ትናንሽ ተግባራት በመከፋፈል እና ለእያንዳንዱ ተግባር የተወሰኑ የጊዜ ገደቦችን በመመደብ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች የፕሮጀክቱን አጠቃላይ የጊዜ ሰሌዳ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳርፉ የሚችሉትን ጥገኝነቶችን ወይም ገደቦችን በቀላሉ መለየት ይችላሉ። ይህም እነዚህን አደጋዎች በንቃት እንዲቆጣጠሩ እና አስፈላጊውን እርምጃ እንዲወስዱ ያስችላቸዋል.

ለምሳሌ፣ አንድ የተለየ ተግባር እንደ ወሳኝ የመንገድ እንቅስቃሴ ከታወቀ እና መዘግየቱ በጠቅላላው የፕሮጀክት የጊዜ ሰሌዳ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል፣ የፕሮጀክት አስተዳዳሪው ተጨማሪ መገልገያዎችን መመደብ ወይም በጊዜው መጠናቀቁን ለማረጋገጥ መርሃ ግብሩን ማስተካከል ይችላል።

ሀብቶችን መጠቀም

በተጨማሪም የፕሮጀክት መርሐ ግብር በሃብት አስተዳደር ውስጥ ወሳኝ ሚና ይጫወታል። በፕሮጀክት ውስጥ ስለሚከናወኑ ተግባራት እና የሚገመቱት የጊዜ ቆይታ በግልፅ በመረዳት፣ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በአግባቡ ጥቅም ላይ መዋላቸውን ለማረጋገጥ ሃብቶችን በብቃት መመደብ ይችላሉ።

ይህም ለእያንዳንዱ ተግባር ተገቢውን ችሎታ እና ልምድ ያላቸውን ሰዎች መመደብ እና የሃብት ግጭቶችን ወይም ከመጠን በላይ መጫንን ማስወገድን ይጨምራል። በደንብ የታቀደ የፕሮጀክት መርሃ ግብር የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ማንኛውንም የሃብት ክፍተቶችን ወይም እጥረቶችን አስቀድመው እንዲለዩ እና እነሱን ለመፍታት አስፈላጊ እርምጃዎችን እንዲወስዱ ያስችላቸዋል, ለምሳሌ ተጨማሪ መገልገያዎችን መቅጠር ወይም ያሉትን ወደ ሌላ ቦታ መቀየር.

ግንኙነትን እና ቅንጅትን ማሻሻል

በተጨማሪም የፕሮጀክት መርሃ ግብር በቡድን አባላት መካከል ግንኙነትን እና ትብብርን ለማሻሻል ይረዳል. የፕሮጀክት መርሃ ግብርን በተመለከተ የጋራ ግንዛቤ በመያዝ፣ የቡድን አባላት ጥረታቸውን በማቀናጀት ወደ አንድ የጋራ ግብ መስራት ይችላሉ። ይህ የተሻለ ትብብርን ያመቻቻል, አለመግባባቶችን ወይም ግጭቶችን ይቀንሳል እና አጠቃላይ ምርታማነትን ያሻሽላል.

የተሻለ ክትትል እና ሪፖርት ማድረግ

በተጨማሪም፣ በሚገባ የተገለጸው የፕሮጀክት መርሐ ግብር መደበኛ የሂደት ክትትል እና ሪፖርት ለማድረግ መሰረት ይሰጣል። የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ትክክለኛውን ሂደት ከታቀደው መርሐግብር ጋር ማወዳደር፣ ማናቸውንም ልዩነቶች ወይም መዘግየቶች ለይተው ማወቅ እና ፕሮጀክቱን በትክክለኛው መንገድ እንዲቀጥል አስፈላጊውን የእርምት እርምጃ መውሰድ ይችላሉ።

የፕሮጀክት መርሐግብር ምሳሌዎች ምንድናቸው?

በሶስት የፕሮጀክት መርሐግብር እና የቁጥጥር ቴክኒኮች ላይ በመመስረት የፕሮጀክት መርሃ ግብር እንዴት እንደሚፈጠር አንዳንድ ምሳሌዎች እነሆ፡- የጋንት ቻርት፣ የአውታረ መረብ ዲያግራም (PERT እና CPM) እና የስራ መፍረስ መርሃ ግብር (WBS)።

Gantt ገበታ

የጋንት ገበታ የፕሮጀክቱን የጊዜ መስመር በምስል የሚወክል ታዋቂ የፕሮጀክት መርሐግብር መሳሪያ ነው። ተግባራትን እንደ አግድም አሞሌዎች በጊዜ መስመር፣ ከመጀመሪያው እና መጨረሻ ቀኖች ጋር ያሳያል። በተግባሮች መካከል ያሉ ጥገኞች ቀስቶችን በመጠቀም ሊገለጹ ይችላሉ፣ እና ጉልህ የሆኑ የፕሮጀክት ስኬቶችን ለማመልከት ወሳኝ ደረጃዎችን ምልክት ማድረግ ይችላሉ።

የሚከተለው ሥዕል ለዴልታ ጄት በ40 ደቂቃ ቆይታ ወቅት የጋንት የአገልግሎት እንቅስቃሴ ምሳሌ ነው።

PERT እና CPM

የአውታረ መረብ ዲያግራም፣ እንዲሁም PERT (የፕሮግራም ግምገማ እና የግምገማ ቴክኒክ) ገበታ በመባል የሚታወቀው፣ በፕሮጀክት ውስጥ ያሉትን ተግባራት ቅደም ተከተል እና ጥገኝነት ያሳያል። በተግባሮች መካከል ያለውን ግንኙነት ለማሳየት ስራዎችን እና ቀስቶችን ለመወከል አንጓዎችን ይጠቀማል። የዚህ ዓይነቱ መርሃ ግብር ወሳኝ መንገዶችን ለማየት እና በፕሮጀክት ቆይታ ላይ ከፍተኛ ተጽእኖ ያላቸውን ተግባራት ለመለየት ጠቃሚ ነው.

በተጨማሪም የፕሮጀክቱን አጠቃላይ የቆይታ ጊዜ በቀጥታ የሚነኩ ረጅሙን የጥገኛ ተግባራት ቅደም ተከተል በመወሰን ወሳኙ መንገድ ተለይቷል። በወሳኙ መንገድ ላይ ያሉ ተግባራት ዜሮ መዘግየት ወይም መንሳፈፍ የላቸውም፣ይህ ማለት በነዚህ ስራዎች ላይ የሚደርሰው ማንኛውም መዘግየት የፕሮጀክቱን አጠቃላይ ቆይታ በቀጥታ ይነካል። በወሳኙ መንገድ ላይ በማተኮር የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ሃብቶችን በብቃት መመደብ እና የፕሮጀክት መጠናቀቅን በጊዜው ለማረጋገጥ የማመቻቸት እድሎችን መለየት ይችላሉ።

የአንድ የተወሰነ ኩባንያ አዲሱን የብክለት መቆጣጠሪያ መሳሪያዎችን ለመጫን የ Critical Path እና Slack Times ምሳሌ እዚህ አለ።

የስራ መከፋፈል መርሃ ግብር (WBS)

የፕሮጀክት መርሃ ግብር እንደ መሰረት ሆኖ የስራ መፈራረስ መዋቅርን በመጠቀም ማዘጋጀት ይቻላል. እሱ የሚያመለክተው የፕሮጀክት ተዋረድ መበስበስን ወደ ትናንሽ ፣ ማስተዳደር የሚችሉ የሥራ ፓኬጆችን ነው። እነዚህን ቴክኒኮች በመጠቀም አስተዳዳሪዎች በተግባሮቹ መካከል ያለውን ጥገኝነት በቀላሉ መለየት ይችላሉ። አንዳንድ ስራዎች በሌሎች ማጠናቀቅ ላይ የተመሰረቱ ሊሆኑ ይችላሉ, አንዳንዶቹ ግን በተመሳሳይ ጊዜ ሊሰሩ ይችላሉ.

ተዛማጅ: የጊዜ ቦክስ ቴክኒክ - በ2024 ለመጠቀም መመሪያ

የፕሮጀክት መርሃ ግብር እንዴት እንደሚሰራ

በመርሐግብር መጀመሪያ ላይ፣ እንዴት ማግኘት እንደሚችሉ እያሰቡ ከሆነ፣ እነዚህን አስፈላጊ ጥያቄዎች መከተል ጠቃሚ ሊሆን ይችላል።

1. ምን መደረግ አለበት? ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ የሚያስፈልጉትን የተወሰኑ ተግባራትን፣ እንቅስቃሴዎችን እና አቅርቦቶችን በግልፅ ይግለጹ። ሁሉም አስፈላጊ ስራዎች ተለይተው እንዲታወቁ በማድረግ ፕሮጀክቱን ወደ ሚተዳደሩ ክፍሎች ይከፋፍሉት.
2. መቼ ነው መደረግ ያለበት? ለእያንዳንዱ ተግባር ወይም እንቅስቃሴ የሚቆይበትን ጊዜ እና የጊዜ ሰሌዳን ይወስኑ። እያንዳንዱን ተግባር ለማጠናቀቅ የሚፈጀውን ጊዜ ይገምቱ እና በመርሃግብሩ ላይ ተጽዕኖ ሊያሳርፉ የሚችሉትን ጥገኞች ወይም ገደቦች ግምት ውስጥ ያስገቡ። የፕሮጀክት መርሃ ግብሩን በብቃት ለማደራጀት የGant chart፣ PERT እና CPM ቴክኒኮችን በመጠቀም።
3. ማን ሊያደርገው ይችላል? ለእያንዳንዱ ተግባር ወይም ተግባር ሀላፊነት ያለባቸውን ግለሰቦች ወይም ሚናዎች ይለዩ፣ ይህ ክፍል-አቋራጭ ድጋፍን ሊያካትት ይችላል። በዚህ መሠረት ሀብቶችን መመደብ እና ኃላፊነቶችን መድብ. የቡድን አባላት የተሰጣቸውን ተግባራቸውን ለመወጣት አስፈላጊው ችሎታ እና ተገኝነት እንዳላቸው ያረጋግጡ።
4. የት ነው የሚደረገው? እያንዳንዱ ተግባር የሚከናወንበትን አካላዊ ወይም ምናባዊ ቦታ ይወስኑ። ይህ የተወሰኑ የስራ ቦታዎችን፣ መሣሪያዎችን ወይም የቴክኖሎጂ መስፈርቶችን ሊያካትት ይችላል።
5. የተግባር ጥገኛዎች ምንድን ናቸው? በተግባሮች መካከል ያለውን ግንኙነት እና ጥገኝነት ይወስኑ. ሌሎች ከመጀመራቸው በፊት የትኞቹ ተግባራት መጠናቀቅ እንዳለባቸው ይለዩ እና በአንድ ጊዜ ሊሰሩ የሚችሉ ተግባሮችን ያስቡ።
6. ወሳኝ መንገድ ምንድን ነው?? ወሳኙን መንገድ መለየት አጠቃላይ የፕሮጀክት መርሃ ግብር ማዘጋጀት አስፈላጊ አካል ነው። ወሳኙ መንገድ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች እና ቡድኖች የትኞቹ ተግባራት በፕሮጀክቱ የቆይታ ጊዜ እና የሚጠናቀቅበት ቀን ላይ ከፍተኛ ተፅእኖ እንዳላቸው እንዲረዱ ያግዛል።

የፕሮጀክት መርሐግብር መሳሪያዎች ምንድን ናቸው?

በአሁኑ ጊዜ አብዛኞቹ ፕሮጀክቶች የፕሮጀክት መርሐግብር ሶፍትዌር ድጋፍ ያስፈልጋቸዋል። ለግለሰቦች እና ንግዶች እንደ ውጤታማነት መጨመር፣ የተሻሻለ ትብብር፣ የተሻሻለ ትክክለኛነት እና የተሻለ እይታን የመሳሰሉ ብዙ ጥቅሞችን እንደሚያመጣ ተረጋግጧል።

Microsoft Project ከምርጥ የፕሮጀክት መርሐግብር ሶፍትዌር አንዱ ነው። ከማይክሮሶፍት ፕሮጄክት ቁልፍ ባህሪያቶች አንዱ ለባለድርሻ አካላት የሁኔታ ዝመናዎችን የማግኘት እና የጋንት ቻርቶችን የማስተዳደር ችሎታ ሲሆን ይህም የተግባር ጥገኛዎችን በቀላሉ መለየት እና የተግባሮችን ቅደም ተከተል ማስተዳደር ነው። እንዲሁም በተለዋዋጭነት በፕሮጀክቱ መርሃ ግብር ላይ ማስተካከያ ማድረግ ይችላሉ።

ሌላው አማራጭ የሚጠራውን መሳሪያ መጠቀም ነው Primavera P6 መርሐግብር ሶፍትዌር. በተለይ ለትላልቅ እና ውስብስብ ፕሮጄክቶች የተነደፈ አጠቃላይ የፕሮጀክት አስተዳደር ሶፍትዌር ሲሆን ከምርጥ የግንባታ መርሃ ግብሮች አንዱ እንደሆነ ይታወቃል። ሁለቱንም የPERT እና CPM ቴክኒኮችን ይደግፋል፣ የአውታረ መረብ ንድፎችን ለመፍጠር፣ ተግባሮችን መርሐግብር የማውጣት፣ ሀብቶችን የማስተዳደር እና ወሳኝ መንገዶችን የመተንተን ባህሪያትን ይሰጣል።

ለአነስተኛ ፕሮጄክቶች እንደ ነፃ ሶፍትዌሮችን መሞከርን ማሰብ ይችላሉ። "አሳና" ወይም "ትሬሎ."እነዚህ መሳሪያዎች የሚከፈልባቸው ሶፍትዌሮች ሁሉም የላቁ ባህሪያት ላይኖራቸው ይችላል, መሰረታዊ የፕሮጀክት መርሐግብር ችሎታዎችን ያቀርባሉ እና ለተጠቃሚዎች ተስማሚ ናቸው. ነፃ ስሪቶች ብዙም ያልተወሳሰቡ የፕሮጀክት ስራዎችን ማጠናቀቅ እና ከሌሎች ጋር መተባበር ይችላሉ. ስራዎችን እንዲፈጥሩ, እንዲያዘጋጁ ያስችልዎታል. የማለቂያ ቀናት፣ ኃላፊነቶችን መድብ እና እድገትን መከታተል።

ተዛማጅ: በ10 የአሳና ፕሮጀክት አስተዳደርን በብቃት ለመጠቀም 2024 ምክሮች

ተደጋግሞ የሚነሱ ጥያቄዎች

በመጨረሻ

በደንብ የዳበረ የፕሮጀክት መርሃ ግብር ለስኬታማ የፕሮጀክት አስተዳደር ወሳኝ ነው። እ.ኤ.አ. በ2024 እና ከዚያ በኋላ ባለው የፕሮጀክት መርሃ ግብር የላቀ ውጤት ለማግኘት ዘመናዊ የፕሮጀክት ማኔጅመንት መሳሪያዎችን መመርመር እና መቀበል፣ ስለ ኢንዱስትሪ ምርጥ ተሞክሮዎች በማወቅ እና በቀጣይነት የፕሮጀክት መርሐ ግብር ክህሎትን በስልጠና እና ሙያዊ ማሳደግ ይመከራል።

በፕሮጀክት መርሐግብር ክህሎት ላይ ስልጠና ለማደራጀት ተጨማሪ እገዛ ከፈለጉ፣ AhaSlides በይነተገናኝ እና አሳታፊ የስልጠና ክፍለ ጊዜዎችን ለመደገፍ የተለያዩ ባህሪያትን የሚሰጥ ታላቅ አጋር ሊሆን ይችላል። ጋር AhaSlidesየመማር ልምድን ለማሳደግ ተለዋዋጭ አቀራረቦችን፣ በይነተገናኝ ጥያቄዎችን እና የትብብር እንቅስቃሴዎችን መፍጠር ትችላለህ።

ማጣቀሻ: ፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ | ቬሪንት