مرحبا بكم في عالم الاجتماعات المثمرة! كمحترفين ، نعلم جميعًا مدى أهمية الاجتماعات لتحقيق النتائج واتخاذ القرارات والبقاء على المسار الصحيح. ومع ذلك ، ليست كل منهم ذات نوعية جيدة ويفضل.
في كثير من الأحيان ، عند السؤال عن الاجتماعات ، يتفاعل العديد من الأشخاص مع اهتزاز الرأس أو التنهدات الغاضبة بسبب عدم كفاءتهم. يجدون أنفسهم عالقين في جلسات غير منتجة تستنزف طاقتهم ووقتهم. لهذا السبب ، سنتعلم اليوم كيفية الحصول على اجتماع جيد!
هيا بنا نبدأ!
ابدأ اجتماعك مع AhaSlides.
احصل على قوالب مجانية لاجتماعاتك! اشترك مجانًا واحصل على ما تريد من مكتبة القوالب!
🚀 إنشاء حساب مجاني ☁️
ما الذي يجعل الاجتماع جيدًا؟
الاجتماعات هي بلا شك جزء أساسي من أي عمل أو منظمة. إنها منصة للأفراد للالتقاء وتبادل الأفكار واتخاذ القرارات والعمل نحو هدف مشترك.
الاجتماع الجيد هو الاجتماع الذي يكون منظمًا جيدًا ومثمرًا ويحقق النتائج المرجوة ويجعل جميع المشاركين يشعرون بالاستماع والتقدير.
فيما يلي بعض العوامل التي تؤدي إلى اجتماع جيد:
- لها هدف واضح. يبدأ الاجتماع الجيد بجدول أعمال واضح يوضح الغرض منه ، إلى جانب أهداف الاجتماع والنتائج المتوقعة ، مما يساعد على إبقاء الاجتماع في المسار الصحيح ويضمن أن جميع المشاركين على دراية بمهامهم.
- يعزز التواصل الفعال. يتطلب الاجتماع الجيد التواصل الفعال. ستتاح لجميع المشاركين فرص للتعبير عن أفكارهم وأفكارهم ، وينبغي تشجيع المناقشة بالاستماع الفعال والحوار المحترم.
- لديها مخرجات واضحة وإجراءات متابعة. بدون ذلك ، سيكون الاجتماع غير مثمر وغير فعال حيث سيكون الحضور غير متأكدين من خطواتهم التالية. من هناك ، من الصعب تحقيق الكفاءة في أي اجتماع متابعة.
المزيد من النصائح مع AhaSlides
- الاجتماعات في الأعمال | 10 أنواع شائعة وأفضل الممارسات
- أفضل طريقة للاستضافة اجتماعات تمهيدية
- 11 خطوات لتشغيل ناجح اجتماع الإدارة الإستراتيجية
8 نصائح للحصول على لقاء جيد
وبطبيعة الحال، للحصول على اجتماع جيد مثل ما سبق وعدم إضاعة وقت وجهد الحاضرين، عليك أن تأخذ في الاعتبار الإعداد والمتابعة قبل وأثناء وبعد الاجتماع. إن ملاحظة هذه الخطوات ستضمن نتيجة سلسة وناجحة.
قبل الاجتماع - احظى باجتماع جيد
1 / تحديد الغرض من الاجتماع ونوعه
يجب تحديد غرض وأهداف ونوع الاجتماع والتأكد من فهمه من قبل جميع المشاركين. لا أحد يريد أن يأتي إلى اجتماع لمدة 10 دقائق ولا يزال غير مدرك لمسؤوليته وما هو الهدف من المناقشة هنا. تخدم بعض أنواع الاجتماعات أغراضًا محددة فقط مثل:
- اجتماعات صنع القرار. يتم إجراؤها عند الحاجة إلى القرارات والإجراءات.
- اجتماعات حل المشكلات. إنهم مدعوون لإيجاد حل لمشكلة / أزمة.
- اجتماعات العصف الذهني. إنها مكان لجمع الأفكار الجديدة الرائدة بمساهمات من الأعضاء.
2 / لديك جدول أعمال
تأكد من وجود جدول أعمال الاجتماع وإرسالها قبل الاجتماع إلى جميع المشاركين ، مما سيساعد الحاضرين على فهم الغرض والأهداف والنتائج المتوقعة من الاجتماع. كما أنه بمثابة دليل لمساعدتهم على جمع المعلومات والوثائق اللازمة بشكل استباقي مثل التقارير أو البيانات أو العروض التقديمية أو المستندات الأخرى ذات الصلة.
3 / وضع القواعد الأساسية
القواعد الأساسية هي مبادئ توجيهية أو قواعد يتم الاتفاق عليها مسبقًا من قبل جميع المشاركين وتساعد في خلق بيئة منتجة ومحترمة للمناقشة. قد تشمل تشجيع الاستماع النشط ، واحترام التنوع ، ووقت محدود للمناقشة ، وما إلى ذلك.
خلال الاجتماع - احظى باجتماع جيد
4 / ابدأ بلعبة كسر الجمود
بدءا من كسر الجليد الإبداعي طريقة رائعة لتخفيف التوتر وجعل الجميع في حالة مزاجية مناسبة لاجتماع الفريق. يمكن أن يساعد كسر لحظات الصمت المحرجة في بداية الاجتماع في ضبط نغمة جلسة مثمرة وممتعة.
بدلاً من الاعتماد على الأدوات القديمة، يمكنك المشاركة في مناقشات خفيفة أو محادثات غير رسمية أو اختبار مباشر يمكن أن يكون ممتعًا للغاية وإبداعيًا وتنافسيًا ويمكن إنشاؤه بسهولة في غضون دقائق معدودة. فلماذا لا تجرب شيئًا جديدًا؟
5 / خلق مساحة للتعاون
اجتماع الفريق هو فرصة ثمينة للمناقشة واتخاذ القرارات كمجموعة. بدلاً من محاولة الخروج بأفكار جديدة على الفور ، يجب على أعضاء الفريق إحضار تقاريرهم وأفكارهم ووجهات نظرهم المعدة إلى الطاولة. بهذه الطريقة ، يمكن للفريق العمل معًا للتوصل إلى قرار نهائي مدروس جيدًا وسليم.
قد يفكر الفريق بعد ذلك في إجراء مسح مباشر للأفكار التي تمت مناقشتها وجمع التعليقات في الوقت الفعلي من خلالها استطلاعات الرأي الحية مع أسئلة متعددة الخيارات أو أسئلة مفتوحة من AhaSlides.
باستخدام رمز أو رابط QR فريد ، يمكن لأعضاء الفريق الوصول على الفور وتقديم مدخلاتهم ، وسيتم عرض النتائج مباشرة على الشاشة. هذا يساعد على تجنب إضاعة الوقت ويضمن أن يتم التقاط جميع الأفكار بشكل عادل.
6 / حافظ على مشاركة فريقك
لا تمنح الحاضرين فرصة لتشتيت انتباههم عن طريق إبقائهم مشاركين أثناء الاجتماع. يمكنك تنظيم "طاولة مستديرة عبر الإنترنت" حيث يمكن للجميع المشاركة والمساهمة. مع الناس الخجولين؟ لا تقلق. مجهول سؤال وجواب سوف تحل هذه المشكلة.
ولا تنس أيضًا أن تترك مجالًا للعفوية. لأن الاجتماع الصحي والنشط هو المكان المثالي لظهور الحلول والابتكارات الجديدة. كسر الأجواء الراكدة والمجهدة من خلال تشجيع المشاركين على التفكير الإبداعي كلمة سحابة سيكون نشاطًا مثيرًا للاهتمام وفعالاً. حاول وانظر.
بعد الاجتماع - احظى باجتماع جيد
7 / قم بإنهاء إجراءات المتابعة والجداول الزمنية الواضحة
لاختتام الجلسة الإستراتيجية، تأكد من أن كل مشارك لديه وضوح بشأن خطواته التالية.
اطلب من الأقسام مناقشة:
- ما هي المقاييس التي سوف تظهر تقدمهم؟ كن محددًا حتى يمكن تتبع التقدم.
- من هم الشركاء متعددو الوظائف الذين يحتاجون إلى التنسيق لتحقيق النجاح؟ التعاون القوي هو المفتاح.
- ما نوع التحديثات التي ستتطلبها اجتماعات المتابعة؟ التقارير؟ العروض التقديمية؟ العصف الذهني للنتائج مقدما.
- متى يمكننا توقع النتائج أو المعلومات الأولية؟ حدد مواعيد نهائية طموحة وقابلة للتحقيق للحفاظ على الوتيرة.
8 / الحصول على محضر الاجتماع
تحتاج دائمًا إلى معلومات مفصلة وشاملة وواضحة وسهلة الفهم محضر الاجتماع لإرسالها إلى المشاركين ومجلس الإدارة وكبار القادة ومن لا يستطيع الحضور. فهي ليست مجرد وثائق، وأساس محتوى الاجتماعات القادمة، ولكنها أيضًا أساس قانوني (في حالة الحاجة).
الوجبات السريعة الرئيسية
نأمل أن نصائح جيدة لعقد هذا الاجتماع الإنهيارات المشتركة أعلاه ليست معقدة للغاية. ضع في اعتبارك أن الاجتماعات المثمرة هي تلك التي يشعر فيها الجميع بالتقدير والاستماع والتشجيع على التحدث. يجب أن يؤدي الاجتماع إلى نتيجة محددة ويخدم الغرض المقصود منه. بعد الاجتماع، يقبل الجميع أدوارهم ويلتزمون باتباع الخطط التي تمت مناقشتها.
