هل انت مشارك

نشرة إعلانية لاجتماع انطلاق مشروع الأظافر في 8 خطوات (+قالب مجاني!)

نشرة إعلانية لاجتماع انطلاق مشروع الأظافر في 8 خطوات (+قالب مجاني!)

للعمل

لورانس هايوود شنومكس ديك شنومكس 8 دقيقة قراءة

حتى الشركات الأكثر انضباطًا يمكن أن تشعر أحيانًا أن مشاريعها تضل طريقها. في كثير من الأحيان ، تكون المشكلة واحدة من . الحل؟ منظمة بشكل جيد وتفاعلية بالكامل اجتماع انطلاق المشروع!

أكثر من مجرد أبهة وحفل ، يمكن لاجتماع انطلاق جيد التنفيذ أن يحصل على شيء جميل حقًا في القدم اليمنى. فيما يلي 8 خطوات لعقد اجتماع إطلاق المشروع الذي يبني الإثارة ويحصل عليه كل شخص في نفس الصفحة.

وقت انطلاق!

نصائح للاجتماع يجب تذكرها

يجب أن يكون لديك جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي مسبقًا. يعد إرسال بريد إلكتروني لبدء المشروع مبكرًا أمرًا في غاية الأهمية! لذا ، دعنا نتحقق من بعض عينات جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي!

يجب أن تكون جلسة البداية قصيرة وموجزة ، مع الكثير من الألعاب والأنشطة ، حيث يكون هذا عندما يكون AhaSlides مفيدًا جدًا! تحقق من المزيد من النصائح معنا على النحو التالي:

نص بديل


ابدأ المحادثة.

احصل على مدخلات قيمة من فريقك وعملائك خلال اجتماع إطلاق المشروع. استخدم أدوات الاقتراع المباشر والأسئلة والأجوبة وتبادل الأفكار مع هذا القالب المجاني!


🚀 انظر النموذج

ما هو اجتماع انطلاق المشروع؟

كما هو مذكور على القصدير ، فإن اجتماع انطلاق المشروع هو ملف الاجتماع حيث تبدأ مشروعك.

عادةً ما يكون اجتماع بدء المشروع هو الاجتماع الأول بين العميل الذي طلب مشروعًا والشركة التي ستجعله ينبض بالحياة. سيجلس الجانبان معًا ويناقشان أسس المشروع والغرض منه وأهدافه وكيف سينتقل من الفكرة إلى أن تؤتي ثمارها.

بشكل عام ، هناك 2 أنواع من اجتماعات الانطلاق يجب أن تكون على علم بما يلي:

  1. انطلاق المشروع الخارجي - يجلس فريق التطوير مع شخص من في الخارج الشركة ، مثل العميل أو أصحاب المصلحة ، وتناقش خطة مشروع تعاوني.
  2. PKM داخلي - وقام فريق من في غضون تجلس الشركة معًا وتناقش خطة مشروع داخلي جديد.

في حين أن كلا النوعين قد يكون لهما نتائج مختلفة ، الإجراء إلى حد كبير هو نفسه. هناك أساسًا أي جزء من انطلاق مشروع خارجي ليس جزءًا من انطلاق داخلي للمشروع - سيكون الاختلاف الوحيد هو من تحتفظ به من أجله.

ما سبب أهمية اجتماعات انطلاق المشروع؟

يجب أن يكون الغرض من الاجتماعات التمهيدية عاليًا وواضحًا! قد يبدو الأمر بسيطًا بما فيه الكفاية لبدء مشروع ما فقط من خلال تعيين مجموعة من المهام للأشخاص المناسبين، خاصة في مكان العمل المهووس بمجلس إدارة كانبان اليوم. ومع ذلك، فإن هذا يمكن أن يؤدي إلى فقدان الفرق لطريقها بشكل مستمر.

تذكر ، فقط لأنك على نفس المجلس لا يعني أنك على نفس الصفحة.

في جوهره ، يعتبر اجتماع انطلاق المشروع نزيهًا ومفتوحًا حوار بين العميل والفريق. إنه ليس سلسلة من الإعلانات حول كيفية عمل المشروع ، ولكن أ محادثة حول الخطط والتوقعات والأهداف التي تم التوصل إليها من خلال النقاش الجامح.

فيما يلي بعض فوائد عقد اجتماع إطلاق المشروع:

  1. يحصل على الجميع أعدت - "امنحني ست ساعات لقطع شجرة وسأقضي الأربع ساعات الأولى في شحذ الفأس". إذا كان أبراهام لنكولن على قيد الحياة اليوم ، فيمكنك أن تطمئن إلى أنه سيقضي أول 4 ساعات من أصل 6 ساعات في اجتماع بدء المشروع. ذلك لأن هذه الاجتماعات تحتوي على من جميع الخطوات اللازمة لإنجاز أي مشروع في القدم اليمنى.
  2. انها مشتركة كل اللاعبين الرئيسيين - لا يمكن بدء اجتماعات بدء التشغيل ما لم يكن الجميع هناك: المدراء وقادة الفريق والعملاء وأي شخص آخر له حصة في المشروع. من السهل جدًا أن تفقد مسار الشخص المسؤول عما يحدث بدون وضوح اجتماع البداية لمعرفة كل شيء.
  3. انها مفتوح وتعاوني - كما قلنا ، اجتماعات انطلاق المشروع هي مناقشات. أفضلهم يشاركون من جميع الحضور وإخراج أفضل الأفكار من الجميع.

8 خطوات لاجتماع انطلاق مشروع Kickass

إذن ، ما هو بالضبط مدرج في جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي للمشروع؟ لقد قمنا بتضييقه إلى الخطوات الثماني أدناه ، ولكن يجب أن تتذكر دائمًا أن هناك لا توجد قائمة محددة لهذا النوع من الاجتماعات.

استخدم هذه الخطوات الثمانية كدليل ، لكن لا تنس أبدًا أن جدول الأعمال النهائي يكمن فيه لك!

الخطوة # 1 - مقدمات وكسر الجليد

بطبيعة الحال ، فإن الطريقة الوحيدة لبدء أي اجتماع افتتاحي هي جعل المشاركين على دراية ببعضهم البعض. بغض النظر عن طول أو حجم مشروعك ، يجب أن يكون العملاء وأعضاء الفريق على شروط الاسم الأول مع بعضهم البعض قبل أن يتمكنوا من العمل معًا بكفاءة.

في حين أن مقدمة بسيطة من نوع "go-round-the-table" كافية لتعريف الأشخاص بالأسماء ، يمكن لكسر الجليد إضافة طبقة أخرى من الشخصية و التخفيف من الحالة المزاجية قبل انطلاق المشروع.

جرب هذه: تدور العجلة 🎡


ضع بعض موضوعات المقدمة البسيطة في ملف عجلة دوارة، ثم اجعل كل عضو في الفريق يدور حوله والإجابة على أي موضوع تهبط عليه العجلة. يتم تشجيع الأسئلة المضحكة ، ولكن تأكد من إبقائها أكثر أو أقل احترافية!

عجلة دوارة تستخدم ككسر جليد.

هل تريد المزيد من هذا القبيل؟ 💡 لدينا 10 كاسحات جليد لأي اجتماع هنا حق.

الخطوة # 2 - خلفية المشروع

مع انتهاء الإجراءات الشكلية والاحتفالات، حان الوقت للبدء في العمل البارد. من أجل إطلاق الاجتماع بنجاح، يجب أن يكون لديك جدول أعمال واضح للاجتماع الافتتاحي!

كما تفعل كل القصص الرائعة ، من الأفضل أن تبدأ من البداية. حدد جميع المراسلات بينك وبين عملائك لجعل الجميع يشاركون في المشروع بشكل كامل لخدش ما حدث حتى الآن.

يمكن أن تكون هذه لقطات شاشة لرسائل البريد الإلكتروني أو النصوص أو دقائق من الاجتماعات السابقة أو أي موارد تضيف أي نوع من السياق لشركتك وعميلك. اجعل من السهل على الجميع التصور من خلال وضع جدول زمني.

الخطوة # 3 - الطلب على المشروع

بالإضافة إلى خلفية المراسلات ، سترغب في الغوص بعمق في تفاصيل لماذا هذا المشروع هو الانطلاق في المقام الأول.

هذه خطوة حاسمة لأنها توفر نظرة عامة واضحة على نقاط الألم التي يتطلع المشروع إلى حلها ، وهو أمر يجب على كل من الفريق والعملاء الاحتفاظ به في طليعة أذهانهم في جميع الأوقات.

اجتماع انطلاق المشروع

Protip 👊


مراحل مثل هذه جاهزة للمناقشة. اسأل عملائك و فريقك لطرح أفكارهم حول سبب اعتقادهم أن هذا المشروع كان يحلم به.

إذا كان ذلك ممكنًا ، يجب أن تحاول دائمًا توجيه ملف صوت العميل في هذا القسم. تعاون مع العميل للحصول على أمثلة من العالم الحقيقي للمستهلكين الذين يذكرون نقاط الألم التي يحاول مشروعك إصلاحها. يجب أن تحدد آرائهم كيفية تعامل فريقك مع المشروع.

الخطوة # 4 - أهداف المشروع

لذا فقد بحثت في ملف الماضي من المشروع ، حان الوقت الآن لإلقاء نظرة على مستقبل.

إن وجود أهداف مباشرة وتعريف واضح للنجاح لمشروعك سيساعد حقًا فريقك في العمل على تحقيقه. ليس ذلك فحسب ، بل سيُظهر لعميلك أنك جاد في العمل ولديك مخاطر عالية مماثلة في كيفية سير العمل.

اسأل الحاضرين في الاجتماع الافتتاحي "كيف سيبدو النجاح؟" هل هو المزيد من العملاء؟ المزيد من الاستعراضات؟ معدل رضا العملاء أفضل؟

بغض النظر عن الهدف ، يجب أن يكون دائمًا ...

  1. للتحقيق - لا ترهقوا أنفسكم. تعرف على حدودك وتوصل إلى هدف لك في الواقع لديك فرصة لتحقيق.
  2. قابل للقياس - ادعم هدفك بالبيانات. استهدف رقمًا محددًا وتتبع تقدمك نحوه.
  3. موقوت - امنح نفسك تاريخ انتهاء. افعل كل ما في وسعك للوصول إلى أهدافك قبل هذا الموعد النهائي.

الخطوة # 5 - بيان العمل

وضع "اللحم" في "اجتماع البداية" ، يعد بيان العمل (SoW) بمثابة غوص كبير في تفاصيل المشروع وكيفية تنفيذه. انها ال الفواتير الرئيسية على جدول أعمال الاجتماع الافتتاحي ويجب أن يحظى بمعظم انتباهك.

تحقق من مخطط المعلومات الرسومي هذا حول ما يجب تضمينه في بيان العمل الخاص بك:

إنفوجرافيك يشرح الخطوات الست المصغرة المتضمنة في الإعلان عن بيان العمل في اجتماع بدء المشروع.

ضع في اعتبارك أن بيان العمل لا يتعلق بالمناقشة بقدر ما يتعلق بباقي جدول أعمال اجتماع بدء المشروع. هذا هو الوقت المناسب لمشروع يؤدي ببساطة إلى وضع خطة العمل للمشروع القادم ، ثم احفظ المناقشة لـ البند التالي من الاجتماع.

تمامًا مثل بقية الاجتماع الافتتاحي ، فإن بيان العمل الخاص بك هو متغير خارق. ستعتمد تفاصيل بيان عملك دائمًا على مدى تعقيد المشروع ، وحجم الفريق ، والأجزاء المعنية ، وما إلى ذلك.

هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من هذا مقال شامل عن صياغة بيان العمل.

الخطوة # 6 - قسم الأسئلة والأجوبة

بينما قد تشعر أنك مضطر لمغادرة قسم الأسئلة والأجوبة الخاص بك حتى النهاية ، فإننا نوصي بالفعل بالاحتفاظ به مباشرة بعد بيان العمل الخاص بك.

سيؤدي هذا الجزء الضخم بالتأكيد إلى طرح أسئلة من كل من عميلك وفريقك. مع كون الجزء الأكبر من الاجتماع حاضراً في أذهان الجميع ، فمن الأفضل أن تضرب بينما تكون المكواة ساخنة.

يمكن أن يساعد استخدام برنامج العرض التقديمي التفاعلي لاستضافة الأسئلة والأجوبة في الحفاظ على سير كل شيء بسلاسة ، خاصةً إذا كان اجتماع بدء مشروعك يحتوي على عدد كبير من الحضور…

  1. انها منظم - يتم ترتيب الأسئلة حسب الشعبية (من خلال التصويتات المؤيدة) أو حسب الوقت ويمكن تمييزها على أنها "مجابة" أو مثبتة في الأعلى.
  2. انها أدار - يمكن الموافقة على الأسئلة ورفضها قبل عرضها على الشاشة.
  3. انها مجهول - يمكن تقديم الأسئلة بشكل مجهول ، مما يعني أن لكل شخص صوت.

الخطوة # 7 - المشاكل المحتملة

كما قلنا من قبل ، فإن اجتماع انطلاق المشروع يدور حول أن تكون منفتحًا وصادقًا قدر الإمكان. هذا كيف تبني أ الشعور بالثقة مع عميلك منذ البداية.

تحقيقا لهذه الغاية ، من الأفضل مناقشة المشاكل المحتملة التي قد يواجهها المشروع على طول الطريق. لا أحد يطلب منك أن تتنبأ بالمستقبل هنا ، فقط لتخرج بقائمة مؤقتة من العوائق التي قد تواجهها.

نظرًا لأنك وفريقك وعميلك ستتعاملون مع هذا المشروع بمخاطر مختلفة ، فمن المثالي أن تحصل عليه كل شخص تشارك في مناقشة المشكلة المحتملة.

اجتماع انطلاق المشروع
اجتماع انطلاق المشروع

الخطوة # 8 - تسجيل الوصول

يعد تسجيل الوصول مع عميلك بانتظام طريقة أخرى لترسيخ الثقة بين الطرفين. في الاجتماع الافتتاحي لمشروعك ، لديك بعض الأسئلة للتعامل معها ماذا، متى و من و كيف عمليات تسجيل الوصول هذه ستحدث.

تسجيل الوصول هو نوع من الموازنة بين شفافية و جهد. في حين أنه من الجيد أن تكون منفتحًا وشفافًا قدر الإمكان ، إلا أنه يجب عليك إدارة هذا في نطاق مدى إتاحتك بالفعل be منفتحة وشفافة.

تأكد من الإجابة على هذه الأسئلة قبل نهاية الاجتماع:

  • ماذا؟ - ما هي بالضبط التفاصيل التي يحتاج العميل إلى تحديثها؟ هل يحتاجون إلى معرفة كل التفاصيل الدقيقة للتقدم ، أم أنها مجرد إشارات كبيرة هي المهمة؟
  • عندما؟ - كم مرة يجب على فريقك تحديث عميلك؟ هل يجب عليهم نقل ما فعلوه كل يوم ، أم مجرد تلخيص ما قاموا بإدارته في نهاية الأسبوع؟
  • من؟ - من هو عضو الفريق الذي سيتواصل مع العميل؟ هل سيكون هناك عضو من كل فريق ، في كل مرحلة ، أو مجرد مراسل واحد خلال المشروع بأكمله؟
  • كيف؟ - بأي طريقة سيبقى العميل والمراسل على اتصال؟ مكالمة فيديو منتظمة أو بريد إلكتروني أو مستند مباشر محدث باستمرار؟

كما هو الحال مع معظم العناصر المدرجة على جدول أعمال اجتماع بدء المشروع ، من الأفضل مناقشتها في العلن. بالنسبة لفريق كبير ومجموعة كبيرة من العملاء ، قد تجد أنه من الأسهل القيام بـ استطلاع مباشر من أجل تقليص الخيارات لإنشاء أفضل صيغة تسجيل وصول ممكنة.

هل تريد معرفة المزيد؟ 💡 تحقق من بعض أفضل الممارسات لتسجيل الوصول مع عملائك.

نموذج جدول أعمال اجتماع بداية المشروع

مع اجتماعك الافتتاحي المخطط له بخبرة في انتظار تفجير بعض العقول في غرفة الاجتماعات ، قد تكون اللمسة الأخيرة قليلاً من تفاعل لتجميعها معًا.

هل تعلم ذلك فقط 29٪ من الأنشطة التجارية يشعرون بالتواصل مع عملائهم (مؤسسة غالوب)؟ يعد فك الارتباط وباءً على مستوى B2B، ويمكن أن يجعل الاجتماعات الافتتاحية تبدو وكأنها عملية مسطحة وغير ملهمة من خلال الإجراءات الشكلية.

نص بديل


يمكن فعلاً إشراك عملائك وفرقك من خلال الشرائح التفاعلية تعزيز المشاركة و زيادة فترات الانتباه.

يحتوي AhaSlides على امتداد ترسانة من الأدوات بما في ذلك استطلاعات الرأي الحية والأسئلة والأجوبة وشرائح العصف الذهني وحتى اختبارات مباشرة والألعاب لإشعال مشروعك بالطريقة الصحيحة.


انقر أدناه للحصول على نموذج مجاني لا يمكن تنزيله لاجتماع بدء الاجتماع. قم بتغيير أي شيء تريده وقم بتقديمه مجانًا!

انقر أدناه لإنشاء حساب AhaSlides مجاني وابدأ في إنشاء اجتماعات جذابة خاصة بك من خلال التفاعل!