Hadisə İdarəetmə Şirkəti | Vaxta, pula və stressə qənaət etmək üçün 10 məsləhət

Mükəmməl hadisəni planlaşdırmaq hədsiz hiss edə bilər və bu da budur hadisələrin idarə edilməsi şirkətləri girin.

İstər bir ömür boyu toy xəyal edirsinizsə, istər yubiley şənliyi keçirin, istərsə də korporativ konfrans təşkil etməyinizdən asılı olmayaraq, tədbirin idarə edilməsi şirkəti baxışınızı insanların unutmayacağı bir təcrübəyə çevirə bilər.

Tədbirlərin idarə edilməsi şirkətinin nə olduğunu, onların rolunu, üstəgəl ən yaxşısını seçmək üçün məsləhətləri və hansı qırmızı bayraqların qarşısını almaq lazım olduğunu bilmək üçün məqaləni oxumağa davam edin.

Mündəricat

• Baxış
• Hadisə İdarəetmə Şirkəti nədir?
• Hadisə İdarəetmə Şirkətinin funksiyası nədir?
• Ən Yaxşı Hadisə İdarəetmə Şirkətini Necə Seçmək olar?
• Tədbirin idarə edilməsi təkliflərini nəzərdən keçirərkən nələrdən qaçınmaq lazımdır?
• Tədbirlərin İdarə Olunması Şirkətinin Planlaşdıra biləcəyi Tədbirlərə Nümunələr hansılardır?
• Takeaways

Baxış

Hadisə İdarəetmə Şirkəti Nədir?

Toydan tutmuş korporativ görüşə qədər istənilən miqyaslı bir tədbiri planlaşdırarkən, tədbirin idarə edilməsi şirkəti hər şeyin problemsiz işləməsini təmin edə bilər.

Tədbir planlaşdırıcıları müştərilərin ehtiyaclarını, məqsədlərini və büdcələrini anlamaq üçün onlarla yaxından işləyirlər. Sonra onlar müştərinin vizyonuna uyğunlaşdırılmış hərtərəfli tədbir planı hazırlayırlar ki, müştərilər onların tədbir görmələrinin yaddaqalan reallığa çevriləcəyinə əmin olsunlar.

Hadisə İdarəetmə Şirkətinin funksiyası nədir?

Müştərilərin bütün tələblərinə cavab verən əla tədbirin təşkili kimi bir çox tədbirin idarə edilməsi şirkətinin məqsədləri var. Tədbirlərin idarə edilməsi şirkətinin əsas funksiyası müştəriləri adından uğurlu hadisələri planlaşdırmaq, əlaqələndirmək və həyata keçirməkdir. Onlar bütün logistika və təfərrüatları idarə edirlər ki, müştərilər təşkilatla bağlı narahat olmaqdansa, diqqətlərini tədbirlərindən həzz almağa yönəltsinlər.

Tədbir təşkil edən şirkətin bəzi əsas funksiyalarına👇 daxildir

# 1 – Tədbiri konseptuallaşdırın və planlaşdırın – Onlar tədbirin vizyonunu, məqsədlərini və büdcəsini anlamaq üçün müştərilərlə işləyirlər, sonra bu vizyonu həyata keçirmək üçün hərtərəfli plan hazırlayırlar.

# 2 - Məkanı təmin edin və müqavilələri müzakirə edin – Onlar potensial məkanları kəşf edir, yer, məkan, imkanlar, qiymətlər və mövcudluq əsasında variantları müqayisə edir, ən yaxşısını təmin edir və müştəri adından müqavilələr bağlayır.

# 3 - Təchizatçıları və satıcıları əlaqələndirin – Onlar hər şeyin düzgün işləməsini təmin etmək üçün iaşəçilər, fotoqraflar, dekoratorlar, kirayələr və s. kimi tələb olunan bütün təchizatçıları müəyyənləşdirir, seçir, sifariş edir və idarə edirlər.

#4 – Tədbirin büdcəsini idarə edin – Onlar büdcə yaradır, xərcləri izləyir və müştərinin məqsədlərinə çatarkən xərclərə qənaət etməyin yollarını axtarırlar.

#5 - Vaxt qrafikləri və cədvəllər yaradın – Onlar hadisənin nəzərdə tutulduğu kimi baş verməsinə əmin olmaq üçün təfərrüatlı cədvəllər və fövqəladə hallar planları hazırlayırlar.

#6 – Əyləncə planlaması – Tədbir proqramının bir hissəsi kimi hər hansı çıxışlar, natiqlər və ya fəaliyyətlər təşkil edirlər.

# 7 - Dekorasiya və lövhə – Lazım olan bəzək əşyaları, çarşaflar, çiçəklər, səhnələşdirmə və tələb olunan lövhələr sifariş edirlər.

#8 - Tədbir işçilərini işə götürün və idarə edin – Onlar tədbirin keçirilməsinə kömək etmək üçün lazım olan bütün müvəqqəti işçiləri tapır, sifariş edir və idarə edirlər.

# 9 - Tədbir planını qüsursuz yerinə yetirin – Tədbir günü onlar quraşdırmaya nəzarət edir, bütün təchizatçıları idarə edir, problemləri həll edir və proqramın planlaşdırıldığı kimi davam etməsini təmin edir.

# 10 - Tədbirdən sonra izləyin – Onlar avadanlıqların qaytarılması, faktura ödənişləri, təşəkkür qeydləri göndərmək, uğurları və təkmilləşdirmə sahələrini qiymətləndirmək kimi tapşırıqları yerinə yetirirlər.

Daha yaxşı hadisələr üçün məsləhətlər

• Event Management
• İnteraktiv muzey
• Tədbir dizaynı

Ən yaxşı Hadisə İdarəetmə Şirkətini Necə Seçmək olar?

Ən yaxşı hadisə idarəetmə şirkəti axtarmaq üçün vaxt tələb edə bilər, lakin bu real məsləhətlərlə onlar qapınızın ağzında olacaq🚪

# 1 - Təcrübə – Ölçüsü və əhatə dairəsi sizinkinə oxşar bir çox tədbirləri uğurla həyata keçirmiş şirkətləri nəzərdən keçirin. Onlar bir prosesə sahib olacaqlar və ortaya çıxan ümumi problemləri necə həll edəcəyini biləcəklər.

# 2 - Portfolio – Şirkətin planlaşdırdığı və idarə etdiyi keçmiş hadisələrin nümunələrini nəzərdən keçirin. Vizyonunuza uyğun gələn keyfiyyət, yaradıcılıq və təfərrüata diqqət yetirin.

№3 – İstinadlar – Şirkətin verdiyi vədləri yerinə yetirdiyini və problemləri peşəkar şəkildə idarə etdiyini təsdiqləmək üçün əvvəlki müştərilərdən arayışlar tələb edin və yoxlayın.

# 4 - İxtisas – Bəzi şirkətlər korporativ tədbirlərə diqqət yetirir, bəziləri isə toylarda ixtisaslaşır. Xüsusi hadisə tipinizə uyğunlaşdırılmış təcrübə və lazımi resursları olan birini seçin.

№5 - Komanda - Tədbirinizi planlaşdıran və həyata keçirəcək tədbirin idarə edilməsi komandasının əsas üzvləri ilə tanış olun. Onların peşəkarlığını, həssaslığını və ehtiyaclarınızı və görmə qabiliyyətinizi dərk edin.

#6 – Müqavilə və qiymət – Ən yaxşı müqavilə şərtlərini və qiymətləri əldə etmək üçün birdən çox təklifi (ən azı 3) müqayisə edin. İşin əhatə dairəsinin aydın olduğundan və bütün ödənişləri başa düşdüyünüzdən əmin olun.

№7 - Reputasiya – Legitimlik və keyfiyyət göstəriciləri kimi rəyləri, mükafatları (əgər varsa), tədbir sənayesi təşkilatlarında onun mövqeyini və şirkətin nə qədər müddət ərzində fəaliyyət göstərdiyini yoxlayın.

№8 - Ünsiyyət – Şirkət sizin ehtiyaclarınızı diqqətlə dinləməli, bütün suallarınızı cavablandırmalı və sorğulara operativ cavab verməlidir. Yaxşı ünsiyyət uğurlu iş münasibətlərinin açarıdır.

№9 - Çeviklik – Ən yaxşı şirkətlər standart şablona möhkəm yapışmaqdansa, öz xidmətlərini büdcənizə və seçimlərinizə əsasən fərdiləşdirməyə hazırdırlar.

#10 - Şəffaflıq – Büdcələrdə, müqavilələrdə, vaxt qrafiklərində və planlarda tam şəffaflıqda israr edin. Gizli olan və ya təfərrüatları bölüşməkdən imtina edən şirkətlərdən çəkinin.

# 11 - Böhranların idarə edilməsi – Onlar yaranan gözlənilməz məsələləri necə həll edirlər? Güclü böhran idarəetmə təcrübəsi olan şirkət fəlakətlərdən qaçmağa kömək edəcəkdir.

# 12 - İnnovasiya – Məqsədlərinizə yaradıcı yollarla nail olmaq üçün yeni ideyalara və həll yollarına açıqdırlarmı? Proqressiv şirkətlər yeni nəticələr verir.

#13 - Sığorta – Tədbiriniz üçün məsuliyyət əhatəsi də daxil olmaqla zəruri sığortanı daşıyırlarmı? Bu sizi risklərdən və iddialardan qoruyur.

№14 – Dəyərlər – Onların biznes yanaşması və şirkət dəyərləri təşkilatınızın mədəniyyətinə uyğundurmu? Mədəni uyğunluq qarşılıqlı anlaşmaya gətirib çıxarır.

№15 – Texnologiya – Onlar texnoloji biliklərə sahibdirlər və həmişə sənaye tendensiyalarının ən yaxşı təcrübələrini izləyirlərmi? Planları mütəşəkkil və yolda saxlamaq üçün layihə idarəetmə proqramı kimi texnologiyadan istifadə edirlərmi? Texnologiya səmərəliliyi artırır.

Müvafiq təcrübəyə və sübut edilmiş təcrübəyə, yaxşı reputasiyaya və unikal vizyonunuzu həyata keçirmək və xüsusi tədbiriniz üçün gözləntilərinizi aşmaq üçün lazım olan çevikliyə, ünsiyyətə və şəffaflığa malik bir tədbirin idarə edilməsi şirkəti axtarın.

Tədbirin idarə edilməsi təkliflərini nəzərdən keçirərkən nələrdən qaçınmaq lazımdır?

Bəzi hadisə idarə şirkətlərində diqqət etməli olduğunuz müəyyən qırmızı bayraqlar var. Bundan qaçmaq, sonradan edam mərhələsində güllədən yayınmaq olardı.

• Qeyri-müəyyən və ya ümumi dil – Tədbirin məqsədlərinə, büdcə tələblərinə və ya vaxt qrafikinizə xüsusi cavab verməyən təkliflər qırmızı bayraqdır. Təkliflərini fərdiləşdirmək əvəzinə ümumi dildən istifadə edən şirkətlərdən çəkinin.

• İşin qeyri-müəyyən və ya qeyri-müəyyən həcmi – Hansı xidmətləri göstərəcəklərini və təkliflərindən hansı vəzifələrin xaric edildiyini dəqiq qeyd etməyən şirkətlərdən çəkinin. Əhatə dairəsi ətraflı və hərtərəfli olmalıdır.

• Həddindən artıq əlavə ödənişlər – Yanacaq əlavələri, inzibati rüsumlar və ya açıq şəkildə göstərilməyən əlavə ödənişli təkliflərə diqqət yetirin. ödəniş emal xərcləri. Bütün bunlar şəffaf və aydın şəkildə izah edilməlidir.

• Suallara cavab verməkdən imtina – Əgər şirkət planlaşdırma təfərrüatları, müqavilələr və ya qiymətlərlə bağlı suallarınıza cavab verməkdən yayınırsa, bu, çox güman ki, nəyisə gizlətmək deməkdir. Etibar yaratmaq üçün şəffaflıq vacibdir.

Tədbirlərin İdarə Olunması Şirkətinin Planlaşdıra biləcəyi Hadisələrə Nümunələr Hansılardır?

• Düğün – Toyların planlaşdırılması və icrası bir çox tədbir idarəetmə şirkətləri üçün əsas xidmətdir. Onlar yer seçimindən tutmuş dəvətlərə və gündəlik koordinasiyaya qədər planlaşdırmanın bütün aspektlərini idarə edirlər.

• Konfranslar və ticarət sərgiləri – Tədbir şirkətləri konfranslar, seminarlar, sammitlər, məhsul təqdimatları və ticarət sərgiləri kimi böyük korporativ tədbirlər təşkil edə bilər. Onlar qeydiyyat, spiker koordinasiyası, məkan logistikası, iaşə və qeydiyyatı idarə edirlər.

• Məhsul işə düşür – Tədbir menecerləri yeni məhsul və ya xidmətləri ictimaiyyətə təqdim etmək üçün immersiv, səs-küyə layiq tədbirlər yarada bilər. kimi fəaliyyətlər, nümayişlər və tanıtım elementləri planlaşdırırlar canlı anketlər və sınavlar həyəcan yaratmaq.

• Fandreyzerlər və xeyriyyə tədbirləri – Xeyriyyə topları, qaçışlar/gəzintilər və ianələr kimi qeyri-kommersiya tədbirləri tədbir şirkətləri tərəfindən idarə olunan başqa bir ümumi tədbir növüdür. Onlar davamiyyəti və yığılan vəsaitləri maksimum dərəcədə artırmağa diqqət yetirirlər.

• Şirkət partiyaları – Tədbir şirkətləri şirkət tətillərinin, yay gəzintilərinin planlaşdırılması və idarə olunmasında köməklik göstərir, təqaüd qeyd etmələri və digər növ işçilərin sosial tədbirləri. Fəaliyyət və iaşə təşkil edirlər.

• Mükafat mərasimləri və qalalar – Mükafat şoularının, qala şam yeməyinin və qara qalstuklu tədbirlərin planlaşdırılması bəzi tam xidmət göstərən tədbir idarəetmə şirkətləri üçün başqa bir ixtisasdır. Onlar dekorasiya, oturma cədvəlləri, hədiyyə səbətləri və çıxışlarla məşğul olurlar.

• Məhsul nümayişləri – Məhsul xəttini nümayiş etdirməyi planlaşdıran şirkətlər üçün tədbir planlaşdırıcıları məhsulu potensial müştərilərə nümayiş etdirmək üçün interaktiv nümayişlər, sınaq diskləri, dad testləri və digər təsirli üsullar hazırlaya bilərlər.

Tədbirlərin idarə edilməsi şirkətləri intim toylardan tutmuş böyük korporativ konfranslara, pul yığımlarına, partiyalara, məhsul təqdimatlarına və s. kimi müxtəlif ölçülü və tipli tədbirləri planlaşdırırlar – əsasən müştərinin məqsədlərinə çatmaq üçün peşəkar koordinasiya və logistikanın tələb olunduğu hər hansı planlaşdırılan tədbir.

Takeaways

Tədbirlərin idarə edilməsi üzrə ekspert şirkətini işə götürmək əsas vizyonu insanların illər boyu danışmayacaqları təcrübəyə çevirir.

Onların idarə edilməsi sizi maddi-texniki cəhətdən baş ağrılarından azad edir ki, siz lütfkar ev sahibi rolunu tam şəkildə yaşaya biləsiniz. Həyəcanlı qonaqların ləzzətli iaşədən və heyrətamiz əyləncədən həzz aldığı tədbir məkanını mükəmməl şəkildə təsəvvür edin – siz otaqda gəzərkən, hamı ilə qarışmağa vaxt tapırsınız. Möhtəşəm, elə deyilmi?

Tədbirinizi daha interaktiv etmək istəyirsiniz? cəhd edin AhaSlides sessiyanı başqa səviyyəyə qaldıran bir sıra buzqıran gəmilərə, sorğulara və sorğulara daxil olmaq.