Layihəni idarə etmək orkestrə rəhbərlik etmək kimidir. Bir şah əsəri əldə etmək üçün hər bir hissə birlikdə işləməlidir. Ancaq hər şeyin rəvan getməsi hissələrin uyğun gəlməməsi, baş verən səhvlər və hər şeyin sıradan çıxma şansı kimi problemlərlə bağlı əsl problemdir.
Budur Layihə idarəetməsində iş bölgüsü strukturu (WBS) daxil olur. Bunu layihənin hər bir hissəsinin gözəl şəkildə birlikdə işləməsinə kömək edən dirijor çubuğu kimi düşünün.
Bu bloq yazısında biz layihənin idarə edilməsində İşin Bölüşdürülməsi Strukturu konsepsiyasına daxil olacağıq, onun əsas xüsusiyyətlərini araşdıracağıq, nümunələr təqdim edəcəyik, birini yaratmaq üçün addımları təsvir edəcəyik və onun inkişafına kömək edə biləcək alətləri müzakirə edəcəyik.
Mündəricat
- Layihə İdarəetməsində İşin Bölünmə Strukturu Nədir?
- Layihə İdarəetməsində İşin Bölüşdürülməsi Strukturunun Əsas Xüsusiyyətləri
- WBS ilə İşin Bölünmə Cədvəli Arasındakı Fərqlər
- Layihə İdarəetməsində İşin Parçalanması Strukturunun Nümunələri
- Layihə İdarəetməsində İş Bölmə Strukturunu Necə Yaratmaq olar
- Layihə İdarəetməsində İşin Parçalanması Strukturu üçün Alətlər
- Aşağı xətt
AhaSlides ilə daha çox məsləhətlər
Layihə İdarəetməsində İşin Bölünmə Strukturu Nədir?
Layihənin idarə edilməsində İş Bölmə Strukturu (WBS) layihəni daha kiçik və daha idarə edilə bilən hissələrə bölmək üçün bir vasitədir. Bu, layihə menecerlərinə layihəni başa çatdırmaq üçün tələb olunan fərdi tapşırıqları, nəticələri və iş paketlərini müəyyən etməyə imkan verir. Bu, yerinə yetirilməsi lazım olanların aydın və strukturlaşdırılmış icmalını təqdim edir.
WBS əsas alətdir layihənin idarə olunması çünki nə edilməli olduğu üçün aydın çərçivə təmin edir:
- Layihənin əhatə dairəsini effektiv şəkildə planlaşdırın və müəyyənləşdirin.
- Vaxt, xərc və resurslar üçün dəqiq hesablamalar hazırlayın.
- Tapşırıqlar və məsuliyyətlər təyin edin.
- Tərəqqi izləyin və potensial riskləri və ya problemləri erkən müəyyənləşdirin.
- Layihə komandası daxilində ünsiyyəti və əməkdaşlığı təkmilləşdirin.
Layihə İdarəetməsində İşin Bölüşdürülməsi Strukturunun Əsas Xüsusiyyətləri
WBS layihədən yuxarı səviyyə kimi başlayır və sonradan layihənin daha kiçik hissələrini təfərrüatlandıran alt səviyyələrə bölünür. Bu səviyyələrə layihəni tamamlamaq üçün lazım olan mərhələlər, nəticələr, tapşırıqlar və alt tapşırıqlar daxil ola bilər. Layihə təyin etmək və effektiv şəkildə idarə etmək üçün kifayət qədər kiçik olan iş paketlərinə bölünənə qədər parçalanma davam edir.
WBS-nin əsas xüsusiyyətləri bunlardır:
- İyerarxiya: Ən yüksək səviyyədən aşağı iş paketlərinə qədər bütün layihə elementlərinin vizual, ağac strukturlu görünüşü.
- Qarşılıqlı eksklüzivlik: WBS-də hər bir element üst-üstə düşmədən fərqlənir, aydın məsuliyyət tapşırıqlarını təmin edir və səylərin təkrarlanmasının qarşısını alır.
- Müəyyən edilmiş Nəticə: WBS-nin hər bir səviyyəsi müəyyən edilmiş nəticəyə və ya çatdırıla bilən xüsusiyyətlərə malikdir və bu, tərəqqi və performansı ölçməyi asanlaşdırır.
- İş paketləri: WBS-nin ən kiçik bölmələri, iş paketləri kifayət qədər təfərrüatlıdır ki, layihə komandasının üzvləri nə edilməli olduğunu başa düşə, xərcləri və vaxtı dəqiq qiymətləndirə və məsuliyyətlər təyin edə bilsinlər.
WBS ilə İşin Bölünmə Cədvəli Arasındakı Fərqlər
Hər ikisi layihənin idarə edilməsində vacib vasitələr olsa da, fərqli məqsədlərə xidmət edir.
İkisi arasındakı fərqi başa düşmək layihənin effektiv planlaşdırılması və icrası üçün çox vacibdir.
| Xüsusiyyət | İş Bölgüsü Strukturu (WBS) | İş Qrupu Cədvəli (WBSchedule) |
| Fokus | Hansı çatdırılır | Zaman çatdırılıb |
| Detal səviyyəsi | Daha az təfərrüatlı (əsas komponentlər) | Daha ətraflı (müddətlər, asılılıqlar) |
| məqsəd | Layihənin həcmini, nəticələrini müəyyənləşdirir | Layihənin qrafikini yaradır |
| Çatdırılır | İyerarxik sənəd (məsələn, ağac) | Gantt chart və ya oxşar alət |
| analogiya | Ərzaq siyahısı (maddələr) | Yemək planı (nə, nə vaxt, necə bişirilir) |
| misal | Layihə mərhələləri, nəticələr | Tapşırıq müddətləri, asılılıqlar |
Xülasə, İşin Bölüşdürülməsi Strukturu "nə" Layihənin bütün işlərini müəyyənləşdirməklə, iş bölgüsü cədvəli (və ya layihə cədvəli) "nə vaxt" zamanla bu vəzifələri planlaşdırmaqla.
Layihə İdarəetməsində İşin Parçalanması Strukturunun Nümunələri
Layihə İdarəetməsində İş Bölmə Strukturunun qəbul edə biləcəyi müxtəlif formatlar var. Burada nəzərə alınmalı bəzi ümumi növlər var:
1/ WBS Elektron Cədvəli:
Bu format layihənin planlaşdırma mərhələsində müxtəlif tapşırıqları və ya fəaliyyətləri vizual şəkildə təşkil etmək üçün əladır.
- Pros: Tapşırıqları təşkil etmək, təfərrüatlar əlavə etmək və dəyişdirmək asandır.
- Cons: Mürəkkəb layihələr üçün böyük və əlverişsiz ola bilər.
2/ WBS axını diaqramı:
Layihə İdarəetməsində İş Bölgüsü Strukturunun axın sxemi kimi təqdim edilməsi, komanda, kateqoriya və ya mərhələ üzrə kateqoriyalara görə bütün layihə komponentlərinin vizuallaşdırılmasını asanlaşdırır.
- Pros: Tapşırıqlar arasındakı əlaqələri və asılılıqları aydın şəkildə göstərir.
- Cons: Sadə layihələr üçün uyğun olmaya bilər və vizual olaraq dağınıq ola bilər.
3/ WBS Siyahısı:
WBS-də tapşırıqları və ya son tarixləri qeyd etmək bir baxışda tərəqqi izləmək üçün sadə bir yol ola bilər.
- Pros: Sadə və qısa, yüksək səviyyəli icmallar üçün əladır.
- Cons: Təfərrüatlar və tapşırıqlar arasında əlaqələr yoxdur.
4/ WBS Gantt Diaqramı:
WBS üçün Gantt diaqramı formatı layihənizin aydın vizual qrafikini təqdim edir və bu, bütün layihənin cədvəlini başa düşməyi asanlaşdırır.
- Pros: Layihənin qrafiklərini və planlaşdırmasını vizuallaşdırmaq üçün əladır.
- Cons: Yaratmaq və saxlamaq üçün əlavə səy tələb edir.
Layihə İdarəetməsində İş Bölmə Strukturunu Necə Yaratmaq olar
Layihənin idarə edilməsində İş Bölüşdürmə Strukturunun yaradılmasına dair bələdçi:
Layihə İdarəetməsində WBS yaratmaq üçün 6 addım:
- Layihənin həcmini və məqsədlərini müəyyənləşdirin: Layihənin məqsədlərini və çatdırılması lazım olanları aydın şəkildə təsvir edin.
- Layihənin əsas mərhələlərini müəyyənləşdirin: Layihəni məntiqi, idarə oluna bilən mərhələlərə bölün (məsələn, planlaşdırma, dizayn, inkişaf, sınaq, yerləşdirmə).
- Əsas nəticələrin siyahısı: Hər bir mərhələdə əsas nəticələri və ya məhsulları müəyyən edin (məsələn, sənədlər, prototiplər, son məhsul).
- Nəticələri tapşırıqlara ayırın: Hər bir çatdırıla biləni daha kiçik, icra edilə bilən tapşırıqlara bölün. 8-80 saat ərzində idarə edilə bilən tapşırıqları hədəfləyin.
- Təmizləyin və təmizləyin: Bütün lazımi tapşırıqların daxil edildiyini və təkrarlama olmadığından əmin olmaq üçün WBS-ni tamlıq üçün nəzərdən keçirin. Hər səviyyə üçün aydın iyerarxiya və müəyyən edilmiş nəticələri yoxlayın.
- İş paketlərini təyin edin: Hər bir tapşırıq üçün aydın mülkiyyəti müəyyənləşdirin, onları fərdlərə və ya komandalara təyin edin.
Ən yaxşı məsləhətlər:
- Fəaliyyətlərə deyil, nəticələrə diqqət yetirin: Tapşırıqlar konkret addımları deyil, nəyə nail olmaq lazım olduğunu təsvir etməlidir. (məsələn, “Təlimatları yazın” əvəzinə “İstifadəçi təlimatını yazın”).
- İdarə oluna bilən saxlayın: Təfərrüatları aydınlıqla tarazlaşdıraraq iyerarxiyanın 3-5 səviyyəsini hədəfləyin.
- Vizualdan istifadə edin: Diaqramlar və ya diaqramlar anlaşmaya və ünsiyyətə kömək edə bilər.
- Rəy əldə edin: Komanda üzvlərini WBS-ni nəzərdən keçirməyə və təkmilləşdirməyə cəlb edin, hər kəsin öz rollarını başa düşməsini təmin edin.
Layihə İdarəetməsində İşin Parçalanması Strukturu üçün Alətlər
WBS yaratmaq üçün istifadə olunan bəzi məşhur alətlər bunlardır:
1. Microsoft Layihəsi
Microsoft Project – İstifadəçilərə ətraflı WBS diaqramları yaratmağa, tərəqqini izləməyə və resursları effektiv şəkildə idarə etməyə imkan verən aparıcı layihə idarəetmə proqramı.
2. Zərbə
Qırış əməkdaşlıq və real vaxtda layihə izləmə xüsusiyyətləri ilə birlikdə möhkəm WBS yaradılması funksiyalarını təklif edən bulud əsaslı layihə idarəetmə vasitəsidir.
3. Lucidchart
Lucidchart WBS diaqramları, axın sxemləri və digər təşkilati diaqramlar yaratmaq üçün diaqramlaşdırma və məlumatların vizuallaşdırılmasını təmin edən vizual iş sahəsidir.
4. Trello
Trello – Hər bir kartın bir vəzifəni və ya WBS-nin komponentini təmsil edə biləcəyi çevik, kart əsaslı layihə idarəetmə vasitəsi. Vizual tapşırıqların idarə edilməsi üçün əladır.
5. MindGenius
MindGenius – Təfərrüatlı WBS diaqramlarının yaradılmasına imkan verən, ağılın xəritəsi, layihənin planlaşdırılması və tapşırıqların idarə edilməsinə yönəlmiş layihə idarəetmə vasitəsi.
6. Ağıllı cədvəl
Smartsheet – WBS şablonlarını yaratmaq üçün ideal olan layihə idarəetmə paketinin funksionallığı ilə elektron cədvəldən istifadənin asanlığını birləşdirən onlayn layihə idarəetmə vasitəsi.
Aşağı xətt
İşin Bölüşdürülməsi Strukturu layihənin idarə edilməsində mühüm vasitədir. Bu, layihəni idarə etmək daha asan olan daha kiçik vəzifələrə təşkil etməyə kömək edir. WBS həmçinin layihənin məqsədlərini və nəticələrini aydınlaşdıra və planlaşdırma, resurs bölgüsü və tərəqqinin izlənməsini daha effektiv edə bilər.
💡Ən köhnə, darıxdırıcı WBS yaratmaq yolundan bezmisiniz? Yaxşı, işləri dəyişdirməyin vaxtı gəldi! kimi interaktiv alətlərlə AhaSlides, siz WBS-nizi növbəti səviyyəyə keçirə bilərsiniz. Təsəvvür edin ki, maraqlı və interaktiv mühit yaradaraq, komandanızdan real vaxt rejimində beyin fırtınası aparıb rəy toplayın. Əməkdaşlıq etməklə, komandanız əhval-ruhiyyəni yüksəldən və hər kəsin fikirlərinin eşidilməsini təmin edən daha əhatəli plan yarada bilər. 🚀 Bizimlə tanış olun şablon layihə idarəetmə strategiyanızı bu gün təkmilləşdirmək üçün!
Ref: Forbes | Çiy kərpic | Layihə meneceri
