Bu nədir layihənin planlaşdırılması prosesilayihə idarəçiliyində?

Layihənin yaxşı idarə edilməsi beş əsas addımdan ibarətdir: Başlama, Planlaşdırma, İcra, Monitorinq və Nəzarət və Bağlama ilə başa çatdırma. Qeyd etmək vacibdir ki, uğurlu layihələrin heç biri bu mərhələlərin heç birini, xüsusən də vaxtında və büdcə daxilində çatdırılma kimi hər şeyi izləməkdə davam edən layihə planlaşdırma prosesini nəzərdən qaçıra bilməz.

Layihənin planlaşdırılması layihənin həyat dövrünün mərkəzində dayanır, bu da onun ən çətin mərhələ olduğunu bildirir. Bununla belə, ora çatmağın həmişə bir yolu var.

Bu yazıda biz layihənin planlaşdırılması prosesini daha yaxşı başa düşməyinizə və onun çətinliklərinin öhdəsindən gəlməyinizə kömək etmək üçün layihənin planlaşdırılması, tərifi, nümunələri, prosesi və bəzi planlaşdırma vasitələri haqqında daha çox məlumat əldə edirik. 

Daha yaxşı əlaqə üçün məsləhətlər

• Project Management
• Layihə cədvəli nümunəsi
• Şəlalə metodologiyası

Layihə planlaşdırmasının tərifi nədir?

Layihənin planlaşdırılması müəyyən bir müddət ərzində müəyyən məqsədə nail olmaq üçün tələb olunan zəruri addımların və resursların təsviri, təşkili və strategiyasının sistematik prosesi kimi müəyyən edilə bilər. Bu, məhsuldarlığı optimallaşdırmaq və riskləri azaltmaq üçün məqsədlərin müəyyən edilməsini, yol xəritəsinin yaradılmasını və resursların bölüşdürülməsini əhatə edən proaktiv yanaşmadır.

Related: Strateji İdarəetmə Prosesi | 7 ən yaxşı ipucu ilə Ultimate Guide

Layihənin Planlaşdırılması Prosesinin 7 Mərhələsi

Bu hissədə layihənin planlaşdırılmasında iştirak edən 7 addımı aşağıdakı kimi araşdırırıq:

Mərhələ 1: Layihənin Məqsədlərinin və Sahələrinin Müəyyənləşdirilməsi

Layihənin planlaşdırılması prosesinin ilkin mərhələsi layihənin məqsədlərini və əhatə dairəsini aydın şəkildə müəyyən etmək ətrafında fırlanır. Bu, arzu olunan nəticələrin başa düşülməsini, maraqlı tərəflərin müəyyən edilməsini və ölçülə bilən məqsədlərin müəyyən edilməsini nəzərdə tutur. Layihə sərhədlərinin, nəticələrin və məhdudiyyətlərin müəyyən edilməsi sonrakı planlaşdırma fəaliyyətləri üçün əsas yaradır.

Məsələn, Nike gələn il 3,00,000 ədəd satmağı satış məqsədi qoyur ki, bu da cari satışlarla müqayisədə 30% çoxdur.

Mərhələ 2: Layihənin Kompleks Qiymətləndirilməsinin aparılması

Layihənin hərtərəfli qiymətləndirilməsi məlumatlı qərarların qəbulu və risklərin azaldılması üçün çox vacibdir. Bu mərhələ layihə tələblərinin, resursların, potensial risklərin və asılılıqların ətraflı təhlilinin aparılmasını nəzərdə tutur. Layihənin mümkünlüyünü, həyata keçirilməsini və potensial problemlərini qiymətləndirməklə, planlaşdırıcılar kritik uğur amillərini müəyyən edə və potensial maneələri aradan qaldırmaq üçün strategiyalar hazırlaya bilərlər.

Mərhələ 3: İşin Bölüşdürülməsi Strukturunun (WBS) hazırlanması

Bu layihə planlaşdırma addımında bütün layihə daha kiçik, idarə oluna bilən komponentlərə bölünür. Bu yanaşma tapşırıqların, alt tapşırıqların və nəticələrin iyerarxik təqdimatını təmin edən, aydınlıq və təşkilati təmin edən iş bölgüsü strukturu (WBS) adlanır. O, resursların bölüşdürülməsini və tapşırıqların ardıcıllığını asanlaşdırır və layihənin icrası üçün məntiqi çərçivə yaradır.

Mərhələ 4: Resursların qiymətləndirilməsi və vaxt qrafiklərinin müəyyən edilməsi

Resursların qiymətləndirilməsi və vaxt qrafikinin yaradılması da layihənin planlaşdırılmasının uğuru üçün mühüm əhəmiyyət kəsb edir. Bu mərhələ hər bir tapşırıq üçün lazım olan kadrları, büdcə ayırmaları və materialları müəyyən etmək məqsədi daşıyır. Tapşırıqlardan asılılıqları, prioritetləri və mövcud resursları nəzərə alaraq, planlaşdırıcılar və ya menecerlər yol boyu əsas mərhələləri müəyyən edərək real vaxt qrafikləri hazırlaya bilərlər.

Mərhələ 5: Riskin Müəyyənləşdirilməsi və Azaldılması Strategiyaları

Heç bir layihə risklərdən immun deyil və onların erkən həlli planın işlənməsi üçün çox vacibdir. Bu mərhələdə potensial risklər və qeyri-müəyyənliklər müəyyən edilir, təhlil edilir və prioritetləşdirilir. Riskləri azaltmaq üçün fövqəladə hallar planlarını, risklərin ötürülməsi mexanizmlərini və alternativ fəaliyyət kurslarını əhatə edən proaktiv strategiyalar hazırlanır. Riskin müntəzəm monitorinqi və qiymətləndirilməsi layihənin həyat dövrü ərzində uyğunlaşmanı təmin edir.

Mərhələ 6: Ünsiyyət və maraqlı tərəflərin cəlb edilməsi

Yapışqan kimi, effektiv ünsiyyət bir layihəni birlikdə saxlaya bilər. Kanalları, tezliyi və maraqlı tərəflərin iştirakını əks etdirən kommunikasiya planının yaradılması mütləqdir. Daimi status yeniləmələri, tərəqqi hesabatları və birgə müzakirələr şəffaflığı artırır, koordinasiyanı gücləndirir və maraqlı tərəflərin gözləntilərini idarə edir.

Mərhələ 7: Monitorinq, Nəzarət və Qiymətləndirmə

Effektiv layihə planlaşdırma çərçivəsinin yekun mərhələsinə çatmaq davamlı monitorinq və qiymətləndirmə mərhələsidir. Bu mərhələ tərəqqi izləməyə, onu müəyyən edilmiş mərhələlərlə müqayisə etməyə və sapmaların müəyyənləşdirilməsinə diqqət yetirir. Lazım gələrsə, layihənin məqsədlərinə uyğunlaşdırılması üçün düzəlişlər edilir. Öyrənilən dərslər sənədləşdirilir, biliklərin ötürülməsinə və gələcəkdə təkmilləşdirilməsinə imkan verir.

Layihənin Planlaşdırılmasının Komponentləri hansılardır?

Layihənin planlaşdırılması prosesinin 7 əsas komponenti bunlardır:

• İdarəetmədə planlaşdırmanın əhatə dairəsi: Layihənin sərhədlərini və məqsədlərini aydın şəkildə müəyyənləşdirin.
• İş Bölgüsü Strukturu (WBS): Layihəni daha kiçik, idarə oluna bilən vəzifələrə bölmək.
• Zaman qrafiki və mərhələlər: Real vaxt qrafikinin yaradılması və irəliləyişi izləmək üçün mərhələlərin təyin edilməsi.
• Resurs Bölgüsü:Kadrlar, büdcə və materiallar da daxil olmaqla zəruri resursların müəyyən edilməsi və bölüşdürülməsi.
• Risklərin təhlili və azaldılması: Potensial risklərin müəyyən edilməsi və onların azaldılması üçün strategiyaların hazırlanması.
• Ünsiyyət Planı: Layihənin maraqlı tərəfləri arasında koordinasiya və əməkdaşlığı asanlaşdırmaq üçün effektiv kommunikasiya kanallarının yaradılması.
• Monitorinq və qiymətləndirmə: Layihənin gedişatını izləmək və performansı əvvəlcədən müəyyən edilmiş KPI-lər əsasında qiymətləndirmək üçün mexanizmlərin tətbiqi.

Layihənin Planlaşdırılması Prosesi niyə lazımdır?

Bu, layihənin performansını və uğur ehtimalını artırır

Layihələrin uğursuz olmasının bir sıra səbəbləri var və onlardan biri komanda üzvləri arasında məqsədlərin, məqsədlərin və məsuliyyətlərin müəyyən edilməməsidir (təxminən 39%-ə yaxın). Əgər komanda üzvləri fərdi rolları və məsuliyyətləri ilə bağlı çaşqın olarsa, layihə rəvan işləməyəcək. Bundan əlavə, aydın məqsədlərin və məqsədlərin olmaması və ya layihənin istiqamətini və məqsədini səhv başa düşmək yanlış uyğunlaşmaya və diqqətin olmamasına səbəb ola bilər, nəticədə gözlənilməz nasazlıqlar və əhatə dairəsi daralır.

Bu, komanda əməkdaşlığını və ünsiyyətini yaxşılaşdırır 

Yaxşı təşkil olunmuş plan komanda üzvlərinin ünsiyyət və səmərəli əməkdaşlıq etməsinə imkan yaradır. Xüsusən departamentlərarası və ya şirkətlərarası layihələrə gəldikdə, bir çox işçi heyətinin və müxtəlif mənbədən olan ekspertlərin birgə fəaliyyət göstərməsi ilə planlaşdırmanın rolu daha aydın görünür. Nəticə olaraq, aydın ünsiyyət və əməkdaşlıq komanda işini gücləndirir, ortaq vizyonu təşviq edir, işçilər arasında münaqişələri azaldır və müsbət layihə mühitini gücləndirir.

Resursların optimallaşdırılmasını təmin edir

Planlaşdırma, vaxt, insan resursları, büdcə, avadanlıq və materiallar daxil olmaqla, resurslardan ən yaxşı istifadə üçün son təcrübədir. Tələb olunan resursları əvvəlcədən müəyyən etməklə, layihə komandası lazımi resursların lazımi vaxtda olmasını təmin edə, gecikmələri və təkrarlanmaları minimuma endirməklə yanaşı, səmərəliliyi optimallaşdıra bilər.

Riskləri və gözlənilməz problemləri azaldır

Riskləri erkən müəyyən etməklə, layihə komandası risklərə cavab planlaması strategiyaları və onların həlli üçün fövqəladə hallar planları hazırlaya bilər. Bu proaktiv yanaşma risklərin ehtimalını və təsirini azaltmağa, layihənin performansını artırmağa və uğursuzluq şansını azaltmağa kömək edir.

Ən yaxşı Layihə Planlaşdırma Prosesi nədir?

Layihənin daha yaxşı planlaşdırılması, eləcə də planlaşdırma zamanı qarşılaşa biləcək çətinliklərin öhdəsindən gəlmək üçün bəzi layihə planlaşdırma metodologiyalarını nəzərdən keçirməyə dəyər. Onlar layihələri effektiv şəkildə planlaşdırmaq və idarə etmək üçün istifadə olunan strukturlaşdırılmış yanaşmalara və çərçivələrə istinad edirlər.

Şəlalənin Planlaşdırılması

Şəlalə metodologiyası layihəni fərqli mərhələlərə bölən ardıcıl yanaşmadır və hər bir mərhələ əvvəlkinin üzərində qurulur. O, xətti irəliləyişi izləyir, burada hər bir mərhələ növbəti mərhələyə keçməzdən əvvəl tamamlanmalıdır. Əsas mərhələlərə adətən tələblərin toplanması, dizayn, inkişaf, sınaq, yerləşdirmə və texniki xidmət daxildir. Şəlalə yaxşı müəyyən edilmiş və sabit tələbləri olan layihələr üçün ən uyğundur.

PRINCE2 (Nəzarət olunan Mühitlərdə Layihələr)

PRINCE2 Birləşmiş Krallıqda və qlobal miqyasda geniş şəkildə istifadə edilən prosesə əsaslanan layihə idarəetmə metodologiyasıdır. O, layihənin planlaşdırılması, monitorinqi və nəzarəti üçün strukturlaşdırılmış çərçivə təmin edir. PRINCE2 layihələri idarə edilə bilən mərhələlərə bölür və effektiv idarəetmə, risklərin idarə edilməsi və maraqlı tərəflərin cəlb edilməsini vurğulayır. O, biznesin əsaslandırılmasına və hərtərəfli sənədlərə diqqət yetirməsi ilə geniş şəkildə tanınır.

PRISM (Layihələrin İnteqrasiyası, əhatə dairəsi, vaxtı və resurslarının idarə edilməsi)

PRISM Layihə İdarəetmə İnstitutu (PMI) tərəfindən hazırlanmış layihə idarəetmə metodologiyasıdır. O, inteqrasiyanı, əhatə dairəsini, vaxtı və resursların idarə edilməsini əhatə edən hərtərəfli çərçivə təqdim edir. PRISM layihə məqsədlərinin müəyyən edilməsi, iş bölgüsü strukturlarının yaradılması, fəaliyyətlərin planlaşdırılması və resursların bölüşdürülməsi kimi prosesləri özündə birləşdirən layihənin planlaşdırılmasına strukturlaşdırılmış yanaşmanı vurğulayır.

Related: 2024-cü ildə Ən Yaxşı Strateji Planlaşdırma Şablonları | Pulsuz Yüklə

Bəzi Layihə Planlaşdırma Alətləri və Proqram təminatı hansılardır?

Layihə planlaşdırma alətləri və proqram təminatı bugünkü sürətli və dinamik biznes mənzərəsində effektiv layihənin idarə edilməsi üçün əvəzolunmaz hala gəldi. Layihə meneceri olaraq, bu ən yaxşı təkliflərə nəzər salmaq istəyə bilərsiniz:

Microsoft Projectmüxtəlif sənaye sahələrində peşəkarlar tərəfindən geniş istifadə olunan hərtərəfli layihə planlaşdırma proqramıdır. O, tapşırıqları, resursları, qrafikləri və büdcələri idarə etmək üçün bir sıra möhkəm funksiyalar təklif edir.

Asanamöhkəm xüsusiyyətləri və çevikliyi ilə tanınan çox yönlü layihə planlaşdırma vasitəsidir. O, komandalara layihələri effektiv şəkildə planlaşdırmaq, təşkil etmək və izləmək üçün mərkəzləşdirilmiş platforma təklif edir.

Trellosadəliyi və vizual cəlbediciliyi ilə tanınan məşhur tapşırıq planlaşdırma proqramıdır. Onun istifadəçi dostu interfeysi lövhələr, siyahılar və kartlardan ibarətdir və komandalara tapşırıqları asanlıqla təşkil etməyə və prioritetləşdirməyə imkan verir.

Related: 10-cü ildə Asana Layihə İdarəetməsindən Səmərəli İstifadə Etmək üçün 2024 Məsləhət

Layihənin Planlaşdırılmasının 10 Addımları hansılardır?

Layihənin planlaşdırılması prosesi layihələrin həcmindən və miqyasından asılı olaraq təşkilatdan təşkilata dəyişir. Bəzi menecerlər aşağıdakı kimi 10 layihə planlaşdırma addımına üstünlük verə bilər:

1. Layihənin məqsəd və məqsədlərini müəyyənləşdirin.
2. Layihənin maraqlı tərəflərini müəyyənləşdirin.
3. Layihənin əhatə dairəsinin hərtərəfli təhlilini aparın.
4. Ətraflı iş bölgüsü strukturunu (WBS) hazırlayın.
5. Layihədən asılılıqları və tapşırıqların ardıcıllığını müəyyənləşdirin.
6. Resurs tələblərini qiymətləndirin və resurs planı yaradın.
7. Real layihə cədvəli hazırlayın.
8. Layihə risklərini müəyyənləşdirin və qiymətləndirin.
9. Ünsiyyət planı yaradın.
10. Layihə təsdiqlərini əldə edin və layihə planını yekunlaşdırın.

Tez-tez soruşulan suallar

Final düşüncələr

Qeyd etmək vacibdir ki, layihənin planlaşdırılması hər şeyi müsbət irəliləyişdə saxlamaq üçün ən yaxşı prosesdir. Layihə planlaşdırma proqramı layihənin planlaşdırma prosesinin məhsuldarlığını artırmağa kömək edə bilsə də, lütfən bunu təbii qəbul etməyin, layihə meneceri və komanda koordinasiyasının rolu daha vacibdir.

Odur ki, almağı unutmayın tanışlıq görüşülayihənin əvvəlində bütün komandaları birləşdirmək və komandalarınızın bütün layihə ərzində yüksək performans göstərməsini və motivasiyasını təmin etmək üçün bacarıq təlimi. Daha cəlbedici və maraqlı görüş təqdimatlarına və ya təlimlərə ehtiyacınız varsa, AhaSlidesbir çox pulsuz qabaqcıl xüsusiyyətlər və şablonlar və bütün şirkətlər üçün rəqabətli qiymət planı ilə ən yaxşı tərəfdaşınız ola bilər.

Ref: BIJU'S | Həftə planı | Müəllim hədəfi