Лепшыя схемы, каб заўсёды ўкладвацца ў тэрміны

У бізнэсе прапускаць тэрміны - табу. Выкананне тэрмінаў вельмі важна для падтрымання эфектыўнага і прадуктыўнага працоўнага працэсу, а таксама для падтрымання адносін з працадаўцамі і кліентамі. Такім чынам, як лёгка і эфектыўна ўкласціся ў тэрміны? Кіраванне тэрмінамі - гэта мастацтва. Гаворка ідзе не толькі пра навыкі кіравання часам, але і пра лідэрскія і іншыя якасці. Давайце разгледзім 14 правераных спосабаў, якія дапамогуць вам строга выконваць тэрміны з высакаякаснымі вынікамі.

*Ці цяжка ўкласціся ў тэрміны? - Выява: ЗША сёння*

Змест

Чаму важна выконваць тэрміны?
14 эфектыўных спосабаў укласціся ў тэрміны
Ключавыя вынас
Пытанні і адказы

Парады ад AhaSlides

Чаму важна выконваць тэрміны?

Ёсць даволі шмат прычын, чаму тэрміны важныя, і мы павінны ўкласціся ў тэрмін.

Пераканайцеся, што вы скончылі сваю працу: Многія людзі схільныя марудзіць як мага даўжэй. Шчыра кажучы, дэдлайны матывуюць нас зрабіць больш за абмежаваны час. Выкананне тэрмінаў, калі першы спосаб пераканацца, што ў вас ёсць ясная мэта і пачуццё тэрміновасці, можа падштурхнуць вас неадкладна прыняць меры.
Заваюйце павагу і давер: часта невыкананне дэдлайнаў стварае негатыўны імідж чалавека і кампаніі, у якой ён працуе. У доўгатэрміновай перспектыве ніхто не хоча працаваць і супрацоўнічаць з тымі, хто заўсёды прапускае тэрміны, таму што гэта ўплывае на прадукцыйнасць працы і дасягненні каманд, адносіны паміж фірмамі і кліентамі.
Пазбягайце неспрыяльных наступстваў: многія галіны патрабуюць строгага кіравання тэрмінамі, бо іх невыкананне прывядзе да парушэння закону і можа прывесці да фінансавых штрафаў.
Выяўляйце праблемы на ранняй стадыі: як толькі вы скончыце свае заданні раней тэрмінаў, у вас будзе больш часу для паўторнай праверкі, што павышае якасць працы і атрымлівае прызнанне з боку вашых кіраўнікоў.

14 эфектыўных спосабаў укласціся ў тэрміны

Вось некалькі карысных парад, каб дапамагчы вам не адставаць ад тэрмінаў:

Ведайце свой тэрмін

Першае, што трэба зрабіць, калі вы хочаце ўкласціся ў тэрміны, - гэта зразумець патрабаванні, каб выканаць працу ў вызначаны тэрмін, колькі дзён засталося, ці дастаткова іх, каб скончыць працу своечасова, колькі чалавек павінна завяршыць заданні, і гэтак далей. Калі праекты не маюць дакладных дат заканчэння, не саромейцеся спытаць неадкладна.

Узгадніце дакладны тэрмін

Неадназначнасць - вораг прадукцыйнасці. Як кіраўніку, вельмі важна ведаць тэрміны, якія вы даяце сваім супрацоўнікам. Што тычыцца супрацоўнікаў, калі вы лічыце, што крайні тэрмін непрымальны, паспрабуйце дамовіцца або мець адкрытыя зносіны са сваімі працадаўцамі. Занадта сціснутыя тэрміны або перагрузка могуць прывесці да нізкай якасці працы і выканання.

Ніколі не перастарайцеся

Будзьце рэалістычныя адносна таго, што можна дасягнуць за дадзены прамежак часу. Празмерныя абавязацельствы могуць прывесці да стрэсу, пагаршэння якасці і зрыву тэрмінаў. Пастаноўка дасягальных мэтаў забяспечвае больш здаровы тэмп працы, зніжае стрэс і забяспечвае нязменна высокія вынікі.

Расстаўце задачы па прыярытэтах

Каб укласціся ў тэрміны, калі некалькі задач трэба выканаць прыкладна ў адзін і той жа час, пачніце з вызначэння задач на аснове іх тэрміновасці і важнасці. Расстаноўка прыярытэтаў гарантуе, што крытычныя элементы вырашаюцца ў першую чаргу, зводзячы да мінімуму рызыку ігнаравання ключавых кампанентаў. Такі падыход дапамагае падтрымліваць стратэгічны фокус на працягу ўсяго праекта.

Вызначце залежнасці задач

Таксама важна прызнаць узаемазалежнасці паміж задачамі. У праекце некаторыя задачы трэба выканаць перад пераходам да іншага, а некаторыя можна выканаць самастойна. Роля кіраўніка - зразумець, як кожная задача суадносіцца з іншымі, каб дапамагчы стварыць лагічны і эфектыўны працоўны працэс. Паслядоўнае рашэнне залежных задач прадухіляе вузкія месцы і спрыяе плаўнаму прагрэсу.

Стварыце кантрольны спіс

Перш чым дзейнічаць, стварэнне кантрольнага спісу можа прынесці шмат пераваг. Кантрольны спіс з'яўляецца каштоўным інструментам, каб заставацца арганізаваным і дасягаць мэты, адсочваць свой прагрэс і невыкананыя дзеянні. Вы можаце стварыць кантрольны спіс раніцай ці ў канцы дня.

*Парады па выкананні тэрмінаў - Малюнак: Notion*

Адкладзеце ўсе адцягваючыя фактары

Адзін з самых эфектыўных саветаў, каб укласціся ў тэрмін, - заставацца максімальна засяроджаным без перапынкаў, такіх як пастаянныя апавяшчэнні па электроннай пошце, абвесткі ў сацыяльных сетках і непатрэбныя сустрэчы. Вы можаце выкарыстоўваць час з эфектам Pomodoro, каб рэалізаваць кароткія парывы інтэнсіўнай працы з наступнымі кароткімі перапынкамі або змяніць працоўную прастору без непатрэбных фактараў, якія адцягваюць увагу.

Бюджэт вашага часу

Без стараннага плана ўсё можа пайсці не так. Паспрабуйце старанна планаваць свой час з самага пачатку праекта. Распрацоўка поўнага бюджэту часу прадугледжвае разбіўку ўсяго праекта на выканальныя задачы, ацэнку часу, неабходнага для выканання кожнай, і разумнае размеркаванне рэсурсаў.

Дадайце час буфера

«Толькі 37% каманд выконваюць праекты своечасова, часцей за ўсё».Такім чынам, яшчэ адзін выдатны спосаб пераканацца, што вы заўсёды ўкладваецеся ў тэрмін, - гэта дадаць буферны час, што азначае выдзяленне дадатковага часу звыш разліковай працягласці для кожнай задачы. Буферны час забяспечвае гібкасць адаптацыі да зменлівых абставін без пагрозы для тэрміну выканання праекта. Гэта дазваляе ўносіць карэкціроўкі, не ствараючы эфекту даміно з затрымкамі ў наступных задачах.

Шукаць матывацыю

Такія матывы, як матэрыяльныя або нематэрыяльныя ўзнагароды, выдатна дапамагаюць вам укласціся ў тэрміны. Вызначце аспекты праекта, якія адпавядаюць вашым захапленням і інтарэсам. Засяроджванне ўвагі на тым, што вам падабаецца ў працы, можа аднавіць энтузіязм і драйв. Калі магчыма, разглядайце праблемы як вопыт навучання, дзе вы можаце раскрыць свой патэнцыял і здольнасці.

Спачатку выкарыстоўвайце свае моцныя бакі

Калі вы складаеце план або вызначаеце прыярытэты задач, вызначце задачы, якія адпавядаюць вашым навыкам і вопыту. Рашэнне задач, з якімі вы пераўзыходзіце першапачаткова, умацоўвае ўпэўненасць, стварае імпульс і задае пазітыўны тон астатняй частцы праекта. Па меры дэманстрацыі моцных бакоў вам становіцца прасцей падысці да больш складаных аспектаў з пачуццём выкананага абавязку, а не з цяжарам.

Працуйце, калі вы найбольш прадуктыўныя

Неяк праўда сказаць, што калі ваш мозг свежы і бадзёры, вы працуеце больш прадуктыўна. Пік прадуктыўнасці ў розных людзей розны. Незалежна ад таго, ці з'яўляецеся вы ранішнім чалавекам або больш эфектыўным пасля абеду, узгадненне вашай працы з вашымі біялагічнымі гадзінамі павышае эфектыўнасць, забяспечваючы выкананне задач з аптымальнай канцэнтрацыяй і энергіяй.

Інструменты крэдытнага пляча

Ніколі не выпусціце шанец скарыстацца інструментамі. Напрыклад, вызначце задачы, якія паўтараюцца ў вашым працоўным працэсе, і шукайце інструменты аўтаматызацыі, каб упарадкаваць гэтыя працэсы. Некаторыя задачы можна выканаць з эканоміяй сродкаў і часу з дапамогай бясплатных інструментаў. Напрыклад, з дапамогай інструментаў онлайн-прэзентацыі, такіх як AhaSlides каб дапамагчы вам у распрацоўцы цікавых і інтэрактыўных слайдаў, сустрэч, ледаколаў і мерапрыемстваў.

Прасіць аб дапамозе

Каб эфектыўна выконваць тэрміны, не саромейцеся звяртацца па дапамогу да членаў каманды вашых калегаў і дасведчаных прафесіяналаў. Зварот па дапамогу - гэта стратэгічны і актыўны спосаб пераадолець праблемы, кіраваць працоўнымі нагрузкамі і забяспечыць поспех праекта. Звярніце ўвагу, што, звяртаючыся па дапамогу, вы павінны выразна паведаміць, якая канкрэтная дапамога вам патрэбна. Дайце кантэкст, дэталі і любую адпаведную інфармацыю, каб пераканацца, што чалавек разумее характар задачы або задачы.

*Супрацоўніцтва для захавання тэрмінаў - Выява: Shutterstock*

Ключавыя вынас

💡Калі вы рыхтуецеся да наступнага мерапрыемства ў апошнюю хвіліну або крайні тэрмін блізкі, паспрабуйце AhaSlides. Гэты інструмент інтэрактыўнай прэзентацыі з'яўляецца ідэальным наборам інструментаў, які дапаможа вам стварыць запамінальныя віртуальныя ледаколы, мазгавы штурм, віктарыны і многае іншае.

Пытанні і адказы

Як вы дэманструеце сваю здольнасць выконваць тэрміны?

Здольнасць выконваць тэрміны можна апісаць з дапамогай некалькіх ключавых атрыбутаў і паводзін, такіх як размежаванне задач на аснове іх тэрміновасці і ўплыву на агульныя мэты праекта, падтрыманне здаровага балансу паміж працоўным і асабістым жыццём, пільная ўвага да дэталяў, выдатныя здольнасці да адаптацыі і праблема- рашэнне, і многае іншае.

Як я магу лепш працаваць з дэдлайнамі?

Выкарыстоўвайце таймер эфекту Pomodoro
Стварыце ідэальную працоўную прастору
Складзіце кіраваны спіс спраў і прытрымвайцеся яго
Пазбягайце шматзадачнасці
Пакіньце цяжкія задачы пазней
ліквідацыю адцягваюць

Як вы спраўляецеся з адказамі ў сціснутыя тэрміны?

Падчас сустрэч правядзенне сесій пытанняў і адказаў з'яўляецца звычайнай дзейнасцю, і многія з іх арганізаваны са строгімі часовымі рамкамі, часам, затрачаным на кожнае пытанне, часам для збору пытанняў і г.д. Такім чынам, выкарыстоўваючы онлайн-інструменты пытанняў і адказаў, напрыклад AhaSlidesможа дапамагчы спрасціць гэты працэс і павысіць агульную эфектыўнасць вашых сустрэч. Удзельнікі могуць задаваць свае пытанні непасрэдна праз платформу, ухіляючы неабходнасць у фізічных картках з пытаннямі або падняцці рук. Гэта не толькі эканоміць час, але і гарантуе, што кожны ўдзельнік мае роўныя магчымасці ўнесці свой уклад, спрыяючы больш інклюзіўнаму асяроддзю супрацоўніцтва.

Ref: Сапраўды | Інструменты розуму