Кіраваць праектам - гэта як кіраваць аркестрам. Кожная частка павінна працаваць разам, каб атрымаць шэдэўр. Але зрабіць так, каб усё прайшло гладка, з'яўляецца сапраўднай праблемай з такімі праблемамі, як несупадзенне дэталяў, узнікненне памылак і верагоднасць таго, што ўсё можа выйсці з ладу.
вось дзе структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі (WBS) Успрымайце гэта як дырыжор, які дапамагае ўсім часткам праекта добра працаваць разам.
У гэтым паведамленні ў блогу мы паглыбімся ў канцэпцыю структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі, вывучым яе асноўныя асаблівасці, дамо прыклады, акрэслім этапы яе стварэння і абмяркуем інструменты, якія могуць дапамагчы ў яе распрацоўцы.
табліца ўтрымання
- Што такое структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі?
- Асноўныя характарыстыкі структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
- Адрозненні паміж WBS і графікам разрыву працы
- Прыклады структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі
- Як стварыць структуру разбіўкі работ у кіраванні праектамі
- Інструменты для структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
- Bottom Line
Больш парад з AhaSlides
Што такое структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі?
Структура разбіўкі работ у кіраванні праектамі (WBS) - гэта інструмент разбіўкі праекта на больш дробныя і больш зручныя часткі. Гэта дазваляе кіраўнікам праектаў вызначаць асобныя задачы, вынікі і працоўныя пакеты, неабходныя для завяршэння праекта. Ён дае дакладны і структураваны агляд таго, што трэба зрабіць.
WBS з'яўляецца асноватворным інструментам у кіраванне праектам таму што гэта дае выразную аснову таго, што трэба зрабіць:
- Эфектыўна плануйце і вызначайце аб'ём праекта.
- Распрацуйце дакладныя ацэнкі часу, кошту і рэсурсаў.
- Размяркуйце задачы і абавязкі.
- Адсочвайце прагрэс і выяўляйце патэнцыйныя рызыкі або праблемы на ранняй стадыі.
- Паляпшэнне камунікацыі і супрацоўніцтва ў камандзе праекта.
Асноўныя характарыстыкі структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
WBS пачынаецца з праекта як верхняга ўзроўню і пасля разбіваецца на падузроўні, якія дэталізуюць больш дробныя часткі праекта. Гэтыя ўзроўні могуць уключаць этапы, вынікі, задачы і падзадачы, якія неабходныя для завяршэння праекта. Разборка працягваецца да таго часу, пакуль праект не будзе падзелены на працоўныя пакеты, якія досыць малыя, каб імі можна было эфектыўна прызначаць і кіраваць імі.
Асноўныя характарыстыкі WBS ўключаюць:
- Іерархія: Візуальны, дрэвападобнае прадстаўленне ўсіх элементаў праекта, ад самага высокага ўзроўню да самых нізкіх працоўных пакетаў.
- Узаемная выключнасць: Кожны элемент у WBS адрозніваецца, не дублюючы, што забяспечвае дакладнае размеркаванне адказнасці і пазбяганне дубліравання намаганняў.
- Вызначаны вынік: Кожны ўзровень WBS мае пэўны вынік або вынік, што палягчае вымярэнне прагрэсу і прадукцыйнасці.
- Працоўныя пакеты: Самыя маленькія блокі WBS, працоўныя пакеты дастаткова падрабязныя, каб члены праектнай групы маглі зразумець, што трэба зрабіць, дакладна ацаніць выдаткі і час, а таксама размеркаваць абавязкі.
Адрозненні паміж WBS і графікам разрыву працы
Хоць абодва з'яўляюцца важнымі інструментамі ў кіраванні праектамі, яны служаць розным мэтам.
Разуменне розніцы паміж імі мае вырашальнае значэнне для эфектыўнага планавання і выканання праекта.
| асаблівасць | Структура разбіўкі працы (WBS) | Расклад працы (WBSchedule) |
| Фокус | Што пастаўляецца | Калі гэта дастаўлена |
| Узровень дэталізацыі | Менш падрабязна (асноўныя кампаненты) | Больш падрабязна (працягласці, залежнасці) |
| Мэта | Вызначае аб'ём праекта, выніковыя вынікі | Стварае графік праекта |
| Дастаўка | Іерархічны дакумент (напрыклад, дрэва) | Дыяграма Ганта або аналагічны інструмент |
| аналогія | Спіс пакупак (прадметаў) | План харчавання (што, калі, як прыгатаваць) |
| Прыклад | Фазы праекта, вынікі | Працягласць задач, залежнасці |
Такім чынам, структура разбіўкі работ разбівае "што" праекта - вызначэнне ўсёй неабходнай працы - у той час як графік разбіўкі работ (або графік праекта) разглядае "калі" шляхам планавання гэтых задач на працягу доўгага часу.
Прыклады структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі
Існуюць розныя фарматы, якія можа прыняць структура разбіўкі працы ў кіраванні праектамі. Вось некалькі распаўсюджаных тыпаў, якія варта ўлічваць:
1/ Табліца WBS:
Гэты фармат выдатна падыходзіць для візуальнай арганізацыі розных задач або мерапрыемстваў на этапе планавання праекта.
- плюсы: Лёгка арганізоўваць задачы, дадаваць дэталі і змяняць.
- Мінусы: Можа стаць вялікім і грувасткім для складаных праектаў.
2/ Блок-схема WBS:
Прадстаўленне структуры разбіўкі работ у кіраванні праектамі ў выглядзе блок-схемы спрашчае візуалізацыю ўсіх кампанентаў праекта, незалежна ад таго, класіфікуюцца па камандзе, катэгорыі або стадыі.
- плюсы: Выразна паказвае адносіны і залежнасці паміж задачамі.
- Мінусы: Можа не падыходзіць для простых праектаў і можа быць візуальна загрувашчаным.
3/ Спіс WBS:
Пералік задач або тэрмінаў у WBS можа быць простым спосабам адсочваць прагрэс з першага погляду.
- плюсы: Просты і лаканічны, выдатна падыходзіць для аглядаў высокага ўзроўню.
- Мінусы: Не хапае дэталяў і адносін паміж задачамі.
4/ Дыяграма Ганта WBS:
Фармат дыяграмы Ганта для вашага WBS прапануе выразную візуальную графіку вашага праекта, што палягчае разуменне ўсяго раскладу праекта.
- Прафесіяналы: Выдатна падыходзіць для візуалізацыі графікаў праекта і планавання.
- Мінусы: Патрабуе дадатковых намаганняў для стварэння і падтрымання.
Як стварыць структуру разбіўкі работ у кіраванні праектамі
Вось кіраўніцтва па стварэнні структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі:
6 крокаў для стварэння WBS у кіраванні праектамі:
- Вызначце аб'ём і мэты праекта: Выразна акрэсліце мэты праекта і тое, што трэба дасягнуць.
- Вызначце асноўныя этапы праекта: Разбіце праект на лагічныя, кіраваныя этапы (напрыклад, планаванне, праектаванне, распрацоўка, тэставанне, разгортванне).
- Пералічыце асноўныя вынікі: На кожным этапе вызначце ключавыя вынікі або прадукты (напрыклад, дакументы, прататыпы, канчатковы прадукт).
- Разбіце вынікі на задачы: У далейшым разбіце кожны вынік на больш дробныя выканальныя задачы. Імкніцеся да выканання задач на працягу 8-80 гадзін.
- Удакладніць і ўдакладніць: Праверце WBS на паўнату, упэўніўшыся, што ўсе неабходныя задачы ўключаны і што няма дублявання. Праверце выразную іерархію і вызначаныя вынікі для кожнага ўзроўню.
- Прызначыць працоўныя пакеты: Вызначце дакладнае права ўласнасці на кожную задачу, прызначыўшы яе асобным асобам або камандам.
Лепшыя парады:
- Засяродзьцеся на выніках, а не на дзеяннях: Заданні павінны апісваць тое, чаго трэба дасягнуць, а не канкрэтныя крокі. (напрыклад, «Напісаць кіраўніцтва карыстальніка» замест «Набраць інструкцыі»).
- Трымайце яго кіраваным: Імкніцеся да 3-5 узроўняў іерархіі, ураўнаважваючы дэталі з яснасцю.
- Выкарыстоўвайце візуальныя элементы: Дыяграмы або дыяграмы могуць дапамагчы разуменню і камунікацыі.
- Атрымаць водгук: Прыцягвайце членаў каманды да праверкі і ўдасканалення WBS, гарантуючы, што кожны разумее сваю ролю.
Інструменты для структуры разбіўкі працы ў кіраванні праектамі
Вось некалькі папулярных інструментаў, якія выкарыстоўваюцца для стварэння WBS:
1. Праект Microsoft
Microsoft Project – Вядучае праграмнае забеспячэнне для кіравання праектамі, якое дазваляе карыстальнікам ствараць падрабязныя дыяграмы WBS, адсочваць прагрэс і эфектыўна кіраваць рэсурсамі.
2. Урал
крычаць гэта воблачны інструмент кіравання праектамі, які прапануе надзейныя функцыі стварэння WBS, а таксама функцыі супрацоўніцтва і адсочвання праектаў у рэжыме рэальнага часу.
3. Lucidchart
Lucidchart гэта візуальная працоўная прастора, якая забяспечвае дыяграмы і візуалізацыю даных для стварэння дыяграм WBS, блок-схем і іншых арганізацыйных дыяграм.
4. Trello
Trello – Гнуткі інструмент кіравання праектамі на аснове картак, дзе кожная карта можа прадстаўляць задачу або кампанент WBS. Гэта выдатна падыходзіць для візуальнага кіравання задачамі.
5. MindGenius
MindGenius – Інструмент кіравання праектамі, арыентаваны на складанне разумовых карт, планаванне праектаў і кіраванне задачамі, які дазваляе ствараць падрабязныя дыяграмы WBS.
6. Smartsheet
Smartsheet – Інтэрнэт-інструмент кіравання праектамі, які спалучае ў сабе прастату выкарыстання электроннай табліцы з функцыянальнасцю пакета кіравання праектамі, ідэальна падыходзіць для стварэння шаблонаў WBS.
Bottom Line
Структура разбіўкі работ - важны інструмент у кіраванні праектамі. Гэта дапамагае арганізаваць праект на больш дробныя задачы, якімі лягчэй кіраваць. WBS таксама можа ўдакладніць мэты і вынікі праекта і зрабіць больш эфектыўным планаванне, размеркаванне рэсурсаў і адсочванне прагрэсу.
💡Вы стаміліся ад таго ж старога, сумнага спосабу стварэння WBS? Што ж, прыйшоў час памяняць рэчы! З інтэрактыўнымі інструментамі, такімі як AhaSlides, вы можаце падняць свой WBS на новы ўзровень. Уявіце сабе мазгавы штурм і збор водгукаў ад вашай каманды ў рэжыме рэальнага часу, ствараючы прывабнае інтэрактыўнае асяроддзе. Дзякуючы супрацоўніцтву ваша каманда можа стварыць больш поўны план, які павышае маральны дух і гарантуе, што ідэі ўсіх будуць пачутыя. 🚀 Даследуйце наш Шаблоны каб палепшыць сваю стратэгію кіравання праектамі сёння!
Ref: Forbes | Adobe | Менеджэр праектаў
