Незалежна ад таго, кіруеце вы праектамі, вядзеце бізнес або працуеце фрылансерам, праект адыгрывае важную ролю ў развіцці вашай бізнес-мадэлі. Ён прапануе структураваны і сістэматычны спосаб ацэнкі прадукцыйнасці праекта, вызначэння абласцей, якія патрабуюць паляпшэння, і дасягнення аптымальных вынікаў. 

У гэтым blog пост, мы паглыбімся ў ацэнку праекта, адкрыем для сябе яго вызначэнне, перавагі, ключавыя кампаненты, тыпы, прыклады ацэнкі праекта, справаздачу пасля ацэнкі і створым працэс ацэнкі праекта.

Давайце даведаемся, як ацэнка праекта можа вывесці ваш бізнес на новыя вышыні.

Змест

• Што такое ацэнка праекта?
• Перавагі ацэнкі праекта
• Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта
• Віды ацэнкі праектаў
• Прыклады ацэнкі праектаў
• Пакрокавае стварэнне ацэнкі праекта
• Ацэнка паведамленняў (справаздача) 
• Шаблоны ацэнкі праектаў
• Ключавыя вынас
• Пытанні і адказы

Што такое ацэнка праекта?

Ацэнка праекта - гэта ацэнка прадукцыйнасці, эфектыўнасці і вынікаў праекта. Гэта ўключае ў сябе дадзеныя, каб убачыць, ці аналізуе праект свае мэты і адпавядае крытэрыям поспеху. 

Ацэнка праекта выходзіць за рамкі простага вымярэння вынікаў і вынікаў; ён даследуе агульны ўплыў і каштоўнасць праекта.

Вывучаючы тое, што спрацавала, а што не, арганізацыі могуць палепшыць сваё планаванне і ўнесці змены, каб у наступны раз атрымаць яшчэ лепшыя вынікі. Гэта як зрабіць крок назад, каб убачыць больш шырокую карціну і зразумець, як зрабіць усё яшчэ больш паспяховым.

Перавагі ацэнкі праекта

Ацэнка праекта прапануе некалькі ключавых пераваг, якія спрыяюць поспеху і росту арганізацыі, у тым ліку:

• Гэта паляпшае працэс прыняцця рашэнняў: Гэта дапамагае арганізацыям ацаніць прадукцыйнасць праекта, вызначыць вобласці для паляпшэння і зразумець фактары, якія спрыяюць поспеху або няўдачы. Такім чынам, яны могуць прымаць больш абгрунтаваныя рашэнні аб размеркаванні рэсурсаў, расстаноўцы прыярытэтаў праектаў і стратэгічным планаванні.
• Гэта павышае прадукцыйнасць праекта: З дапамогай ацэнкі праектаў арганізацыі могуць вызначыць моцныя і слабыя бакі сваіх праектаў. Гэта дазваляе ім рэалізаваць карэкціруючыя меры для паляпшэння вынікаў праекта.
• Гэта дапамагае знізіць рызыкі: Рэгулярна ацэньваючы прагрэс праекта, арганізацыі могуць вызначыць патэнцыйныя рызыкі і прыняць рашэнні, каб паменшыць верагоднасць затрымак праекта, перарасходу бюджэту і іншых непрадбачаных праблем.
• Гэта спрыяе пастаяннаму ўдасканаленню: Аналізуючы няўдачы праектаў, арганізацыі могуць удасканаліць свае практыкі кіравання праектамі, гэты ітэрацыйны падыход да паляпшэння стымулюе інавацыі, эфектыўнасць і агульны поспех праекта.
• Гэта паляпшае ўзаемадзеянне зацікаўленых бакоў і іх задавальненне: Ацэнка вынікаў і збор водгукаў зацікаўленых бакоў дазваляе арганізацыям зразумець іх патрэбы, чаканні і ўзровень задаволенасці. 
• Гэта спрыяе празрыстасці: Вынікі ацэнкі могуць быць даведзены да ведама зацікаўленых бакоў, дэманструючы празрыстасць і ўмацоўваючы давер. Вынікі забяспечваюць аб'ектыўную ацэнку эфектыўнасці праекта, гарантуючы, што праекты адпавядаюць стратэгічным мэтам і рэсурсы выкарыстоўваюцца эфектыўна. 

Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта

1/ Выразныя мэты і крытэрыі

Ацэнка праекта пачынаецца з пастаноўкі дакладных задач і крытэрыяў для вымярэння поспеху. Гэтыя мэты і крытэрыі ствараюць аснову для ацэнкі і забяспечваюць узгадненне з мэтамі праекта.

Вось некаторыя прыклады плана ацэнкі праекта і пытанні, якія могуць дапамагчы ў вызначэнні дакладных мэтаў і крытэрыяў:

Пытанні для вызначэння дакладных мэт:

1. Якіх канкрэтных мэтаў мы хочам дасягнуць гэтым праектам?
2. Да якіх вымяральных вынікаў або вынікаў мы імкнемся?
3. Як мы можам колькасна ацаніць поспех гэтага праекта?
4. Ці рэалістычныя мэты і ці дасягальныя ў рамках дадзеных рэсурсаў і тэрмінаў?
5. Ці адпавядаюць мэты стратэгічным прыярытэтам арганізацыі?

Прыклады крытэрыяў ацэнкі:

1. Эканамічная эфектыўнасць: Ацэнка таго, ці быў праект выкананы ў межах выдзеленага бюджэту і ці апраўдаў яго суадносіны кошту і якасці.
2. Тэрміны: Ацэнка таго, ці быў праект завершаны ў межах запланаванага графіка і ці выкананы этапы.
3. Якасць: Вывучэнне таго, ці адпавядаюць вынікі і вынікі праекта загадзя вызначаным стандартам якасці.
4. Задаволенасць зацікаўленых бакоў: Збярыце водгукі зацікаўленых бакоў, каб ацаніць узровень іх задаволенасці вынікамі праекта.
5. ўздзеянне: Вымярэнне больш шырокага ўздзеяння праекта на арганізацыю, кліентаў і супольнасць.

2/ Збор і аналіз дадзеных

Эфектыўная ацэнка праекта абапіраецца на збор адпаведных даных для ацэнкі эфектыўнасці праекта. Гэта ўключае ў сябе збор колькасных і якасных дадзеных з дапамогай розных метадаў, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні і аналіз дакументаў. 

Затым сабраныя даныя аналізуюцца, каб атрымаць уяўленне аб моцных і слабых баках праекта і агульнай прадукцыйнасці. Вось некалькі прыкладаў пытанняў пры падрыхтоўцы да збору і аналізу даных:

• Якія канкрэтныя дадзеныя неабходна сабраць для ацэнкі эфектыўнасці праекта?
• Якія метады і інструменты будуць выкарыстоўвацца для збору неабходных даных (напрыклад, апытанні, інтэрв'ю, назіранні, аналіз дакументаў)?
• Хто з'яўляецца ключавымі зацікаўленымі бакамі, ад якіх неабходна збіраць дадзеныя?
• Як будзе структураваны і арганізаваны працэс збору даных, каб забяспечыць іх дакладнасць і паўнату?

3/ Вымярэнне прадукцыйнасці

Вымярэнне эфектыўнасці прадугледжвае ацэнку прагрэсу, вынікаў і вынікаў праекта ў адпаведнасці з устаноўленымі мэтамі і крытэрыямі. Яно ўключае адсочванне ключавых паказчыкаў эфектыўнасці (KPI) і ацэнку выканання праектам графікаў, бюджэтаў, стандартаў якасці і патрабаванняў зацікаўленых бакоў.

4/ Узаемадзеянне зацікаўленых бакоў

Зацікаўленыя бакі - гэта асобы або групы, якія прама ці ўскосна закрануты праектам або маюць значную зацікаўленасць у яго выніках. Яны могуць уключаць спонсараў праекта, членаў каманды, канчатковых карыстальнікаў, кліентаў, членаў супольнасці і іншыя адпаведныя бакі. 

Прыцягненне зацікаўленых бакоў да працэсу ацэнкі праекта азначае іх уцягванне і пошук іх пунктаў гледжання, зваротнай сувязі і разумення. Дзякуючы прыцягненню зацікаўленых бакоў улічваюцца іх розныя пункты гледжання і вопыт, забяспечваючы больш поўную ацэнку.

5/ Справаздачнасць і камунікацыя

Апошнім ключавым кампанентам ацэнкі праекта з'яўляецца справаздачнасць і паведамленне аб выніках ацэнкі. Гэта прадугледжвае падрыхтоўку ўсёабдымнай справаздачы аб ацэнцы, якая прадстаўляе вынікі, высновы і рэкамендацыі. 

Эфектыўная інфармацыя аб выніках ацэнкі гарантуе, што зацікаўленыя бакі будуць інфармаваныя аб выніках праекта, атрыманых уроках і магчымых сферах паляпшэння.

Віды ацэнкі праектаў

Звычайна існуе чатыры асноўныя тыпы ацэнкі праекта:

#1 - Ацэнка прадукцыйнасці

Гэты тып ацэнкі факусуюць на ацэнцы эфектыўнасці праекта з пункту гледжання яго захавання планы праектаў, графікі, бюджэты, і стандарты якасці. 

Ён правярае, ці адпавядае праект пастаўленым задачам, дае запланаваныя вынікі і ці эфектыўна выкарыстоўвае рэсурсы.

№ 2 - Ацэнка вынікаў

Ацэнка вынікаў ацэньвае больш шырокі ўплыў і вынікі праекта. Яна выходзіць за рамкі неадкладных вынікаў і вывучае доўгатэрміновыя вынікі і перавагі, атрыманыя ў выніку праекта. 

Гэты тып ацэнкі ўлічвае, ці дасягнуў праект свайго жаданыя мэты, створаны пазітыўныя змены, і спрыялі меркаваныя ўздзеяння.

#3 - Ацэнка працэсу

Ацэнка працэсу даследуе эфектыўнасць і эфектыўнасць працэсу рэалізацыі праекта. Ён ацэньвае кіраванне праектам стратэгіі, метадалогіі, і падыходы выкарыстоўваецца для выканання праекта. 

Гэты тып ацэнкі сканцэнтраваны на вызначэнні абласцей для паляпшэння планавання, выканання, каардынацыі і камунікацыі праекта.

№ 4 - Ацэнка ўздзеяння

Ацэнка ўздзеяння ідзе нават далей, чым ацэнка вынікаў, і накіравана на вызначэнне праекта прычынна-следчая сувязь з назіранымі зменамі або ўздзеяннямі. 

Ён імкнецца зразумець, у якой ступені праект можа быць аднесены да дасягнутых вынікаў і ўздзеяння, прымаючы пад увагу знешнія фактары і магчымыя альтэрнатыўныя тлумачэнні.

* Заўвага: Гэтыя віды ацэнкі можна камбінаваць або адаптаваць у адпаведнасці з канкрэтнымі патрэбамі і кантэкстам праекта. 

Прыклады ацэнкі праектаў

Прыклады ацэнкі розных праектаў:

#1 - Ацэнка прадукцыйнасці 

Будаўнічы праект накіраваны на завяршэнне будынка ў пэўныя тэрміны і бюджэт. Ацэнка прадукцыйнасці будзе ацэньваць прагрэс праекта, выкананне графіка будаўніцтва, якасць работ і выкарыстанне рэсурсаў. 

№ 2 - Ацэнка вынікаў

Некамерцыйная арганізацыя рэалізуе праект развіцця суполак, накіраваны на павышэнне ўзроўню пісьменнасці ў неспрыяльных раёнах. Ацэнка вынікаў будзе ўключаць ацэнку ўзроўню пісьменнасці, наведвання школы і ўдзелу ў суполцы. 

#3 - Ацэнка працэсу - Прыклады ацэнкі праектаў

ІТ-праект прадугледжвае ўкараненне новай сістэмы праграмнага забеспячэння ў аддзелах кампаніі. Ацэнка працэсу будзе разглядаць працэсы рэалізацыі праекта і дзейнасць.

№ 4 - Ацэнка ўздзеяння

Ініцыятыва грамадскага аховы здароўя накіравана на зніжэнне распаўсюджанасці пэўнага захворвання ў мэтавай групы насельніцтва. Ацэнка ўздзеяння дазволіць ацаніць уклад праекта ў зніжэнне ўзроўню захворвання і паляпшэнне вынікаў для здароўя насельніцтва.

Пакрокавае стварэнне ацэнкі праекта

Вось пакрокавае кіраўніцтва, якое дапаможа вам стварыць ацэнку праекта:

1/ Вызначце мэту і задачы

• Ясна пазначце мэту ацэнкі, напрыклад, выкананне праекта або вымярэнне вынікаў.
• Усталюйце канкрэтныя задачы, якія адпавядаюць мэце ацэнкі, засяродзіўшы ўвагу на тым, чаго вы хочаце дасягнуць.

2/ Вызначэнне крытэрыяў і паказчыкаў ацэнкі

• Вызначце крытэрыі ацэнкі праекта. Яны могуць уключаць прадукцыйнасць, якасць, кошт, выкананне графіка і задаволенасць зацікаўленых бакоў.
• Вызначце вымерныя паказчыкі для кожнага крытэрыю, каб палегчыць збор і аналіз дадзеных.

3/ План метадаў збору даных

• Вызначыць метады і інструменты для збору дадзеных, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні, аналіз дакументаў або існуючых крыніц дадзеных.
• Распрацуйце анкеты, інструкцыі па інтэрв'ю, кантрольныя спісы для назірання або іншыя інструменты для збору неабходных даных. Пераканайцеся, што яны зразумелыя, кароткія і сканцэнтраваны на зборы адпаведнай інфармацыі.

4/ Збор дадзеных

• Укараніць запланаваныя метады збору даных і сабраць неабходную інфармацыю. Пераканайцеся, што збор даных праводзіцца паслядоўна і дакладна для атрымання надзейных вынікаў. 
• Разгледзім адпаведны памер выбаркі і мэтавых зацікаўленых бакоў для збору даных.

5/ Аналіз дадзеных

Пасля збору даных прааналізуйце іх, каб атрымаць значную інфармацыю. Вы можаце выкарыстоўваць інструменты і метады для інтэрпрэтацыі даных і выяўлення заканамернасцей, тэндэнцый і ключавых высноў. Пераканайцеся, што аналіз адпавядае крытэрыям і мэтам ацэнкі.

6/ Рабіце высновы і дайце рэкамендацыі

• Па выніках ацэнкі зрабіце выснову аб эфектыўнасці праекта.
• Дайце дзейсныя рэкамендацыі па паляпшэнню, вылучаючы канкрэтныя вобласці або стратэгіі для павышэння эфектыўнасці праекта.
• Падрыхтуйце поўную справаздачу, якая прадстаўляе працэс ацэнкі, вынікі, высновы і рэкамендацыі.

7/ Паведамляйце і дзяліцеся вынікамі 

• Падзяліцеся вынікамі ацэнкі з адпаведнымі зацікаўленымі бакамі і асобамі, якія прымаюць рашэнні.
• Выкарыстоўвайце высновы і рэкамендацыі для планавання будучых праектаў, прыняцця рашэнняў і пастаяннага ўдасканалення.

Ацэнка паведамленняў (справаздача) 

Калі вы завяршылі ацэнку праекта, прыйшоў час для наступнай справаздачы, каб даць поўны агляд працэсу ацэнкі, яе вынікаў і наступстваў для праектаў. 

Вось моманты, якія вы павінны мець на ўвазе для справаздачы пасля ацэнкі:

• Дайце кароткае рэзюмэ ацэнкі, уключаючы яе мэту, асноўныя высновы і рэкамендацыі.
• Падрабязнасці падыходу да ацэнкі, у тым ліку выкарыстоўваных метадаў збору даных, інструментаў і метадаў.
• Прадстаўце асноўныя высновы і вынікі ацэнкі.
• Вылучыце значныя дасягненні, поспехі і вобласці для паляпшэння.
• Абмяркуйце наступствы вынікаў ацэнкі і рэкамендацый для планавання праекта, прыняцця рашэнняў і размеркавання рэсурсаў.

Шаблоны ацэнкі праектаў

Вось агульны шаблон ацэнкі праекта. Вы можаце наладзіць яго ў залежнасці ад канкрэтных патрэб вашага праекта і ацэнкі:

Ключавыя вынас 

Ацэнка праекта - гэта найважнейшы працэс, які дапамагае ацаніць прадукцыйнасць, вынікі і эфектыўнасць праекта. Ён дае каштоўную інфармацыю пра тое, што спрацавала добра, вобласці, якія трэба палепшыць, і атрыманыя ўрокі. 

Questions fréquemment posées

Ref: Кіраўнік праекта | Супольнасць Eval | AHRQ