Незалежна ад таго, кіруеце вы праектамі, вядзеце бізнес або працуеце фрылансерам, праект адыгрывае важную ролю ў развіцці вашай бізнес-мадэлі. Ён прапануе структураваны і сістэматычны спосаб ацэнкі прадукцыйнасці праекта, вызначэння абласцей, якія патрабуюць паляпшэння, і дасягнення аптымальных вынікаў. 

У гэтым blog пост, мы паглыбімся ў ацэнку праекта, адкрыем для сябе яго вызначэнне, перавагі, ключавыя кампаненты, тыпы, прыклады ацэнкі праекта, справаздачу пасля ацэнкі і створым працэс ацэнкі праекта.

Давайце даведаемся, як ацэнка праекта можа вывесці ваш бізнес на новыя вышыні.

Змест

Што такое ацэнка праекта?

Ацэнка праекта - гэта ацэнка прадукцыйнасці, эфектыўнасці і вынікаў праекта. Гэта ўключае ў сябе дадзеныя, каб убачыць, ці аналізуе праект свае мэты і адпавядае крытэрыям поспеху. 

Ацэнка праекта выходзіць за рамкі простага вымярэння вынікаў і вынікаў; ён даследуе агульны ўплыў і каштоўнасць праекта.

Вывучаючы тое, што спрацавала, а што не, арганізацыі могуць палепшыць сваё планаванне і ўнесці змены, каб у наступны раз атрымаць яшчэ лепшыя вынікі. Гэта як зрабіць крок назад, каб убачыць больш шырокую карціну і зразумець, як зрабіць усё яшчэ больш паспяховым.

Перавагі ацэнкі праекта

Ацэнка праекта прапануе некалькі ключавых пераваг, якія спрыяюць поспеху і росту арганізацыі, у тым ліку:

Выява: freepik

Ключавыя кампаненты ацэнкі праекта

1/ Выразныя мэты і крытэрыі

Ацэнка праекта пачынаецца з пастаноўкі дакладных задач і крытэрыяў для вымярэння поспеху. Гэтыя мэты і крытэрыі ствараюць аснову для ацэнкі і забяспечваюць узгадненне з мэтамі праекта.

Вось некаторыя прыклады плана ацэнкі праекта і пытанні, якія могуць дапамагчы ў вызначэнні дакладных мэтаў і крытэрыяў:

Пытанні для вызначэння дакладных мэт:

  1. Якіх канкрэтных мэтаў мы хочам дасягнуць гэтым праектам?
  2. Да якіх вымяральных вынікаў або вынікаў мы імкнемся?
  3. Як мы можам колькасна ацаніць поспех гэтага праекта?
  4. Ці рэалістычныя мэты і ці дасягальныя ў рамках дадзеных рэсурсаў і тэрмінаў?
  5. Ці адпавядаюць мэты стратэгічным прыярытэтам арганізацыі?

Прыклады крытэрыяў ацэнкі:

  1. Эканамічная эфектыўнасць: Ацэнка таго, ці быў праект выкананы ў межах выдзеленага бюджэту і ці апраўдаў яго суадносіны кошту і якасці.
  2. Тэрміны: Ацэнка таго, ці быў праект завершаны ў межах запланаванага графіка і ці выкананы этапы.
  3. Якасць: Вывучэнне таго, ці адпавядаюць вынікі і вынікі праекта загадзя вызначаным стандартам якасці.
  4. Задаволенасць зацікаўленых бакоў: Збярыце водгукі зацікаўленых бакоў, каб ацаніць узровень іх задаволенасці вынікамі праекта.
  5. ўздзеянне: Вымярэнне больш шырокага ўздзеяння праекта на арганізацыю, кліентаў і супольнасць.

2/ Збор і аналіз дадзеных

Эфектыўная ацэнка праекта абапіраецца на збор адпаведных даных для ацэнкі эфектыўнасці праекта. Гэта ўключае ў сябе збор колькасных і якасных дадзеных з дапамогай розных метадаў, такіх як апытанні, інтэрв'ю, назіранні і аналіз дакументаў. 

Затым сабраныя даныя аналізуюцца, каб атрымаць уяўленне аб моцных і слабых баках праекта і агульнай прадукцыйнасці. Вось некалькі прыкладаў пытанняў пры падрыхтоўцы да збору і аналізу даных:

3/ Вымярэнне прадукцыйнасці

Вымярэнне эфектыўнасці прадугледжвае ацэнку прагрэсу, вынікаў і вынікаў праекта ў адпаведнасці з устаноўленымі мэтамі і крытэрыямі. Яно ўключае адсочванне ключавых паказчыкаў эфектыўнасці (KPI) і ацэнку выканання праектам графікаў, бюджэтаў, стандартаў якасці і патрабаванняў зацікаўленых бакоў.

4/ Узаемадзеянне зацікаўленых бакоў

Зацікаўленыя бакі - гэта асобы або групы, якія прама ці ўскосна закрануты праектам або маюць значную зацікаўленасць у яго выніках. Яны могуць уключаць спонсараў праекта, членаў каманды, канчатковых карыстальнікаў, кліентаў, членаў супольнасці і іншыя адпаведныя бакі. 

Прыцягненне зацікаўленых бакоў да працэсу ацэнкі праекта азначае іх уцягванне і пошук іх пунктаў гледжання, зваротнай сувязі і разумення. Дзякуючы прыцягненню зацікаўленых бакоў улічваюцца іх розныя пункты гледжання і вопыт, забяспечваючы больш поўную ацэнку.

5/ Справаздачнасць і камунікацыя

Апошнім ключавым кампанентам ацэнкі праекта з'яўляецца справаздачнасць і паведамленне аб выніках ацэнкі. Гэта прадугледжвае падрыхтоўку ўсёабдымнай справаздачы аб ацэнцы, якая прадстаўляе вынікі, высновы і рэкамендацыі. 

Эфектыўная інфармацыя аб выніках ацэнкі гарантуе, што зацікаўленыя бакі будуць інфармаваныя аб выніках праекта, атрыманых уроках і магчымых сферах паляпшэння.

Выява: freepik

Віды ацэнкі праектаў

Звычайна існуе чатыры асноўныя тыпы ацэнкі праекта:

#1 - Ацэнка прадукцыйнасці

Гэты тып ацэнкі факусуюць на ацэнцы эфектыўнасці праекта з пункту гледжання яго захавання планы праектаў, графікі, бюджэты, і стандарты якасці

Ён правярае, ці адпавядае праект пастаўленым задачам, дае запланаваныя вынікі і ці эфектыўна выкарыстоўвае рэсурсы.

№ 2 - Ацэнка вынікаў

Ацэнка вынікаў ацэньвае больш шырокі ўплыў і вынікі праекта. Яна выходзіць за рамкі неадкладных вынікаў і вывучае доўгатэрміновыя вынікі і перавагі, атрыманыя ў выніку праекта. 

Гэты тып ацэнкі ўлічвае, ці дасягнуў праект свайго жаданыя мэты, створаны пазітыўныя змены, і спрыялі меркаваныя ўздзеяння.

#3 - Ацэнка працэсу

Ацэнка працэсу даследуе эфектыўнасць і эфектыўнасць працэсу рэалізацыі праекта. Ён ацэньвае кіраванне праектам стратэгіі, метадалогіі, і падыходы выкарыстоўваецца для выканання праекта. 

Гэты тып ацэнкі сканцэнтраваны на вызначэнні абласцей для паляпшэння планавання, выканання, каардынацыі і камунікацыі праекта.

№ 4 - Ацэнка ўздзеяння

Ацэнка ўздзеяння ідзе нават далей, чым ацэнка вынікаў, і накіравана на вызначэнне праекта прычынна-следчая сувязь з назіранымі зменамі або ўздзеяннямі. 

Ён імкнецца зразумець, у якой ступені праект можа быць аднесены да дасягнутых вынікаў і ўздзеяння, прымаючы пад увагу знешнія фактары і магчымыя альтэрнатыўныя тлумачэнні.

* Заўвага: Гэтыя віды ацэнкі можна камбінаваць або адаптаваць у адпаведнасці з канкрэтнымі патрэбамі і кантэкстам праекта. 

Прыклады ацэнкі праектаў

Прыклады ацэнкі розных праектаў:

#1 - Ацэнка прадукцыйнасці 

Будаўнічы праект накіраваны на завяршэнне будынка ў пэўныя тэрміны і бюджэт. Ацэнка прадукцыйнасці будзе ацэньваць прагрэс праекта, выкананне графіка будаўніцтва, якасць работ і выкарыстанне рэсурсаў. 

КампанентВымярэнне/ПаказчыкЗапланаваныФактычныдысперсія
Графік будаўніцтваВехі дасягнуты[Запланаваныя этапы][Фактычныя этапы][Адхіленне ў днях]
Якасць вырабуАгляды месцаў[Планавыя праверкі][Фактычныя праверкі][Адхіленне ў колькасці]
Выкарыстанне рэсурсаўВыкарыстанне бюджэту[Планаваны бюджэт][Фактычныя выдаткі][Адхіленне сумы]

№ 2 - Ацэнка вынікаў

Некамерцыйная арганізацыя рэалізуе праект развіцця суполак, накіраваны на павышэнне ўзроўню пісьменнасці ў неспрыяльных раёнах. Ацэнка вынікаў будзе ўключаць ацэнку ўзроўню пісьменнасці, наведвання школы і ўдзелу ў суполцы. 

КампанентВымярэнне/ПаказчыкПапярэдняе ўмяшаннеПасля ўмяшанняЗмена/Уплыў
Узроўні пісьменнасціАцэнкі чытання[Папярэдняя ацэнка][Ацэнка пасля ацэнкі][Змяненне балаў]
Наведвальнасць школыЗапісы наведвальнасці[Наведванне перад умяшаннем][Наведвальнасць пасля ўмяшання][Змена наведвальнасці]
удзел грамадскасціАпытанні або зваротная сувязь[Зваротная сувязь да ўмяшання][Зваротная сувязь пасля ўмяшання][Змена ўдзелу]

#3 - Ацэнка працэсу - Прыклады ацэнкі праектаў

ІТ-праект прадугледжвае ўкараненне новай сістэмы праграмнага забеспячэння ў аддзелах кампаніі. Ацэнка працэсу будзе разглядаць працэсы рэалізацыі праекта і дзейнасць.

КампанентВымярэнне/ПаказчыкЗапланаваныФактычныдысперсія
Планаванне праектаПрытрымліванне плану[Запланаванае захаванне][Фактычная прыхільнасць][Адхіленне ў працэнтах]
Communication Зваротная сувязь ад членаў каманды[Запланаваны водгук][Фактычны водгук][Адхіленне ў колькасці]
навучаннеАцэнкі трэніровачных заняткаў[Запланаваныя ацэнкі][Фактычныя ацэнкі][Адхіленне ў рэйтынгу]
Кіраванне зменаміЗмяніць стаўкі ўсынаўлення[Запланаванае ўсынаўленне][Фактычнае ўсынаўленне][Адхіленне ў працэнтах]

№ 4 - Ацэнка ўздзеяння

Ініцыятыва грамадскага аховы здароўя накіравана на зніжэнне распаўсюджанасці пэўнага захворвання ў мэтавай групы насельніцтва. Ацэнка ўздзеяння дазволіць ацаніць уклад праекта ў зніжэнне ўзроўню захворвання і паляпшэнне вынікаў для здароўя насельніцтва.

КампанентВымярэнне/ПаказчыкПапярэдняе ўмяшаннеПасля ўмяшанняУплыў
Распаўсюджанасць захворванняЗапісы здароўя[Распаўсюджанасць да ўмяшання][Распаўсюджанасць пасля ўмяшання][Змена распаўсюджанасці]
Вынікі здароўя насельніцтваАпытанні або ацэнкі[Вынікі да ўмяшання][Вынікі пасля ўмяшання][Змена вынікаў]
Выява: freepik

Пакрокавае стварэнне ацэнкі праекта

Вось пакрокавае кіраўніцтва, якое дапаможа вам стварыць ацэнку праекта:

1/ Вызначце мэту і задачы

2/ Вызначэнне крытэрыяў і паказчыкаў ацэнкі

3/ План метадаў збору даных

4/ Збор дадзеных

5/ Аналіз дадзеных

Пасля збору даных прааналізуйце іх, каб атрымаць значную інфармацыю. Вы можаце выкарыстоўваць інструменты і метады для інтэрпрэтацыі даных і выяўлення заканамернасцей, тэндэнцый і ключавых высноў. Пераканайцеся, што аналіз адпавядае крытэрыям і мэтам ацэнкі.

6/ Рабіце высновы і дайце рэкамендацыі

7/ Паведамляйце і дзяліцеся вынікамі 

Ацэнка паведамленняў (справаздача) 

Калі вы завяршылі ацэнку праекта, прыйшоў час для наступнай справаздачы, каб даць поўны агляд працэсу ацэнкі, яе вынікаў і наступстваў для праектаў. 

Прыклады ацэнкі праектаў
Прыклады ацэнкі праектаў

Вось моманты, якія вы павінны мець на ўвазе для справаздачы пасля ацэнкі:

Шаблоны ацэнкі праектаў

Вось агульны шаблон ацэнкі праекта. Вы можаце наладзіць яго ў залежнасці ад канкрэтных патрэб вашага праекта і ацэнкі:

Увядзенне:
- Агляд праекта: [...]
- Мэта ацэнкі:[...]

Крытэрыі ацэнкі:
- Выразныя мэты:
- Ключавыя паказчыкі эфектыўнасці (KPI):[...]
- Ацэначныя пытанні:[...]

Збор і аналіз дадзеных:
- Крыніцы даных:[...]
- Метады збору даных:[...]
- Метады аналізу даных: [...]

Кампаненты ацэнкі:
а. Ацэнка прадукцыйнасці:
- Ацэнка ходу праекта, захавання графіка, якасці працы і выкарыстання рэсурсаў.
- Параўноўвайце фактычныя дасягненні з запланаванымі этапамі, праводзіце інспекцыі на месцах і праглядайце фінансавыя справаздачы.

б. Ацэнка вынікаў:
- Ацаніце ўплыў праекта на жаданыя вынікі і выгады.
- Вымяраць змены ў адпаведных паказчыках, праводзіць даследаванні або ацэнкі і аналізаваць дадзеныя для ацэнкі эфектыўнасці праекта.

в. Ацэнка працэсу:
- Вывучыць працэсы рэалізацыі праекта і дзейнасць.
- Ацаніце планаванне праекта, камунікацыю, навучанне і стратэгіі кіравання зменамі.

d. Узаемадзеянне зацікаўленых бакоў:
- Прыцягвайце зацікаўленых бакоў на працягу ўсяго працэсу ацэнкі.
- Збірайце водгукі, прыцягвайце зацікаўленых бакоў да ўдзелу ў апытаннях або інтэрв'ю і ўлічвайце іх пункты гледжання і чаканні.

д. Ацэнка ўздзеяння:
- Вызначце ўклад праекта ў больш шырокія змены або ўздзеянне.
- Збірайце даныя аб паказчыках да і пасля ўмяшання, аналізуйце запісы і вымярайце ўздзеянне праекта.

Справаздачнасць і рэкамендацыі:
- Вынікі ацэнкі:[...]
- Рэкамендацыі:[...]
- Атрыманыя ўрокі:[...]

Выснову:
- Паўтарыце асноўныя вынікі і высновы ацэнкі.
- Падкрэсліце важнасць выкарыстання ідэй ацэнкі для будучага прыняцця рашэнняў і паляпшэння.

Ключавыя вынас 

Ацэнка праекта - гэта найважнейшы працэс, які дапамагае ацаніць прадукцыйнасць, вынікі і эфектыўнасць праекта. Ён дае каштоўную інфармацыю пра тое, што спрацавала добра, вобласці, якія трэба палепшыць, і атрыманыя ўрокі. 

Questions fréquemment posées

Якія існуюць 4 тыпы ацэнкі праектаў?

Ацэнка эфектыўнасці, ацэнка вынікаў, ацэнка працэсу і ацэнка ўздзеяння.

Якія этапы ацэнкі праекта?

Вось крокі, якія дапамогуць вам стварыць ацэнку праекта:
Вызначце мэту і задачы
Вызначце крытэрыі і паказчыкі ацэнкі
План метадаў збору даных
Збірайце і аналізуйце даныя
Зрабіце высновы і дайце рэкамендацыі
Кантактуйце і дзяліцеся вынікамі

Якія 5 элементаў ацэнкі ў кіраванні праектамі?

Выразныя мэты і крытэрыі
Збор і аналіз дадзеных
Вымярэнне прадукцыйнасці
Удзел зацікаўленых бакоў
Справаздачнасць і камунікацыя

Ref: Кіраўнік праекта | Супольнасць Eval | AHRQ