Представете си вашия екип като екипаж, плаващ във водите на проекти и цели. Какво се случва, когато попаднете на труден етап? Въведете шаблона за анализ на първопричината, вашия организационен компас. В тази публикация в блога ще разкрием анализа на първопричината и неговите ключови принципи, как да изпълняваме RCA стъпка по стъпка и различни шаблони за анализ на първопричината, които да помогнат на вашето пътуване.
Съдържание
Какво е анализ на първопричината?
Анализът на първопричината (RCA) е систематичен процес, използван за идентифициране на основните причини за проблеми или инциденти в системата. Основната цел на RCA е да определи защо е възникнал конкретен проблем и да се справи с първопричините, вместо просто да лекува симптомите. Този подход помага да се предотврати повторната поява на проблема.
Анализът на първопричината се използва широко в различни индустрии, включително производство, здравеопазване, информационни технологии и др. Това е проактивен подход към решаването на проблеми, който има за цел да създаде дългосрочни решения, а не бързи решения, насърчавайки непрекъснато подобрение в организациите или системите.
Основни принципи на анализа на първопричината
Ето основните ключови принципи на RCA:
Фокусирайте се върху проблема, а не върху хората:
Вместо да обвинявате отделни хора, концентрирайте се върху разрешаването на проблема. Анализът на първопричината (RCA) е инструмент за намиране и отстраняване на проблеми, като се гарантира, че те няма да се появят отново, без да сочите с пръст конкретни хора.
Поддържайте нещата организирани:
Когато правите RCA, мислете по организиран начин. Следвайте процес стъпка по стъпка, за да намерите всички възможни причини за проблема. Като сте организирани, RCA работи по-добре.
Използвайте факти и доказателства:
Вземете решения въз основа на реална информация. Уверете се, че вашият RCA използва факти и доказателства, а не предположения или чувства.
Идеи за въпроси открито:
Създайте пространство, където е добре да поставяте под съмнение идеи. Когато правите RCA, бъдете отворени към нови мисли и перспективи. Това помага да се проучат всички възможни причини за проблема.
Придържай се към него:
Разберете, че RCA може да отнеме време. Продължете, докато откриете основната причина за проблема. Да бъдеш търпелив е важно за намирането на добри решения и за предотвратяване на повторната поява на проблема.
Как да извършите анализ на първопричината
Извършването на анализ на първопричината включва систематичен процес за идентифициране на основните причини за проблем или проблем. Ето ръководство стъпка по стъпка как да проведете RCA:
1/ Дефинирайте проблема:
Ясно формулирайте проблема или проблема, който се нуждае от проучване. Напишете сбито описание на проблема, което включва подробности като симптоми, въздействие върху операциите и всякаква друга подходяща информация. Тази стъпка поставя началото на целия RCA процес.
2/ Съберете екип:
Сформирайте мултидисциплинарен екип с хора, които имат дял или опит, свързани с проблема. Разнообразието в гледните точки може да доведе до по-цялостно разбиране на проблема.
3/ Събиране на данни:
Съберете подходяща информация и данни. Това може да включва преглед на записи, провеждане на интервюта, наблюдение на процеси и събиране на всякакви други подходящи източници на данни. Целта е цялостно и точно разбиране на ситуацията.
4/ Използвайте RCA инструменти:
Използвайте различни RCA инструменти и техники, за да идентифицирате първопричините. Общите инструменти включват:
- Диаграма на рибена кост (Ishikawa): Визуално представяне, което категоризира потенциалните причини за проблем в клонове, като хора, процеси, оборудване, околна среда и управление.
- 5 Защо: Попитайте „защо“ многократно, за да проследите последователността от събития и да стигнете до основните причини. Докато стигнете до основната причина, продължавайте да питате „защо“.
5/ Идентифицирайте първопричините:
Анализирайте събраните данни и информация, за да идентифицирате основните или първопричините за проблема.
- Погледнете отвъд непосредствените симптоми, за да разберете системните проблеми, допринасящи за проблема.
- Уверете се, че установените първопричини са валидни и подкрепени с доказателства. Направете кръстосана проверка с екипа и, ако е възможно, тествайте предположенията, за да проверите точността на вашия анализ.
6/ Разработване на решения:
Направете мозъчна атака и оценете потенциални коригиращи и превантивни действия. Съсредоточете се върху решения, които адресират установените основни причини. Обмислете осъществимостта, ефективността и потенциалните непредвидени последици от всяко решение.
7/ Създайте план за действие:
Разработете подробен план за действие, който очертава стъпките, необходими за прилагане на избраните решения. Разпределете отговорности, задайте срокове и установете показатели за наблюдение на напредъка.
8/ Внедрете решения:
Приложете избраните решения в действие. Приложете промените в процесите, процедурите или други аспекти, посочени в плана за действие.
9/ Наблюдение и оценка:
Следете внимателно ситуацията, за да сте сигурни, че внедрените решения са ефективни. Създайте система за текуща оценка и обратна връзка. Ако е необходимо, направете корекции на решенията въз основа на резултатите от реалния свят.
Шаблон за анализ на първопричината
По-долу са дадени опростени шаблони за анализ на първопричината в различни формати:
Шаблон за анализ на първопричината в Excel:
Ето шаблона за анализ на първопричината в Excel
- Описание на проблема: Опишете накратко проблема или проблема.
- Дата и час на събитието: Запишете кога е възникнал проблемът.
- Събиране на данни: Посочете използваните източници на данни и методи.
- Основни причини: Избройте идентифицираните първопричини.
- Решения: Документирайте предложените решения.
- План за изпълнение: Очертайте стъпките за прилагане на решения.
- Наблюдение и оценка: Определете как ще се наблюдават решенията.
5 Шаблон за анализ на първопричината защо:
Ето 5 шаблона за анализ на първопричината
Декларация за проблем:
- Ясно заявете проблема.
Защо? (1-во повторение):
- Попитайте защо е възникнал проблемът и отбележете отговора.
Защо? (2-ро повторение):
- Повторете процеса, като отново попитате защо.
Защо? (3-то повторение):
- Продължете, докато стигнете до основната причина.
Решения:
- Предложете решения въз основа на идентифицираната основна причина.
Шаблон за анализ на първопричината за рибена кост:
Ето шаблона за анализ на основната причина за рибена кост
Декларация за проблем:
- Запишете проблема в „главата“ на диаграмата с рибена кост.
Категории (напр. хора, процеси, оборудване):
- Маркирайте разклоненията за различни потенциални причини.
Подробни причини:
- Разделете всяка категория на конкретни причини.
Основни причини:
- Идентифицирайте основните причини за всяка подробна причина.
Решения:
- Предложете решения, свързани с всяка основна причина.
Пример за анализ на първопричината в здравеопазването:
Ето пример за анализ на първопричината в здравеопазването
- Описание на инцидента с пациента: Опишете накратко здравния инцидент.
- График на събитията: Очертайте кога се е случило всяко събитие.
- Допринасящи фактори: Избройте факторите, допринесли за инцидента.
- Основни причини: Определете основните причини за инцидента.
- Коригиращи действия: Предложете действия за предотвратяване на повторение.
- Проследяване и наблюдение: Посочете как ще се наблюдават коригиращите действия.
Шаблон за анализ на първопричината Six Sigma:
- Определете: Ясно дефинирайте проблема или отклонението.
- Мярка: Съберете данни, за да определите количествено проблема.
- Анализирам: Използвайте инструменти като Fishbone или 5 Whys, за да идентифицирате първопричините.
- Подобряване на: Разработване и внедряване на решения.
- контрол: Установете контроли за наблюдение и поддържане на подобренията.
В допълнение, ето някои уебсайтове, където можете да намерите шаблони за анализ на първопричината, които да ви помогнат с вашия RCA процес: SmartSheet, Щракнете нагоре, и Култура на безопасността.
Заключителни мисли
Шаблонът за анализ на първопричината е вашият компас за ефективно решаване на проблеми. Следвайки ръководството стъпка по стъпка, описано тук, вашият екип може да се справя с предизвикателствата с прецизност и да гарантира дългосрочни решения. За да подобрите допълнително вашите срещи и сесии за мозъчна атака, не забравяйте да използвате AhaSlides – инструмент, предназначен да подобри сътрудничеството и да рационализира комуникацията.
Въпроси и Отговори
Как се пише анализ на първопричината?
Дефинирайте ясно проблема, Съберете подходящи данни, Идентифицирайте първопричините, Разработете решения, насочени към първопричините, и Приложете и наблюдавайте ефективността на решенията.
Какви са 5-те стъпки на анализ на първопричината?
Дефинирайте проблема, Съберете данни, Идентифицирайте основните причини, Разработете решения и Приложете и наблюдавайте решенията.
Как да създам шаблон за анализ на първопричината?
Очертайте раздели за дефиниране на проблем, събиране на данни, идентифициране на първопричината, разработване на решение и внедряване.
Ref: Асана | SmartSheet
