Какво е управление на проекти? | Всичко, което трябва да знаете през 2024 г

Давите се в крайни срокове? Чувствате се претоварени? майстор Управление hа Проектипрез 2024 г. и трансформирайте начина си на работа.

В продължение на векове системата за бърз транзит (BART) в района на залива на Сан Франциско с 400,000 XNUMX пътници на ден е била един от най-успешните проекти, а Bechtel е водещият световен ръководител на проекти за масивни строителни и инженерни проекти. Този пример е отлично доказателство колко важно е ефективното управление на проекти. Ядрото на успеха на всеки проект се крие зад добрите ръководители на проекти.

И така, в тази статия ще проучим какво е управление на проекти, колко е важно и най-добрите техники за планиране, планиране, контрол и оценка на проект. 

Съдържание

• Какво е управление на проекти и примери?
• Защо управлението на проекти е важно?
  • Спестете време и пари
  • Подобрете сътрудничеството и комуникацията
  • Намаляване на рисковете и проблемите
• Кои са трите ключови етапа на управлението на проекти?
  • Планиран проект
  • Планиране на проекта
  • Контролинг на проекти
• Какво представляват техниките за управление на проекти: PERT и CPM
• Използване на софтуер за управление на проекти за управление на проекти
• Често задавани въпроси
• Bottom Line

Съвети за по-добра ангажираност

• Личностно развитие
• Performance Management

Какво е управление на проекти и примери?

Проектите са обичайна част от нашето ежедневие. Може да планираме сватба или изненадващо парти за рожден ден, да ремонтираме къща или да подготвяме учебен проект за семестър. Могат да се споменат по-големи проекти като изграждане на мост, преместване на жители, производство на нови линии самолети и др. Всички те се нуждаят от управление на проекти. 

Управлението на проекти описва систематичния подход, методологиите и практиките, използвани за планиране, планиране, контрол и оценка на проекти от началото до завършването им. Той обхваща широк набор от дейности и процеси, насочени към постигане на конкретни цели в рамките на определени ограничения като време, цена, обхват, качество и ресурси.

Защо управлението на проекти е важно?

Трудно е да се отрече значението на управлението на проекти, което помага на всеки бизнес проект да работи по-ефективно и ефективно. Нека да разгледаме трите основни предимства на ефективното управление на проекти.

Спестете време и пари

Добрата организация на проекта включва внимателно планиране и разпределение на ресурсите. Ръководителите на проекти оценяват изискванията на проекта, идентифицират необходимите ресурси и ги разпределят ефективно. Чрез точна оценка на нуждите от ресурси и избягване на преразпределяне или недостатъчно използване, ръководителите на проекти оптимизират използването на ресурсите, намалявайки ненужните разходи и спестявайки време.

Подобрете сътрудничеството и комуникацията

Ръководителите на проекти определят и съобщават ясни роли и отговорности на членовете на екипа. Всеки индивид разбира своите специфични задачи, резултати и области на отговорност. Тази яснота минимизира объркването и припокриванията, позволявайки на членовете на екипа да работят заедно гладко и ефективно.

Намаляване на рисковете и проблемите

Проектите по своята същност включват рискове и несигурност, които, ако не бъдат управлявани, могат да доведат до значителни предизвикателства или дори провал. Доброто управление на проекти набляга на идентифицирането, оценката и стратегиите за смекчаване на риска. Чрез предвиждане и адресиране на потенциални проблеми на ранен етап, ръководителите на проекти могат да сведат до минимум тяхното въздействие и да гарантират, че проектите остават на път или дори са завършени преди желаната дата.

Тръгване на: Какво прави Scrum master?

Кои са трите ключови етапа на управлението на проекти?

Управлението на проекти включва три фази: планиране на проекта, планиране на проекта и контрол на проекта. Ето подробности за всяка фаза.

Планиран проект

Управлението и организацията на проекта започват с фазата на планиране, където се определят целите, целите и обхвата на проекта. По време на тази фаза ръководителите на проекти работят в тясно сътрудничество със заинтересованите страни, за да разберат техните изисквания и очаквания.

Важно е да се отбележи, че има няколко метода, които се използват при планирането на проекти и един от най-ефективните начини за планиране е структурата на разбивката на работата (WBS). Дефинира се като процес на разделяне на проект на неговите основни подкомпоненти (или задачи), които след това се подразделят на по-подробни компоненти и накрая на набор от дейности и свързаните с тях разходи.

Свързани: Поглед от птичи поглед към процеса на планиране на проекта

Планиране на проекта

Планирането на проекта се отнася до процеса на последователност и разпределяне на времето за всички дейности по проекта. На този етап мениджърите решават колко време ще отнеме всяка дейност и изчисляват ресурсите, необходими на всеки етап от производството.

Целите на планирането на проекта могат да бъдат обобщени, както следва:

• Показване на връзката на всяка дейност с други и с целия проект
• Определяне на логическия ред и съотношението между дейностите
• Улесняване на установяването на реалистични прогнози за време и разходи за всяка дейност
• Осигуряване на оптимално използване на хора, пари и материални ресурси чрез идентифициране на критични тесни места.

Един популярен подход за планиране на проекти е диаграмата на Гант. Диаграмите на Гант са евтини методи, които имат за цел да помогнат на мениджърите да се уверят, че:

• Предвидени са дейности
• Редът на изпълнение е документиран
• Записват се прогнозите за времето на дейността
• Общото време на проекта е разработено. 

Свързани:

• Техника за бокс във времето – Ръководство за използване през 2024 г
• Пример за график на проекта

Контролинг на проекти

Контролът на даден проект описва внимателно боравене с ресурси, разходи, качество и бюджети. Контролирането на проекти може да бъде трудно. Не всички проекти са добре дефинирани в началото, някои може да са зле дефинирани. Проектите обикновено стават добре дефинирани само след подробно, обширно първоначално планиране и внимателно дефиниране на необходимите входове, ресурси, процеси и резултати.

В контролинга има термин, наречен водопадна методология, който включва последователен подход, при който проектът се фокусира стъпка по стъпка и всяка фаза е завършена, преди да се премине към следващата. Мениджърът на проекта и екипът се фокусират върху планирането и изпълнението на една фаза в даден момент, следвайки предварително определена последователност. Когато ограниченията са известни, промените са достатъчно малки, за да бъдат управлявани без съществено преразглеждане на плановете.

За разлика от методологията на водопада, Agile Методологиянабляга на паралелно или едновременно планиране и изпълнение на компонентите на проекта. Обикновено се свързва с Agile методологии като напр Скръм и Канбан. Вместо да завършват всяка фаза, преди да започнат следващата, екипите работят върху множество аспекти на проекта едновременно, като се фокусират върху по-малки повторения или ограничени във времето стъпки. Има множество контролни точки и вериги за обратна връзка за проследяване на напредъка, които могат да ви помогнат да направите оценка на проекта по-късно.

Тръгване на: Изпълнение на проекта намляваПроцес на оценка на проекта

Какво представляват техниките за управление на проекти: PERT и CPM

Техниката за оценка и преглед на програмата (PERT) и методът на критичния път (CPM) са добре известни техники за управление на проекти, използвани за планиране и планиране на дейности, които споделят общи черти по отношение на цялостния процес от 6 стъпки, както следва:

• Дефинирайте дейностите по проекта, необходими за завършване на проекта и подгответе структурата на разбивката на работата
• Идентифицирайте кои дейности зависят от други и установете логически връзки, като например „завършване към начало“ или „начало към начало“.
• Начертайте мрежата, свързваща всички дейности, като използвате възли за представяне на дейности и стрелки, за да покажете потока и зависимостите между тях
• Оценете продължителността и цената на всяка дейност 
• Определете критичния път (най-дългата последователност от зависими дейности, която определя минималната продължителност на проекта)
• По време на проекта напредъкът се наблюдава спрямо графика и се правят корекции, ако е необходимо, за да се осигури навременно завършване.

Какви са предимствата и недостатъците на PERT и CPM?

Има критики относно PERT и CPM дали са важни за управлението на проекти. Ето предимствата и ограниченията на двете техники:

Предимства

Ограничения

- Осигуряват систематичен подход към планирането на проекти, особено за големи, сложни проекти с множество дейности. - Чрез фокусиране върху критични дейности в критичен път, ръководителите на проекти могат да приоритизират ресурсите и усилията, за да осигурят навременно завършване на проекта. - Те също така предлагат рамка за наблюдение на напредъка на проекта и сравняването му с планирания график.

- Точното идентифициране и количествено определяне на тези зависимости може да бъде предизвикателство - Времевите оценки в управлението на проекти често могат да бъдат субективни и повлияни от различни фактори, което води до риск от пристрастни оценки и потенциални неточности в графика на проекта. - Също толкова важно е да се наблюдават отблизо почти критичните пътища в рамките на проекта. Пренебрегването на тези почти критични пътеки може да създаде присъщи рискове и може да доведе до потенциални забавяния или прекъсвания на цялостната времева линия на проекта.

Използване на софтуер за управление на проекти за управление на проекти

Кое е най-доброто Софтуер за управление на проекти ? Има няколко възможности за компаниите да управляват проекти. В зависимост от мащаба на даден проект, мениджърите могат да решат да използват гореописаните подходи за управление на малки проекти или да включат специализиран софтуер за управление на проекти за големи и сложни проекти.

Струва си да представим Microsoft Project, един от най-популярните специализирани софтуери, който е изключително полезен при изчертаване на проектни мрежи, идентифициране на графика на проекта и управление на разходите по проекта и други ресурси и извършване на оценка на проекта. Вие също можете обмислете неговите алтернативикато Asana, Trello, Jira и софтуер за управление на проекти Basecamp. Всички те са платен софтуер за управление на проекти с безплатна пробна версия на много разширени функции, които могат да ви помогнат да управлявате вашите проекти и екипи по-ефективно.  

Свързани: 10 съвета за ефективно използване на Asana Project Management през 2024 г or Алтернативи на Microsoft Project

Често задавани въпроси

Bottom Line

Както виждаме, за всяка компания си струва да инвестира в подобряване на уменията за управление на проекти. Ефективното управление на проекти не може да липсва находчиви ръководители на проекти и високоефективен екип. Има много сертифицирани курсове и обучението може да помогне на учащите да получат по-задълбочени и полезни знания за управлението на проекти. Ако сте достатъчно уверени и добре подготвени, защо не приемете предизвикателство от PMI, най-ценената в света сертификация за управление на проекти, включваща традиционни, гъвкави и хибридни концепции. 

Въпреки това, ако искате да спестите пари, приемането на безплатен курс за управление на проекти на Coursera също е страхотна идея. За HR-ers използването на персонализирано обучение също може да доведе до по-добри резултати. Можете да проектирате увлекателни уроци с AhaSlides представянеинструмент, където можете да намерите много безплатни персонализирани шаблони на интерактивни тестове и игри заедно с уникални презентационни ефекти.

Цитирана работа: Рендер, Бари, Хейзър, Джей, Мънсън, Чък. (2017). Управление на операциите : Устойчивостнамлява Управление на доставките12-ти. Ед. (12-то издание).

Ref: Работа в екип | М. Библиотека