Kako organizirati glatke uvodne sastanke | Najbolji savjeti otključani u 2024.!

Jeste li ikada bili u uspješni uvodni sastanci?

Ako sudjelujete u novom međufunkcionalnom timu na poslu ili novom projektnom timu, to može biti netko iz drugih odjela ili iz drugih kompanija koje možda niste poznavali ili s kojima ste ranije radili, a želite biti sigurni da spremnost da se posvetite i uložite svoje vještine i ideje u tim — posebno ako je taj tim vrlo učinkovit. Stoga je bitno organizovati sastanak kako bi se okupili novi saigrači.

Međutim, nema iznenađenja ako se osjećate pomalo nespretno i nervozno jer čak i najiskusniji profesionalci imaju tremu kada imaju početni sastanak s novim timom. Ako ste lider i brinete o tome da ne uspete da organizujete uvodne sastanke o produktivnosti.

Ovaj članak će vam dati kompletan vodič, primjere i savjete o tome što uvodne sastanke čini uspješnim.

U ovom članku ćete naučiti

• Šta je uvodni sastanak?
• Šta je cilj uvodnog sastanka?
• Kako organizovati efikasan uvodni sastanak
• Savjeti za uspješno održavanje uvodnog sastanka
• Key Takeaways

Više savjeta od AhaSlides

• Poslovni sastanci
• Stand Up Meeting | Ultimate Guide
• Najboljih 8 savjeta za dobar sastanak

Šta je uvodni sastanak?

Uvodni ili uvodni sastanak ima potpuno isto značenje kada je u pitanju upoznavanje sa timom kada se prvi put službeno sastaju članovi tima i njihovi vođe, kako bi se utvrdilo da li uključeni pojedinci žele izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnost.

Cilj mu je dati članovima tima vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interesovanja i ciljeve svakog učesnika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, možete organizirati uvodne sastanke formalne ili neformalne.

Standardni dnevni red uvodnog sastanka uključuje:

• Predstavite cilj sastanka
• Predstavite vođe i svakog člana
• Razgovarajte o timskim propisima, radu, beneficijama i tretmanima...
• Vrijeme je za igranje igara
• Završite sastanke i poduzmite daljnje radnje

Šta je cilj uvodnih sastanaka?

Nemojte samo vidjeti uvode kao okvir za potvrdu. Iskoristite ovo vrijeme da uspostavite prave veze, steknete jedinstvene uvide i uspostavite okvir za besprijekoran timski rad. Uvodni sastanci su odlični za:

• Pojačajte timski rad i timsku koheziju

Prvi cilj uvodnih sastanaka je da se stranci dovedu do bliskih saigrača. Ako se nikada prije niste vidjeli i malo znate o njima, nedostajat će kohezija i povezanost, što može utjecati na timski duh i produktivnost. Kada ljudi mogu razgovarati i ujediniti pravila tima, odgovarajuće nagrade i kazne, ili znaju da su njihovi vođe pošteni i vjerni ljudi, njihovi saigrači su skromni, pouzdani, empatični i više, među njima će se izgraditi povjerenje i pozitivno radno okruženje. tim.

• Razbijte napetost i nespretnost

Produktivnost će vjerovatno pasti ako zaposleni rade u okruženju pod pritiskom. Takođe nije dobro ako zaposleni plaše svog vođu, a ne da ih inspirišu. Uvodni sastanci mogu pomoći novim timovima da se osjećaju sigurnije da podijele svoje ideje i mišljenja. Takođe lako počinju da sklapaju prijateljstva, komuniciraju i umanjuju neugodnost za dalju saradnju. Na primjer, član tima se ne ustručava da progovori i zatraži pomoć kada ne može ispoštovati rokove.

• Pomozite strukturirati i uskladiti standarde i prakse

Naglasak na pravilima i propisima važan je dio prvih uvodnih sastanaka. Ako na početku timskog rada ne bude jasno, pošteno i jasno, to može dovesti do sukoba u timu i pogrešne komunikacije. Naprotiv, ako možete natjerati tim da slijedi standarde i prakse, doći će do efikasnosti resursa zbog efektivnosti i efikasnosti tima, istovremeno povećavajući zadovoljstvo poslom među članovima tima koji su dio kohezivnog tima.

Kako organizovati efikasan uvodni sastanak

Uvodni sastanci mogu pratiti standardni proces planiranja sastanka sa 5 Ps: svrha, planiranje, priprema, učešće, I napredak. Ovisno o vašem vremenskom ograničenju, broju učesnika, pozadini vašeg tima i vašim resursima, možete organizirati formalne ili povremene uvodne sastanke. Važan je prvi utisak. To više poštovanja i povjerenja će članovi vašeg tima cijeniti kada pokažete organizirane i pažljive sastanke.

• svrha

Radi se o postavljanju ciljeva za sastanke. Budite jasni i koncizni kada navedete ciljeve sastanaka tako da možete lako vratiti sve u fokus ako učesnika ometaju nepovezane aktivnosti. Možete razmotriti strukturiranje ciljeva tako što ćete urediti piramidu ciljeva koja ocrtava svaki skup ciljeva na različitim nivoima.

• planiranje

Prva stvar koju bi novi vođe timova trebali učiniti je planiranje detalja ili razvoj dnevnog reda. Kada imate na šta da se osvrnete, pokušaj da sami zapamtite sve oslobađate od stresa. Možete kreirati predložak pomoću projekcije slajdova putem PowerPointa ili rukom pisane kartice.

• priprema

Ovaj dio uključuje neke aktivnosti kao što su Priprema uvodnog scenarija sastanka i Pregled dnevnog reda prije početka zvaničnog sastanka. Biće vam lakše izgovoriti sve ključne informacije i fokusirati se na dnevni red uz podršku govornika ili scenarija kada vam iznenada padne na pamet.

• učešće

Ne zaboravite potaknuti nove članove da postavljaju pitanja i učestvuju u interaktivnim aktivnostima tokom sastanaka. Ako drugi izgledaju tako neodlučni, pitajte ih za njihovo mišljenje. Pobrinite se da svi u timu imaju priliku da progovore, a ne samo da se fokusirate na ekstrovertne članove. Možete organizovati anketu uživo kako bi neki introverti mogli direktno podijeliti svoja mišljenja.

• napredak

Trebali biste završiti svoj sastanak rezimeom i obavijestiti o akcijama za sljedeće korake. A, praćenje nakon sastanka je ključni dio, možete razmotriti donošenje konačne odluke i dokumentirati ih.

Savjeti za uspješno održavanje uvodnog sastanka

• Koristite interaktivni alat za prezentaciju

Osjećate se stidljivo ili neugodno prvog dana? Svoje uvodne sastanke možete učiniti 100 puta zabavnijim korištenjem interaktivnog alata za prezentaciju kao što je AhaSlides!

A

Postoji desetak načina da to učinite, ali preporučujemo ovaj pregled da brzo probijete led:

• Počnite sa uvodnim slajdom.
• Začinite stvari kvizovima o sebi s poenima i ljestvicom.
• Završite slajdom pitanja i odgovora na kraju gdje svi mogu pitati stvari koje su se pitali o vama.

sa AhaSlides' interaktivna prezentacijska platforma, možete izraditi uvjerljiv uvod koji odvodi ljude na Mjesec🚀 Isprobajte ovaj predložak ovdje:

• Započnite uvod sa „mi"

Tim radi na saradnji između članova tima radi postizanja zajedničkih ciljeva, a ne pokazivanja ličnih talenata. Stoga je značajno naglasiti smisao kulture „mi“. Pokušajte koristiti "mi: umjesto "ja" što je više moguće u vašim uvodnim slajdovima i cijelim sastancima, osim za lični uvod. Ovo u konačnici ohrabruje tim da sarađuje efikasnije jer razumiju da dijele koherentnu viziju i da su posvećeni više radu za tim, a ne za sebe.

• Zabavite svoje saigrače

Kako započeti uvodne sastanke na najuzbudljivije načine? Kako su svi članovi novi jedni drugima, kao domaćin, možete razmisliti o početku s nekim brzim ledolomcima. Također možete postaviti 2 do 3 igre i kvizove, te sesije razmišljanja kako biste dali drugima vremena da podijele svoju ličnost, talente i razmišljanje; komunicirati i raditi s drugima na poboljšanju kohezije tima i kulture i povezanosti na radnom mjestu. Na primjer, možete isprobati neke igre poput Krug uvažavanja, Skavenger huts, Da li bi radije...

• Vremenski menadzment

Obično visokoproduktivni sastanci mogu trajati od 15-45 minuta, posebno uvodni sastanci, koje bi trebalo kontrolisati za 30 minuta. Dovoljno je vremena da se novi saigrači upoznaju, ukratko se predstave i međusobno sarađuju u nekoliko jednostavnih i zabavnih aktivnosti izgradnje tima. Također ste postavili vremenska ograničenja za različite dijelove kako biste bili sigurni da vam vrijeme ne ponestaje dok još imate mnogo toga da prikrijete.

Key Takeaways

Za vaš tim je korisno započeti timski rad s novim timom tako što ćete iskoristiti prednosti uvodnih sastanaka. Zakazivanje prvog sastanka može biti izazovno i oponašano. Kada ste u procesu pripreme, ne ustručavajte se tražiti podršku čak i ako ste PowerPoint majstor. Definitivno možete olakšati svoj posao i uštedjeti dan AhaSlides.

Često Postavljena Pitanja

Ref: Zaista. Better Up, LinkedIn