Kako organizirati glatke uvodne sastanke | Najbolji savjeti otključani u 2025.!

Ako sudjelujete u novom međufunkcionalnom timu na poslu ili novom projektnom timu, to može biti netko iz drugih odjela ili iz drugih kompanija koje možda niste poznavali ili s kojima ste ranije radili, a želite biti sigurni da spremnost da se posvetite i uložite svoje vještine i ideje u tim — posebno ako je taj tim vrlo učinkovit. Stoga je bitno organizovati sastanak kako bi se okupili novi saigrači.

Međutim, nema iznenađenja ako se osjećate pomalo nespretno i nervozno jer čak i najiskusniji profesionalci imaju tremu kada imaju početni sastanak s novim timom. Ako ste lider i brinete o tome da ne uspete da organizujete uvodne sastanke o produktivnosti.

Ovaj članak će vam dati kompletan vodič, primjere i savjete o tome što uvodne sastanke čini uspješnim.

U ovom članku ćete naučiti

• Šta je uvodni sastanak?
• Šta je cilj uvodnog sastanka?
• Kako organizovati efikasan uvodni sastanak
• Savjeti za uspješno održavanje uvodnog sastanka
• Key Takeaways

Šta je uvodni sastanak?

Uvodni ili uvodni sastanak ima potpuno isto značenje kada je u pitanju upoznavanje sa timom kada se prvi put službeno sastaju članovi tima i njihovi vođe, kako bi se utvrdilo da li uključeni pojedinci žele izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnost.

Cilj mu je dati članovima tima vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interesovanja i ciljeve svakog učesnika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, možete organizirati uvodne sastanke formalne ili neformalne.

Standardni dnevni red uvodnog sastanka uključuje:

• Predstavite cilj sastanka
• Predstavite vođe i svakog člana
• Razgovarajte o timskim propisima, radu, beneficijama i tretmanima...
• Vrijeme je za igranje igara
• Završite sastanke i poduzmite daljnje radnje

Šta je cilj uvodnih sastanaka?

Nemojte samo vidjeti uvode kao okvir za potvrdu. Iskoristite ovo vrijeme da uspostavite prave veze, steknete jedinstvene uvide i uspostavite okvir za besprijekoran timski rad. Uvodni sastanci su odlični za:

• Pojačajte timski rad i timsku koheziju

Prvi cilj uvodnih sastanaka je zbližiti strance sa članovima tima. Ako se nikada prije niste vidjeli i malo znate o njima, nedostajat će kohezije i povezanosti, što može utjecati na timski duh i produktivnost. Kada ljudi mogu razgovarati i ujednačiti timska pravila, odgovarajuće nagrade i kazne ili znaju da su njihovi vođe pošteni i vjerni ljudi, njihovi članovi tima skromni, pouzdani, empatični i još mnogo toga, povjerenje će se izgraditi i pozitivno radno okruženje će se izgraditi unutar tima.

• Razbijte napetost i nespretnost

Produktivnost će vjerovatno pasti ako zaposleni rade u okruženju pod pritiskom. Takođe nije dobro ako zaposleni plaše svog vođu, a ne da ih inspirišu. Uvodni sastanci mogu pomoći novim timovima da se osjećaju sigurnije da podijele svoje ideje i mišljenja. Takođe lako počinju da sklapaju prijateljstva, komuniciraju i umanjuju neugodnost za dalju saradnju. Na primjer, član tima se ne ustručava da progovori i zatraži pomoć kada ne može ispoštovati rokove.

• Pomozite strukturirati i uskladiti standarde i prakse

Naglasak na pravilima i propisima važan je dio prvih uvodnih sastanaka. Ako na početku timskog rada ne bude jasno, pošteno i jasno, to može dovesti do sukoba u timu i pogrešne komunikacije. Naprotiv, ako možete natjerati tim da slijedi standarde i prakse, doći će do efikasnosti resursa zbog efektivnosti i efikasnosti tima, istovremeno povećavajući zadovoljstvo poslom među članovima tima koji su dio kohezivnog tima.

Kako organizovati efikasan uvodni sastanak

Uvodni sastanci mogu pratiti standardni proces planiranja sastanka sa 5 Ps: svrha, planiranje, priprema, učešće, I napredak. Ovisno o vašem vremenskom ograničenju, broju učesnika, pozadini vašeg tima i vašim resursima, možete organizirati formalne ili povremene uvodne sastanke. Važan je prvi utisak. To više poštovanja i povjerenja će članovi vašeg tima cijeniti kada pokažete organizirane i pažljive sastanke.

• svrha

Radi se o postavljanju ciljeva za sastanke. Budite jasni i koncizni kada navedete ciljeve sastanaka tako da možete lako vratiti sve u fokus ako učesnika ometaju nepovezane aktivnosti. Možete razmotriti strukturiranje ciljeva tako što ćete urediti piramidu ciljeva koja ocrtava svaki skup ciljeva na različitim nivoima.

• planiranje

Prva stvar koju novi vođe tima trebaju uraditi jeste da isplaniraju detalje ili razviju dnevni red. Kada imate nešto na šta se možete pozvati, pokušaj da sve sami zapamtite ublažava stres. Možete kreirati predložak koristeći slajdšou putem PowerPointa. ili rukom pisane kartice.

• priprema

Ovaj dio uključuje neke aktivnosti, kao što je priprema uvodnog scenarija za sastanak i pregled dnevnog reda prije početka službenog sastanka. Uz pomoć bilješki govornika ili scenarija bit će vam lakše izgovoriti sve ključne informacije i fokusirati se na dnevni red kada iznenada skrenete s teme.

• učešće

Ne zaboravite potaknuti nove članove da postavljaju pitanja i učestvuju u interaktivnim aktivnostima tokom sastanaka. Ako drugi izgledaju tako neodlučni, pitajte ih za njihovo mišljenje. Pobrinite se da svi u timu imaju priliku da progovore, a ne samo da se fokusirate na ekstrovertne članove. Možete organizovati anketu uživo kako bi neki introverti mogli direktno podijeliti svoja mišljenja.

• napredak

Trebali biste završiti svoj sastanak rezimeom i obavijestiti o akcijama za sljedeće korake. A, praćenje nakon sastanka je ključni dio, možete razmotriti donošenje konačne odluke i dokumentirati ih.

Savjeti za uspješno održavanje uvodnog sastanka

• Koristite interaktivni alat za prezentaciju

Osjećate se stidljivo ili neugodno prvog dana? Svoje uvodne sastanke možete učiniti 100 puta zabavnijim korištenjem interaktivnog alata za prezentaciju kao što je AhaSlides!

Postoji desetak načina da to učinite, ali preporučujemo ovaj pregled da brzo probijete led:

• Počnite sa uvodnim slajdom.
• Začinite stvari kvizovima o sebi s poenima i ljestvicom.
• Završite slajdom pitanja i odgovora na kraju gdje svi mogu pitati stvari koje su se pitali o vama.

Uz AhaSlides platformu za interaktivnu prezentaciju, možete napraviti uvjerljiv uvod koji odvodi ljude na Mjesec🚀 Isprobajte ovaj predložak ovdje:

• Započnite uvod sa „mi"

Tim radi na saradnji između članova tima kako bi se postigli zajednički ciljevi, a ne kako bi se pokazali lični talenti. Stoga je značajno naglasiti osjećaj "mi" kulture. Pokušajte koristiti "mi:" umjesto "ja" što je više moguće u uvodnim slajdovima i na cijelim sastancima, osim u ličnom predstavljanju. Ovo u konačnici potiče tim na efikasniju saradnju jer razumiju da dijele koherentnu viziju i više su posvećeni radu za tim nego za sebe.

• Zabavite svoje saigrače

Kako započeti uvodne sastanke na najuzbudljiviji način? Budući da su svi članovi novi jedni drugima, kao domaćin, možete razmisliti o početku s nekim brzim uvodnim sastancima. Također možete organizirati 2 do 3 igre i kviza, te sesije brainstorminga kako biste drugima dali vremena da podijele svoju osobnost, talente i razmišljanje; komuniciraju i rade s drugima kako bi poboljšali timsku koheziju te kulturu i povezanost na radnom mjestu. Na primjer, možete isprobati neke igre poput Krug uvažavanja, Skavenger huts, Da li bi radije...

• Vremenski menadzment

Obično visoko produktivni sastanci mogu trajati od 15 do 45 minuta, posebno uvodni sastanci, koje treba ograničiti na 30 minuta. To je dovoljno vremena da se novi članovi tima upoznaju, ukratko predstave i sarađuju jedni s drugima u nekoliko jednostavnih i zabavnih aktivnosti za izgradnju tima. Također ste postavili vremenska ograničenja za različite dijelove kako biste bili sigurni da vam vrijeme ne ističe dok još uvijek imate mnogo toga za obraditi.

Key Takeaways

Korisno je za vaš tim da započne timski rad s novim timom iskorištavanjem uvodnih sastanaka. Dogovaranje prvog sastanka može biti izazovno i zastrašujuće. Kada ste u procesu pripreme, ne ustručavajte se potražiti podršku čak i ako ste PowerPoint majstor. Definitivno možete olakšati svoj posao i uštedjeti sebi dan uz... AhaSlides.

Često Postavljena Pitanja

Ref: Zaista. Better Up, LinkedIn