Šta je upravljanje projektima? | Sve što treba znati u 2024

Utapanje u rokovima? Osjećate se preopterećeno? Gospodaru Upravljanje projektima2024. i transformirajte način na koji radite.

Tokom vekova, sistem brzih tranzita u oblasti zaliva u San Francisku (BART), sa 400,000 vozača dnevno, bio je jedan od najuspešnijih projekata, a Bechtel je vodeći svetski menadžer projekata velikih građevinskih i inženjerskih projekata. Ovaj primjer je odličan dokaz koliko je važno efikasno upravljanje projektima. Srž uspjeha svakog projekta leži u dobrim projektnim menadžerima.

Dakle, u ovom članku ćemo istražiti šta je upravljanje projektom, koliko je važno i najbolje tehnike za planiranje, planiranje, kontrolu i evaluaciju projekta. 

Sadržaj

• Šta je upravljanje projektima i primjeri?
• Zašto je upravljanje projektima važno?
  • Uštedite vrijeme i novac
  • Poboljšajte saradnju i komunikaciju
  • Ublažite rizike i probleme
• Koje su tri ključne faze upravljanja projektima?
  • Planiranje projekata
  • Planiranje projekta
  • Kontroling projekta
• Šta su tehnike upravljanja projektima: PERT i CPM
• Korišćenje softvera za upravljanje projektima za upravljanje projektima
• Često Postavljena Pitanja
• Bottom Line

Savjeti za bolji angažman

• Lični razvoj
• Upravljanje performansama

Šta je upravljanje projektima i primjeri?

Projekti su uobičajeni dio naše svakodnevice. Možda planiramo vjenčanje ili rođendansku zabavu iznenađenja, preuređujemo kuću ili pripremamo semestralni projekat nastave. Mogu se spomenuti veći projekti poput izgradnje mosta, preseljenja stanovnika, proizvodnje novih linija aviona i još mnogo toga. Svima im je potrebno upravljanje projektima. 

Upravljanje projektom opisuje sistematski pristup, metodologije i prakse koje se koriste za planiranje, planiranje, kontrolu i evaluaciju projekata od početka do završetka. Obuhvaća širok spektar aktivnosti i procesa usmjerenih na postizanje specifičnih ciljeva unutar definiranih ograničenja kao što su vrijeme, troškovi, obim, kvalitet i resursi.

Zašto je upravljanje projektima važno?

Teško je poreći značaj menadžmenta u projektima koji pomaže da svaki projekat poslovanja teče efikasnije i efektivnije. Pogledajmo tri glavne prednosti efikasnog upravljanja projektima.

Uštedite vrijeme i novac

Dobra organizacija projekta uključuje pažljivo planiranje i alokaciju resursa. Menadžeri projekta procjenjuju zahtjeve projekta, identifikuju potrebne resurse i efikasno ih alociraju. Preciznom procjenom potreba za resursima i izbjegavanjem ukupne raspodjele ili nedovoljne iskorištenosti, projektni menadžeri optimiziraju korištenje resursa, smanjujući nepotrebne troškove i štedeći vrijeme.

Poboljšajte saradnju i komunikaciju

Menadžeri projekta definišu i saopštavaju jasne uloge i odgovornosti članovima tima. Svaki pojedinac razumije svoje specifične zadatke, rezultate i područja odgovornosti. Ova jasnoća minimizira konfuziju i preklapanja, omogućavajući članovima tima da rade zajedno glatko i efikasno.

Ublažite rizike i probleme

Projekti inherentno uključuju rizike i neizvjesnosti, koji, ako se njima ne upravlja, mogu dovesti do značajnih izazova ili čak neuspjeha. Dobro upravljanje projektom naglašava identifikaciju rizika, procjenu i strategije ublažavanja. Ranim predviđanjem i rješavanjem potencijalnih problema, menadžeri projekata mogu minimizirati njihov utjecaj i osigurati da projekti ostanu na pravom putu, ili čak da budu završeni prije željenog roka.

Provjeri: Šta radi Scrum majstor?

Koje su tri ključne faze upravljanja projektom?

Upravljanje projektima uključuje tri faze: planiranje projekta, planiranje projekta i kontrolu projekta. Evo detalja o svakoj fazi.

Planiranje projekata

Upravljanje i organizacija projekta započinje fazom planiranja, gdje se definišu ciljevi, ciljevi i obim projekta. Tokom ove faze, menadžeri projekta blisko sarađuju sa zainteresovanim stranama kako bi razumeli njihove zahteve i očekivanja.

Ključno je napomenuti da se u planiranju projekta koristi nekoliko metoda, a jedan od najefikasnijih načina planiranja je struktura razvrstavanja posla (WBS). Definira se kao proces podjele projekta na njegove glavne podkomponente (ili zadatke), koje se zatim dijele na detaljnije komponente i konačno na skup aktivnosti i povezanih troškova.

Povezano: Proces planiranja projekta iz ptičje perspektive

Planiranje projekta

Planiranje projekta se odnosi na proces redoslijeda i dodjele vremena svim projektnim aktivnostima. U ovoj fazi, menadžeri odlučuju koliko će vremena trajati svaka aktivnost i izračunavaju resurse potrebne u svakoj fazi proizvodnje.

Svrhe planiranja projekta mogu se sažeti na sljedeći način:

• Pokazivanje odnosa svake aktivnosti prema drugima i prema cjelokupnom projektu
• Utvrđivanje logičkog poretka i korelacije među aktivnostima
• Omogućavanje uspostavljanja realnih procjena vremena i troškova za svaku aktivnost
• Osigurati da se ljudi, novac i materijalni resursi optimalno koriste identifikacijom kritičnih uskih grla.

Jedan popularan pristup planiranju projekata je Ganttov dijagram. Gantt grafikoni su jeftine metode koje imaju za cilj pomoći menadžerima da osiguraju:

• Aktivnosti su planirane
• Redoslijed izvođenja je dokumentiran
• Procjene vremena aktivnosti se snimaju
• Ukupno vrijeme projekta je razvijeno. 

Povezano:

• Tehnika vremenskog boksa – Vodič za upotrebu u 2024
• Primjer rasporeda projekta

Kontroling projekta

Kontrola projekta opisuje pažljivo rukovanje resursima, troškovima, kvalitetom i budžetima. Kontrola projekata može biti teška. Nisu svi projekti u početku dobro definirani, neki mogu biti loše definirani. Projekti obično postaju dobro definisani tek nakon detaljnog opsežnog početnog planiranja i pažljivog definisanja potrebnih inputa, resursa, procesa i izlaza.

U kontroli, postoji termin koji se zove Waterfall metodologija koji uključuje sekvencijalni pristup u kojem se projekat fokusira na način korak po korak i svaka faza se završava prije nego što se pređe na sljedeću. Menadžer projekta i tim fokusiraju se na planiranje i izvođenje jedne po jedne faze, slijedeći unaprijed određeni redoslijed. Kada su ograničenja poznata, promjene su dovoljno male da se njima može upravljati bez suštinske revizije planova.

Za razliku od Waterfall metodologije, Agilna metodologijanaglašava paralelno ili istovremeno planiranje i izvođenje komponenti projekta. Obično se povezuje sa Agile metodologijama kao što su Scrum i Kanban. Umjesto da završe svaku fazu prije početka sljedeće, timovi rade na više aspekata projekta istovremeno, fokusirajući se na manje iteracije ili vremenske okvire. Postoje brojne kontrolne tačke i povratne petlje za praćenje napretka, što vam može pomoći da kasnije izvršite evaluaciju projekta.

Provjeri: Implementacija projekta iProces evaluacije projekta

Šta su tehnike upravljanja projektima: PERT i CPM

I tehnika evaluacije i pregleda programa (PERT) i metoda kritičnog puta (CPM) su dobro poznate tehnike upravljanja projektima koje se koriste za planiranje i planiranje aktivnosti, koje dijele zajedničke karakteristike u smislu ukupnog procesa od 6 koraka kako slijedi:

• Definirajte projektne aktivnosti potrebne za završetak projekta i pripremite strukturu raščlambe posla
• Identifikujte koje aktivnosti zavise od drugih i uspostavite logičke odnose, kao što su "od kraja do početka" ili "od početka do početka".
• Nacrtajte mrežu koja povezuje sve aktivnosti koristeći čvorove za predstavljanje aktivnosti i strelice za prikaz toka i zavisnosti između njih
• Procijenite trajanje i cijenu svake aktivnosti 
• Odredite kritični put (najduži niz zavisnih aktivnosti koji određuje minimalno trajanje projekta)
• Tokom čitavog projekta, napredak se prati u odnosu na raspored, a prilagođavanja se vrše po potrebi kako bi se osigurao pravovremeni završetak.

Koje su prednosti i mane PERT-a i CPM-a?

Postoji kritika o PERT-u i CPM-u da li su važni za upravljanje projektima. Evo prednosti i ograničenja ove dvije tehnike:

prednosti

ograničenja

- Pružaju sistematski pristup planiranju projekata, posebno za velike, složene projekte sa brojnim aktivnostima. - Fokusirajući se na kritične aktivnosti na kritičnom putu, menadžeri projekta mogu dati prioritet resursima i naporima kako bi osigurali pravovremeni završetak projekta. - Oni takođe nude okvir za praćenje napretka projekta i upoređivanje sa planiranim rasporedom.

- Precizno identifikovanje i kvantifikovanje ovih zavisnosti može biti izazovno - Procjene vremena u upravljanju projektom često mogu biti subjektivne i pod utjecajem različitih faktora, što dovodi do rizika od pristrasnih procjena i potencijalnih netačnosti u vremenskom okviru projekta. - Jednako je važno pažljivo pratiti skoro kritične puteve unutar projekta. Zanemarivanje ovih skoro kritičnih puteva može predstavljati inherentne rizike i može dovesti do potencijalnih kašnjenja ili poremećaja u ukupnom vremenskom okviru projekta.

Korišćenje softvera za upravljanje projektima za upravljanje projektima

Šta je najbolje softver za upravljanje projektima ? Postoji nekoliko opcija za kompanije da upravljaju projektima. U zavisnosti od obima projekta, menadžeri mogu odlučiti da koriste gore opisane pristupe za upravljanje malim projektima ili da ugrade specijalizovani softver za upravljanje projektima za velike i složene projekte.

Vrijedi predstaviti Microsoft Project, jedan od najpopularnijih specijalizovanih softvera, koji je izuzetno koristan u crtanju projektnih mreža, identifikaciji rasporeda projekta, upravljanju projektnim troškovima i drugim resursima i vršenju evaluacije projekta. Možete i vi razmotriti njegove alternativekao što su Asana, Trello, Jira i Basecamp softver za upravljanje projektima. Sve su to plaćeni softver za upravljanje projektima sa besplatnom probnom verzijom mnogih naprednih funkcija koje vam mogu pomoći da efikasnije upravljate svojim projektima i timovima.  

Povezano: 10 savjeta za efikasno korištenje Asana projektnog upravljanja u 2024 or Alternative za Microsoft Project

Često Postavljena Pitanja

Bottom Line

Kao što vidimo, za svaku kompaniju se isplati investirati u unapređenje vještina upravljanja projektima. Efikasnom upravljanju projektima ne mogu nedostajati snalažljivi projektni menadžeri i tim visokih performansi. Postoji mnogo sertifikovanih kurseva i obuka može pomoći učenicima da steknu dublja i korisna znanja o upravljanju projektima. Ako ste dovoljno samouvjereni i dobro pripremljeni, zašto ne prihvatite izazov PMI, najcjenjeniji svjetski certifikat za upravljanje projektima, koji uključuje tradicionalne, agilne i hibridne koncepte. 

Međutim, ako želite uštedjeti novac, pohađanje besplatnog kursa upravljanja projektima Coursera je također odlična ideja. Za zaposlenike, korištenje prilagođene obuke također može dovesti do boljih rezultata. Sa njima možete osmisliti zanimljive lekcije AhaSlides prezentacijaalat, gdje možete pronaći mnogo besplatnih prilagodljivih šablona interaktivnih kvizova i igara zajedno s jedinstvenim efektima prezentacije.

Citirano djelo: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Upravljanje operacijama : održivosti Supply Chain Management12th. Ed. (12. izd.).

Ref: timski rad | M. Biblioteka