Què és la gestió de projectes? | Tot per saber el 2024

Ofegament en els terminis? Et sents aclaparat? Mestre Gestió de Projectesel 2024 i transforma la teva manera de treballar.

Durant segles, el sistema de trànsit ràpid de l'àrea de la badia (BART) de San Francisco, amb 400,000 usuaris al dia, ha estat un dels projectes més reeixits i Bechtel és el principal gestor de projectes del món de projectes de construcció i enginyeria massius. Aquest exemple és una excel·lent evidència de la importància de la gestió de projectes eficaç. El nucli de l'èxit de qualsevol projecte es troba darrere dels bons gestors de projectes.

Així doncs, en aquest article, explorarem què és la gestió de projectes, com és important i les millors tècniques per programar, planificar, controlar i avaluar un projecte. 

Taula de continguts

• Què és la gestió de projectes i exemples?
• Per què és important la gestió de projectes?
  • Estalvieu temps i diners
  • Millorar la col·laboració i la comunicació
  • Mitigació de riscos i problemes
• Quines són les tres etapes clau de la gestió de projectes?
  • Planificació de projectes
  • Programació del projecte
  • Control de Projectes
• Què són les Tècniques de Gestió de Projectes: PERT i CPM
• Ús del programari de gestió de projectes per gestionar projectes
• Preguntes freqüents
• Bottom Line

Consells per a una millor implicació

• Desenvolupament Personal
• La gestió del rendiment

Què és la gestió de projectes i exemples?

Els projectes són una part comuna de la nostra vida quotidiana. Podem estar planejant un casament o una festa d'aniversari sorpresa, redecorant una casa o preparant un projecte de classe d'un semestre. Es poden esmentar projectes més grans, com ara la construcció d'un pont, la reubicació de residents, la producció de noves línies d'avions i molt més. Tots necessiten una gestió de projectes. 

La gestió de projectes descriu l'enfocament sistemàtic, les metodologies i les pràctiques utilitzades per programar, planificar, controlar i avaluar projectes des de l'inici fins a la finalització. Engloba una àmplia gamma d'activitats i processos dirigits a assolir objectius específics dins de limitacions definides com ara temps, cost, abast, qualitat i recursos.

Per què és important la gestió de projectes?

És difícil negar la importància de la gestió en els projectes que ajuda a que cada projecte de l'empresa funcioni de manera més eficient i eficaç. Anem a repassar els tres avantatges principals d'una gestió eficaç de projectes.

Estalvieu temps i diners

Una bona organització del projecte implica una planificació i una assignació acuradas dels recursos. Els directors de projecte avaluen els requisits del projecte, identifiquen els recursos necessaris i els assignen de manera eficaç. En estimar amb precisió les necessitats de recursos i evitant la sobreassignació o la infrautilització, els gestors de projectes optimitzen l'ús dels recursos, reduint costos innecessaris i estalviant temps.

Millorar la col·laboració i la comunicació

Els gestors de projectes defineixen i comuniquen rols i responsabilitats clars als membres de l'equip. Cada individu entén les seves tasques específiques, els lliuraments i les àrees de responsabilitat. Aquesta claredat minimitza la confusió i les superposicions, permetent als membres de l'equip treballar junts de manera fluida i eficient.

Mitigació de riscos i problemes

Els projectes comporten inherentment riscos i incerteses que, si no es gestionen, poden comportar reptes importants o fins i tot fracàs. Una bona gestió del projecte posa èmfasi en la identificació, avaluació i estratègies de mitigació del risc. En preveure i abordar els problemes potencials des del principi, els gestors de projectes poden minimitzar el seu impacte i assegurar-se que els projectes es mantinguin en el bon camí, o fins i tot es completin abans de la data de venciment desitjada.

sortida: Què fa un Scrum Master?

Quines són les tres etapes clau de la gestió de projectes?

La gestió dels projectes inclou tres fases: planificació del projecte, programació del projecte i control del projecte. Aquí teniu els detalls de cada fase.

Planificació de projectes

La gestió i organització del projecte s'inicia amb la fase de planificació, on es defineixen els objectius, els objectius i l'abast del projecte. Durant aquesta fase, els gestors de projectes treballen estretament amb les parts interessades per entendre els seus requisits i expectatives.

És crucial tenir en compte que s'utilitzen diversos mètodes en la planificació de projectes, i una de les maneres més efectives de planificar és l'estructura de desglossament del treball (WBS). Es defineix com un procés de dividir un projecte en els seus principals subcomponents (o tasques), que després es subdivideixen en components més detallats i, finalment, en un conjunt d'activitats i els seus costos relacionats.

Relacionat: Vista d'ocell del procés de planificació del projecte

Programació del projecte

La programació del projecte fa referència al procés de seqüenciació i assignació de temps a totes les activitats del projecte. En aquesta etapa, els directius decideixen quant de temps durarà cada activitat i calculen els recursos necessaris en cada etapa de producció.

Els objectius de la programació del projecte es poden resumir de la següent manera:

• Mostrar la relació de cada activitat amb les altres i amb tot el projecte
• Determinar l'ordre lògic i la correlació entre activitats
• Facilitar l'establiment d'estimacions realistes de temps i costos per a cada activitat
• Garantir que les persones, els diners i els recursos materials s'utilitzen de manera òptima mitjançant la identificació de colls d'ampolla crítics.

Un enfocament popular de programació de projectes és el diagrama de Gantt. Els diagrames de Gantt són mètodes de baix cost que tenen com a objectiu ajudar els gestors a assegurar-se que:

• Les activitats estan previstes
• L'ordre d'actuació està documentat
• Es registren les estimacions del temps de l'activitat
• Es desenvolupa el temps global del projecte. 

Relacionat:

• Tècnica de boxa temporal: guia d'ús el 2024
• Exemple de programació del projecte

Control de Projectes

El control d'un projecte descriu un maneig proper dels recursos, costos, qualitat i pressupostos. Controlar els projectes pot ser difícil. No tots els projectes estan ben definits al principi, alguns poden estar mal definits. Normalment, els projectes només es defineixen bé després d'una planificació inicial detallada i extensa i una definició acurada dels inputs, recursos, processos i sortides necessaris.

En el control, hi ha un terme anomenat Waterfall Methodology que implica un enfocament seqüencial on el projecte se centra pas a pas i cada fase es completa abans de passar a la següent. El director del projecte i l'equip se centren a planificar i executar una fase a la vegada, seguint una seqüència predeterminada. Quan es coneixen les limitacions, els canvis són prou petits com per ser gestionats sense revisar substancialment els plans.

A diferència de la metodologia Waterfall, Metodologia Àgilposa èmfasi en la planificació i l'execució paral·leles o simultànies dels components del projecte. S'associa habitualment amb metodologies àgils com ara Scrum i Kanban. En lloc de completar cada fase abans de començar la següent, els equips treballen en diversos aspectes del projecte simultàniament, centrant-se en iteracions més petites o en increments de temps. Hi ha nombrosos punts de control i bucles de retroalimentació per fer un seguiment del progrés, que us poden ajudar a fer una avaluació del projecte més endavant.

sortida: Implementació de projectes iProcés d'avaluació del projecte

Què són les tècniques de gestió de projectes: PERT i CPM

Tant la tècnica d'avaluació i revisió de programes (PERT) com el mètode del camí crític (CPM) són tècniques de gestió de projectes conegudes que s'utilitzen per planificar i programar activitats, que comparteixen aspectes comuns pel que fa al procés global de 6 passos de la següent manera:

• Definir les activitats del projecte necessàries per completar el projecte i preparar l'estructura de desglossament del treball
• Identificar quines activitats depenen d'altres i establir relacions lògiques, com ara "acabar per començar" o "iniciar per començar".
• Dibuixa la xarxa que connecta totes les activitats utilitzant nodes per representar activitats i fletxes per mostrar el flux i les dependències entre elles
• Estimar la durada i el cost de cada activitat 
• Determineu el camí crític (la seqüència més llarga d'activitats dependents que determina la durada mínima del projecte)
• Al llarg del projecte, es fa un seguiment del progrés en funció del calendari i es fan els ajustos necessaris per garantir la finalització oportuna.

Quins són els avantatges i els desavantatges de PERT i CPM?

Hi ha una crítica sobre PERT i CPM si són importants per a la gestió de projectes. Aquests són els avantatges i limitacions de les dues tècniques:

avantatges

Limitacions

- Proporcionen un enfocament sistemàtic de la planificació de projectes, especialment per a projectes grans i complexos amb nombroses activitats. - En centrar-se en les activitats crítiques en un camí crític, els gestors de projectes poden prioritzar els recursos i els esforços per garantir la finalització oportuna del projecte. - També ofereixen un marc per supervisar el progrés del projecte i comparar-lo amb el calendari previst.

- Identificar i quantificar amb precisió aquestes dependències pot ser un repte - Les estimacions de temps en la gestió de projectes sovint poden ser subjectives i influenciades per diversos factors, que comporten un risc d'estimacions esbiaixades i possibles inexactituds en el calendari del projecte. - És igualment important controlar de prop els camins gairebé crítics dins del projecte. Descuidar aquests camins gairebé crítics pot suposar riscos inherents i pot provocar possibles retards o interrupcions en el calendari general del projecte.

Ús del programari de gestió de projectes per gestionar projectes

Què és el millor programari de gestió de projectes ? Hi ha diverses opcions per a les empreses per gestionar projectes. Depenent de l'escala d'un projecte, els gestors poden decidir utilitzar els enfocaments comentats anteriorment per gestionar petits projectes o incorporar programari de gestió de projectes especialitzat per a projectes grans i complexos.

Val la pena presentar Microsoft Project, un dels programaris especialitzats més populars, que és molt útil per dibuixar xarxes de projectes, identificar el calendari del projecte i gestionar els costos del projecte i altres recursos i fer l'avaluació del projecte. Tu també pots considerar les seves alternativescom ara el programari de gestió de projectes Asana, Trello, Jira i Basecamp. Tots són programari de gestió de projectes de pagament amb una prova gratuïta de moltes funcions avançades que us poden ajudar a gestionar els vostres projectes i equips de manera més eficaç.  

Relacionat: 10 consells per utilitzar la gestió de projectes d'Asana amb eficàcia el 2024 or Alternatives de Microsoft Project

Preguntes freqüents

Bottom Line

Com podem veure, val la pena que cada empresa inverteixi en millorar les habilitats de gestió de projectes. A una gestió de projectes eficaç no pot faltar gestors de projectes amb recursos i un equip d'alt rendiment. Hi ha molts cursos certificats i la formació pot ajudar els estudiants a obtenir un coneixement més profund i útil sobre la gestió de projectes. Si tens prou confiança i estàs ben preparat, per què no acceptar un repte? PMI, la certificació de gestió de projectes més apreciada del món, que inclou conceptes tradicionals, àgils i híbrids. 

Tanmateix, si voleu estalviar diners, fer un curs gratuït de gestió de projectes de Coursera també és una gran idea. Per als treballadors de recursos humans, utilitzar una formació personalitzada també pot conduir a millors resultats. Podeu dissenyar lliçons atractives amb AhaSlides presentacióeina, on podeu trobar moltes plantilles personalitzables gratuïtes de qüestionaris i jocs interactius juntament amb efectes de presentació únics.

Treball citat: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Gestió d'operacions : Sostenibilitati Gestió de la Cadena de Subministrament12è. Ed. (12a Ed.).

Ref: Treball en equip | M. Biblioteca