Aprèn d'aquests millors exemples de calendari del projecte per millorar la productivitat i el rendiment dels teus projectes!
El primer pas de la gestió del projecte ve amb la planificació i la programació; mentre que la planificació se centra a establir un full de ruta per a l'èxit del projecte, la programació es dedica a definir el calendari i la seqüència de les activitats del projecte.
És difícil assegurar que el projecte funcioni en curs sense la fase de programació. Així, en aquest article, explorarem la importància d'un calendari de projecte, els seus exemples i com planificar de manera eficaç des d'un projecte petit fins a un gran.
Taula de continguts
Consells per a una millor implicació
Busques una manera interactiva de gestionar millor el teu projecte?
Aconsegueix plantilles i proves gratuïtes per jugar a les teves properes reunions. Registra't gratuïtament i pren el que vulguis AhaSlides!
🚀 Aconsegueix un compte gratuït
Què significa el calendari del projecte?
Un calendari d'un projecte és un calendari detallat que descriu les tasques, els recursos necessaris i els terminis previstos en una seqüència per garantir que un projecte es pugui acabar a temps.
Una programació de projecte normalment inclou les dates d'inici i finalització de cada tasca, la durada de cada tasca i qualsevol dependència o restricció que pugui afectar la programació.
Per què és important el calendari del projecte?
La planificació del projecte és un component crucial de la gestió del projecte, ja que proporciona un marc per a l'execució reeixida d'un projecte. Aquest pla detallat permet als gestors de projectes assignar recursos de manera eficaç, supervisar el progrés i assegurar-se que el projecte es completi a temps i dins del pressupost. Alguns avantatges del calendari del projecte es descriuen a continuació
Identificació de possibles colls d'ampolla i riscos per avançat
Una de les raons clau per les quals la programació del projecte és important és que dóna suport als gestors a esbrinar possibles colls d'ampolla i riscos per endavant. Mitjançant la descomposició del projecte en tasques més petites i l'assignació de terminis específics a cada tasca, els directors de projecte poden identificar fàcilment qualsevol dependència o limitació que pugui afectar la cronologia general del projecte. Això els permet gestionar de manera proactiva aquests riscos i prendre les accions necessàries per mitigar-los.
Per exemple, si una tasca concreta s'identifica com una activitat de camí crític i el seu retard podria afectar a tota la cronologia del projecte, el director del projecte pot assignar recursos addicionals o ajustar el calendari per garantir la finalització oportuna.
Aprofitament dels recursos
A més, la programació del projecte té un paper vital en la gestió dels recursos. En tenir una comprensió clara de les tasques implicades en un projecte i la seva durada estimada, els directors de projecte poden assignar recursos de manera eficaç per garantir que s'utilitzen de manera òptima.
Això inclou assignar les persones adequades amb les habilitats i experiència necessàries per a cada tasca i evitar conflictes de recursos o sobrecàrregues. Un calendari de projecte ben planificat permet als gestors de projectes identificar amb antelació qualsevol manca de recursos o escassetat i prendre les accions necessàries per abordar-los, com ara contractar recursos addicionals o reassignar els existents.
Millorar la comunicació i la coordinació
A més, la programació del projecte ajuda a millorar la comunicació i la col·laboració entre els membres de l'equip. En tenir una comprensió compartida del calendari del projecte, els membres de l'equip poden alinear els seus esforços i treballar per aconseguir un objectiu comú. Això facilita una millor col·laboració, redueix malentesos o conflictes i millora la productivitat general.
Millor seguiment i informes
A més, un calendari de projecte ben definit també proporciona una base per al seguiment i informes regulars del progrés. Els directors de projectes poden comparar el progrés real amb el calendari previst, identificar qualsevol desviació o retard i prendre les accions correctives necessàries per mantenir el projecte en marxa.
Quins són els exemples de calendari del projecte?
Aquests són alguns exemples de com es pot crear un calendari de projecte basat en tres tècniques de programació i control del projecte: diagrama de Gantt, diagrama de xarxa (PERT i CPM) i programació de desglossament de treball (WBS).
diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt és una eina popular de programació de projectes que representa visualment la línia de temps del projecte. Mostra les tasques com a barres horitzontals al llarg d'una línia de temps, amb les seves dates d'inici i finalització. Les dependències entre les tasques es poden indicar mitjançant fletxes i es poden marcar fites per indicar assoliments importants del projecte.
La imatge següent és un exemple d'un diagrama de Gantt d'activitats de servei per a un Delta Jet durant una escala de 40 minuts
PERT i CPM
Un diagrama de xarxa, també conegut com a gràfic PERT (Tècnica d'avaluació i revisió de programes), il·lustra la seqüència i les dependències de les tasques d'un projecte. Utilitza nodes per representar tasques i fletxes per representar les relacions entre tasques. Aquest tipus de calendari és útil per visualitzar camins crítics i identificar les tasques que tenen un major impacte en la durada del projecte.
A més, el camí crític s'identifica determinant la seqüència més llarga de tasques dependents que afecten directament la durada global del projecte. Les tasques al llarg del camí crític tenen zero fluïdesa o flotabilitat, el que significa que qualsevol retard en aquestes tasques afectarà directament la durada global del projecte. En centrar-se en el camí crític, els gestors de projectes poden assignar recursos de manera eficaç i identificar oportunitats d'optimització per garantir la finalització oportuna del projecte.
Aquí teniu un exemple de Critical Path i Slack Times per instal·lar el nou equip de control de contaminació d'una empresa determinada.
Calendari de desglossament del treball (WBS)
Es pot desenvolupar un calendari del projecte utilitzant l'estructura de desglossament del treball com a base. Es refereix a una descomposició jeràrquica dels lliuraments del projecte en paquets de treball més petits i manejables. Mitjançant aquestes tècniques, els gestors poden identificar fàcilment les dependències entre les tasques. Algunes tasques poden dependre de la realització d'altres, mentre que algunes es poden treballar simultàniament.
Relacionat: Tècnica de boxa temporal: guia d'ús el 2024
Com fer un calendari del projecte
Al principi de la programació, si us pregunteu com fer-ho, pot ser útil seguir aquestes preguntes importants:
- Què cal fer? Definiu clarament les tasques, activitats i lliuraments específics necessaris per completar el projecte. Desglosseu el projecte en components manejables, assegurant-vos que s'identifica tot el treball necessari.
- Quan s'ha de fer? Determineu la durada i el calendari de cada tasca o activitat. Estima el temps necessari per completar cada tasca i considera qualsevol dependència o limitació que pugui afectar el calendari. Utilitzant tècniques de diagrama de Gantt, PERT i CPM per ajudar a organitzar el calendari del projecte de manera eficient.
- Qui ho pot fer? Identifiqueu les persones o rols responsables de cada tasca o activitat, pot implicar suport interdepartamental. Assignar recursos i assignar responsabilitats en conseqüència. Assegureu-vos que els membres de l'equip tinguin les habilitats i disponibilitat necessàries per dur a terme les tasques assignades.
- On es farà? Determineu la ubicació física o virtual on es realitzarà cada tasca. Això pot incloure espais de treball, equips o requisits tecnològics específics.
- Quines són les dependències de la tasca? Determinar les relacions i dependències entre tasques. Identifiqueu quines tasques s'han de completar abans que altres puguin començar i considereu qualsevol tasca que es pugui treballar simultàniament.
- Què és el camí crític? La identificació del camí crític és una part important del desenvolupament d'un calendari integral del projecte. El camí crític ajuda els gestors de projectes i els equips a entendre quines tasques tenen el major impacte en la durada i la data de finalització del projecte.
Què són les eines de planificació de projectes?
La majoria dels projectes actuals necessiten el suport del programari de planificació de projectes. S'ha demostrat que aporta molts beneficis a persones i empreses, com ara una major eficiència, una col·laboració millorada, una precisió millorada i una millor visualització.
Microsoft Project és un dels millors programes de planificació de projectes. Una de les característiques clau de Microsoft Project és la seva capacitat per obtenir actualitzacions d'estat a les parts interessades i gestionar els gràfics de Gantt, on podeu identificar fàcilment les dependències de les tasques i gestionar la seqüenciació de les tasques. també podeu fer ajustaments a la programació del projecte de manera flexible.
Una altra opció és utilitzar una eina anomenada Programari de programació Primavera P6. Es tracta d'un programari integral de gestió de projectes dissenyat específicament per a projectes a gran escala i complexos i està reconegut com un dels millors programes de planificació de la construcció. Admet les tècniques PERT i CPM, oferint funcions per crear diagrames de xarxa, programar tasques, gestionar recursos i analitzar camins crítics.
Per a projectes més petits, podeu considerar provar programari lliure com "Asana" o "Trello." Tot i que aquestes eines poden no tenir totes les funcions avançades del programari de pagament, ofereixen capacitats bàsiques de programació de projectes i són fàcils d'utilitzar. Les versions gratuïtes són capaços de completar tasques de projecte menys complicades i col·laborar amb altres. Us permet crear tasques, configurar dates de venciment, assignar responsabilitats i fer un seguiment del progrés.
Preguntes freqüents
Què és, per exemple, la planificació del projecte?
Un calendari del projecte descriu la seqüència de tasques, els recursos necessaris i els terminis estimats per a la seva realització. Preneu un projecte de construcció com a exemple de calendari del projecte. La planificació de la construcció pot incloure tasques com ara la preparació del lloc, el treball de fonamentació, l'estructura, les instal·lacions elèctriques i de fontaneria, els acabats i les inspeccions.
Com s'escriu un exemple de calendari d'un projecte?
Quan escriu un exemple de programació de projecte, és important seguir aquests passos: (1) Comenceu per identificar les tasques i activitats clau que cal dur a terme per al projecte. Això es pot fer desglossant el projecte en tasques més petites i manejables i determinant la seqüència en què s'han de completar. (2) A continuació, estimeu la durada de cada tasca i assigneu els recursos en conseqüència. Això ajudarà a crear un calendari realista per al projecte. (3) A continuació s'estableixen dependències entre tasques, ja que algunes tasques poden dependre de la realització d'altres. (4) Finalment, recordeu revisar i actualitzar periòdicament el calendari del projecte segons sigui necessari per assegurar-vos que segueixi sent precís i reflecteixi qualsevol canvi o ajust al projecte.
Quins són els 7 tipus diferents de programació?
Set tipus diferents inclouen la programació de franges horàries, la programació de cites obertes, la programació d'onades, la programació de 40/20, la programació doble, la programació de clúster, la programació de cites Wave i sense cita i la programació de matriu.
Bottom Line
Un calendari de projecte ben desenvolupat és crucial per a una gestió exitosa del projecte. Per excel·lir en la programació de projectes per a l'any 2024 i més enllà, es recomana explorar i adoptar eines modernes de gestió de projectes, mantenir-se informat sobre les millors pràctiques de la indústria i millorar contínuament les habilitats de programació de projectes mitjançant la formació i el desenvolupament professional.
Si necessiteu més ajuda per organitzar la formació en habilitats de programació de projectes, AhaSlides pot ser un gran soci que ofereix una varietat de funcions per donar suport a sessions de formació interactives i atractives. Amb AhaSlides, podeu crear presentacions dinàmiques, qüestionaris interactius i activitats col·laboratives per millorar l'experiència d'aprenentatge.
Ref: Gerent de Projectes | Verint