Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 Must-Haves per assicurà u successu di l'eventu

U vostru core si batte mentre imagine u peghju scenariu:

❗️ Un locutore si ammala minuti prima di piglià a scena.

❗️ U vostru locu perde improvvisamente u putere u ghjornu di l'avvenimentu.

❗️ O peghju di tuttu - qualcunu si ferisce in u vostru avvenimentu.

I pinsamenti di u stomacu ti mantenenu svegliu di notte.

Ma ancu l'avvenimenti più caòtichi ponu esse amministrati - se pianificate currettamente è sistematicamente in anticipu.

Un semplice Lista di cuntrollu di gestione di u risicu di l'avvenimentu pò aiutà vi identificà, preparà è mitigà i prublemi potenziali prima di derailà u vostru avvenimentu. Scupritemu i 10 must-haves in a lista di cuntrollu per trasfurmà a preoccupazione in un pianu d'azzione ben stabilitu.

Table di Cuntinutu

• Overview
• Chì ghjè a gestione di u risicu di un avvenimentu?
• Chì sò i 5 Passi per a Gestione di Rischiu cum'è un Pianificatore di Eventi?
• Lista di cuntrollu di gestione di u risicu di l'avvenimentu
• 5 elementi di a gestione di risicu?
• Lista di cuntrollu in a gestione di l'eventi
• Purtivechju
• Dumande dumandatu Spissu

Overview

Chì ghjè a gestione di u risicu di un avvenimentu?

A gestione di u risicu di l'avvenimentu implica l'identificazione di risichi potenziali o prublemi chì puderanu minaccia un avvenimentu, è poi mette in opera prucessi è precauzioni per mitigà quelli risichi. Questu aiuta à l'urganizatori di l'avvenimenti à avè piani di contingenza pronti per minimizzà l'interruzzione è ricuperà rapidamente se i prublemi surgenu. Una lista di cuntrollu di gestione di u risicu di l'avvenimentu hè ancu utilizata per assicurà chì ogni minaccia potenziale hè attraversata.

Chì sò i 5 Passi per a Gestione di Rischiu cum'è un Pianificatore di Eventi?

Sapemu chì hè stressante cum'è un pianificatore di avvenimenti cù tutte e pussibulità chì ponu accade. Per risparmià di pensà eccessivamente, seguite i nostri 5 passi semplici per fà un pianu perfettu di gestione di risicu per l'avvenimenti:

• Identificà i risichi - Pigliate tutte e cose pussibuli chì puderanu sbaglià in u vostru avvenimentu. Cunsiderate fatturi cum'è i prublemi di u locu, u malu tempu, i fallimenti di a tecnulugia, l'annullamentu di i parlanti, i prublemi alimentari, i feriti, l'assistenza bassa, etc. Pensate largamente è mette nantu à una strumentu di brainstorming per mantene l'idee intactu.

• Evaluà a probabilità è l'impattu - Per ogni risicu di l'avvenimentu identificatu, stima quantu hè probabile di accade è quale impattu potenziale puderia avè nantu à u vostru avvenimentu. Questu aiuta à determinà quali risichi necessitanu i piani di mitigazione più cumpleti.

• Sviluppà piani di contingenza - Per i risichi di priorità più altu, create piani di salvezza specifichi, suluzioni è contingenze per minimizzà l'interruzzione se quelli risichi si materializanu. Questu pò implicà a cunferma di i posti, i fornitori, i calendari, etc.

• Assignà rispunsabilità - Fate una persona responsabile per eseguisce ogni pianu di contingenza è cumunicà i roli chjaramente à a vostra squadra. Questu assicura chì qualcunu hà da piglià l'azzioni se un risicu veramente accade.

• Praticate i vostri piani - Eseguite scenarii potenziali per identificà e lacune in i vostri piani di gestione di risicu di l'avvenimenti. A furmazione di a vostra squadra nantu à a manera di risponde in diverse situazioni hà da custruisce a fiducia per pudè gestisce bè i prublemi chì si sviluppanu u ghjornu di l'avvenimentu.

Cunsiglii per un megliu impegnu

• Giuseppe
• Cuncepimentu di l'avvenimentu
• Rete di cumerciu

Lista di cuntrollu di gestione di u risicu di l'avvenimentu

Chì sò i punti generali chì una lista di cuntrollu di gestione di risicu di l'avvenimentu deve copre? Cercate l'ispirazione cù i nostri esempi di lista di cuntrollu di risichi di l'avvenimentu quì sottu.

#1 - Locu
☐ Cuntrattu firmatu
☐ Permessi è licenze ottenute
☐ Pianu di u pianu è arrangiamenti di stallazione cunfirmati
☐ Catering è esigenze tecniche specificate
☐ Locu di salvezza identificata è in standby

# 2 - Tempu
☐ Pianu di monitoraghju è di notificazione di u clima severu
☐ Tenda o refuggiu alternativu dispunibule se necessariu
☐ Arrangiamenti fatti per trasfurmà l'avvenimentu in casa, se necessariu

# 3 - Tecnulugia
☐ A/V è altre equipaghji tecnulugichi testati
☐ Informazioni di cuntattu di supportu IT ottenute
☐ Stampe di carta di materiali dispunibuli cum'è copia di salvezza
☐ Pianu di contingenza per l'internet o l'interruzione di energia

# 4 - Medica / Sicurezza
☐ Kit di primu aiutu è AED dispunibuli
☐ Uscite d'emergenza chjaramente marcate
☐ U persunale furmatu in e prucedure d'urgenza
☐ Dati di cuntattu di sicurezza / polizia in manu

# 5 - Parlaturi
☐ Bios è ritratti ricevuti
☐ Parlanti alternativi selezziunati cum'è copia di salvezza
☐ Pianu di contingenza di u Speaker cumunicatu

# 6 - Assistenza
☐ U sogliu minimu di presenza cunfirmatu
☐ A pulitica di annullamentu cumunicata
☐ Pianu di rimborsu in piazza se l'avvenimentu hè annullatu

#7 - Assicuranza
☐ Assicuranza di responsabilità generale in vigore
☐ Certificat d'assurance obtenu

#8 - Documentazione
☐ Copie di cuntratti, permessi è licenze
☐ Informazioni di cuntattu per tutti i venditori è i fornituri
☐ Programma di l'avvenimentu, agenda è / o itinerariu

# 9 - Staffing / Vuluntarii
☐ Ruoli assignati à u persunale è u vuluntariu
☐ Backups dispunibuli per cumpiendu per i non-shows
☐ Prucedure d'urgenza è furmazione di piani di contingenza cumpleta

# 10 - Alimenti è Bevande
☐ Avè una copia di salvezza dispunibile per qualsiasi pruvisti periscibile
☐ Opzioni alimentari alternative preparate in casu di ordine ritardatu / sbagliatu / invitati cù allergie
☐ Sò dispunibuli prudutti di carta extra, utensili è utensili per serve

# 11 - Rifiuti è riciclamentu
☐ Contenitori per i rifiuti è riciclà distribuiti
☐ Ruoli assignati per cullà a basura durante è dopu l'avvenimentu

# 12 - Prucedure per trattà e reclamazioni
☐ Un membru di u persunale designatu per trattà e reclamazioni di i participanti
☐ Un protokollu per risolve i prublemi è offre rimborsi / compensazione se necessariu

# 13 - Pianu di Evacuazione d'Urgenza
☐ Percorsi d'evacuazione è punti di scontru preparati
☐ Fate chì i membri di u persunale stazionanu vicinu à e surghjenti

# 14 - Protokollu di persona persa
☐ U persunale rispunsevule per i zitelli persi / anziani / disabili designati
☐ Info di cuntattu per i genitori / tutori di i minori ottenuti

# 15 - Reporting Incidente
☐ Formulariu di rapportu di incidente creatu per u persunale per documentà ogni emergenza

Chì sò i Cinque Elementi di Risk Management?

U risicu ùn hè micca solu a mala sorte - hè parte di ogni impresa. Ma cù u pianu di gestione di u risicu di l'avvenimentu ghjustu, pudete ammansà u risicu di u caosu crea è trasfurmà e minacce in opportunità. I cinque approcci à a gestione di risicu includenu:

• Identificazione di risicu - Pensate à cose chjuche cum'è glitches tecnologichi ... finu à a catastrofa tutale. A lista di i risichi li porta da a testa è nantu à carta induve pudete affruntà.

• Valutazione di u risicu- Valuta ogni risicu per capisce quale hè a più grande minaccia. Cunsiderate: quantu hè probabile chì questu succede? Chì dannu pò esse risultatu se faci? A priorità di risichi focalizeghja i vostri sforzi nantu à i prublemi chì importanu veramente.

• Risichi mitigazione - Avete prughjetti di ritruvà ! Cunsiderate modi per riduce a probabilità di un risicu, diminuite ogni impattu se succede, o i dui. Quantu più pudete debilitatu i risichi in anticipu, menu ti disturbanu.

• Monitoramentu di u risicu - Una volta chì i vostri piani iniziali sò in piazza, stà vigilante. Monitor per i segni chì emergenu novi risichi o i risichi antichi cambianu. Aghjustate e vostre strategie cum'è necessariu per seguità u paisaghju di minaccia in evoluzione.

• Rapportu di risichi - Sparte risichi è piani cù a vostra squadra. Purtendu l'altri in u ciclu ottiene l'acquistu, espone i punti debuli chì pudete avè mancatu, è distribuisce a responsabilità per a gestione di i risichi.

Cosa hè una Lista di Verificazione in Gestione di Eventi?

Una lista di cuntrollu in a gestione di l'eventi si riferisce à una lista di elementi o tarei chì l'urganizatori di l'avvenimenti verificanu chì sò stati preparati, disposti o pianificati prima di un avvenimentu.

Una lista di cuntrollu cumpleta di a gestione di i risichi aiuta à assicurà chì nunda di impurtante ùn hè trascuratu mentre organizate tutti i dettagli necessarii per eseguisce cù successu un avvenimentu.

I liste di cuntrollu sò utili per a gestione di l'avvenimenti perchè:

• Fornite chiarezza è struttura - Si ponenu in un ordine chì detalla tuttu ciò chì deve esse fattu, cusì nunda ùn casca per i cracks.

• Incuraghjenu a preparazione curretta - A verificazione di l'articuli motiva l'urganizatori per assicurà chì tutti l'arrangiamenti è e precauzioni sò in realtà in piazza prima di l'iniziu di l'avvenimentu.

• Migliurà a cumunicazione - E squadre ponu divide è assignà elementi di lista di cuntrollu per assicurà chì tutti capiscenu i so roli è e so responsabilità.

• Supporta a coerenza - Utilizà a stessa lista di cuntrollu per l'avvenimenti recurrenti aiuta à mantene i standard è à catturà e zone per migliurà ogni volta.

• Revelà lacune o debule - L'articuli micca marcati mette in risaltu e cose scurdate o necessitanu più pianificazione, chì vi permette di affruntà li prima chì sorgiu i prublemi.

• Facilità i trasmissioni - A consegna di a lista di cuntrollu à i novi urganizatori li aiuta à capisce tuttu ciò chì hè statu fattu per pianificà avvenimenti precedenti di successu.

Purtivechju

Cù questi extra in a vostra lista di cuntrollu di gestione di u risicu di l'avvenimentu, site ben preparatu per u campu di battaglia! A preparazione trasforma u caosu potenziale in una fiducia tranquilla. Allora aghjunghje ogni articulu à a vostra lista. Tagliateli unu à unu. Fighjate quella lista di cuntrollu rimodella a preoccupazione in u putere. Perchè più anticipate, i migliori risichi si renderanu à a vostra pianificazione meticulosa è preparazione.