Strwythur Sefydliadol Swyddogaethol: Ffyrdd o Ryddhau'r Pŵer O fewn Eich Sefydliad yn 2024

Ydych chi erioed wedi meddwl sut mae cwmnïau mawr yn trefnu eu hunain yng nghanol yr holl rannau symudol?

Er bod rhai busnesau yn gweithredu fel un uned gydlynol, mae llawer yn sefydlu adrannau gwahanol yn seiliedig ar swyddogaeth. Gelwir hyn yn a strwythur sefydliadol swyddogaethol.

Boed yn farchnata, cyllid, gweithrediadau, neu TG, timau rhaniad strwythurau swyddogaethol yn ôl arbenigedd.

Ar y wyneb, mae'r gwahaniad hwn o ddyletswyddau i'w weld yn glir – ond sut mae'n effeithio mewn gwirionedd ar gydweithio, gwneud penderfyniadau, a'r busnes cyffredinol?

Yn y swydd hon, byddwn yn edrych o dan gwfl y model swyddogaethol a'i fanteision. Deifiwch i mewn!

Tabl Cynnwys

• Beth yw Strwythur Trefniadol Swyddogaethol?
• Manteision Strwythur Trefniadol Swyddogaethol
• Anfanteision Strwythur Trefniadol Swyddogaethol
• Goresgyn Heriau Strwythur Sefydliadol Gweithredol
• Pryd mae Strwythur Gweithredol yn Addas?
• Enghreifftiau o Strwythur Trefniadol Swyddogaethol
• Siop Cludfwyd Allweddol
• Cwestiynau Cyffredin

Mwy o Awgrymiadau gydag AhaSlides

• 7 Mathau Allweddol o Strwythurau Sefydliadol
• Mathau o Reoli Digwyddiadau

Beth yw Strwythur Trefniadol Swyddogaethol?

Mae llawer o gwmnïau'n dewis trefnu eu hunain yn adrannau gwahanol yn seiliedig ar y mathau o swyddi neu dasgau y mae pobl yn eu gwneud, gan rannu gwaith yn swyddi mwy arbenigol.

Gelwir hyn yn cael “strwythur sefydliadol swyddogaethol“. Yn hytrach na grwpio pawb sy'n gweithio ar yr un prosiect gyda'i gilydd, mae pobl yn cael eu grwpio yn ôl maes cyffredinol eu gwaith - pethau fel marchnata, cyllid, gweithrediadau, gwasanaeth cwsmeriaid, ac ati.

Felly, er enghraifft, byddai pawb sy'n creu hysbysebion, yn rhedeg ymgyrchoedd cyfryngau cymdeithasol, neu'n meddwl am syniadau am gynnyrch newydd yn yr adran farchnata. Byddai'r holl gyfrifwyr sy'n olrhain arian, yn talu biliau ac yn ffeilio trethi gyda'i gilydd ym maes cyllid. Byddai peirianwyr yn gweithio ochr yn ochr â pheirianwyr eraill mewn gweithrediadau.

Y syniad yw, trwy roi pawb sydd â sgiliau swydd tebyg at ei gilydd, y gallant helpu ei gilydd a dysgu o arbenigedd ei gilydd. Gall pethau fel gweithdrefnau ariannol hefyd gael eu safoni ar draws yr adran gyfan.

Mae'r strwythur hwn yn ei wneud yn effeithlon iawn oherwydd nid oes rhaid i arbenigwyr chwilio'n gyson am atebion y tu allan i'w hadran. Ond gall hefyd ei gwneud hi'n anodd i wahanol feysydd gydweithio'n dda ar brosiectau mwy sy'n gofyn am lawer o sgiliau. Gall cyfathrebu rhwng adrannau fynd ar goll weithiau hefyd.

Ar y cyfan, mae strwythurau swyddogaethol yn dda ar gyfer cwmnïau sefydledig lle mae prosesau'n cael eu gosod, ond mae angen i gwmnïau ddod o hyd i ffyrdd o ddod â phobl at ei gilydd yn draws-adrannol hefyd i osgoi gweithio ar eu pen eu hunain. seilos gormod.

Manteision Strwythur Trefniadol Swyddogaethol

Mae manteision allweddol strwythur trefniadol swyddogaethol yn cael eu harchwilio isod:

• Arbenigo llafur - Mae pobl yn ennill arbenigedd yn eu swyddogaeth benodol trwy ganolbwyntio ar y tasgau hynny yn unig. Mae hyn yn arwain at gynhyrchiant uwch.
• Canoli arbenigedd – Mae arbenigedd tebyg yn cael ei gyfuno o fewn pob adran. Gall gweithwyr ddysgu oddi wrth ei gilydd a chefnogi ei gilydd.
• Safoni arferion – Gellir datblygu a dogfennu ffyrdd cyffredin o weithio o fewn pob swyddogaeth er cysondeb.
• Llinellau adrodd clir - Mae'n amlwg i bwy mae gweithwyr yn adrodd yn seiliedig ar eu rôl, heb adroddiadau matrics i reolwyr lluosog. Mae hyn yn symleiddio'r broses o wneud penderfyniadau.
• Dyrannu adnoddau’n hyblyg – Gellir symud llafur a chyfalaf o gwmpas yn haws o fewn adrannau ar sail blaenoriaethau a llwyth gwaith sy’n newid.
• Darbodusrwydd maint – Gellir rhannu adnoddau fel offer a gweithwyr o fewn pob adran, gan leihau costau fesul uned allbwn.
• Rhwyddineb monitro perfformiad – gall metrigau adrannau gael eu cysylltu’n gliriach â nodau a chanlyniadau gan fod swyddogaethau ar wahân.
• Cyfleoedd datblygu gyrfa - Gall gweithwyr ddatblygu eu sgiliau a'u gyrfaoedd trwy symud rhwng rolau yn eu maes arbenigol.
• Symleiddio rheolaeth – Mae gan bob pennaeth adran awdurdod dros un uned homogenaidd, gan wneud rheolaeth yn llai cymhleth.

Felly i grynhoi, mae strwythur swyddogaethol yn hyrwyddo arbenigedd, trosoledd arbenigedd, ac effeithlonrwydd gweithredol o fewn swyddogaethau unigol.

Anfanteision Strwythur Trefniadol Swyddogaethol

Ar ochr arall y darn arian, nid yw strwythur sefydliadol swyddogaethol yn gwbl ddi-ffael. Dylai cwmnïau ystyried yr anfanteision posibl hyn:

• Meddylfryd seilo - Gall adrannau ganolbwyntio ar eu nodau eu hunain yn unig yn hytrach na nodau'r sefydliad cyffredinol. Mae hyn yn rhwystro cydweithio.
• Dyblygu ymdrechion - Gellir cyflawni'r un tasgau dro ar ôl tro mewn gwahanol adrannau yn hytrach na'u symleiddio ar draws swyddogaethau.
• Gwneud penderfyniadau araf - Mae materion sy'n torri ar draws adrannau yn cymryd mwy o amser i'w datrys gan fod angen cydgysylltu rhwng seilos.
• Gwasanaeth cwsmeriaid gwael - Gall cwsmeriaid sy'n rhyngweithio ag adrannau lluosog dderbyn profiad anghyson neu dameidiog.
• Prosesau cymhleth - Gall gwaith sy'n gofyn am gydweithrediad traws-swyddogaethol ddod yn ddryslyd, yn aneffeithlon ac yn rhwystredig.
• Anhyblygrwydd i newid – Mae'n anodd symud ac alinio adnoddau'n gyflym pan fydd anghenion y farchnad yn newid neu pan fydd cyfleoedd newydd yn codi.
• Anhawster wrth werthuso cyfaddawdau – Gellir anwybyddu effeithiau ehangach penderfyniadau swyddogaethol heb ystyried rhyngddibyniaethau.
• Gorddibyniaeth ar oruchwylwyr - Mae gweithwyr yn dibynnu'n helaeth ar eu harweinydd adran yn hytrach na datblygu persbectif darlun mawr.
• Arloesedd wedi’i fygu – Mae’n anoddach cael cymorth gan syniadau newydd sy’n gofyn am fewnbwn o feysydd amrywiol.

Gall seilos swyddogaethol, gwneud penderfyniadau araf, a diffyg cydweithredu danseilio effeithlonrwydd a hyblygrwydd i sefydliad sydd â'r strwythur hwn.

Goresgyn Heriau Strwythur Sefydliadol Gweithredol

Gall fod yn anodd i wahanol grwpiau gwaith fel marchnata, gwerthu, a chefnogaeth gysylltu os ydyn nhw bob amser yn eu corneli eu hunain. Ond mae ynysu mewn gwirionedd yn ei gwneud hi'n anodd cyflawni pethau. Dyma rai syniadau i oresgyn yr heriau:

Gwnewch brosiectau gyda phobl o wahanol ardaloedd. Mae hyn yn cyflwyno pawb ac yn eu cael i helpu ei gilydd.

Dewiswch bobl i helpu unedau i fondio. Penodi rheolwyr cynnyrch/cleient, byddant yn sicrhau bod pawb yn rhannu diweddariadau ac yn datrys problemau gyda'i gilydd.

Canolbwyntiwch ar nodau a rennir, yn lle bod pob maes yn gwneud ei beth ei hun, yn cyd-fynd â breuddwydion cwmni mawr y maent i gyd yn eu cefnogi.

Atgyfnerthu rolau dyblyg fel AD neu TG fel bod un tîm yn gwasanaethu'r holl waith yn erbyn hollti.

Trefnwch gyfarfodydd lle bydd ardaloedd yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'w gilydd am yr hyn sy'n digwydd. Materion Nip yn y blagur.

Buddsoddwch mewn offer cydweithredu - gall technolegau fel mewnrwydi, rhannu dogfennau / ffeiliau, neu apiau rheoli prosiect hwyluso cydgysylltu.

Hyrwyddo cylchdroadau hyblyg. Gadewch i'r gweithwyr roi cynnig ar rolau eraill mewn mannau eraill dros dro i ddeall ei gilydd yn well a datblygu persbectif gwahanol.

Traciwch waith tîm hefyd. Rhowch sylw i ba mor dda y mae pobl yn dod ymlaen a DPA cyffredinol y tîm, nid cyflawniadau unigol yn unig. Rhoi cymhellion i arweinwyr ganolbwyntio ar synergedd sefydliadol, nid dim ond DPAau swyddogaethol.

Yn olaf, anogwch ryngweithio cymdeithasol fel bod pob adran yn dod yn fwy cyfforddus yn mynd at ei gilydd am gymorth. Bydd dod o hyd i ffyrdd i swyddogaethau ryngweithio a gweithio fel cyfanwaith rhyngddibynnol yn helpu i chwalu seilos.

Torri'r iâ gyda AhaSlides

Helpwch bob adran i gysylltu a bondio â rhyngweithiadau AhaSlides. Hanfodol ar gyfer sesiynau bondio cwmnïau!🤝

Pryd mae Strwythur Gweithredol yn Addas?

Gwiriwch y rhestr i weld a yw eich sefydliad yn addas i ffurfio’r strwythur hwn:

☐ Cwmnïau sefydledig gyda gweithrediadau safonol – Ar gyfer cwmnïau aeddfed y mae eu prosesau craidd a'u llifoedd gwaith wedi'u diffinio'n dda, gall arbenigo mewn swyddogaethau hybu effeithlonrwydd.

☐ Amgylchedd busnes sefydlog – Os yw’r farchnad ac anghenion cwsmeriaid yn gymharol ragweladwy, gall grwpiau swyddogaethol ganolbwyntio ar optimeiddio eu meysydd arbenigol heb fod angen cydweithredu trawsadrannol cyflym.

☐ Tasgau sy'n gofyn am arbenigedd penodol – Mae rhai swyddi fel peirianneg, cyfrifeg, neu waith cyfreithiol yn dibynnu'n helaeth ar sgiliau technegol dwfn ac maent yn addas iawn ar gyfer strwythur swyddogaethol.

☐ Blaenoriaethu gweithrediad gweithredol – Mae strwythurau swyddogaethol yn hynod o effeithlon pan fo'r sefydliad yn blaenoriaethu cynhyrchu neu ddarparu cynnyrch neu wasanaeth; gall gwahanu camau arbenigol rhwng swyddogaethau symleiddio gweithrediad.

☐ Sefydliadau mawr â graddfa – Gall cwmnïau mawr iawn gyda miloedd o weithwyr drefnu i swyddogaethau dim ond i reoli cymhlethdod ar draws unedau busnes lluosog.

☐ Dyrannu adnoddau sydd bwysicaf – Ar gyfer diwydiannau cyfalaf-ddwys, mae strwythur sy'n hwyluso dyraniad manwl gywir o adnoddau ac offer arbenigol yn gweithio'n dda.

☐ Diwylliannau biwrocrataidd traddodiadol – Mae'n well gan rai cwmnïau sefydledig setiau adrannol iawn ar gyfer rheolaeth a throsolwg.

Enghreifftiau o Strwythur Trefniadol Swyddogaethol

Cwmni Technoleg:

• Adran farchnata
• Adran peirianneg
• Adran datblygu cynnyrch
• Adran TG/Gweithrediadau
• Adran werthu
• Adran Cymorth i Gwsmeriaid

Cwmni Gweithgynhyrchu:

• Adran Cynhyrchu/Gweithrediadau
• Adran peirianneg
• Adran Gaffael
• Adran Rheoli Ansawdd
• Adran Logisteg / Dosbarthu
• Adran Gwerthu a Marchnata
• Adran Gyllid a Chyfrifyddu

Ysbyty:

• Adran nyrsio
• Adran radioleg
• Adran llawdriniaeth
• Adran Labordai
• Adran fferylliaeth
• Adran weinyddol/Bilio

Siop Manwerthu:

• Adran gweithrediadau storfa
• Adran Marchnata/Prynu
• Adran farchnata
• Adran Gyllid/Cyfrifo
• Adran AD
• Adran Atal Colled
• adran TG

Prifysgol:

• Adrannau academaidd gwahanol fel Bioleg, Saesneg, Hanes, ac ati
• Adran Materion Myfyrwyr
• Adran cyfleusterau
• Adran Ymchwil Noddedig
• Adran athletau
• Adran Gyllid a Gweinyddol

Dyma rai enghreifftiau o sut y gall cwmnïau mewn diwydiannau gwahanol grwpio rolau a swyddogaethau arbenigol yn adrannau i ffurfio strwythur trefniadol swyddogaethol.

Siop Cludfwyd Allweddol

Er bod manteision i rannu gwaith yn adrannau arbenigol, mae'n hawdd i seilos ffurfio rhwng grwpiau. I lwyddo mewn gwirionedd, mae angen cydweithrediad cymaint ag arbenigeddau yn unig ar gwmnïau.

Ar ddiwedd y dydd, rydyn ni i gyd ar yr un tîm. P'un a ydych chi'n creu cynhyrchion neu'n darparu gwasanaeth cwsmeriaid, mae eich gwaith yn cefnogi eraill a chenhadaeth gyffredinol y cwmni.

💡 Gweler hefyd: Mae adroddiadau 7 Mathau o Strwythur Sefydliadol Mae angen i chi wybod.

Cwestiynau Cyffredin

Beth yw'r 4 strwythur trefniadol swyddogaethol?

Y pedwar strwythur trefniadol swyddogaethol yw Strwythur swyddogaethol, adrannol, matrics a rhwydwaith.

Beth yw ystyr strwythur swyddogaethol?

Mae strwythur trefniadol swyddogaethol yn cyfeirio at sut mae cwmni'n rhannu ei lafur a'i adrannau yn seiliedig ar y swyddogaethau neu'r llinellau gwaith sydd ynghlwm wrth weithredu.

Ai strwythur trefniadol swyddogaethol yw McDonald's?

Mae gan McDonald's strwythur sefydliadol adrannol lle mae pob adran yn gwasanaethu lleoliad daearyddol penodol ac yn gweithredu bron yn annibynnol gyda'i hadrannau ar wahân ei hun megis marchnata, gwerthu, cyllid, cyfreithiol, cyflenwi, ac ati.