Gwneud yn siŵr bod gennych chi'r bobl iawn gyda'r sgiliau addas yn barod i fynd pan fydd eu hangen arnoch chi – dyna yw cynllunio gweithlu.
Nid oes ots a ydych chi'n fusnes newydd neu'n gwmni sefydledig, mae cael cynllun staffio craff, wedi'i feddwl yn ofalus, yn gwneud gwahaniaeth enfawr wrth gyrraedd eich nodau.
Yn y canllaw hwn, byddwn yn ymdrin â'r pethau sylfaenol o ddarganfod eich proses cynllunio gweithlu, pam ei fod yn bwysig, a sut i wneud cynllun a fydd yn helpu eich busnes i lwyddo, ni waeth beth sy'n newid allan yna.
Felly byddwch yn gyfforddus, rydym yn neidio i mewn i fyd strategaethau staffio!
Tabl Cynnwys
Cynghorion ar gyfer Ymgysylltiad Sefydliad
Gwnewch Eich Cwis Eich Hun a'i Gynnal yn Fyw.
Spark llawenydd o fewn eich tîm. Ysgogi ymgysylltiad, hybu cynhyrchiant!
Dechreuwch am ddim
Beth yw Cynllunio Gweithlu?
Cynllunio gweithlu neu cynllunio adnoddau dynol yw'r broses o ragweld anghenion adnoddau dynol sefydliad yn y dyfodol a phenderfynu sut i ddiwallu'r anghenion hynny. Mae'n cynnwys:
• Dadansoddi'r gweithlu presennol – eu sgiliau, cymwyseddau, swyddi a rolau
• Rhagweld anghenion adnoddau dynol yn y dyfodol yn seiliedig ar nodau busnes, strategaeth, a thwf a ragwelir
• Pennu unrhyw fylchau rhwng anghenion y presennol a'r dyfodol – o ran nifer, ansawdd, sgiliau a rolau
• Datblygu atebion i lenwi'r bylchau hynny – trwy recriwtio, hyfforddi, rhaglenni datblygu, addasiadau iawndal, ac ati.
• Creu cynllun i roi'r atebion hynny ar waith, o fewn terfynau amser a chyllidebau dymunol
• Monitro gweithrediad a gwneud addasiadau i'r cynllun gweithlu yn ôl yr angen
Beth yw Elfennau Allweddol y Broses Cynllunio Gweithlu?
Prif gydrannau'r broses cynllunio gweithlu fel arfer yw:
Cwmpas: Mae'n cynnwys dadansoddiad meintiol ac ansoddol. Mae dadansoddiad meintiol yn cynnwys cyfrifo lefelau staffio presennol ac yn y dyfodol yn seiliedig ar ragamcanion llwyth gwaith. Mae'r dadansoddiad ansoddol yn ystyried y sgiliau, y cymwyseddau a'r rolau sydd eu hangen.
Hyd: Mae cynllun gweithlu fel arfer yn cwmpasu gorwel 1-3 blynedd, gyda rhagamcanion tymor hwy hefyd. Mae'n cydbwyso anghenion tactegol tymor byr gyda nodau strategol hirdymor.
Ffynonellau: Defnyddir data o wahanol ffynonellau fel mewnbwn i’r broses gynllunio, gan gynnwys cynlluniau busnes, rhagolygon y farchnad, tueddiadau athreulio, dadansoddiadau iawndal, mesurau cynhyrchiant, ac ati.
Dull: Gall dulliau rhagweld amrywio o ddadansoddi tueddiadau syml i dechnegau mwy soffistigedig fel efelychu a modelu. Mae senarios 'beth os' lluosog yn aml yn cael eu gwerthuso.
Defnydd: Mae'r cynllun gweithlu yn nodi atebion ar gyfer llenwi bylchau sgiliau, gan gynnwys recriwtio, hyfforddi, newidiadau iawndal, rhoi gwaith ar gontract allanol/allforio, ac adleoli staff presennol. Crëir cynlluniau gweithredu i roi'r atebion ar waith o fewn yr amserlen a chyfyngiadau cost. Neilltuir cyfrifoldebau ac atebolrwydd.
Mae'r cynllun gweithlu yn cael ei fonitro'n barhaus. Datblygir cynlluniau wrth gefn rhag ofn na fydd y rhagamcanion yn cael eu gwireddu fel y cynlluniwyd.
Mae cynllunio gweithlu effeithiol yn gofyn am fewnbwn a chydweithrediad o bob maes swyddogaethol allweddol, yn enwedig gweithrediadau, cyllid, a gwahanol unedau busnes.
Gall offer technoleg gynorthwyo gyda chynllunio gweithlu, yn enwedig ar gyfer dadansoddi meintiol a modelu gweithlu. Ond erys barn ddynol yn hanfodol.
Beth yw Pwrpas Cynllunio Gweithlu mewn Rheoli Adnoddau Dynol?
#1 – Alinio anghenion adnoddau dynol ag amcanion a strategaeth busnes: Mae cynllunio gweithlu yn helpu i bennu nifer a mathau'r gweithwyr sydd eu hangen i gefnogi nodau, cynlluniau twf a mentrau strategol y cwmni. Mae'n sicrhau bod adnoddau dynol yn cael eu defnyddio lle gallant gael yr effaith fwyaf.
#2 – Nodi a llenwi bylchau sgiliau: Drwy ragweld gofynion sgiliau'r dyfodol, gall cynllunio gweithlu nodi unrhyw fylchau rhwng sgiliau presennol y gweithwyr ac anghenion y dyfodol. Yna mae’n pennu sut i lenwi’r bylchau hynny drwy raglenni recriwtio, hyfforddi neu ddatblygu.
#3 – Optimeiddio costau gweithlu: Nod cynllunio gweithlu yw paru costau llafur â gofynion llwyth gwaith. Gall nodi meysydd lle mae gormod o staff neu ddiffyg staff fel y gellir defnyddio'r nifer cywir o weithwyr â'r sgiliau cywir. Mae hyn yn helpu i reoli costau llafur.
#4 – Gwella cynhyrchiant talentau: Trwy sicrhau bod y bobl iawn yn y swyddi cywir gyda'r sgiliau cywir, gall cynllunio gweithlu hybu cynhyrchiant ac effeithlonrwydd cyffredinol. Mae gweithwyr yn fwy addas ar gyfer eu rolau ac mae'r sefydliad yn gwneud y mwyaf o'u cyfalaf dynol.
#5 – Rhagweld anghenion y dyfodol: Mae cynllunio gweithlu yn helpu i ragweld newidiadau yn yr amgylchedd busnes ac anghenion gweithwyr. O ganlyniad, gall AD baratoi strategaethau ymlaen llaw i sicrhau bod gofynion y gweithlu yn cael eu bodloni. Mae’r dull rhagweithiol hwn yn helpu i greu gweithlu ystwyth a hyblyg, sy’n hanfodol i lwyddiant unrhyw sefydliad.
#6 – Gwella cymhelliant gweithwyr: Trwy ragweld yn union a chwrdd â gofynion adnoddau dynol, gall y cwmni leihau unrhyw amwysedd ynghylch dyletswyddau swydd, llwythi gwaith llethol, a diffygion cymhwysedd, y mae gan bob un ohonynt y potensial i gael effaith andwyol ar foddhad gweithwyr.
Beth yw'r 4 cam yn y broses cynllunio gweithlu?
Gall sefydliadau gynllunio cynllun effeithiol cynllunio gweithlu broses drwy ystyried y pedwar cam syml hyn, heb fynd dros ben llestri:
#1. Rhagfynegi galw
- Yn seiliedig ar nodau cwmni, strategaethau a rhagamcanion ar gyfer twf, ehangu, lansio cynnyrch newydd, ac ati.
- Yn ystyried ffactorau fel trefniadaeth y cwmni, pa dechnoleg newydd y gallant ei defnyddio, a faint maent yn defnyddio eu gweithwyr.
- Yn pennu nifer y bobl sydd eu hangen, yn ôl rôl, set sgiliau, teulu swydd, lefel, lleoliad, ac ati.
- Mae senarios lluosog yn aml yn cael eu gwerthuso i gynnwys rhywfaint o hyblygrwydd.
#2. Dadansoddiad cyflenwad
- Yn dechrau gyda nifer presennol y gweithwyr a'u swyddi/rolau.
- Yn dadansoddi tueddiadau athreulio, rhagolygon ymddeoliad, a chyfraddau swyddi gwag i bennu faint o bobl fydd ar ôl.
- Yn ystyried amserlenni recriwtio allanol, ac argaeledd y sgiliau sydd eu hangen yn y farchnad lafur.
- Yn gwerthuso'r posibiliadau ar gyfer adleoli, rhannu swydd, gwaith rhan-amser ac allanoli.
#3. Dadansoddiad bwlch
- Cymharwch y rhagamcanion o'r hyn y bydd ei angen ar bobl yn y dyfodol â'r hyn sydd gennym eisoes. Fel hynny, gallwn weld a oes angen llenwi unrhyw fylchau.
- Yn meintioli bylchau o ran nifer y bobl a setiau sgiliau penodol.
- Yn nodi bylchau mewn dimensiynau fel cymwyseddau, lefelau profiad, rolau swyddi, lleoliadau, ac ati.
- Mae'n helpu i bennu graddfa'r atebion sydd eu hangen, er enghraifft, nifer y gweithwyr newydd sy'n cael eu llogi, yr hyfforddeion, ac ailgynllunio swyddi.
#4. Cynllunio gweithredu
- Yn pennu atebion fel recriwtio, hyfforddiant, dyrchafiadau, rhaglenni gwobrau, ac ati.
- Yn pennu amserlenni gweithredu, yn pennu cyfrifoldebau ac yn amcangyfrif cyllidebau.
- Datblygu cynlluniau wrth gefn rhag ofn y bydd athreuliad is na'r disgwyl, mwy o alw, ac ati.
- Diffinio Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs) i fesur llwyddiant y cynllun gweithlu.
- Yn ysgogi addasiad a gwelliant parhaus i'r broses cynllunio gweithlu dros amser.
Enghraifft o Gynllunio Gweithlu
Heb gael llun clir eto? Dyma enghraifft o'r broses cynllunio gweithlu yn dilyn y 4 cam hanfodol i'ch helpu i gydio yn y cysyniad yn well:
Mae cwmni datblygu meddalwedd yn rhagweld twf o 30% dros y 2 flynedd nesaf yn seiliedig ar gontractau a phrosiectau newydd sydd ar y gweill. Mae angen iddynt ddatblygu cynllun gweithlu i sicrhau bod ganddynt ddigon o ddatblygwyr i fodloni'r galw hwn.
Cam 1: Rhagweld y Galw
Maent yn cyfrifo, i gefnogi’r twf a ragwelir o 30%, y bydd angen:
• 15 uwch ddatblygwr ychwanegol
• 20 o ddatblygwyr lefel ganol ychwanegol
• 10 datblygwr iau ychwanegol
Yn seiliedig ar eu strwythur presennol a gofynion prosiect.
Cam 2: Dadansoddiad o'r Cyflenwad
Ar hyn o bryd mae ganddyn nhw:
• 50 o uwch ddatblygwyr
• 35 o ddatblygwyr lefel ganol
• 20 o ddatblygwyr iau
Yn seiliedig ar dueddiadau athreulio, maent yn disgwyl colli:
• 5 o uwch ddatblygwyr
• 3 o ddatblygwyr lefel ganol
• 2 o ddatblygwyr iau
Dros y 2 flynedd nesaf.
Cam 3: Dadansoddiad Bwlch
Cymharu galw a chyflenwad:
• Mae angen 15 datblygwr uwch arnynt ond dim ond 5 y byddant yn eu hennill, gan adael bwlch o 10
• Mae angen 20 o ddatblygwyr lefel ganol arall arnynt gyda dim ond ennill 2, gan adael bwlch o 18
• Mae angen 10 datblygwr iau yn fwy arnynt gyda dim ond colli 2, gan adael bwlch o 12
Cam 4: Cynllunio Gweithredu
Maent yn datblygu cynllun i:
• Llogi 8 uwch ddatblygwr a 15 o ddatblygwyr lefel ganol yn allanol
• Hyrwyddo 5 datblygwr lefel ganol fewnol i lefel uwch
• Llogi 10 hyfforddai lefel mynediad ar gyfer rhaglen ddatblygu 2 flynedd
Maent yn neilltuo recriwtwyr, yn gosod llinellau amser ac yn sefydlu DPA i fesur canlyniadau.
Dyma un enghraifft yn unig o sut y gallai sefydliad fynd ati i gynllunio gweithlu i ddiwallu eu hanghenion adnoddau dynol yn y dyfodol yn seiliedig ar y galw busnes a ragwelir. Yr allwedd yw cael proses systematig sy'n cael ei gyrru gan ddata sy'n nodi bylchau ac yn datblygu atebion deallus.
Llinell Gwaelod
Ym myd busnes cyflym heddiw, mae'n hanfodol aros ar y blaen. Ac mae'r broses cynllunio gweithlu yn bwerus i ragweld anghenion eich cwmni yn y dyfodol a chynllunio yn unol â hynny, gan helpu i aros yn gystadleuol a sicrhau eich bod yn barod am beth bynnag sydd o'ch blaen.
Cwestiynau Cyffredin
Beth yw 4 prif ddiben rheoli gweithlu?
Mae rheoli gweithlu yn sicrhau bod gan sefydliad y nifer cywir o bobl sydd â'r sgiliau a'r arbenigedd cywir i gyflawni ei nodau. Ei nod yw defnyddio pobl yn gynhyrchiol, datblygu eu potensial a meithrin perthynas gadarnhaol rhwng gweithwyr a'r cwmni. Cyflawnir hyn trwy arferion fel recriwtio, hyfforddi, rheoli perfformiad a rheoli iawndal.
Beth yw'r 6 cam wrth gynllunio adnoddau dynol?
Y 5 cam mewn proses cynllunio gweithlu effeithiol yw · Rhagweld y galw · Gwerthuso'r gweithlu presennol · Dadansoddi bylchau · Cynllunio datrysiadau i lenwi bylchau · Gweithredu ac adolygu.
