Beth yw Rheoli Prosiect? | Pawb i'w Gwybod yn 2024

Boddi mewn dyddiadau cau? Teimlo'n llethu? Meistr Rheoli Prosiectauyn 2024 a thrawsnewid y ffordd rydych chi'n gweithio.

Dros y canrifoedd, mae system Tramwy Cyflym Ardal Bae San Francisco (BART), gyda 400,000 o feicwyr y dydd wedi bod yn un o'r prosiectau mwyaf llwyddiannus a Bechtel yw prif reolwr prosiectau adeiladu a pheirianneg enfawr y byd. Mae'r enghraifft hon yn dystiolaeth wych o ba mor bwysig yw rheoli prosiect effeithiol. Mae craidd llwyddiant unrhyw brosiect y tu ôl i reolwyr prosiect da.

Felly, yn yr erthygl hon, byddwn yn archwilio beth yw rheoli prosiect, sut mae'n bwysig, a'r technegau gorau i amserlennu, cynllunio, rheoli a gwerthuso prosiect. 

Tabl Cynnwys

• Beth yw Rheoli Prosiectau ac Enghreifftiau?
• Pam fod Rheoli Prosiect yn Bwysig?
  • Arbed Amser ac Arian
  • Gwella Cydweithio a Chyfathrebu
  • Lliniaru Risgiau A Materion
• Beth yw'r Tri Chyfnod Allweddol o Reoli Prosiect?
  • Cynllunio Prosiect
  • Amserlennu Prosiect
  • Rheoli Prosiect
• Beth yw Technegau Rheoli Prosiect: PERT a CPM
• Defnyddio Meddalwedd Rheoli Prosiectau i Reoli Prosiectau
• Cwestiynau Cyffredin
• Llinell Gwaelod

Syniadau ar Gyfer Gwell Ymgysylltu

• Datblygiad Personol
• Rheoli Perfformiad

Beth yw Rheoli Prosiectau ac Enghreifftiau?

Mae prosiectau yn rhan gyffredin o'n bywyd bob dydd. Efallai ein bod yn cynllunio priodas neu barti pen-blwydd syrpreis, ailaddurno tŷ, neu baratoi prosiect dosbarth semester o hyd. Gellir crybwyll prosiectau mwy megis adeiladu pont, adleoli trigolion, cynhyrchu llinellau newydd o awyrennau, a mwy. Mae angen rheoli prosiect ar bob un ohonynt. 

Mae rheoli prosiect yn disgrifio'r dull systematig, y methodolegau, a'r arferion a ddefnyddir i amserlennu, cynllunio, rheoli a gwerthuso prosiectau o'r dechrau i'r diwedd. Mae'n cwmpasu ystod eang o weithgareddau a phrosesau sydd wedi'u hanelu at gyflawni nodau penodol o fewn cyfyngiadau diffiniedig megis amser, cost, cwmpas, ansawdd, ac adnoddau.

Pam fod Rheoli Prosiect yn Bwysig?

Mae'n anodd gwadu arwyddocâd rheolaeth mewn prosiectau sy'n helpu pob prosiect o'r busnes i redeg yn fwy effeithlon ac effeithiol. Gadewch i ni fynd dros y tri phrif fantais o reoli prosiect yn effeithiol.

Arbed Amser ac Arian

Mae trefnu prosiect yn dda yn golygu cynllunio a dyrannu adnoddau yn ofalus. Mae rheolwyr prosiect yn asesu gofynion y prosiect, yn nodi'r adnoddau angenrheidiol, ac yn eu dyrannu'n effeithiol. Trwy amcangyfrif anghenion adnoddau yn gywir ac osgoi gorddyrannu neu danddefnyddio, mae rheolwyr prosiect yn gwneud y defnydd gorau o adnoddau, gan leihau costau diangen ac arbed amser.

Gwella Cydweithio a Chyfathrebu

Mae rheolwyr prosiect yn diffinio ac yn cyfleu rolau a chyfrifoldebau clir i aelodau'r tîm. Mae pob unigolyn yn deall ei dasgau penodol, yr hyn y gellir ei gyflawni, a'i feysydd atebolrwydd. Mae'r eglurder hwn yn lleihau dryswch a gorgyffwrdd, gan ganiatáu i aelodau'r tîm gydweithio'n esmwyth ac yn effeithlon.

Lliniaru Risgiau A Materion

Mae prosiectau yn eu hanfod yn cynnwys risgiau ac ansicrwydd, a all, os na chânt eu rheoli, arwain at heriau sylweddol neu hyd yn oed fethiant. Mae rheoli prosiect da yn pwysleisio nodi risg, asesu a strategaethau lliniaru. Trwy ragweld a mynd i'r afael â phroblemau posibl yn gynnar, gall rheolwyr prosiect leihau eu heffaith a sicrhau bod prosiectau'n aros ar y trywydd iawn, neu hyd yn oed yn cael eu cwblhau cyn y dyddiad dyledus a ddymunir.

Edrychwch ar: Beth mae meistr Scrum yn ei wneud?

Beth Yw Tri Chyfnod Allweddol Rheoli Prosiect?

Mae rheoli prosiectau yn cynnwys tri cham: cynllunio prosiect, amserlennu prosiectau, a rheoli prosiectau. Dyma fanylion pob cam.

Cynllunio Prosiect

Mae rheolaeth a threfniadaeth y prosiect yn dechrau gyda'r cyfnod cynllunio, lle mae nodau, amcanion a chwmpas y prosiect wedi'u diffinio. Yn ystod y cyfnod hwn, mae rheolwyr prosiect yn gweithio'n agos gyda rhanddeiliaid i ddeall eu gofynion a'u disgwyliadau.

Mae'n hollbwysig nodi bod sawl dull yn cael ei ddefnyddio wrth gynllunio prosiectau, ac un o'r ffyrdd mwyaf effeithiol o gynllunio yw strwythur dadansoddiad gwaith (WBS). Fe'i diffinnir fel proses o rannu prosiect yn ei brif is-gydrannau (neu dasgau), sydd wedyn yn cael eu hisrannu'n gydrannau manylach, ac yn olaf yn gyfres o weithgareddau a'u costau cysylltiedig.

Cysylltiedig: Golwg llygad ar y broses o gynllunio'r prosiect

Amserlennu Prosiect

Mae amserlennu prosiect yn cyfeirio at y broses o ddilyniannu a dyrannu amser i holl weithgareddau'r prosiect. Ar y cam hwn, mae rheolwyr yn penderfynu faint o amser y bydd pob gweithgaredd yn ei gymryd ac yn cyfrifo'r adnoddau sydd eu hangen ar bob cam o'r cynhyrchiad.

Gellir crynhoi dibenion amserlennu prosiectau fel a ganlyn:

• Yn dangos perthynas pob gweithgaredd ag eraill ac â'r prosiect cyfan
• Pennu'r drefn resymegol a'r gydberthynas rhwng gweithgareddau
• Hwyluso sefydlu amcangyfrifon amser a chost realistig ar gyfer pob gweithgaredd
• Sicrhau bod pobl, arian ac adnoddau materol yn cael eu defnyddio i’r eithaf trwy nodi tagfeydd critigol.

Un dull poblogaidd o amserlennu prosiectau yw siart Gantt. Mae siartiau Gantt yn ddulliau cost isel sydd â’r nod o helpu rheolwyr i wneud yn siŵr:

• Mae gweithgareddau wedi'u cynllunio
• Mae trefn perfformiad wedi'i dogfennu
• Mae amcangyfrifon amser gweithgaredd yn cael eu cofnodi
• Datblygir amser cyffredinol y prosiect. 

Cysylltiedig:

• Techneg Bocsio Amser - Canllaw i'w Ddefnyddio yn 2024
• Enghraifft o Amserlen Prosiect

Rheoli Prosiect

Mae rheolaeth prosiect yn disgrifio ymdriniaeth agos o adnoddau, costau, ansawdd, a chyllidebau. Gall fod yn anodd rheoli prosiectau. Nid yw pob prosiect wedi'i ddiffinio'n dda ar y dechrau, efallai na fydd rhai wedi'u diffinio'n dda. Fel arfer, dim ond ar ôl cynllunio cychwynnol manwl a manwl a diffiniad gofalus o fewnbynnau, adnoddau, prosesau ac allbynnau gofynnol y daw prosiectau wedi'u diffinio'n dda.

Wrth reoli, mae term o'r enw Methodoleg Rhaeadrau sy'n cynnwys dull dilyniannol lle mae'r prosiect yn canolbwyntio fesul cam a phob cam yn cael ei gwblhau cyn symud ymlaen i'r nesaf. Mae rheolwr y prosiect a'r tîm yn canolbwyntio ar gynllunio a gweithredu un cam ar y tro, yn dilyn dilyniant a bennwyd ymlaen llaw. Pan fydd cyfyngiadau'n hysbys, mae newidiadau yn ddigon bach i'w rheoli heb adolygu cynlluniau'n sylweddol.

Yn wahanol i fethodoleg Rhaeadr, Methodoleg ystwythyn pwysleisio cynllunio a gweithredu cyfochrog neu gydamserol o gydrannau'r prosiect. Fe'i cysylltir yn gyffredin â methodolegau Agile megis Scrum a Kanban. Yn hytrach na chwblhau pob cam cyn dechrau'r nesaf, mae timau'n gweithio ar sawl agwedd ar y prosiect ar yr un pryd, gan ganolbwyntio ar iteriadau llai neu gynyddiadau mewn blychau amser. Mae yna nifer o bwyntiau gwirio a dolenni adborth i olrhain cynnydd, a all eich cefnogi i wneud gwerthusiad prosiect yn ddiweddarach.

Edrychwch ar: Gweithredu'r Prosiect a’r castell yng Proses Gwerthuso Prosiect

Beth yw Technegau Rheoli Prosiect: PERT a CPM

Mae Techneg Gwerthuso ac Adolygu Rhaglenni (PERT) a Dull Llwybr Critigol (CPM) yn dechnegau rheoli prosiect adnabyddus a ddefnyddir i gynllunio ac amserlennu gweithgareddau, sy'n rhannu elfennau cyffredin o ran y broses gyffredinol o 6 cham fel a ganlyn:

• Diffinio gweithgareddau prosiect sydd eu hangen i gwblhau'r prosiect a pharatoi'r strwythur dadansoddiad gwaith
• Nodi pa weithgareddau sy'n dibynnu ar eraill a sefydlu perthnasoedd rhesymegol, megis "gorffen i ddechrau" neu "dechrau i ddechrau".
• Lluniwch y rhwydwaith yn cysylltu'r holl weithgareddau trwy ddefnyddio nodau i gynrychioli gweithgareddau a saethau i ddangos y llif a'r dibyniaethau rhyngddynt
• Amcangyfrifwch hyd a chost pob gweithgaredd 
• Pennu'r Llwybr Critigol (y dilyniant hiraf o weithgareddau dibynnol sy'n pennu isafswm hyd y prosiect)
• Drwy gydol y prosiect, caiff cynnydd ei fonitro yn erbyn yr amserlen, a gwneir addasiadau yn ôl yr angen i sicrhau cwblhau amserol.

Beth yw manteision ac anfanteision PERT a CPM?

Ceir beirniadaeth ynghylch PERT a CPM a ydynt yn bwysig i reoli prosiectau. Dyma fanteision a chyfyngiadau'r ddwy dechneg:

manteision

Cyfyngiadau

- Maent yn darparu dull systematig o gynllunio prosiectau, yn enwedig ar gyfer prosiectau mawr, cymhleth gyda gweithgareddau niferus. - Trwy ganolbwyntio ar weithgareddau hanfodol mewn llwybr critigol, gall rheolwyr prosiect flaenoriaethu adnoddau ac ymdrechion i sicrhau cwblhau prosiect yn amserol. - Maent hefyd yn cynnig fframwaith ar gyfer monitro cynnydd prosiectau a'i gymharu â'r amserlen a gynlluniwyd.

- Gall fod yn heriol nodi a mesur y dibyniaethau hyn yn gywir - Yn aml gall amcangyfrifon amser wrth reoli prosiectau fod yn oddrychol a chael eu dylanwadu gan ffactorau amrywiol, sy'n arwain at risg o amcangyfrifon rhagfarnllyd a chamgymeriadau posibl yn amserlen y prosiect. - Mae'r un mor bwysig monitro'r llwybrau sydd bron yn hollbwysig o fewn y prosiect. Gall esgeuluso'r llwybrau hyn sydd bron yn hollbwysig achosi risgiau cynhenid ​​a gallai arwain at oedi neu darfu posibl ar amserlen gyffredinol y prosiect.

Defnyddio Meddalwedd Rheoli Prosiectau i Reoli Prosiectau

Beth yw'r gorau meddalwedd rheoli prosiect ? Mae yna sawl opsiwn i gwmnïau reoli prosiectau. Yn dibynnu ar raddfa prosiect, gall rheolwyr benderfynu defnyddio dulliau a drafodwyd uchod i reoli prosiectau bach neu ymgorffori meddalwedd rheoli prosiect arbenigol ar gyfer prosiectau mawr a chymhleth.

Mae'n werth cyflwyno Microsoft Project, un o'r meddalwedd arbenigol mwyaf poblogaidd, sy'n hynod ddefnyddiol wrth lunio rhwydweithiau prosiect, nodi amserlen y prosiect, a rheoli costau prosiect ac adnoddau eraill a gwneud gwerthusiad prosiect. Gallwch chi hefyd ystyried ei ddewisiadau eraillmegis meddalwedd rheoli prosiect Asana, Trello, Jira, a Basecamp. Maent i gyd yn feddalwedd rheoli prosiect taledig gyda threial am ddim o lawer o nodweddion uwch a all eich helpu i reoli eich prosiectau a'ch timau yn fwy effeithiol.  

Cysylltiedig: 10 Awgrymiadau i Ddefnyddio Rheolaeth Prosiect Asana yn Effeithiol Yn 2024 or Dewisiadau Amgen Microsoft Project

Cwestiynau Cyffredin

Llinell Gwaelod

Fel y gallwn weld, mae'n werth i bob cwmni fuddsoddi mewn gwella sgiliau rheoli prosiect. Ni all rheolaeth prosiect effeithiol fod yn brin o reolwyr prosiect dyfeisgar a thîm perfformiad uchel. Mae yna lawer o gyrsiau ardystiedig a gall hyfforddiant helpu dysgwyr i gael gwybodaeth ddyfnach a defnyddiol am reoli prosiectau. Os ydych chi'n hyderus ac wedi paratoi'n ddigon da, beth am gymryd her gan PMI, yr ardystiad rheoli prosiect a werthfawrogir fwyaf yn y byd, gan gofleidio cysyniadau traddodiadol, ystwyth a hybrid. 

Fodd bynnag, os ydych chi am arbed arian, mae dilyn cwrs rheoli prosiect Coursera am ddim hefyd yn syniad gwych. Ar gyfer Hr-ers, gall defnyddio hyfforddiant wedi'i deilwra hefyd arwain at ganlyniadau gwell. Gallwch chi ddylunio gwersi deniadol gyda AhaSlides cyflwyniadofferyn, lle gallwch ddod o hyd i lawer o dempledi rhad ac am ddim y gellir eu haddasu o gwisiau a gemau rhyngweithiol ynghyd ag effeithiau cyflwyno unigryw.

Dyfynnwyd y gwaith: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Rheoli Gweithrediadau : Cynaliadwyedda’r castell yng Rheoli Gadwyn Gyflenwi12fed. Ed. (12 eg. gol.).

Cyf: Gwaith Tîm | M. Llyfrgell