Event Management Company | 10 tips til at spare tid, penge og stress

At planlægge den perfekte begivenhed kan føles overvældende, og det er der event management virksomheder kom ind.

Uanset om du drømmer om dit livs bryllup, holder en jubilæumsfejring eller har brug for at arrangere en virksomhedskonference, kan et event management-firma forvandle din vision til en oplevelse, som folk ikke vil glemme.

Fortsæt med at læse artiklen for at vide, hvad der præcist er et event management-firma, deres rolle, plus tips til at vælge den bedste, og hvad er de røde flag at undgå.

Indholdsfortegnelse

• Oversigt
• Hvad er et Event Management Company?
• Hvad er funktionen af ​​et event management selskab?
• Hvordan vælger man det bedste event management selskab?
• Hvad skal man undgå, når man gennemgår forslag til eventstyring?
• Hvad er eksempler på begivenheder, som en event management-virksomhed kan planlægge?
• Takeaways

Oversigt

Hvad er et Event Management Company?

Når du planlægger en begivenhed af enhver skala, fra et bryllup til et firmamøde, kan et event management-firma sikre, at alt kører problemfrit.

Eventplanlæggere arbejder tæt sammen med kunder for at forstå deres behov, mål og budget. Derefter udarbejder de en omfattende begivenhedsplan, der er skræddersyet til kundens vision, så kunderne har ro i sindet, at deres begivenhedsvision bliver en mindeværdig realitet.

Hvad er funktionen af ​​et event management selskab?

Der er mange mål for event management selskab, såsom at organisere en fremragende begivenhed, der opfylder alle krav fra kunder. Et event management selskabs primære funktion er at planlægge, koordinere og udføre vellykkede arrangementer på vegne af deres kunder. De håndterer al logistik og detaljer, så kunderne kan fokusere på at nyde deres arrangement i stedet for at bekymre sig om organisationen.

Nogle nøglefunktioner i en begivenhedsarrangørvirksomhed inkluderer👇

#1 – Konceptualiser og planlæg begivenheden – De arbejder sammen med kunderne for at forstå visionen, målene og budgettet for begivenheden og udtænker derefter en omfattende plan for at realisere denne vision.

#2 – Sikre mødestedet og forhandle kontrakter – De spejder potentielle spillesteder, sammenligner muligheder baseret på beliggenhed, plads, faciliteter, priser og tilgængelighed, sikrer det bedste og forhandler kontrakter på vegne af kunden.

#3 – Koordiner leverandører og leverandører – De identificerer, udvælger, booker og administrerer alle nødvendige leverandører som cateringfirmaer, fotografer, dekoratører, udlejninger osv. for at sikre, at alt kører glat.

#4 – Administrer begivenhedsbudgettet – De opretter et budget, sporer udgifter og leder efter måder at spare omkostninger på, mens de stadig opnår kundens mål.

#5 – Opret tidslinjer og tidsplaner – De udvikler detaljerede tidsplaner og beredskabsplaner for at sikre, at begivenheden udfolder sig efter hensigten.

#6 – Underholdningsplanlægning – De arrangerer forestillinger, oplægsholdere eller aktiviteter som en del af eventprogrammet.

#7 – Udsmykning og skiltning – De bestiller de nødvendige dekorationer, sengetøj, blomster, iscenesættelse og skiltning.

#8 – Lej og administrer eventpersonale – De finder, booker og administrerer alt det midlertidige personale, der er nødvendigt for at hjælpe med at afvikle arrangementet.

#9 – Udfør eventplanen fejlfrit – På dagen for begivenheden overvåger de opsætningen, administrerer alle leverandører, fejlfinder problemer og sikrer, at programmet forløber som planlagt.

#10 – Følg op efter arrangementet – De håndterer opgaver som returnering af udstyr, fakturabetalinger, afsendelse af takkesedler, evaluering af succeser og forbedringsområder.

Tips til bedre arrangementer

• event Management
• Interaktivt museum
• Event design

Sådan vælger du det bedste event management selskab?

Det kan tage tid at finde det bedste event management-firma, men med disse realistiske tips vil de være lige ved din hoveddør🚪

#1 - Erfaring – Overvej virksomheder, der med succes har gennemført mange begivenheder, der ligner dine i omfang og omfang. De vil have en proces nede og vide, hvordan de skal håndtere almindelige problemer, der opstår.

#2 – Portefølje – Gennemgå eksempler på tidligere begivenheder, virksomheden har planlagt og administreret. Se efter kvalitet, kreativitet og sans for detaljer, der matcher din vision.

#3 - Referencer – Bed om og tjek referencer fra tidligere kunder for at bekræfte, at virksomheden lever op til sine løfter og håndterer problemer professionelt.

#4 – Specialisering – Nogle virksomheder fokuserer på firmaarrangementer, mens andre har specialiseret sig i bryllupper. Gå efter en, der har erfaring og nødvendige ressourcer, der er skræddersyet til din specifikke begivenhedstype.

#5 – Hold – Mød nøglemedlemmer af eventledelsesteamet, som skal planlægge og udføre dit arrangement. Vurder deres professionalisme, lydhørhed og forståelse for dine behov og vision.

#6 – Kontrakt og prisfastsættelse – Sammenlign flere forslag (mindst 3) for at få de bedste kontraktvilkår og priser. Sørg for, at arbejdets omfang er klart, og at du forstår alle gebyrer.

#7 - Omdømme – Tjek anmeldelser, priser (hvis nogen), dets stand i begivenhedsbranchens organisationer og hvor længe virksomheden har været i gang som indikatorer for legitimitet og kvalitet.

#8 – Kommunikation – Virksomheden bør lytte nøje til dine behov, besvare alle dine spørgsmål og omgående reagere på anmodninger. God kommunikation er nøglen til et vellykket samarbejde.

#9 - Fleksibilitet – De bedste virksomheder er villige til at tilpasse deres tjenester baseret på dit budget og dine præferencer i stedet for at holde fast i en standardskabelon.

#10 - Gennemsigtighed – Insister på fuld gennemsigtighed i budgetter, kontrakter, tidsplaner og planer. Undgå virksomheder, der er hemmelighedsfulde eller nægter at dele detaljer.

#11 – Krisehåndtering – Hvordan håndterer de uventede problemer, der opstår? En virksomhed med stærk krisehåndteringserfaring vil hjælpe med at undgå katastrofer.

#12 – Innovation – Er de åbne over for nye ideer og løsninger til at nå dine mål på kreative måder? Progressive virksomheder fremmer nye resultater.

# 13 - Forsikring – Har de den nødvendige forsikring inklusive ansvarsdækning for dit arrangement? Dette beskytter dig mod risici og krav.

#14 – Værdier – Er deres forretningstilgang og virksomhedsværdier i overensstemmelse med din organisations kultur? Kulturel tilpasning fører til gensidig forståelse.

#15 – Teknologi – Er de tech-kyndige og følger altid op på industritrends bedste praksis? Udnytter de teknologi som projektstyringssoftware til at holde planer organiseret og på sporet? Teknologi forbedrer effektiviteten.

Se efter et event management-firma med relevant erfaring og en dokumenteret track record, et godt omdømme og den fleksibilitet, kommunikation og gennemsigtighed, der er nødvendig for at eksekvere din unikke vision og overgå dine forventninger til din særlige begivenhed.

Hvad skal man undgå, når man gennemgår forslag til eventstyring?

Der er visse røde flag, du skal holde øje med i nogle event management virksomheder. At undgå det ville undvige en kugle i henrettelsesfasen senere.

• Uklart eller generelt sprog – Forslag, der ikke specifikt omhandler dine begivenhedsmål, budgetkrav eller tidslinje, er et rødt flag. Pas på virksomheder, der bruger generisk sprog i stedet for at tilpasse deres forslag.

• Uklart eller udefineret arbejdsområde – Undgå virksomheder, der ikke klart specificerer præcis, hvilke tjenester de vil levere, og hvilke opgaver der er udelukket fra deres forslag. Omfanget skal være detaljeret og omfattende.

• For høje ekstra gebyrer – Pas på forslag med ekstra gebyrer, der ikke er eksplicit angivet, såsom brændstoftillæg, administrative gebyrer eller gebyrer for betalingsbehandling. Disse skal alle være gennemsigtige og klart forklaret.

• Afvisning af at besvare spørgsmål – Hvis en virksomhed undgår at besvare dine spørgsmål om planlægningsdetaljer, kontrakter eller priser, betyder det sandsynligvis, at de skjuler noget. Gennemsigtighed er vigtigt for at opbygge tillid.

Hvad er eksempler på begivenheder, som en event management-virksomhed kan planlægge?

• Bryllupper – Planlægning og gennemførelse af bryllupper er en kerneydelse for mange event management virksomheder. De håndterer alle aspekter af planlægning fra valg af sted til invitationer og koordinering på dagen.

• Konferencer og messer – Eventvirksomheder kan arrangere store firmaarrangementer som konferencer, seminarer, topmøder, produktlanceringer og messer. De administrerer registrering, talerkoordinering, spillestedslogistik, catering og registrering.

• Produktlanceringer – Eventmanagere kan skabe fordybende, buzz-værdige begivenheder for at afsløre nye produkter eller tjenester til offentligheden. De planlægger aktiviteter, demonstrationer og salgsfremmende elementer som f.eks levende afstemninger , quizzer at skabe begejstring.

• Fundraisers og velgørenhedsarrangementer - Non-profit arrangementer som velgørenhedsballer, løbeture/gåture og donationer er en anden almindelig begivenhedstype, der administreres af eventvirksomheder. De fokuserer på at maksimere fremmødet og indsamlede midler.

• Firmafester – Eventfirmaer hjælper med planlægning og styring af firmafester, sommerudflugter, pensionsfester og andre typer af medarbejder sociale arrangementer. De arrangerer aktiviteter og forplejning.

• Prisuddelinger og gallaer – Planlægning af prisuddelinger, gallamiddage og black-tie-arrangementer er en anden specialitet for nogle fuldservice-begivenhedsadministrationsfirmaer. De klarer indretningen, siddetabeller, gavekurve og taler.

• Produktdemonstrationer – For virksomheder, der planlægger at fremvise en produktlinje, kan eventplanlæggere designe interaktive demonstrationer, testkørsler, smagsprøver og andre virkningsfulde måder at fremvise produktet til potentielle kunder.

Event management virksomheder planlægger arrangementer af forskellige størrelser og typer, lige fra intime bryllupper til store virksomhedskonferencer, fundraisers, fester, produktlanceringer og meget mere – stort set enhver planlagt begivenhed, hvor professionel koordinering og logistik er nødvendig for at nå en kundes mål.

Takeaways

At ansætte et ekspertfirma for event management forvandler en grundlæggende vision til en oplevelse, som folk ikke vil holde op med at tale om i årevis.

Deres ledelse frigør dig fra logistisk hovedpine, så du fuldt ud kan leve i rollen som en elskværdig vært. Forestil dig, at eventlokalet er perfekt indrettet, med spændte gæster, der nyder lækker catering og fantastisk underholdning – mens du slentrer gennem lokalet og har tid til at mingle med alle. Vidunderligt er det ikke?

Vil du gøre dit arrangement mere interaktivt? Prøve AhaSlides for at få adgang til en række isbrydere, afstemninger og quizzer, der løfter sessionen til et andet niveau.