8+ eksperttip til styring af eksterne teams | W Eksempler | 2024 afslører

I nutidens digitale tidsalder er færdighederne ved administrere fjernteam er blevet afgørende for enhver leder. Uanset om du er ny med konceptet eller søger at forbedre dine eksisterende færdigheder, vil vi i dette blogindlæg udforske praktiske tips, værktøjer og eksempler til effektiv styring af eksterne teams, der hjælper dig med at fremme samarbejde, bevare motivationen og opnå bemærkelsesværdige resultater i et virtuelt miljø.

Indholdsfortegnelse

• Hvad betyder det at administrere eksterne teams?
• Hvad er udfordringerne ved at administrere eksterne teams?
• Tips til effektiv administration af eksterne teams (med eksempler)
  • 1/ Klar kommunikation er nøglen
  • 2/ Opstil forventninger og mål
  • 3/ Fremme autonomi
  • 4/ Regelmæssig feedback og vækst
  • 5/ Empati og støtte
  • 6/ Fremme Virtual Bonding
  • 7/ Anerkende og juble for succes
  • 8/ Vælg de rigtige værktøjer
• Afsluttende tanker
• Ofte stillede spørgsmål

Tips til bedre engagement

• Ledelse af tværfunktionelle teams
• Google samarbejdsværktøj
• Selvstyret team

Hvad betyder det at administrere eksterne teams?

Glem dagene med hjørnekabiner og fælles kaffekørsler. Fjerntliggende hold kan være spredt ud over kontinenter, og deres ansigter stråler gennem videoopkald fra solbeskinnede caféer på Bali til hyggelige stuer i London. Din opgave, som deres maestro, er at holde musikken harmonisk, alle synkroniserede og når deres kreative højder, selv med kilometervis af virtuel plads imellem dem.

Det er helt sikkert en unik udfordring. Men med de rigtige værktøjer og mindset kan styring af eksterne teams være en symfoni af produktivitet og samarbejde. Du vil blive en mester i virtuel kommunikation, en cheerleader for spredte ånder og en tech whiz, der kan fejlfinde enhver tidszone-sammenblanding.

Hvad er udfordringerne ved at administrere eksterne teams?

Håndtering af eksterne teams kommer med sit eget sæt af udfordringer, der kræver gennemtænkte løsninger. Disse udfordringer omfatter:

1/ Håndtering af ensomhed

En bemærkelsesværdig undersøgelse af Organisationspsykolog Lynn Holdsworth afslørede et bemærkelsesværdigt aspekt ved fuldtids fjernarbejde – en svimlende 67 % stigning i ensomhedsfølelse sammenlignet med traditionelle kontormiljøer. Denne følelse af isolation kan have vidtrækkende konsekvenser og påvirke teammoralen og individuelt velvære.

2/ Etablering af meningsfulde forbindelser

Ifølge Jostle og Dialactics forskning, 61 % af medarbejderne giver udtryk for, at de føler sig mindre forbundet med kolleger på grund af fjernarbejde, 77 % rapporterer signifikant reducerede sociale interaktioner (eller slet ingen) med kolleger, og 19 % angiver, at fjernarbejde har ført til følelser af udstødelse.

Denne forhindring påvirker potentielt deres motivation og engagement. At opbygge en følelse af at høre til og fremme regelmæssige interaktioner er afgørende.

3/ Håndtering af forskellige tidszoner 

At koordinere arbejdet, når teammedlemmer er spredt ud over forskellige tidszoner, kan være ret vanskeligt. At finde ud af, hvornår man skal planlægge møder og sikre, at alle samarbejder i realtid, kan føles som at løse et komplekst puslespil.

4/ Sørg for, at arbejdet bliver udført og forbliver produktiv 

Når du arbejder eksternt uden direkte supervision, kan det være svært for nogle teammedlemmer at forblive fokuserede og ansvarlige. At sætte forventninger og måle ydeevne bliver ekstremt vigtigt.

5/ Værdsættelse af forskellige kulturer 

Med teammedlemmer fra forskellige baggrunde er der forskellige måder at arbejde, kommunikere og fejre ferier på. At være følsom over for disse forskelle er nøglen til at skabe et imødekommende og inkluderende miljø.

6/ At finde den rigtige balance mellem tillid og kontrol 

Det er en stor udfordring i fjernarbejdssituationer at beslutte, hvor meget frihed de skal give teammedlemmer til at arbejde selvstændigt i forhold til at overvåge nøje.

7/ Hold en sund balance mellem arbejde og privatliv 

Fjernarbejde kan nogle gange udviske grænserne mellem arbejde og privatliv, hvilket kan føre til at føle sig overvældet. Omhyggelig ledelse er afgørende for at sikre en sund balance og forhindre udbrændthed.

Tips til effektiv administration af eksterne teams (med eksempler)

Det kan være både givende og udfordrende at administrere eksterne teams. For at hjælpe dig med at navigere i denne nye måde at arbejde på er her nogle praktiske tips sammen med eksempler:

1/ Klar kommunikation er nøglen

Når du administrerer eksterne teams, tjener klar kommunikation som hjørnestenen for succes. Når teammedlemmer er spredt på tværs af forskellige lokationer, bliver behovet for effektiv kommunikation endnu mere afgørende. Her er, hvad du kan gøre for at sikre, at alle er på samme side:

• Brug forskellige kommunikationsværktøjer: Udnyt en kombination af kommunikationsværktøjer til at lette forskellige typer interaktioner. Videoopkald, e-mails, chatplatforme og projektstyringsværktøjer er alle værdifulde ressourcer. 
• Regelmæssig videocheck-in: Planlæg regelmæssige videocheck-ins for at efterligne følelsen af ​​et personligt møde. Disse sessioner kan bruges til at diskutere projektopdateringer, afklare tvivl og sikre, at alle er på linje. For eksempel kan du oprette et ugentligt videoopkald, hvor hvert teammedlem deler deres fremskridt, udfordringer og kommende opgaver. 
• Problemløsning i realtid: Tilskynd teammedlemmer til at bruge chatværktøjer til at søge hurtige afklaringer, dele opdateringer og samarbejde om umiddelbare opgaver. Dette hjælper tingene med at bevæge sig, selvom folk er i forskellige tidszoner.

💡 Check ud: Fjernarbejdsstatistik

2/ Opstil forventninger og mål

Definer klart opgaver, deadlines og forventede resultater. Dette sikrer, at alle kender deres rolle og ansvar. Her er nogle tips:

• Nedbryd arbejdet: Del de store opgaver op i mindre, og forklar, hvem der skal lave hver del. Dette hjælper alle med at forstå deres rolle.
• Fortæl dem, hvornår de skal være færdige: Sæt deadlines for hver opgave. Dette hjælper alle med at administrere deres tid og få tingene gjort efter planen.
• Vis slutmålet: Forklar, hvordan du ønsker, at det endelige resultat skal se ud. Dette hjælper dit team med at forstå, hvad de arbejder hen imod.

3/ Fremme autonomi 

Stol på dine teammedlemmer til at styre deres arbejde uafhængigt. Dette øger deres selvtillid og ansvarlighed. Sådan kan du give dit eksterne team frihed til at klare deres arbejde på egen hånd.

• Tro på dem: Vis, at du stoler på, at dit team får tingene gjort. Dette hjælper dem til at føle sig mere selvsikre og ansvarlige.
• Arbejde i deres egen tid: Tillad teammedlemmer at vælge, hvornår de vil arbejde. For eksempel, hvis nogen er mest produktive om morgenen, så lad dem arbejde derefter. Så længe de er færdige med deres opgaver til tiden, er det godt.

4/ Regelmæssig feedback og vækst

Giv konstruktiv feedback for at hjælpe teammedlemmer med at forbedre sig og vokse.

• Giv nyttige råd: At lade dine teammedlemmer vide, hvad de gør godt, og hvor de kan forbedre sig, er vigtigt for deres faglige udvikling. Det hjælper dem med at identificere deres styrker og svagheder og sætte mål for forbedring. Konstruktiv feedback kan også motivere teammedlemmer til at arbejde hårdere og opnå deres fulde potentiale.
• Tal om mål: Hold regelmæssige samtaler om, hvad de ønsker at lære eller opnå. 
• Månedlige feedbacksessioner: Planlæg møder hver måned for at tale om, hvordan de har det. Diskuter deres styrker og foreslå måder, hvorpå de kan blive endnu bedre.
• Vær åben for at modtage feedback. Husk, at alle hele tiden lærer og vokser. Vær åben over for feedback fra dine teammedlemmer, og vær villig til at foretage ændringer efter behov.

5/ Empati og støtte

Anerkend, at hver persons situation er unik. Vis forståelse og empati for de vanskeligheder, de kan støde på ud over arbejdet. Sådan kan du gøre dette:

• Vær medfølende: Forstå, at dine teammedlemmer har liv uden for arbejdet. De kan have familieforpligtelser eller personlige anliggender at tage sig af.
• Lyt og lær: Vær opmærksom på deres udfordringer og bekymringer. Lyt til, hvad de går igennem, og prøv at forstå deres perspektiv.
• Fleksibel arbejdstid: For eksempel, hvis nogen har brug for at tage sig af deres familie eller har andre forpligtelser, så lad dem nogle gange ændre deres arbejdstider. På denne måde kan de styre deres ansvar, mens de stadig får deres arbejde gjort.

6/ Fremme Virtual Bonding 

Skab muligheder for teammedlemmer til at forbinde på et personligt plan. Dette kan være gennem virtuelle kaffepauser, teambuilding-spil eller deling af personlige anekdoter. 

Her er en række aktiviteter, du kan deltage i for at bringe dit team tættere sammen og styrke dit sammenhold:

• 14 inspirerende spil til virtuelle møder 
• 10 gratis online teambuildingspil, der fjerner din ensomhed
• 11+ Team Bonding-aktiviteter irriterer aldrig dine kolleger

7/ Anerkende og juble for succes

Det er afgørende at få dit eksterne team til at føle sig værdsat for deres præstationer. 

• Læg mærke til deres hårde arbejde: Vær opmærksom på den indsats, dine teammedlemmer lægger i deres opgaver. Dette lader dem vide, at deres arbejde betyder noget.
• Sig "Fantastisk arbejde!": Selv en lille besked kan betyde meget. At sende en hurtig e-mail eller en besked med en virtuel "high-five"-emoji viser, at du hepper på dem.
• Fejr milepæle: For eksempel, når et teammedlem afslutter et hårdt projekt, skal du sende en lykønsknings-e-mail. Du kan også dele deres præstation under teammøder.

8/ Vælg de rigtige værktøjer

At styrke dit eksterne team med den rigtige teknologi er afgørende for problemfrit teamwork. Her er, hvordan du kan give dem det nødvendige fjernarbejdsværktøjer:

• Strategiske softwarevalg: Mulighed for software og teknologi, der strømliner samarbejde og øger produktiviteten. Dette sikrer, at dit team kan arbejde effektivt sammen, uanset hvor de er.
• Projektledelsespræcision: Overvej for eksempel at bruge projektstyringsplatforme som Trello eller Asana. Disse værktøjer hjælper med opgavedelegering, fremskridtssporing og opretholdelse af klar kommunikation i teamet.

• Opløftende interaktion med AhaSlides: Ud over projektstyringsværktøjer kan du udnytte AhaSlides til at løfte forskellige aspekter af dit teams fjernarbejde. Brug det til dynamiske skabeloner der engagerer og fanger dit publikum. Inkorporer interaktive funktioner som levende afstemninger, quizzer, ord skyog Spørgsmål og svar at tilskynde til deltagelse under møder. Derudover kan du udnytte AhaSlides til teambonding-aktiviteter, der tilfører en følelse af sjov og kammeratskab i dine virtuelle interaktioner.

• Guidet fortrolighed: Sørg for, at dine teammedlemmer er velbevandrede i de værktøjer, du introducerer. Giv selvstudier, træning og support for at sikre, at alle effektivt kan bruge softwaren.

Tjek AhaSlides skabeloner til Hybrid Team Building

Afsluttende tanker

Husk, at forstå hvert teammedlems behov, fremme samarbejde og anerkende resultater er alt sammen afgørende for at opbygge et stærkt og forenet fjernteam. Med de rigtige strategier på plads kan du lede dit team til at opnå bemærkelsesværdige resultater, uanset hvor de er placeret.

Ofte stillede spørgsmål 

Reference: Forbes