Møder spiller en afgørende rolle i virksomheder og organisationer og tjener som en platform til at diskutere og behandle problemer og administrere interne anliggender for at drive fremskridt. For at fange essensen af disse sammenkomster, uanset om de er virtuelle eller personligt, Mødereferat or mødereferat (MoM) er afgørende for at tage notater, opsummere centrale emner, der er diskuteret, og holde styr på beslutninger og beslutninger, der er nået.
Denne artikel vil guide dig til at skrive effektive mødereferater med eksempler og skabeloner til brug, samt bedste praksis, du skal følge.
Indholdsfortegnelse
- Hvad er mødereferater?
- Hvem er minuttageren?
- Sådan skriver du mødereferater
- Eksempler på mødereferater (+ skabeloner)
- Tips til at skabe gode mødereferater
- Nøgleforsøg
Forhåbentlig hjælper denne artikel dig med ikke længere at føle udfordringen ved at skrive mødereferater. Og glem ikke at være kreativ og interaktiv i hvert af dine møder med:
- AhaSlides Offentlig skabelon
- Projekt Kickoff møde
- Strategisk ledelsesmøde
- Møder i erhvervslivet |10 typer og bedste praksis
- Møde agenda | 8 nøgletrin, eksempler og gratis skabeloner
- E-mail med mødeinvitation | Bedste tips, eksempler og skabeloner
- AI Online Quiz Creator | Gør quizzer live | 2024 afslører
- Gratis Word Cloud Creator
- 14 bedste værktøjer til brainstorming i skole og arbejde i 2024
- Hvad er en vurderingsskala? | Gratis Survey Scale Creator
- Random Team Generator | 2024 Random Group Maker afslører
Hvad er mødereferater?
Mødereferat er en skriftlig fortegnelse over de diskussioner, beslutninger og handlingspunkter, der opstår under et møde.
- De tjener som reference og informationskilde for alle deltagere og dem, der ikke kan deltage.
- De er med til at sikre, at vigtig information ikke glemmes, og at alle er på samme side om, hvad der blev diskuteret, og hvilke handlinger der skal tages.
- De giver også ansvarlighed og gennemsigtighed ved at dokumentere beslutninger og tilsagn, der er taget under mødet.
Hvem er minuttageren?
Referatholderen er ansvarlig for nøjagtigt at registrere diskussioner og beslutninger truffet under mødet.
De kan være en administrativ medarbejder, en sekretær, en assistent eller leder eller et frivilligt teammedlem, der udfører opgaven. Det er essentielt, at referattageren har god tilrettelæggelse og notering og kan opsummere diskussioner effektivt.
Sjov Mødedeltagelse med AhaSlides
Få folk samlet på samme tidspunkter
I stedet for at komme til hvert bord og 'tjekke' folk, hvis de ikke dukker op, kan du nu samle folks opmærksomhed og tjekke fremmødet ved hjælp af sjove interaktive quizzer med AhaSlides!
🚀 Få gratis skabeloner ☁️
Sådan skriver du mødereferater
For effektive mødereferater, for det første skal de være objektive, være en faktuel optegnelse af mødet, og undgå personlige meninger eller subjektive fortolkninger af diskussioner. Næste, det skal være kort, klart og let at forstå, kun fokus på hovedpunkterne, og undgå at tilføje unødvendige detaljer. Endelig, den skal være nøjagtig og sikre, at alle registrerede oplysninger er friske og relevante.
Lad os gå ind i detaljerne ved at skrive mødereferater med følgende trin!
8 væsentlige komponenter i mødereferater
- Dato, tidspunkt og sted for mødet
- Liste over deltagere og eventuelle undskyldninger for fravær
- Dagsorden og formål med mødet
- Opsummering af drøftelser og beslutninger
- Eventuelle afstemninger og deres resultater
- Handlingspunkter, herunder den ansvarlige og deadline for gennemførelse
- Eventuelle næste trin eller opfølgningspunkter
- Slutbemærkning eller udsættelse af mødet
Trin til at skrive effektive mødereferater
1/ Forberedelse
Inden mødet skal du gøre dig bekendt med mødedagsordenen og eventuelt relevant baggrundsmateriale. Sørg for, at du har alle de nødvendige værktøjer, såsom en bærbar computer, notesblok og pen. Det er også en god idé at gennemgå tidligere mødereferater for at få en fornemmelse af, hvilke oplysninger der skal medtages, og hvordan man formaterer en.
2/ Notat
Under mødet skal du tage klare og præcise noter om de drøftelser og beslutninger, der er truffet. Du bør fokusere på at fange nøglepunkter, beslutninger og handlingspunkter i stedet for at transskribere hele mødet ordret. Sørg for at inkludere navnene på talerne eller eventuelle centrale citater og eventuelle handlingspunkter eller beslutninger. Og undgå at skrive i forkortelser eller stenografi, der gør, at andre ikke forstår.
3/ Organiser referatet
Gennemgå og organiser dine noter for at skabe et sammenhængende og kortfattet resumé af dine referater efter mødet. Du kan bruge overskrifter og punktopstillinger til at gøre referaterne nemme at læse. Tag ikke personlige meninger eller subjektive fortolkninger af diskussionen. Fokus på fakta og hvad der blev aftalt under mødet.
4/ Optagelse af detaljer
Dit mødereferat bør indeholde alle relevante detaljer, såsom dato, klokkeslæt, placering og deltagere. Og nævne alle vigtige diskuterede emner, beslutninger og tildelte handlingspunkter. Sørg for at registrere eventuelle afstemninger, der blev taget, og resultatet af eventuelle diskussioner.
5/ Handlingspunkter
Sørg for at liste eventuelle handlingspunkter, der blev tildelt, herunder hvem der er ansvarlig og deadline for færdiggørelse. Dette er en afgørende del af mødereferatet, da det sikrer, at alle kender deres ansvar og tidsplanen for at udfylde dem.
6/ Gennemgang og distribution
Du bør gennemgå referatet for nøjagtighed og fuldstændighed og foretage eventuelle nødvendige revisioner. Sørg for, at alle nøglepunkter og beslutninger er noteret. Derefter kan du distribuere referatet til alle deltagere, enten personligt eller via e-mail. Gem en kopi af referatet på en central placering for nem adgang, såsom et fællesdrev eller en skybaseret lagerplatform.
7/ Opfølgning
Sørg for, at handlingspunkterne fra mødet bliver fulgt op på og afsluttet omgående. Brug referatet til at spore fremskridt og sikre, at beslutninger bliver implementeret. Det hjælper dig med at opretholde ansvarlighed og sikrer, at mødet er produktivt og effektivt.
Eksempler på mødereferater (+ skabeloner)
1/ Mødereferat Eksempel: Simpel mødeskabelon
Detaljeringsgraden og kompleksiteten af simple mødereferater vil afhænge af formålet med mødet og din organisations behov.
Generelt bruges simple mødereferater til interne formål og behøver ikke være lige så formelle eller dækkende som andre typer mødereferater.
Så hvis du har et akut behov, og mødet drejer sig om simpelt, ikke alt for vigtigt indhold, kan du bruge følgende skabelon:
| Mødetitel: [Indsæt mødetitel] Dato: [Indsæt dato] Tid: [Indsæt tid] Beliggenhed: [Indsæt placering] Deltagere: [Indsæt navne på deltagere] Undskyld fraværet: [Indsæt navne] Dagsorden: [Indsæt dagsordenspunkt 1] [Indsæt dagsordenspunkt 2] [Indsæt dagsordenspunkt 3] Mødeoversigt: [Indsæt et resumé af de diskussioner og beslutninger, der blev truffet under mødet, inklusive eventuelle nøglepunkter eller handlingspunkter.] Action ting: [Indsæt en liste over eventuelle handlingspunkter, der blev tildelt under mødet, inklusive den ansvarlige part og deadline for afslutning.] Næste trin: [Indsæt eventuelle næste trin eller opfølgningspunkter, der blev diskuteret under mødet.] Afsluttende bemærkninger: [Indsæt eventuelle afsluttende bemærkninger eller udsættelse af mødet.] Underskrift: [Indsæt underskrift fra den person, der tager referat] |
2/ Mødereferat Eksempel: Bestyrelsesmødeskabelon
Referatet fra bestyrelsesmødet optages og distribueres til alle medlemmer, der giver en oversigt over de trufne beslutninger og organisationens ledelse. Derfor skal det være klart, fuldstændigt, detaljeret og formelt. Her er en skabelon for bestyrelsesmøder:
| Mødetitel: Bestyrelsesmøde Dato: [Indsæt dato] Tid: [Indsæt tid] Beliggenhed: [Indsæt placering] Deltagere: [Indsæt navne på deltagere] Undskyld fraværet: [Indsæt navne på dem, der undskyldte for fravær] Dagsorden: 1. Godkendelse af tidligere mødes referat 2. Gennemgang af regnskabet 3. Drøftelse af den strategiske plan 4. Enhver anden virksomhed Mødeoversigt: 1. Godkendelse af tidligere mødereferater: [Indsæt højdepunkter fra det forrige møde blev gennemgået og godkendt] 2. Gennemgang af finansrapporten: [Indsæt højdepunkter fra den aktuelle økonomiske situation og anbefalinger til fremtidig økonomisk planlægning] 3. Diskussion af den strategiske plan: [Indsæt som bestyrelsen drøftede og lavede opdateringer til organisationens strategiske plan] 4. Eventuelt: [Indsæt alle andre vigtige sager, der ikke var med på dagsordenen] Action ting: [Indsæt en liste over eventuelle handlingspunkter, der blev tildelt under mødet, inklusive den ansvarlige part og deadline for afslutning] Næste trin: Bestyrelsen vil have et opfølgningsmøde i [Indsæt dato]. Afsluttende bemærkninger: Mødet udsat kl. [Indsæt tidspunkt]. Underskrift: [Indsæt underskrift fra den person, der tager referat] |
Dette er blot en grundlæggende skabelon til bestyrelsesmøder, og du ønsker måske at tilføje eller fjerne elementer afhængigt af dit mødes og organisations behov.
3/ Mødereferat Eksempel: Projektledelsesskabelon
Her er et eksempel på mødereferater for en projektledelsesskabelon:
| Mødetitel: Projektledergruppemøde Dato: [Indsæt dato] Tid: [Indsæt tid] Beliggenhed: [Indsæt placering] Deltagere: [Indsæt navne på deltagere] Undskyld fraværet: [Indsæt navne på dem, der undskyldte for fravær] Dagsorden: 1. Gennemgang af projektstatus 2. Drøftelse af projektrisici 3. Gennemgang af teamets fremskridt 4. Enhver anden virksomhed Mødeoversigt: 1. Gennemgang af projektstatus: [Indsæt enhver opdatering om fremskridt og fremhæv eventuelle problemer, der skal løses] 2. Diskussion af projektrisici: [Indsæt potentielle risici for projektet og en plan for at mindske disse risici] 3. Gennemgang af teamets fremskridt: [Indsæt gennemgåede fremskridt og diskuterede eventuelle problemer, der er opstået] 4 Eventuelt: [Indsæt alle andre vigtige sager, der ikke var med på dagsordenen] Action ting: [Indsæt en liste over eventuelle handlingspunkter, der blev tildelt under mødet, inklusive den ansvarlige part og deadline for afslutning] Næste trin: Teamet vil have et opfølgningsmøde i [Indsæt dato]. Afsluttende bemærkninger: Mødet udsat kl. [Indsæt tidspunkt]. Underskrift: [Indsæt underskrift fra den person, der tager referat] |
Tips til at skabe gode mødereferater
Stress ikke med at fange hvert ord, fokuser på at logge de vigtigste emner, resultater, beslutninger og handlingspunkter. Sæt diskussionerne på en live platform, så du kan fange alle ordene i et stort net🎣 - AhaSlides' idétavle er et intuitivt og enkelt værktøj for at alle hurtigt kan indsende deres ideer. Sådan gør du:
Opret en ny præsentation med din AhaSlides konto, og tilføj derefter Brainstorm-sliden i afsnittet "Afstemning".
Skriv din emne for diskussion, og tryk derefter på "Presenter", så alle i mødet kan deltage og indsende deres ideer.
Det lyder nemt, ikke? Prøv denne funktion nu, det er blot en af de nyttige funktioner, der hjælper med at lette dine møder med livlige, robuste diskussioner.
Nøgleforsøg
Formålet med mødereferater er at give et overblik over mødet på højt niveau for dem, der ikke var i stand til at deltage, samt at føre et regnskab over mødets resultater. Derfor bør referatet være organiseret og let at forstå, og de vigtigste oplysninger skal tydeligt og præcist fremhæves.
