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Event-Management-Unternehmen | 10 Tipps, um Zeit, Geld und Stress zu sparen

Bildung

Leah Nguyen 10 Oktober 2023 9 min lesen

Die Planung einer perfekten Veranstaltung kann überwältigend sein. Eventmanagement-Unternehmen Komm herein.

Egal, ob Sie von der Hochzeit Ihres Lebens träumen, eine Jubiläumsfeier ausrichten oder eine Firmenkonferenz organisieren müssen – ein Eventmanagement-Unternehmen kann Ihre Vision in ein unvergessliches Erlebnis verwandeln.

Lesen Sie den Artikel weiter, um zu erfahren, was genau ein Event-Management-Unternehmen ist, welche Rolle es spielt, sowie Tipps zur Auswahl des besten Unternehmens und welche Warnsignale es zu vermeiden gilt.

Inhaltsverzeichnis

Übersicht

Was bedeutet ein Eventmanagement-Unternehmen?Eine Eventmanagement-Firma kann für alle wichtigen organisatorischen Aufgaben verantwortlich sein und so zu einem erfolgreichen Event beitragen, sodass Sie sich ganz auf die Veranstaltungsinhalte und Ihre Gäste konzentrieren können.
Was macht ein Eventunternehmen?Planung, Organisation und Koordination zahlreicher Veranstaltungen für seine Kunden.
Überblick über ein Eventmanagement-Unternehmen.

Was ist ein Event-Management-Unternehmen?

Bei der Planung einer Veranstaltung jeder Größenordnung, von einer Hochzeit bis hin zu einem Firmenmeeting, kann ein Eventmanagement-Unternehmen dafür sorgen, dass alles reibungslos abläuft.

Eventplaner arbeiten eng mit Kunden zusammen, um deren Bedürfnisse, Ziele und Budget zu verstehen. Anschließend erstellen sie einen umfassenden Eventplan, der auf die Vision des Kunden zugeschnitten ist, sodass dieser sicher sein kann, dass seine Eventvision zu einer unvergesslichen Realität wird.

Was ist die Funktion eines Event-Management-Unternehmens?

Es gibt viele Ziele von Eventmanagement-Unternehmen, beispielsweise die Organisation einer hervorragenden Veranstaltung, die alle Anforderungen der Kunden erfüllt. Die Hauptaufgabe eines Eventmanagement-Unternehmens besteht darin, erfolgreiche Veranstaltungen im Auftrag seiner Kunden zu planen, zu koordinieren und durchzuführen. Sie kümmern sich um die gesamte Logistik und alle Details, damit sich die Kunden auf den Genuss ihrer Veranstaltung konzentrieren können, anstatt sich um die Organisation zu kümmern.

Zu den Schlüsselfunktionen eines Eventorganisationsunternehmens gehören👇

#1 - Konzeption und Planung der Veranstaltung - Sie arbeiten mit Kunden zusammen, um die Vision, die Ziele und das Budget der Veranstaltung zu verstehen und entwickeln dann einen umfassenden Plan zur Umsetzung dieser Vision.

#2 – Sichern Sie sich den Veranstaltungsort und verhandeln Sie Verträge - Sie suchen nach potenziellen Veranstaltungsorten, vergleichen Optionen hinsichtlich Lage, Platz, Ausstattung, Preis und Verfügbarkeit, sichern sich das beste Angebot und verhandeln im Namen des Kunden die Verträge.

#3 - Lieferanten und Verkäufer koordinieren - Sie identifizieren, wählen aus, buchen und verwalten alle erforderlichen Lieferanten wie Caterer, Fotografen, Dekorateure, Verleiher usw., um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

#4 - Verwalten Sie das Veranstaltungsbudget – Sie erstellen ein Budget, verfolgen die Ausgaben und suchen nach Möglichkeiten, Kosten zu sparen und gleichzeitig die Ziele des Kunden zu erreichen.

#5 - Erstellen Sie Zeitpläne und Zeitpläne - Sie entwickeln detaillierte Zeitpläne und Notfallpläne, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung wie geplant abläuft.

#6 – Unterhaltungsplanung - Sie organisieren alle Aufführungen, Redner oder Aktivitäten als Teil des Veranstaltungsprogramms.

Was ist die Funktion eines Event-Management-Unternehmens?
Was ist die Funktion eines Event-Management-Unternehmens? (Bildquelle: Ovation)

#7 - Dekoration und Beschilderung - Sie bestellen die erforderlichen Dekorationen, Tischwäsche, Blumen, Bühnenausstattung und Beschilderung.

#8 – Stellen Sie Veranstaltungspersonal ein und verwalten Sie es - Sie finden, buchen und verwalten alle Aushilfskräfte, die zur Durchführung der Veranstaltung benötigt werden.

#9 - Führen Sie den Veranstaltungsplan fehlerfrei aus - Am Tag der Veranstaltung überwachen sie den Aufbau, verwalten alle Anbieter, beheben Probleme und stellen sicher, dass das Programm wie geplant abläuft.

#10 - Nachbereitung nach der Veranstaltung - Sie erledigen Aufgaben wie die Rückgabe von Geräten, die Bezahlung von Rechnungen, das Versenden von Dankesschreiben sowie die Auswertung von Erfolgen und Verbesserungsbereichen.

Tipps für bessere Events

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So wählen Sie das beste Event-Management-Unternehmen aus?

Die Suche nach der besten Event-Management-Firma kann lange dauern, aber mit diesen realistischen Tipps finden Sie sie direkt vor Ihrer Haustür🚪

#1 – Erfahrung - Ziehen Sie Unternehmen in Betracht, die bereits viele Veranstaltungen ähnlicher Größenordnung und Größe erfolgreich durchgeführt haben. Sie kennen die Prozesse aus dem Effeff und wissen, wie sie mit häufig auftretenden Problemen umgehen.

#2 - Portfolio - Sehen Sie sich Beispiele vergangener Veranstaltungen an, die das Unternehmen geplant und durchgeführt hat. Achten Sie auf Qualität, Kreativität und Liebe zum Detail, die Ihrer Vision entsprechen.

#3 - Referenzen - Fordern Sie Referenzen früherer Kunden an und überprüfen Sie diese, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Versprechen einhält und Probleme professionell behandelt.

#4 – Spezialisierung - Manche Unternehmen konzentrieren sich auf Firmenveranstaltungen, während andere auf Hochzeiten spezialisiert sind. Wählen Sie ein Unternehmen, das über die nötige Erfahrung und die notwendigen Ressourcen verfügt, die auf Ihre spezielle Art von Veranstaltung zugeschnitten sind.

#5 – Team - Treffen Sie die wichtigsten Mitglieder des Eventmanagementteams, die Ihre Veranstaltung planen und durchführen werden. Beurteilen Sie deren Professionalität, Reaktionsfähigkeit und Verständnis für Ihre Bedürfnisse und Vision.

Wie wählt man das beste Event-Management-Unternehmen aus? (Bildquelle: Katemangostar auf Freepik)

#6 - Vertrag und Preisgestaltung - Vergleichen Sie mehrere Angebote (mindestens 3), um die besten Vertragsbedingungen und Preise zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass der Arbeitsumfang klar ist und Sie alle Gebühren verstehen.

#7 – Ruf - Überprüfen Sie Bewertungen, Auszeichnungen (sofern vorhanden), die Stellung des Unternehmens in Organisationen der Veranstaltungsbranche und wie lange es bereits im Geschäft ist, um die Legitimität und Qualität des Unternehmens zu beurteilen.

#8 – Kommunikation - Das Unternehmen sollte Ihren Bedürfnissen aufmerksam zuhören, alle Ihre Fragen beantworten und umgehend auf Anfragen reagieren. Eine gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit.

#9 – Flexibilität - Die besten Unternehmen sind bereit, ihre Dienste entsprechend Ihrem Budget und Ihren Präferenzen anzupassen, anstatt sich stur an eine Standardvorlage zu halten.

#10 – Transparenz - Bestehen Sie auf vollständige Transparenz bei Budgets, Verträgen, Zeitplänen und Plänen. Vermeiden Sie Unternehmen, die Geheimnisse preisgeben oder sich weigern, Details preiszugeben.

#11 - Krisenmanagement - Wie gehen sie mit unerwarteten Problemen um? Ein Unternehmen mit umfassender Erfahrung im Krisenmanagement hilft, Katastrophen zu vermeiden.

#12 - Innovation - Sind sie offen für neue Ideen und Lösungen, um Ihre Ziele auf kreative Weise zu erreichen? Fortschrittliche Unternehmen fördern neuartige Ergebnisse.

#13 - Versicherung - Verfügt der Veranstalter über die notwendigen Versicherungen inklusive Haftpflichtschutz für Ihre Veranstaltung? Damit sind Sie vor Risiken und Ansprüchen geschützt.

#14 - Werte - Stimmen Geschäftsansatz und Unternehmensleitlinien mit der Kultur Ihres Unternehmens überein? Kulturelle Übereinstimmung führt zu gegenseitigem Verständnis.

#15 - Technologie - Sind sie technisch versiert und verfolgen immer die Best Practices der Branchentrends? Nutzen sie Technologien wie Projektmanagementsoftware, um Pläne organisiert und auf Kurs zu halten? Technologie verbessert die Effizienz.

Suchen Sie nach einem Event-Management-Unternehmen mit einschlägiger Erfahrung und nachgewiesener Erfolgsbilanz, einem guten Ruf und der Flexibilität, Kommunikation und Transparenz, die erforderlich ist, um Ihre einzigartige Vision umzusetzen und Ihre Erwartungen an Ihre besondere Veranstaltung zu übertreffen.

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Was ist bei der Prüfung von Event-Management-Vorschlägen zu vermeiden?

Was ist bei der Prüfung von Event-Management-Vorschlägen zu vermeiden?
Was ist bei der Prüfung von Event-Management-Vorschlägen zu vermeiden? (Bildquelle: Kaufen Sie TrustPilot-Bewertungen)

Bei einigen Eventmanagement-Unternehmen gibt es bestimmte Warnsignale, auf die Sie achten müssen. Wenn man es vermeidet, kann man später in der Ausführungsphase einer Kugel ausweichen.

Vage oder allgemeine Sprache - Vorschläge, die nicht speziell auf die Ziele Ihrer Veranstaltung, Ihr Budget oder Ihren Zeitplan eingehen, sind ein Warnsignal. Hüten Sie sich vor Unternehmen, die allgemeine Sprache verwenden, anstatt ihre Vorschläge anzupassen.

Unklarer oder undefinierter Arbeitsumfang - Vermeiden Sie Unternehmen, die nicht genau angeben, welche Dienstleistungen sie erbringen und welche Aufgaben von ihrem Angebot ausgeschlossen sind. Der Umfang sollte detailliert und umfassend sein.

Überhöhte Zusatzgebühren - Achten Sie auf Angebote mit zusätzlichen Gebühren, die nicht explizit angegeben sind, wie Treibstoffzuschläge, Verwaltungsgebühren oder Gebühren für die Zahlungsabwicklung. Diese sollten alle transparent und klar erklärt sein.

Weigerung, Fragen zu beantworten - Wenn ein Unternehmen Ihre Fragen zu Planungsdetails, Verträgen oder Preisen nicht beantwortet, bedeutet dies wahrscheinlich, dass es etwas verheimlicht. Transparenz ist wichtig, um Vertrauen aufzubauen.

Was sind Beispiele für Veranstaltungen, die ein Eventmanagement-Unternehmen planen kann?

Was sind Beispiele für Veranstaltungen, die ein Eventmanagement-Unternehmen planen kann? (Foto mit freundlicher Genehmigung von Ken Burgin)
Was sind Beispiele für Veranstaltungen, die ein Eventmanagement-Unternehmen planen kann? (Foto mit freundlicher Genehmigung von Ken Burgin)

Hochzeiten - Die Planung und Durchführung von Hochzeiten ist für viele Eventmanagement-Unternehmen eine zentrale Dienstleistung. Sie kümmern sich um alle Aspekte der Planung, von der Auswahl des Veranstaltungsorts bis hin zu Einladungen und der Koordination am Tag der Hochzeit.

Konferenzen und Messen - Eventunternehmen können große Firmenveranstaltungen wie Konferenzen, Seminare, Gipfeltreffen, Produkteinführungen und Messen organisieren. Sie kümmern sich um die Registrierung, die Koordination der Redner, die Veranstaltungsortlogistik, das Catering und die Registrierung.

Produkteinführungen - Eventmanager können immersive, spannende Events kreieren, um der Öffentlichkeit neue Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen. Sie planen Aktivitäten, Demonstrationen und Werbeelemente wie Live-Umfragen und Quiz Spannung zu erzeugen.

Spendenaktionen und Wohltätigkeitsveranstaltungen - Non-Profit-Events wie Wohltätigkeitsbälle, Läufe/Wanderungen und Spendenaktionen sind ein weiterer häufiger Veranstaltungstyp, der von Event-Unternehmen organisiert wird. Ihr Schwerpunkt liegt auf der Maximierung der Teilnehmerzahl und der gesammelten Spenden.

Firmenfeiern - Eventfirmen unterstützen bei der Planung und Durchführung von Firmenfeiern, Sommerausflügen, Ruhestandsfeiern und andere Arten von gesellschaftlichen Veranstaltungen für Mitarbeiter. Sie organisieren Aktivitäten und Catering.

Preisverleihungen und Galas - Die Planung von Preisverleihungen, Gala-Dinners und Abendveranstaltungen ist eine weitere Spezialität einiger Full-Service-Eventmanagement-Unternehmen. Sie kümmern sich um die Dekoration, Sitzpläne, Geschenkkörbe und Reden.

Produktdemonstrationen - Für Unternehmen, die eine Produktlinie vorstellen möchten, können Eventplaner interaktive Demonstrationen, Probefahrten, Geschmackstests und andere eindrucksvolle Möglichkeiten konzipieren, um das Produkt potenziellen Kunden vorzustellen.

Eventmanagement-Unternehmen planen Veranstaltungen unterschiedlicher Größe und Art, von der privaten Hochzeit bis hin zu großen Firmenkonferenzen, Spendenveranstaltungen, Partys, Produkteinführungen und mehr – im Grunde jede geplante Veranstaltung, bei der professionelle Koordination und Logistik erforderlich sind, um die Ziele eines Kunden zu erreichen.

Takeaways

Durch die Beauftragung eines erfahrenen Eventmanagement-Unternehmens wird aus einer einfachen Vision ein Erlebnis, über das die Leute noch jahrelang reden werden.

Ihr Management befreit Sie von logistischen Problemen, sodass Sie sich voll und ganz in die Rolle eines liebenswürdigen Gastgebers hineinversetzen können. Stellen Sie sich den perfekt eingerichteten Veranstaltungsraum vor, mit begeisterten Gästen, die köstliches Catering und tolle Unterhaltung genießen – während Sie durch den Raum schlendern und Zeit haben, sich unter die Leute zu mischen. Wunderbar, nicht wahr?

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