Was ist Projektmanagement? | Alles, was Sie im Jahr 2024 wissen müssen

Ertrinken in Terminen? Fühlen Sie sich überfordert? Meistern Sie Projektmanagementim Jahr 2024 und verändern Sie Ihre Arbeitsweise.

Das San Francisco Bay Area Rapid Transit System (BART) mit 400,000 Fahrgästen täglich ist seit Jahrhunderten eines der erfolgreichsten Projekte und Bechtel ist der weltweit führende Projektmanager für riesige Bau- und Ingenieurprojekte. Dieses Beispiel ist ein hervorragender Beweis dafür, wie wichtig effektives Projektmanagement ist. Der Kern des Erfolgs eines jeden Projekts liegt in den Händen guter Projektmanager.

In diesem Artikel gehen wir also darauf ein, was Projektmanagement ist, welche Bedeutung es hat und welche Techniken sich am besten zum Ansetzen, Planen, Kontrollieren und Auswerten eines Projekts eignen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Projektmanagement und welche Beispiele gibt es dafür?
• Warum ist Projektmanagement wichtig?
  • Sparen Sie Zeit und Geld
  • Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Risiken und Probleme minimieren
• Was sind die drei wichtigsten Phasen des Projektmanagements?
  • Projektplanung
  • Projektplanung
  • Projektcontrolling
• Was sind Projektmanagementtechniken: PERT und CPM
• Verwenden von Projektmanagement-Software zum Verwalten von Projekten
• Häufigste Fragen
• Fazit

Tipps für besseres Engagement

• Persönliche Entwicklung
• Performance-Management

Was ist Projektmanagement und welche Beispiele gibt es dafür?

Projekte sind ein fester Bestandteil unseres Alltags. Vielleicht planen wir eine Hochzeit oder eine Überraschungs-Geburtstagsfeier, renovieren ein Haus oder bereiten ein Semesterprojekt vor. Zu nennen sind größere Projekte wie der Bau einer Brücke, die Umsiedlung von Bewohnern, die Produktion neuer Flugzeuglinien und mehr. Sie alle brauchen Projektmanagement. 

Projektmanagement beschreibt den systematischen Ansatz, die Methoden und Praktiken, die zum Planen, Steuern und Bewerten von Projekten vom Anfang bis zum Ende verwendet werden. Es umfasst eine breite Palette von Aktivitäten und Prozessen, die darauf abzielen, bestimmte Ziele innerhalb definierter Einschränkungen wie Zeit, Kosten, Umfang, Qualität und Ressourcen zu erreichen.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Die Bedeutung des Projektmanagements lässt sich kaum leugnen. Es trägt dazu bei, dass jedes Projekt eines Unternehmens effizienter und effektiver abläuft. Sehen wir uns die drei Hauptvorteile eines effektiven Projektmanagements an.

Sparen Sie Zeit und Geld

Zu einer guten Projektorganisation gehört eine sorgfältige Planung und Zuweisung von Ressourcen. Projektmanager bewerten die Projektanforderungen, identifizieren die erforderlichen Ressourcen und weisen diese effektiv zu. Durch die genaue Schätzung des Ressourcenbedarfs und die Vermeidung von Überbelegung oder Unterauslastung optimieren Projektmanager die Ressourcennutzung, reduzieren unnötige Kosten und sparen Zeit.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation

Projektmanager definieren und kommunizieren den Teammitgliedern klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Jeder Einzelne versteht seine spezifischen Aufgaben, Ergebnisse und Verantwortungsbereiche. Diese Klarheit minimiert Verwirrung und Überschneidungen und ermöglicht den Teammitgliedern eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit.

Risiken und Probleme minimieren

Projekte sind von Natur aus mit Risiken und Unsicherheiten verbunden, die, wenn sie nicht gemanagt werden, zu erheblichen Herausforderungen oder sogar zum Scheitern führen können. Gutes Projektmanagement legt Wert auf Risikoidentifizierung, -bewertung und -minderungsstrategien. Indem Projektmanager potenzielle Probleme frühzeitig antizipieren und angehen, können sie deren Auswirkungen minimieren und sicherstellen, dass Projekte auf Kurs bleiben oder sogar vor dem gewünschten Fälligkeitsdatum abgeschlossen werden.

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Was sind die drei wichtigsten Phasen des Projektmanagements?

Das Management von Projekten umfasst drei Phasen: Projektplanung, Projektterminierung und Projektcontrolling. Hier finden Sie Einzelheiten zu jeder Phase.

Projektplanung

Das Management und die Organisation des Projekts beginnen mit der Planungsphase, in der die Projektziele, Zielsetzungen und der Umfang definiert werden. Während dieser Phase arbeiten Projektmanager eng mit den Stakeholdern zusammen, um deren Anforderungen und Erwartungen zu verstehen.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Projektplanung verschiedene Methoden zum Einsatz kommen. Eine der effektivsten Planungsmethoden ist der Projektstrukturplan (WBS). Dabei handelt es sich um einen Prozess, bei dem ein Projekt in seine Hauptunterkomponenten (oder Aufgaben) unterteilt wird, die dann in detailliertere Komponenten und schließlich in eine Reihe von Aktivitäten und die damit verbundenen Kosten unterteilt werden.

Verwandt: Eine Vogelperspektive auf den Projektplanungsprozess

Projektplanung

Unter Projektplanung versteht man den Prozess der Reihenfolgeplanung und Zeitzuteilung für alle Projektaktivitäten. In dieser Phase entscheiden die Manager, wie lange jede Aktivität dauern wird, und berechnen die in jeder Produktionsphase benötigten Ressourcen.

Die Ziele der Projektplanung lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Darstellung der Beziehung jeder Aktivität zu anderen und zum gesamten Projekt
• Bestimmen der logischen Reihenfolge und Korrelation zwischen Aktivitäten
• Erleichterung der Erstellung realistischer Zeit- und Kostenschätzungen für jede Aktivität
• Durch die Identifizierung kritischer Engpässe wird sichergestellt, dass Menschen, Geld und materielle Ressourcen optimal genutzt werden.

Ein beliebter Projektplanungsansatz ist das Gantt-Diagramm. Gantt-Diagramme sind kostengünstige Methoden, die Managern dabei helfen sollen, Folgendes sicherzustellen:

• Aktivitäten sind geplant
• Die Reihenfolge der Durchführung wird dokumentiert
• Schätzungen der Aktivitätszeit werden aufgezeichnet
• Die Gesamtprojektzeit wird entwickelt. 

Verwandt:

• Timeboxing-Technik – Leitfaden zur Verwendung im Jahr 2024
• Beispiel für einen Projektplan

Projektcontrolling

Die Steuerung eines Projekts beschreibt einen genauen Umgang mit Ressourcen, Kosten, Qualität und Budgets. Die Steuerung von Projekten kann schwierig sein. Nicht alle Projekte sind zunächst gut definiert, manche sind möglicherweise schlecht definiert. Projekte werden normalerweise erst nach einer detaillierten, umfassenden Anfangsplanung und sorgfältigen Definition der erforderlichen Inputs, Ressourcen, Prozesse und Outputs gut definiert.

Im Controlling gibt es den Begriff Wasserfallmethode, der einen sequentiellen Ansatz beinhaltet, bei dem das Projekt schrittweise vorangetrieben wird und jede Phase abgeschlossen wird, bevor mit der nächsten fortgefahren wird. Der Projektmanager und das Team konzentrieren sich auf die Planung und Ausführung einer Phase nach der anderen und folgen dabei einer vorgegebenen Reihenfolge. Wenn die Einschränkungen bekannt sind, sind die Änderungen klein genug, um ohne wesentliche Überarbeitung der Pläne bewältigt zu werden.

Im Gegensatz zur Wasserfall-Methodik Agile Methodologielegt Wert auf die parallele oder gleichzeitige Planung und Ausführung von Projektkomponenten. Es wird häufig mit agilen Methoden in Verbindung gebracht, z Scrum und Kanban. Anstatt jede Phase abzuschließen, bevor mit der nächsten begonnen wird, arbeiten Teams gleichzeitig an mehreren Projektaspekten und konzentrieren sich dabei auf kleinere Iterationen oder zeitlich begrenzte Inkremente. Es gibt zahlreiche Kontrollpunkte und Feedbackschleifen zur Verfolgung des Fortschritts, die Sie bei der späteren Projektbewertung unterstützen können.

Entdecken Sie: Projektdurchführung undProjektbewertungsprozess

Was sind Projektmanagementtechniken: PERT und CPM

Sowohl die Program Evaluation and Review Technique (PERT) als auch die Critical Path Method (CPM) sind bekannte Projektmanagementtechniken zur Planung und Planung von Aktivitäten, die hinsichtlich des Gesamtprozesses aus sechs Schritten folgende Gemeinsamkeiten aufweisen:

• Definieren Sie die zum Abschluss des Projekts erforderlichen Projektaktivitäten und bereiten Sie den Projektstrukturplan vor
• Identifizieren Sie, welche Aktivitäten von anderen abhängig sind, und stellen Sie logische Beziehungen her, beispielsweise „Ende-zu-Anfang“ oder „Anfang-zu-Anfang“.
• Zeichnen Sie das Netzwerk, das alle Aktivitäten verbindet, indem Sie Knoten zur Darstellung der Aktivitäten und Pfeile verwenden, um den Fluss und die Abhängigkeiten zwischen ihnen darzustellen
• Schätzen Sie die Dauer und die Kosten jeder Aktivität 
• Bestimmen Sie den kritischen Pfad (die längste Abfolge abhängiger Aktivitäten, die die Mindestdauer des Projekts bestimmt)
• Während des gesamten Projekts wird der Fortschritt anhand des Zeitplans überwacht und bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen, um eine rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen.

Was sind die Vor- und Nachteile von PERT und CPM?

Es gibt Kritik an PERT und CPM, ob sie für das Projektmanagement wichtig sind. Hier sind die Vorteile und Einschränkungen der beiden Techniken:

Vorteile

Einschränkungen

– Sie bieten einen systematischen Ansatz zur Projektplanung, insbesondere bei großen, komplexen Projekten mit zahlreichen Aktivitäten. – Durch die Konzentration auf kritische Aktivitäten in einem kritischen Pfad können Projektmanager Ressourcen und Anstrengungen priorisieren, um einen rechtzeitigen Projektabschluss sicherzustellen. – Sie bieten außerdem einen Rahmen für die Überwachung des Projektfortschritts und den Vergleich mit dem geplanten Zeitplan.

- Die genaue Identifizierung und Quantifizierung dieser Abhängigkeiten kann eine Herausforderung sein - Zeitschätzungen im Projektmanagement können oft subjektiv sein und von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, was zu einem Risiko verzerrter Schätzungen und potenzieller Ungenauigkeiten im Projektzeitplan führt. - Ebenso wichtig ist es, die nahezu kritischen Pfade innerhalb des Projekts genau zu überwachen. Das Vernachlässigen dieser nahezu kritischen Pfade kann inhärente Risiken bergen und zu potenziellen Verzögerungen oder Störungen des Gesamtzeitplans des Projekts führen.

Verwenden von Projektmanagement-Software zum Verwalten von Projekten

Was ist die beste Projektmanagement-Software ? Für Unternehmen gibt es mehrere Möglichkeiten, Projekte zu verwalten. Abhängig vom Umfang eines Projekts können Manager entscheiden, ob sie die oben beschriebenen Ansätze zur Verwaltung kleiner Projekte verwenden oder spezielle Projektmanagementsoftware für große und komplexe Projekte integrieren.

Es lohnt sich, Microsoft Project vorzustellen, eine der beliebtesten Spezialsoftware, die äußerst nützlich beim Zeichnen von Projektnetzwerken, der Ermittlung des Projektzeitplans, der Verwaltung von Projektkosten und anderen Ressourcen sowie der Projektbewertung ist. Das können Sie auch Betrachten Sie die Alternativenwie Asana, Trello, Jira und Basecamp Projektmanagement-Software. Dies alles sind kostenpflichtige Projektmanagement-Software mit einer kostenlosen Testversion vieler erweiterter Funktionen, die Ihnen helfen können, Ihre Projekte und Teams effektiver zu verwalten.  

Verwandt: 10 Tipps zur effektiven Nutzung des Asana-Projektmanagements im Jahr 2024 or Alternativen zu Microsoft Project

Häufigste Fragen

Fazit

Wie wir sehen, lohnt es sich für jedes Unternehmen, in die Stärkung der Projektmanagementkompetenzen zu investieren. Ein effektives Projektmanagement kann nicht ohne einfallsreiche Projektmanager und ein leistungsstarkes Team auskommen. Es gibt viele zertifizierte Kurse und Schulungen, die den Lernenden helfen können, tiefere und nützliche Kenntnisse über Projektmanagement zu erlangen. Wenn Sie selbstbewusst und gut vorbereitet genug sind, nehmen Sie doch die Herausforderung an KMU, die weltweit am meisten geschätzte Projektmanagement-Zertifizierung, die traditionelle, agile und hybride Konzepte umfasst. 

Wenn Sie jedoch Geld sparen möchten, ist auch die Teilnahme an einem kostenlosen Coursera-Projektmanagementkurs eine gute Idee. Für HR-Mitarbeiter kann die Verwendung einer maßgeschneiderten Schulung auch zu besseren Ergebnissen führen. Mit können Sie ansprechende Unterrichtsstunden gestalten AhaSlides presentationTool, in dem Sie viele kostenlos anpassbare Vorlagen für interaktive Quizze und Spiele sowie einzigartige Präsentationseffekte finden.

Zitierte Arbeiten: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Betriebsführung : Nachhaltigkeitund Supply Chain Management12. Ed. (12. Aufl.).

Ref: Teamarbeit | M. Bibliothek