Λίστα ελέγχου τελικής διαχείρισης κινδύνου συμβάντων | 15 απαραίτητα στοιχεία για να διασφαλίσετε την επιτυχία της εκδήλωσης

Η καρδιά σας χτυπάει δυνατά καθώς φαντάζεστε τα χειρότερα σενάρια:

❗️ Ένας ομιλητής αρρωσταίνει λίγα λεπτά πριν ανέβει στη σκηνή.

❗️ Ο χώρος σας ξαφνικά χάνει ρεύμα την ημέρα της εκδήλωσης.

❗️ Ή το χειρότερο από όλα – κάποιος τραυματίζεται στην εκδήλωσή σας.

Οι στομαχικές σκέψεις σε κρατούν ξύπνιο το βράδυ.

Αλλά ακόμη και τα πιο χαοτικά γεγονότα μπορούν να διαχειριστούν – εάν προγραμματίσετε προσεκτικά και συστηματικά εκ των προτέρων.

Ενα απλό λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε, να προετοιμαστείτε και να μετριάσετε πιθανά ζητήματα προτού εκτροχιάσουν την εκδήλωσή σας. Ας καταλάβουμε τα 10 απαραίτητα στη λίστα ελέγχου για να μετατρέψουμε την ανησυχία σε ένα καλά σχεδιασμένο σχέδιο δράσης.

Πίνακας Περιεχομένων

• Επισκόπηση
• Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων ενός Συμβάντος;
• Ποια είναι τα 5 βήματα για τη διαχείριση του κινδύνου ως προγραμματιστής συμβάντων;
• Λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων
• 5 στοιχεία διαχείρισης κινδύνου;
• Λίστα ελέγχου στη διαχείριση συμβάντων
• Takeaways
• Συχνές Ερωτήσεις

Επισκόπηση

Τι είναι η Διαχείριση Κινδύνων ενός Συμβάντος;

Η διαχείριση κινδύνων συμβάντων περιλαμβάνει τον εντοπισμό πιθανών κινδύνων ή ζητημάτων που θα μπορούσαν να απειλήσουν ένα γεγονός και στη συνέχεια τη θέσπιση διαδικασιών και προφυλάξεων για τον μετριασμό αυτών των κινδύνων. Αυτό βοηθά τους διοργανωτές εκδηλώσεων να έχουν έτοιμα σχέδια έκτακτης ανάγκης για να ελαχιστοποιήσουν την αναστάτωση και να ανακάμψουν γρήγορα εάν προκύψουν προβλήματα. Χρησιμοποιείται επίσης μια λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων για να διασφαλιστεί η υπέρβαση κάθε πιθανής απειλής.

Ποια είναι τα 5 βήματα για τη διαχείριση του κινδύνου ως προγραμματιστής συμβάντων;

Γνωρίζουμε ότι είναι αγχωτικό ως προγραμματιστής εκδηλώσεων με όλες τις πιθανότητες που μπορεί να προκύψουν. Για να σας γλιτώσετε από την υπερβολική σκέψη, ακολουθήστε τα απλά 5 βήματα μας για να φτιάξετε ένα τέλειο σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για εκδηλώσεις:

• Προσδιορίστε τους κινδύνους – Σκεφθείτε όλα τα πιθανά πράγματα που θα μπορούσαν να πάνε στραβά στην εκδήλωσή σας. Λάβετε υπόψη παράγοντες όπως ζητήματα χώρου, κακές καιρικές συνθήκες, αστοχίες τεχνολογίας, ακυρώσεις ηχείων, προβλήματα φαγητού, τραυματισμοί, χαμηλή προσέλευση κ.λπ. Σκεφτείτε γενικά και βάλτε το σε εργαλείο καταιγισμού ιδεών για να κρατήσει τις ιδέες ανέπαφες.

• Αξιολογήστε την πιθανότητα και τον αντίκτυπο – Για κάθε εντοπισμένο κίνδυνο συμβάντος, υπολογίστε πόσο πιθανό είναι να συμβεί και τι πιθανό αντίκτυπο θα μπορούσε να έχει στο συμβάν σας. Αυτό βοηθά στον προσδιορισμό των κινδύνων που απαιτούν τα πιο ενδελεχή σχέδια μετριασμού.

• Αναπτύξτε σχέδια έκτακτης ανάγκης – Για κινδύνους υψηλότερης προτεραιότητας, δημιουργήστε συγκεκριμένα εφεδρικά σχέδια, λύσεις και απρόβλεπτα για να ελαχιστοποιήσετε τη διακοπή, εάν αυτοί οι κίνδυνοι όντως υλοποιηθούν. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την επιβεβαίωση εναλλακτικών χώρων, προμηθευτών, χρονοδιαγραμμάτων κ.λπ.

• Αναθέστε ευθύνες – Κάντε ένα άτομο υπεύθυνο για την εκτέλεση κάθε σχεδίου έκτακτης ανάγκης και κοινοποιήστε τους ρόλους με σαφήνεια στην ομάδα σας. Αυτό διασφαλίζει ότι κάποιος θα αναλάβει δράση εάν όντως συμβεί κάποιος κίνδυνος.

• Κάντε πρακτική στα σχέδιά σας – Εκτελέστε πιθανά σενάρια για να εντοπίσετε κενά στα σχέδια διαχείρισης κινδύνου συμβάντων. Η εκπαίδευση της ομάδας σας σχετικά με το πώς να ανταποκρίνεται σε διαφορετικές καταστάσεις θα δημιουργήσει αυτοπεποίθηση ώστε να μπορεί να διαχειριστεί με επιτυχία ζητήματα που προκύπτουν την ημέρα του συμβάντος.

Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση

• Διαχείρηση γεγονότων
• Σχεδιασμός εκδήλωσης
• Επιχειρηματική δικτύωση

Λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων

Ποια είναι τα γενικά σημεία που πρέπει να καλύψει μια λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου συμβάντων; Αναζητήστε έμπνευση με τα παραδείγματα της λίστας ελέγχου κινδύνων συμβάντων παρακάτω.

#1 – Τόπος διεξαγωγής
☐ Υπογραφή σύμβασης
☐ Άδειες και άδειες που αποκτήθηκαν
☐ Η κάτοψη και οι ρυθμίσεις εγκατάστασης επιβεβαιώθηκαν
☐ Καθορίζονται catering και τεχνικές απαιτήσεις
☐ Εντοπίστηκε εφεδρικός χώρος και σε αναμονή

#2 – Καιρός
☐ Σχέδιο παρακολούθησης και ειδοποίησης σοβαρών καιρικών συνθηκών
☐ Διατίθεται σκηνή ή εναλλακτικό καταφύγιο εάν χρειάζεται
☐ Έγιναν ρυθμίσεις για τη μεταφορά της εκδήλωσης σε εσωτερικούς χώρους εάν χρειαστεί

#3 – Τεχνολογία
☐ Έλεγχος A/V και άλλος τεχνολογικός εξοπλισμός
☐ Λήφθηκαν πληροφορίες επικοινωνίας για την υποστήριξη IT
☐ Εκτυπώσεις σε χαρτί υλικών που διατίθενται ως εφεδρικά
☐ Σχέδιο έκτακτης ανάγκης για διακοπή διαδικτύου ή ρεύματος

#4 – Ιατρική/Ασφάλεια
☐ Διατίθενται κιτ πρώτων βοηθειών και AED
☐ Οι έξοδοι κινδύνου είναι ευδιάκριτες
☐ Προσωπικό εκπαιδευμένο σε διαδικασίες έκτακτης ανάγκης
☐ Στοιχεία επικοινωνίας ασφαλείας/αστυνομίας διαθέσιμα

#5 – Ηχεία
☐ Λήφθηκαν βιογραφικά και φωτογραφίες
☐ Επιλέχθηκαν εναλλακτικά ηχεία ως εφεδρικά
☐ Ανακοινώθηκε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης του ομιλητή

#6 – Συμμετοχή
☐ Επιβεβαιώθηκε το ελάχιστο όριο συμμετοχής
☐ Ανακοινώθηκε η πολιτική ακύρωσης
☐ Εφαρμόζεται σχέδιο επιστροφής χρημάτων εάν ακυρωθεί η εκδήλωση

#7 - Ασφάλιση
☐ Γενικό ασφαλιστήριο αστικής ευθύνης σε ισχύ
☐ Λήψη βεβαίωσης ασφάλισης

#8 – Τεκμηρίωση
☐ Αντίγραφα συμβάσεων, αδειών και αδειών
☐ Στοιχεία επικοινωνίας για όλους τους πωλητές και προμηθευτές
☐ Πρόγραμμα εκδηλώσεων, ατζέντα ή/και δρομολόγιο

#9 – Στελέχωση/Εθελοντές
☐ Ανατέθηκαν ρόλοι στο προσωπικό και στον εθελοντή
☐ Διατίθενται αντίγραφα ασφαλείας για συμπλήρωση για μη εμφάνιση
☐ Ολοκληρώθηκε η εκπαίδευση των διαδικασιών έκτακτης ανάγκης και των σχεδίων έκτακτης ανάγκης

#10 – Τρόφιμα και ποτά
☐ Έχετε διαθέσιμα αντίγραφα ασφαλείας για τυχόν ευπαθή προμήθειες
☐ Εναλλακτικές επιλογές φαγητού που προετοιμάζονται σε περίπτωση καθυστερημένης/λανθασμένης παραγγελίας/επισκεπτών με αλλεργίες
☐ Διατίθενται επιπλέον χάρτινα προϊόντα, σκεύη και σκεύη σερβιρίσματος

#11 – Απόβλητα και Ανακύκλωση
☐ Διανεμήθηκαν κάδοι απορριμμάτων και δοχεία ανακύκλωσης
☐ Ρόλοι που έχουν ανατεθεί για τη συλλογή σκουπιδιών κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση

#12 – Διαδικασίες για τη διαχείριση παραπόνων
☐ Μέλος του προσωπικού που έχει οριστεί να χειρίζεται τα παράπονα των παρευρισκομένων
☐ Ένα πρωτόκολλο για την επίλυση προβλημάτων και την προσφορά επιστροφών/αποζημιώσεων εάν χρειάζεται

#13 – Σχέδιο εκκένωσης έκτακτης ανάγκης
☐ Προετοιμάζονται διαδρομές εκκένωσης και σημεία συνάντησης
☐ Να σταθμεύουν μέλη του προσωπικού κοντά σε εξόδους

#14 – Πρωτόκολλο χαμένου προσώπου
☐ Ορίζεται προσωπικό υπεύθυνο για χαμένα παιδιά/ηλικιωμένους/με ειδικές ανάγκες
☐ Λήφθηκαν στοιχεία επικοινωνίας για γονείς/κηδεμόνες ανηλίκων

#15 – Αναφορά περιστατικών
☐ Έντυπο αναφοράς περιστατικών που δημιουργήθηκε για το προσωπικό για την τεκμηρίωση τυχόν έκτακτης ανάγκης

Ποια είναι τα πέντε στοιχεία της διαχείρισης κινδύνου;

Το ρίσκο δεν είναι απλώς κακή τύχη – είναι μέρος κάθε επιχείρησης. Αλλά με το σωστό σχέδιο διαχείρισης κινδύνου συμβάντων, μπορείτε να εξημερώσετε τον κίνδυνο χάους που δημιουργείται και να μετατρέψετε τις απειλές σε ευκαιρίες. Οι πέντε προσεγγίσεις για τη διαχείριση κινδύνου περιλαμβάνουν:

• Προσδιορισμός κινδύνου – Σκεφτείτε μικρά πράγματα όπως τεχνολογικές δυσλειτουργίες… μέχρι την ολοκληρωτική καταστροφή. Η καταχώριση των κινδύνων τους βγάζει από το μυαλό σας και στα χαρτιά, όπου μπορείτε να τους αντιμετωπίσετε.

• Εκτίμηση κινδύνου– Αξιολογήστε κάθε κίνδυνο για να κατανοήσετε ποιος αποτελεί τη μεγαλύτερη απειλή. Σκεφτείτε: Πόσο πιθανό είναι να συμβεί αυτό; Τι ζημιά μπορεί να προκληθεί αν συμβεί; Η ιεράρχηση των κινδύνων εστιάστε τις προσπάθειές σας στα ζητήματα που έχουν πραγματικά σημασία.

• Μείωση κινδύνου – Έχετε σχέδια να αντεπιτεθείτε! Εξετάστε τρόπους για να μειώσετε τις πιθανότητες εμφάνισης ενός κινδύνου, να μειώσετε τυχόν επιπτώσεις εάν συμβεί ή και τα δύο. Όσο περισσότερο μπορείτε να αποδυναμώσετε τους κινδύνους εκ των προτέρων, τόσο λιγότερο θα σας ενοχλήσουν.

• Παρακολούθηση κινδύνων – Μόλις τεθούν σε εφαρμογή τα αρχικά σας σχέδια, παραμείνετε σε εγρήγορση. Παρακολουθήστε για ενδείξεις ότι νέοι κίνδυνοι εμφανίζονται ή παλιοί κίνδυνοι αλλάζουν. Προσαρμόστε τις στρατηγικές σας όπως απαιτείται για να συμβαδίσετε με το εξελισσόμενο τοπίο απειλών.

• Αναφορά κινδύνου – Μοιραστείτε κινδύνους και σχέδια με την ομάδα σας. Το να φέρνετε άλλους στο βρόχο κερδίζει εισπράξεις, αποκαλύπτει αδυναμίες που μπορεί να έχετε χάσει και κατανέμει την ευθύνη για τη διαχείριση των κινδύνων.

Τι είναι μια λίστα ελέγχου στη διαχείριση συμβάντων;

Μια λίστα ελέγχου στη διαχείριση εκδηλώσεων αναφέρεται σε μια λίστα στοιχείων ή εργασιών που οι διοργανωτές εκδηλώσεων επαληθεύουν ότι έχουν προετοιμαστεί, κανονιστεί ή προγραμματιστεί πριν από μια εκδήλωση.

Μια ολοκληρωμένη λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνων σας βοηθά να διασφαλίσετε ότι τίποτα σημαντικό δεν θα αγνοηθεί καθώς οργανώνετε όλες τις λεπτομέρειες που απαιτούνται για την επιτυχή εκτέλεση ενός συμβάντος.

Οι λίστες ελέγχου είναι χρήσιμες για τη διαχείριση συμβάντων επειδή:

• Παρέχετε σαφήνεια και δομή – Τοποθετούν με μια σειρά που περιγράφει λεπτομερώς όλα όσα πρέπει να γίνουν, έτσι ώστε τίποτα να μην πέφτει από τις ρωγμές.

• Ενθαρρύνετε την ενδελεχή προετοιμασία – Ο έλεγχος αντικειμένων παρακινεί τους διοργανωτές να διασφαλίσουν ότι όλες οι ρυθμίσεις και οι προφυλάξεις ισχύουν πραγματικά πριν από την έναρξη της εκδήλωσης.

• Βελτιώστε την επικοινωνία – Οι ομάδες μπορούν να χωρίσουν και να αναθέσουν στοιχεία λίστας ελέγχου για να διασφαλίσουν ότι όλοι κατανοούν τους ρόλους και τις ευθύνες τους.

• Υποστηρίξτε τη συνέπεια – Η χρήση της ίδιας λίστας ελέγχου για επαναλαμβανόμενα συμβάντα βοηθά στη διατήρηση των προτύπων και στην αναζήτηση περιοχών για βελτίωση κάθε φορά.

• Αποκαλύψτε κενά ή αδυναμίες – Τα μη επιλεγμένα στοιχεία επισημαίνουν ξεχασμένα πράγματα ή απαιτούν περισσότερο σχεδιασμό, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να τα αντιμετωπίσετε πριν προκύψουν προβλήματα.

• Διευκόλυνση των παραδόσεων – Η παράδοση της λίστας ελέγχου στους νέους διοργανωτές τους βοηθά να κατανοήσουν όλα όσα έγιναν για τον προγραμματισμό προηγούμενων επιτυχημένων εκδηλώσεων.

Takeaways

Με αυτά τα πρόσθετα στη λίστα ελέγχου διαχείρισης κινδύνου εκδηλώσεων, είστε καλά προετοιμασμένοι για το πεδίο της μάχης! Η προετοιμασία μετατρέπει το πιθανό χάος σε ήρεμη εμπιστοσύνη. Προσθέστε λοιπόν κάθε στοιχείο στη λίστα σας. Διασταυρώστε τα ένα προς ένα. Παρακολουθήστε τη λίστα ελέγχου που αναδιαμορφώνει την ανησυχία σε δύναμη. Γιατί όσο περισσότερα προβλέπετε, τόσο καλύτεροι κίνδυνοι θα παραδοθούν στον σχολαστικό σχεδιασμό και την προετοιμασία σας.