Στις επιχειρήσεις, είναι ταμπού να χάνετε προθεσμίες. Η τήρηση των προθεσμιών είναι απαραίτητη για τη διατήρηση μιας αποτελεσματικής και παραγωγικής ροής εργασίας και τη διατήρηση των σχέσεων με τους εργοδότες και τους πελάτες. Λοιπόν, πώς μπορείτε να τηρείτε τις προθεσμίες εύκολα και αποτελεσματικά; Η διαχείριση προθεσμιών είναι τέχνη. Δεν αφορά μόνο τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, αλλά σχετίζεται επίσης με την ηγεσία και άλλες ιδιότητες. Ας δούμε τους 14 αποδεδειγμένους τρόπους που θα σας βοηθήσουν να τηρείτε αυστηρά τις προθεσμίες με αποτελέσματα υψηλής ποιότητας.
Πίνακας περιεχομένων
Συμβουλές από το AhaSlides
Γιατί είναι σημαντικό να τηρούνται οι προθεσμίες;
Υπάρχουν αρκετοί λόγοι για τους οποίους οι προθεσμίες έχουν σημασία και πρέπει να τηρήσουμε την προθεσμία.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει τη δουλειά σας: Πολλοί άνθρωποι τείνουν να αναβάλλουν όσο το δυνατόν περισσότερο. Για να είμαστε ειλικρινείς, οι προθεσμίες μας παρακινούν να κάνουμε περισσότερα σε περιορισμένο χρονικό διάστημα. Η δέσμευση στις προθεσμίες, εάν ο πρώτος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι έχετε έναν ξεκάθαρο στόχο και την αίσθηση του επείγοντος μπορεί να σας ωθήσει να αναλάβετε δράση αμέσως.
- Κερδίστε σεβασμό και εμπιστοσύνη: Πολλές φορές η απώλεια προθεσμιών θα αφήσει μια αρνητική εικόνα για το άτομο και την εταιρεία στην οποία εργάζονται. Μακροπρόθεσμα, κανείς δεν θέλει να εργαστεί και να συνεργαστεί με όσους χάνουν πάντα προθεσμίες επειδή επηρεάζουν την παραγωγικότητα της εργασίας και την επιτυχία των ομάδων, τη σχέση μεταξύ των επιχειρήσεων και των πελατών.
- Αποφύγετε δυσμενείς συνέπειες: Πολλές βιομηχανίες απαιτούν αυστηρή διαχείριση προθεσμιών, καθώς η αποτυχία τήρησης αυτών θα οδηγήσει σε παραβίαση του νόμου και μπορεί να οδηγήσει σε οικονομικές κυρώσεις.
- Ανακαλύψτε προβλήματα νωρίς: Μόλις ολοκληρώσετε τις εργασίες σας πριν από τις προθεσμίες, θα έχετε περισσότερο χρόνο για επανέλεγχο, κάτι που βελτιώνει την ποιότητα της εργασίας και κερδίζετε αναγνώριση από τους διευθυντές σας.
14 αποτελεσματικοί τρόποι για να τηρήσετε τις προθεσμίες
Για να σας βοηθήσουμε να παρακολουθείτε τις προθεσμίες σας, ακολουθούν μερικές χρήσιμες συμβουλές:
Γνωρίστε την προθεσμία σας
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε εάν θέλετε να τηρήσετε τις προθεσμίες είναι να κατανοήσετε τις απαιτήσεις για να ολοκληρώσετε τη δουλειά εντός της προθεσμίας, πόσες ημέρες απομένουν, αν είναι αρκετές για να ολοκληρώσετε την εργασία σας στην ώρα τους, πόσα άτομα πρέπει να ολοκληρώσετε τα καθήκοντα και ούτω καθεξής. Εάν τα έργα δεν έχουν σαφείς ημερομηνίες λήξης, μη διστάσετε να ρωτήσετε αμέσως.
Διαπραγματευτείτε σαφή προθεσμία
Η ασάφεια είναι ο εχθρός της παραγωγικότητας. Ως διευθυντής, είναι σημαντικό να είστε σαφείς με τις προθεσμίες που δίνετε στους υπαλλήλους σας. Όσον αφορά τους εργαζομένους, εάν θεωρείτε ότι η προθεσμία είναι απαράδεκτη, προσπαθήστε να διαπραγματευτείτε ή να έχετε ανοιχτή επικοινωνία με τους εργοδότες σας. Η υπερβολικά περιορισμένη προθεσμία ή υπερφόρτωση μπορεί να οδηγήσει σε χαμηλής ποιότητας εργασία και απόδοση.
Μην υπερδεσμεύεστε ποτέ
Να είστε ρεαλιστές σχετικά με το τι μπορεί να επιτευχθεί μέσα σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο. Η υπερβολική δέσμευση μπορεί να οδηγήσει σε άγχος, σε κίνδυνο ποιότητας και σε χαμένες προθεσμίες. Ο καθορισμός εφικτών στόχων διασφαλίζει υγιέστερο εργασιακό ρυθμό, μειώνει το άγχος και προάγει σταθερά αποτελέσματα υψηλής ποιότητας.
Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες
Για να τηρήσετε τις προθεσμίες όταν πρέπει να εκτελεστούν πολλές εργασίες την ίδια στιγμή, ξεκινήστε προσδιορίζοντας εργασίες με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία. Η ιεράρχηση διασφαλίζει ότι τα κρίσιμα στοιχεία αντιμετωπίζονται πρώτα, ελαχιστοποιώντας τον κίνδυνο παράβλεψης βασικών στοιχείων. Αυτή η προσέγγιση βοηθά στη διατήρηση μιας στρατηγικής εστίασης σε όλο το έργο.
Προσδιορίστε τις εξαρτήσεις εργασιών
Είναι επίσης σημαντικό να αναγνωρίζουμε τις αλληλεξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών. Σε ένα έργο, ορισμένες εργασίες πρέπει να γίνουν πριν μεταφερθούν σε άλλο, ενώ κάποιες μπορούν να γίνουν ανεξάρτητα. Ο ρόλος του διευθυντή είναι να κατανοήσει πώς σχετίζεται κάθε εργασία με άλλες για να βοηθήσει στη δημιουργία μιας λογικής και αποτελεσματικής ροής εργασίας. Η διαδοχική αντιμετώπιση εξαρτημένων εργασιών αποτρέπει τα σημεία συμφόρησης και προωθεί την ομαλή εξέλιξη.
Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου
Πριν αναλάβετε δράση, η δημιουργία μιας λίστας ελέγχου μπορεί να αποφέρει πολλά πλεονεκτήματα. Μια λίστα ελέγχου είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να παραμένετε οργανωμένοι και στο στόχο, να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και τις δραστηριότητες που δεν έχετε ολοκληρώσει. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου το πρωί ή στο τέλος της ημέρας.
Αφήστε στην άκρη τυχόν περισπασμούς
Μία από τις πιο αποτελεσματικές συμβουλές για να τηρήσετε την προθεσμία είναι να παραμείνετε συγκεντρωμένοι όσο το δυνατόν περισσότερο χωρίς διακοπτόμενα στοιχεία όπως συνεχείς ειδοποιήσεις μέσω email, ειδοποιήσεις μέσων κοινωνικής δικτύωσης και περιττές συναντήσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χρόνο εφέ Pomodoro για να εφαρμόσετε σύντομες εκρήξεις έντονης εργασίας που ακολουθούνται από σύντομα διαλείμματα ή να αναδιατάξετε τον χώρο εργασίας χωρίς περιττούς περισπασμούς.
Προϋπολογίστε το χρόνο σας
Όλα μπορούν να πάνε στραβά χωρίς ένα προσεκτικό σχέδιο. Προσπαθήστε να προϋπολογίσετε τον χρόνο σας σχολαστικά από την έναρξη του έργου. Η ανάπτυξη ενός ολοκληρωμένου προϋπολογισμού χρόνου περιλαμβάνει την κατανομή ολόκληρου του έργου σε διαχειρίσιμες εργασίες, την εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για καθεμία και την κατανομή των πόρων με σύνεση.
Προσθήκη χρόνου buffer
«Μόνο το 37% των ομάδων ολοκληρώνουν τα έργα στην ώρα τους, τις περισσότερες φορές». Έτσι, ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι τηρείτε πάντα την προθεσμία είναι να προσθέσετε χρόνο προσωρινής αποθήκευσης, που σημαίνει να διαθέσετε επιπλέον χρόνο πέρα από την εκτιμώμενη διάρκεια για κάθε εργασία. Ο χρόνος προσωρινής αποθήκευσης παρέχει την ευελιξία προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες χωρίς να τίθεται σε κίνδυνο η προθεσμία του έργου. Επιτρέπει προσαρμογές χωρίς να δημιουργείται ένα φαινόμενο ντόμινο καθυστερήσεων σε επόμενες εργασίες.
Αναζητήστε κίνητρα
Κίνητρα, όπως χειροπιαστές ή άυλες ανταμοιβές είναι μεγάλη βοήθεια για να σας ενθαρρύνουν να τηρήσετε τις προθεσμίες. Προσδιορίστε πτυχές του έργου που ευθυγραμμίζονται με το πάθος και τα ενδιαφέροντά σας. Η εστίαση σε αυτό που αγαπάτε στη δουλειά μπορεί να αναζωπυρώσει τον ενθουσιασμό και την ώθηση. Εάν είναι δυνατόν, δείτε τις προκλήσεις ως εμπειρίες μάθησης, όπου μπορείτε να ξεκλειδώσετε τις δυνατότητες και τις ικανότητές σας.
Παίξτε πρώτα με τις δυνάμεις σας
Όταν κάνετε το σχέδιο ή ιεραρχείτε εργασίες, καθορίστε εργασίες που ευθυγραμμίζονται με τις δεξιότητες και την πείρα σας. Η αντιμετώπιση εργασιών στις οποίες διαπρέπει αρχικά δημιουργεί αυτοπεποίθηση, δημιουργεί δυναμική και δίνει θετικό τόνο για το υπόλοιπο έργο. Καθώς επιδεικνύονται τα δυνατά σημεία, γίνεται πιο εύκολο για εσάς να προσεγγίζετε πιο δύσκολες πτυχές με μια αίσθηση ολοκλήρωσης και όχι με βάρος.
Εργαστείτε όταν είστε πιο παραγωγικοί
Είναι κατά κάποιο τρόπο αλήθεια να πούμε ότι όταν ο εγκέφαλός σας είναι φρέσκος και γεμάτος ενέργεια, εργάζεστε πιο παραγωγικά. Η αιχμή της παραγωγικότητας ποικίλλει για διαφορετικούς ανθρώπους. Είτε είστε πρωινοί είτε πιο αποτελεσματικοί το απόγευμα, η ευθυγράμμιση της εργασίας σας με το βιολογικό σας ρολόι βελτιώνει την αποτελεσματικότητα, διασφαλίζοντας ότι οι εργασίες ολοκληρώνονται με βέλτιστη εστίαση και ενέργεια.
Εργαλεία μόχλευσης
Μην χάσετε ποτέ την ευκαιρία να επωφεληθείτε από τα εργαλεία. Για παράδειγμα, εντοπίστε επαναλαμβανόμενες εργασίες στη ροή εργασίας σας και αναζητήστε εργαλεία αυτοματισμού για να βελτιστοποιήσετε αυτές τις διαδικασίες. Ορισμένες εργασίες μπορούν να γίνουν με εξοικονόμηση κόστους και χρόνου με την υποστήριξη δωρεάν εργαλείων. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας διαδικτυακά εργαλεία παρουσίασης όπως το AhaSlides για να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε ελκυστικές και διαδραστικές διαφάνειες, συσκέψεις, παγοθραυστικά και εκδηλώσεις.
Ζητήστε βοήθεια
Για να τηρήσετε αποτελεσματικά τις προθεσμίες, μη διστάσετε να ζητήσετε βοήθεια από τα μέλη της ομάδας των συναδέλφων σας και από έμπειρους επαγγελματίες. Η αναζήτηση βοήθειας είναι ένας στρατηγικός και προληπτικός τρόπος για να ξεπεραστούν οι προκλήσεις, να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας και να διασφαλίσετε την επιτυχία του έργου. Σημειώστε ότι, όταν ζητάτε βοήθεια, θα πρέπει να γνωστοποιείτε με σαφήνεια τη συγκεκριμένη βοήθεια που χρειάζεστε. Παρέχετε το πλαίσιο, τις λεπτομέρειες και κάθε σχετική πληροφορία για να διασφαλίσετε ότι το άτομο κατανοεί τη φύση της εργασίας ή της πρόκλησης.
Βασικές τακτικές
💡Αν ετοιμάζεστε για την επόμενη εκδήλωση την τελευταία στιγμή ή η προθεσμία είναι κοντά, δοκιμάστε AhaSlides. Αυτό το διαδραστικό εργαλείο παρουσίασης είναι μια τέλεια εργαλειοθήκη για να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε αξιομνημόνευτα εικονικά παγοθραυστικά, καταιγισμός ιδεών, κουίζ και πολλά άλλα.
FAQs
Πώς δείχνετε την ικανότητά σας να τηρείτε τις προθεσμίες;
Η ικανότητα τήρησης των προθεσμιών μπορεί να περιγραφεί μέσω πολλών βασικών χαρακτηριστικών και συμπεριφορών, όπως η διάκριση μεταξύ των εργασιών με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα τους και τον αντίκτυπό τους στους συνολικούς στόχους του έργου, η διατήρηση μιας υγιούς ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, σχολαστική προσοχή στη λεπτομέρεια, εξαιρετική προσαρμοστικότητα και προβλήματα- επίλυση, και πολλά άλλα.
Πώς μπορώ να λειτουργήσω καλύτερα με τις προθεσμίες;
- Χρησιμοποιήστε το χρονόμετρο εφέ Pomodoro
- Δημιουργήστε έναν ιδανικό χώρο εργασίας
- Σχεδιάστε μια διαχειρίσιμη λίστα εργασιών και μείνετε σε αυτήν
- Αποφύγετε την πολλαπλή εργασία
- Αφήστε τις δύσκολες εργασίες αργότερα
- Εξαλείψτε τις περισπασμούς
Πώς διαχειρίζεστε την τήρηση των αυστηρών προθεσμιών απαντήσεων;
Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, η φιλοξενία συνεδριών Q&A είναι μια κοινή δραστηριότητα και πολλές από αυτές οργανώνονται με αυστηρά χρονικά πλαίσια, χρόνο που αφιερώνεται σε κάθε ερώτηση, χρόνο για τη συλλογή ερωτήσεων και πολλά άλλα. Έτσι, χρησιμοποιώντας διαδικτυακά εργαλεία Q&A όπως AhaSlides μπορεί να βοηθήσει στον εξορθολογισμό αυτής της διαδικασίας και στη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας των συναντήσεών σας. Οι συμμετέχοντες μπορούν να υποβάλουν τις ερωτήσεις τους απευθείας μέσω της πλατφόρμας, εξαλείφοντας την ανάγκη για φυσικές κάρτες ερωτήσεων ή σηκώνοντας τα χέρια ψηλά. Αυτό όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά διασφαλίζει επίσης ότι κάθε συμμετέχων έχει ίσες ευκαιρίες να συνεισφέρει, προωθώντας ένα περιβάλλον χωρίς αποκλεισμούς και συνεργασία.
