Τι είναι η Διαχείριση Έργου; | Όλα να γνωρίζουμε το 2024

Πνίγεται στις προθεσμίες; Αισθάνεστε συγκλονισμένοι; Κύριος Project Managementτο 2024 και μεταμορφώστε τον τρόπο που εργάζεστε.

Κατά τη διάρκεια των αιώνων, το σύστημα ταχείας διέλευσης (BART) του Κόλπου του Σαν Φρανσίσκο, με 400,000 αναβάτες την ημέρα, ήταν ένα από τα πιο επιτυχημένα έργα και η Bechtel είναι η κορυφαία εταιρεία διαχείρισης έργων στον κόσμο για μαζικά έργα κατασκευής και μηχανικής. Αυτό το παράδειγμα είναι εξαιρετική απόδειξη του πόσο σημαντική είναι η αποτελεσματική διαχείριση έργου. Ο πυρήνας της επιτυχίας κάθε έργου βρίσκεται πίσω από τους καλούς διαχειριστές έργων.

Έτσι, σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τι είναι η διαχείριση έργου, πόσο σημαντική είναι και τις καλύτερες τεχνικές για τον προγραμματισμό, το σχεδιασμό, τον έλεγχο και την αξιολόγηση ενός έργου. 

Πίνακας περιεχομένων

• Τι είναι η Διαχείριση Έργου και τα Παραδείγματα;
• Γιατί είναι σημαντική η Διαχείριση Έργου;
  • Εξοικονομήστε χρόνο και χρήματα
  • Βελτιώστε τη Συνεργασία και την Επικοινωνία
  • Μετριάστε τους κινδύνους και τα ζητήματα
• Ποια είναι τα τρία βασικά στάδια της διαχείρισης έργου;
  • Προγραμματισμός Έργου
  • Προγραμματισμός Έργων
  • Έλεγχος έργου
• Τι είναι οι Τεχνικές Διαχείρισης Έργου: PERT και CPM
• Χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων για τη διαχείριση έργων
• ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ
• Κατώτατη γραμμή

Συμβουλές για καλύτερη δέσμευση

• Προσωπική Ανάπτυξη
• Διαχείριση Απόδοσης

Τι είναι η Διαχείριση Έργου και τα Παραδείγματα;

Τα έργα είναι ένα κοινό μέρος της καθημερινότητάς μας. Μπορεί να σχεδιάζουμε ένα γάμο ή ένα πάρτι γενεθλίων έκπληξη, να διακοσμήσουμε ξανά ένα σπίτι ή να προετοιμάσουμε ένα πρόγραμμα τάξης διάρκειας εξαμήνου. Μπορούν να αναφερθούν μεγαλύτερα έργα όπως η κατασκευή γέφυρας, η μετεγκατάσταση κατοίκων, η παραγωγή νέων γραμμών αεροπλάνων και άλλα. Όλοι χρειάζονται διαχείριση έργου. 

Η διαχείριση έργου περιγράφει τη συστηματική προσέγγιση, τις μεθοδολογίες και τις πρακτικές που χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό, τον προγραμματισμό, τον έλεγχο και την αξιολόγηση έργων από την αρχή μέχρι την ολοκλήρωση. Περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων και διαδικασιών που στοχεύουν στην επίτευξη συγκεκριμένων στόχων εντός καθορισμένων περιορισμών όπως ο χρόνος, το κόστος, το πεδίο εφαρμογής, η ποιότητα και οι πόροι.

Γιατί είναι σημαντική η Διαχείριση Έργου;

Είναι δύσκολο να αρνηθεί κανείς τη σημασία της διαχείρισης σε έργα που βοηθά κάθε έργο της επιχείρησης να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. Ας δούμε τα τρία κύρια οφέλη της αποτελεσματικής διαχείρισης έργου.

Εξοικονομήστε χρόνο και χρήματα

Η καλή οργάνωση του έργου περιλαμβάνει προσεκτικό σχεδιασμό και κατανομή των πόρων. Οι διαχειριστές έργων αξιολογούν τις απαιτήσεις του έργου, εντοπίζουν τους απαραίτητους πόρους και τους κατανέμουν αποτελεσματικά. Εκτιμώντας με ακρίβεια τις ανάγκες σε πόρους και αποφεύγοντας την υπερκατανομή ή την υποχρησιμοποίηση, οι διαχειριστές έργων βελτιστοποιούν τη χρήση των πόρων, μειώνοντας το περιττό κόστος και εξοικονομώντας χρόνο.

Βελτιώστε τη Συνεργασία και την Επικοινωνία

Οι διαχειριστές έργου ορίζουν και κοινοποιούν σαφείς ρόλους και ευθύνες στα μέλη της ομάδας. Κάθε άτομο κατανοεί τα συγκεκριμένα καθήκοντά του, τα παραδοτέα και τους τομείς λογοδοσίας του. Αυτή η σαφήνεια ελαχιστοποιεί τη σύγχυση και τις επικαλύψεις, επιτρέποντας στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται ομαλά και αποτελεσματικά.

Μετριάστε τους κινδύνους και τα ζητήματα

Τα έργα εγγενώς εμπεριέχουν κινδύνους και αβεβαιότητες, οι οποίες, αν αφεθούν χωρίς διαχείριση, μπορεί να οδηγήσουν σε σημαντικές προκλήσεις ή ακόμη και σε αποτυχία. Η καλή διαχείριση του έργου δίνει έμφαση στις στρατηγικές εντοπισμού, αξιολόγησης και μετριασμού του κινδύνου. Με την πρόβλεψη και την αντιμετώπιση πιθανών ζητημάτων από νωρίς, οι διαχειριστές έργων μπορούν να ελαχιστοποιήσουν τον αντίκτυπό τους και να διασφαλίσουν ότι τα έργα παραμένουν σε καλό δρόμο ή ακόμη και ολοκληρώνονται πριν από την επιθυμητή ημερομηνία λήξης.

Αναχώρηση: Τι κάνει ένας Scrum master;

Ποια είναι τα τρία βασικά στάδια της διαχείρισης έργου;

Η διαχείριση των έργων περιλαμβάνει τρία στάδια: τον προγραμματισμό του έργου, τον προγραμματισμό του έργου και τον έλεγχο του έργου. Ακολουθούν λεπτομέρειες για κάθε φάση.

Προγραμματισμός Έργου

Η διαχείριση και η οργάνωση του έργου ξεκινά με τη φάση του σχεδιασμού, όπου καθορίζονται οι στόχοι, οι στόχοι και το πεδίο εφαρμογής του έργου. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, οι διαχειριστές έργων συνεργάζονται στενά με τους ενδιαφερόμενους για να κατανοήσουν τις απαιτήσεις και τις προσδοκίες τους.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι υπάρχουν πολλές μέθοδοι που χρησιμοποιούνται στο σχεδιασμό του έργου και ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους προγραμματισμού είναι η δομή κατανομής εργασιών (WBS). Ορίζεται ως η διαδικασία διαίρεσης ενός έργου στα κύρια υποσυστατικά (ή καθήκοντα) του, τα οποία στη συνέχεια υποδιαιρούνται σε πιο λεπτομερή στοιχεία και, τέλος, σε ένα σύνολο δραστηριοτήτων και στο σχετικό κόστος τους.

Συγγενεύων: Μια οπτική γωνία της διαδικασίας σχεδιασμού του έργου

Προγραμματισμός Έργων

Ο προγραμματισμός έργου αναφέρεται στη διαδικασία αλληλουχίας και κατανομής χρόνου σε όλες τις δραστηριότητες του έργου. Σε αυτό το στάδιο, οι διευθυντές αποφασίζουν πόσο χρόνο θα πάρει κάθε δραστηριότητα και υπολογίζουν τους πόρους που χρειάζονται σε κάθε στάδιο της παραγωγής.

Οι σκοποί του προγραμματισμού του έργου μπορούν να συνοψιστούν ως εξής:

• Εμφάνιση της σχέσης κάθε δραστηριότητας με άλλες και με ολόκληρο το έργο
• Προσδιορισμός της λογικής σειράς και συσχέτισης μεταξύ των δραστηριοτήτων
• Διευκόλυνση της δημιουργίας ρεαλιστικών εκτιμήσεων χρόνου και κόστους για κάθε δραστηριότητα
• Διασφάλιση της βέλτιστης χρήσης των ανθρώπων, των χρημάτων και των υλικών πόρων, εντοπίζοντας κρίσιμα σημεία συμφόρησης.

Μια δημοφιλής προσέγγιση προγραμματισμού έργου είναι το διάγραμμα Gantt. Τα διαγράμματα Gantt είναι μέθοδοι χαμηλού κόστους που στοχεύουν να βοηθήσουν τους διαχειριστές να διασφαλίσουν ότι:

• Προγραμματίζονται δραστηριότητες
• Η σειρά απόδοσης τεκμηριώνεται
• Οι εκτιμήσεις χρόνου δραστηριότητας καταγράφονται
• Ο συνολικός χρόνος του έργου αναπτύσσεται. 

Συγγενεύων:

• Time Boxing Technique – Οδηγός χρήσης το 2024
• Παράδειγμα χρονοδιαγράμματος έργου

Έλεγχος έργου

Ο έλεγχος ενός έργου περιγράφει τη στενή διαχείριση των πόρων, του κόστους, της ποιότητας και των προϋπολογισμών. Ο έλεγχος των έργων μπορεί να είναι δύσκολος. Δεν είναι όλα τα έργα καλά καθορισμένα στην αρχή, μερικά μπορεί να είναι λανθασμένα. Τα έργα συνήθως καθορίζονται καλά μόνο μετά από λεπτομερή εκτενή αρχικό σχεδιασμό και προσεκτικό καθορισμό των απαιτούμενων εισροών, πόρων, διαδικασιών και εκροών.

Στον έλεγχο, υπάρχει ένας όρος που ονομάζεται Μεθοδολογία Καταρράκτη που περιλαμβάνει μια διαδοχική προσέγγιση όπου το έργο εστιάζει βήμα προς βήμα και κάθε φάση ολοκληρώνεται πριν προχωρήσει στην επόμενη. Ο διαχειριστής του έργου και η ομάδα επικεντρώνονται στον σχεδιασμό και την εκτέλεση μιας φάσης τη φορά, ακολουθώντας μια προκαθορισμένη σειρά. Όταν είναι γνωστοί οι περιορισμοί, οι αλλαγές είναι αρκετά μικρές ώστε να διαχειρίζονται χωρίς ουσιαστική αναθεώρηση των σχεδίων.

Σε αντίθεση με τη μεθοδολογία Waterfall, Ευέλικτη μεθοδολογίαδίνει έμφαση στον παράλληλο ή ταυτόχρονο σχεδιασμό και εκτέλεση των στοιχείων του έργου. Συνδέεται συνήθως με μεθοδολογίες Agile όπως π.χ Scrum και Kanban. Αντί να ολοκληρώνουν κάθε φάση πριν ξεκινήσουν την επόμενη, οι ομάδες εργάζονται σε πολλαπλές πτυχές του έργου ταυτόχρονα, εστιάζοντας σε μικρότερες επαναλήψεις ή προσαυξήσεις με χρονικά πλαίσια. Υπάρχουν πολλά σημεία ελέγχου και βρόχοι ανατροφοδότησης για την παρακολούθηση της προόδου, τα οποία μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε αξιολόγηση έργου αργότερα.

Αναχώρηση: Υλοποίηση του έργου και Διαδικασία Αξιολόγησης Έργου

Τι είναι οι τεχνικές διαχείρισης έργου: PERT και CPM

Τόσο η Τεχνική Αξιολόγησης και Αναθεώρησης Προγράμματος (PERT) όσο και η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM) είναι γνωστές τεχνικές διαχείρισης έργου που χρησιμοποιούνται για τον προγραμματισμό και τον προγραμματισμό δραστηριοτήτων, οι οποίες μοιράζονται κοινά στοιχεία όσον αφορά τη συνολική διαδικασία των 6 βημάτων ως εξής:

• Καθορίστε τις δραστηριότητες του έργου που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου και προετοιμάστε τη δομή ανάλυσης εργασιών
• Προσδιορίστε ποιες δραστηριότητες εξαρτώνται από άλλες και δημιουργήστε λογικές σχέσεις, όπως "τέρμα στην αρχή" ή "από την αρχή στην αρχή".
• Σχεδιάστε το δίκτυο που συνδέει όλες τις δραστηριότητες χρησιμοποιώντας κόμβους για την αναπαράσταση δραστηριοτήτων και βέλη για να εμφανίσετε τη ροή και τις εξαρτήσεις μεταξύ τους
• Υπολογίστε τη διάρκεια και το κόστος κάθε δραστηριότητας 
• Προσδιορισμός της κρίσιμης διαδρομής (η μεγαλύτερη ακολουθία εξαρτημένων δραστηριοτήτων που καθορίζει την ελάχιστη διάρκεια του έργου)
• Καθ' όλη τη διάρκεια του έργου, η πρόοδος παρακολουθείται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και γίνονται προσαρμογές όπως απαιτείται για να διασφαλιστεί η έγκαιρη ολοκλήρωση.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του PERT και του CPM;

Υπάρχει μια κριτική σχετικά με το PERT και το CPM εάν είναι σημαντικά για τη διαχείριση έργου. Ακολουθούν τα οφέλη και οι περιορισμοί των δύο τεχνικών:

Πλεονεκτήματα

Περιορισμοί

- Παρέχουν μια συστηματική προσέγγιση στο σχεδιασμό έργων, ιδιαίτερα για μεγάλα, πολύπλοκα έργα με πολλές δραστηριότητες. - Εστιάζοντας σε κρίσιμες δραστηριότητες σε μια κρίσιμη διαδρομή, οι διαχειριστές έργων μπορούν να δώσουν προτεραιότητα στους πόρους και τις προσπάθειες για να εξασφαλίσουν την έγκαιρη ολοκλήρωση του έργου. - Προσφέρουν επίσης ένα πλαίσιο για την παρακολούθηση της προόδου του έργου και τη σύγκρισή του με το προγραμματισμένο χρονοδιάγραμμα.

- Ο ακριβής προσδιορισμός και ο ποσοτικός προσδιορισμός αυτών των εξαρτήσεων μπορεί να είναι δύσκολος - Οι εκτιμήσεις χρόνου στη διαχείριση έργου μπορεί συχνά να είναι υποκειμενικές και να επηρεάζονται από διάφορους παράγοντες, οι οποίοι οδηγούν σε κίνδυνο μεροληπτικών εκτιμήσεων και πιθανών ανακρίβειων στο χρονοδιάγραμμα του έργου. - Είναι εξίσου σημαντικό να παρακολουθούνται στενά οι σχεδόν κρίσιμες διαδρομές εντός του έργου. Η παραμέληση αυτών των σχεδόν κρίσιμων μονοπατιών μπορεί να δημιουργήσει εγγενείς κινδύνους και μπορεί να οδηγήσει σε πιθανές καθυστερήσεις ή διαταραχές στο συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου.

Χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων για τη διαχείριση έργων

Ποια είναι η καλύτερη λογισμικό διαχείρισης έργου ? Υπάρχουν πολλές επιλογές για τις εταιρείες για τη διαχείριση έργων. Ανάλογα με την κλίμακα ενός έργου, οι διαχειριστές μπορούν να αποφασίσουν να χρησιμοποιήσουν τις παραπάνω προσεγγίσεις για τη διαχείριση μικρών έργων ή να ενσωματώσουν εξειδικευμένο λογισμικό διαχείρισης έργων για μεγάλα και πολύπλοκα έργα.

Αξίζει να παρουσιάσουμε το Microsoft Project, ένα από τα πιο δημοφιλή εξειδικευμένα λογισμικά, το οποίο είναι εξαιρετικά χρήσιμο στη σχεδίαση δικτύων έργων, στον προσδιορισμό του χρονοδιαγράμματος του έργου και στη διαχείριση του κόστους του έργου και άλλων πόρων και στην αξιολόγηση του έργου. Μπορείτε επίσης εξετάσει τις εναλλακτικές τουόπως το λογισμικό διαχείρισης έργων Asana, Trello, Jira και Basecamp. Είναι όλα λογισμικό διαχείρισης έργων επί πληρωμή με δωρεάν δοκιμή πολλών προηγμένων λειτουργιών που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα έργα και τις ομάδες σας πιο αποτελεσματικά.  

Συγγενεύων: 10 Συμβουλές για να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το Asana Project Management το 2024 or Εναλλακτικές λύσεις Microsoft Project

ΣΥΧΝΕΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

Κατώτατη γραμμή

Όπως μπορούμε να δούμε, αξίζει τον κόπο για κάθε εταιρεία να επενδύσει στην ενίσχυση των δεξιοτήτων διαχείρισης έργων. Μια αποτελεσματική διαχείριση έργου δεν μπορεί να λείπει από πολυμήχανους διαχειριστές έργου και μια ομάδα υψηλής απόδοσης. Υπάρχουν πολλά πιστοποιημένα μαθήματα και η εκπαίδευση μπορεί να βοηθήσει τους μαθητές να αποκτήσουν βαθύτερες και χρήσιμες γνώσεις σχετικά με τη διαχείριση έργων. Εάν είστε αρκετά σίγουροι και καλά προετοιμασμένοι, γιατί να μην πάρετε μια πρόκληση από PMI, η πιο εκτιμημένη πιστοποίηση διαχείρισης έργων στον κόσμο, που αγκαλιάζει τις παραδοσιακές, ευέλικτες και υβριδικές έννοιες. 

Ωστόσο, εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, η παρακολούθηση ενός δωρεάν μαθήματος διαχείρισης έργου Coursera είναι επίσης μια εξαιρετική ιδέα. Για τους εργαζομένους, η χρήση μιας προσαρμοσμένης εκπαίδευσης μπορεί επίσης να οδηγήσει σε καλύτερα αποτελέσματα. Μπορείτε να σχεδιάσετε συναρπαστικά μαθήματα με AhaSlides παρουσίασηεργαλείο, όπου μπορείτε να βρείτε πολλά δωρεάν προσαρμόσιμα πρότυπα διαδραστικών κουίζ και παιχνιδιών μαζί με μοναδικά εφέ παρουσίασης.

Έργο που αναφέρεται: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Διαχείριση λειτουργίας : Βιωσιμότητακαι Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας12η. Εκδ. (12 η Έκδ.).

Αναφορά: Ομαδικό Πνεύμα | Μ. Βιβλιοθήκη