Finfina Eventa Riskadministrado Kontrollisto | 15 Necesaĵoj Por Certigi Eventan Sukceson

Via koro rapidas dum vi bildigas la plej malbonajn scenarojn:

❗️ Parolanto malsaniĝas minutojn antaŭ ol surscenigi.

❗️ Via ejo subite perdas potencon en la eventotago.

❗️ Aŭ plej malbone - iu vundiĝas ĉe via evento.

La stomakaj pensoj tenas vin veka nokte.

Sed eĉ la plej kaosaj eventoj povas esti administritaj - se vi planas zorge kaj sisteme anticipe.

Simpla Kontrollisto pri administrado de risko de evento povas helpi vin identigi, prepari por kaj mildigi eblajn problemojn antaŭ ol ili dereligi vian eventon. Ni eltrovu la 10 necesaĵojn en la kontrola listo por transformi zorgon en bone aranĝitan agadplanon.

Tabelo de Enhavo

• Superrigardo
• Kio estas la Riskadministrado de Evento?
• Kio estas La 5 Paŝoj por Administri Riskon kiel Eventa Planisto?
• Kontrollisto de Event Risk Management
• 5 elementoj de riska administrado?
• Kontrollisto en Eventadministrado
• Pasejoj
• Oftaj Demandoj

Superrigardo

Kio estas la Riskadministrado de Evento?

Okazaĵriskadministrado implikas identigi eblajn riskojn aŭ problemojn kiuj povus minaci okazaĵon, kaj tiam meti procezojn kaj antaŭzorgojn por mildigi tiujn riskojn. Ĉi tio helpas organizantojn de eventoj havi eventualajn planojn pretaj por minimumigi interrompon kaj rapide resaniĝi se okazos problemoj. Kontrollisto de okazaĵa riska administrado ankaŭ estas uzata por certigi, ke ĉiu ebla minaco estas transirita.

Kio estas La 5 Paŝoj por Administri Riskon kiel Eventa Planisto?

Ni scias, ke ĝi estas streĉa kiel eventoplanisto kun ĉiuj eblecoj kiuj povas okazi. Por savi vin de tropensado, sekvu niajn simplajn 5 paŝojn por fari perfektan riskan administradon por eventoj:

• Identigu riskojn – Cerbumu ĉiujn eblajn aferojn, kiuj povus misfunkcii ĉe via evento. Konsideru faktorojn kiel ejoj-problemoj, malbona vetero, teknologiaj misfunkciadoj, nuligoj de parolantoj, manĝproblemoj, vundoj, malalta partopreno, ktp. Pensu larĝe kaj surmetu ĝin. cerboŝtorma ilo por konservi la ideojn nerompitaj.

• Taksi verŝajnecon kaj efikon – Por ĉiu identigita eventorisko, taksu kiom verŝajne ĝi okazos kaj kian ebla efiko ĝi povus havi sur via evento. Ĉi tio helpas determini, kiuj riskoj postulas la plej ĝisfundajn mildigajn planojn.

• Disvolvu eventualajn planojn – Por pli altaj prioritataj riskoj, kreu specifajn rezervajn planojn, solvojn kaj eventualaĵojn por minimumigi interrompon se tiuj riskoj efektiviĝos. Ĉi tio povas impliki konfirmi alternajn ejojn, provizantojn, horarojn, ktp.

• Asignu respondecojn – Igu unu personon respondeca pri la plenumado de ĉiu eventuala plano kaj komunikas rolojn klare al via teamo. Ĉi tio certigas, ke iu agos se risko efektive okazas.

• Praktiku viajn planojn - Kuru tra eblaj scenaroj por identigi mankojn en viaj planoj pri administrado de risko de evento. Trejni vian teamon pri kiel respondi en malsamaj situacioj konstruos fidon, por ke ili povu sukcese administri problemojn, kiuj aperas en la tago de la evento.

Konsiloj por Pli bona Engaĝiĝo

• Eventa Administrado
• Projektado de eventoj
• Komerca interretado

Kontrollisto de Event Risk Management

Kiujn estas la ĝeneralaj punktoj, kiujn kontrola listo de riska administrado de evento devas kovri? Serĉu inspiron kun niaj ekzemploj de kontrola listo de evento-riskoj sube.

#1 - Loko
☐ Kontrakto subskribita
☐ Permesiloj kaj permesiloj akiritaj
☐ Etaĝa plano kaj aranĝoj konfirmitaj
☐ Manĝo kaj teknikaj postuloj precizigitaj
☐ Rezerva ejo identigita kaj en standby

#2 - Vetero
☐ Severa vetermonitorado kaj sciiga plano
☐ Tendo aŭ alternativa ŝirmejo havebla se necese
☐ Aranĝoj faritaj por movi la eventon endome se necese

#3 - Teknologio
☐ A/V kaj aliaj teknikaj ekipaĵoj testitaj
☐ IT-subtenaj kontaktinformoj akiritaj
☐ Paperaj presaĵoj de materialoj haveblaj kiel rezerva
☐ Urĝa plano por interreto aŭ elektropaneo

#4 - Medicina/Sekureco
☐ Unuaj helpiloj kaj AED haveblaj
☐ Krizaj elirejoj klare markitaj
☐ Personaro trejnita pri krizaj proceduroj
☐ Sekurecaj/policaj kontaktinformoj ĉemane

#5 - Parolantoj
☐ Bioj kaj fotoj ricevitaj
☐ Alternaj laŭtparoliloj elektitaj kiel rezerva
☐ Parolanto eventuala plano komunikita

#6 - Ĉeesto
☐ Minimuma ĉeestsojlo konfirmita
☐ Politiko pri nuligo komunikita
☐ Repaga plano se la evento nuligis

# 7 - Asekuro
☐ Ĝenerala asekuro pri respondeco valida
☐ Atestilo pri asekuro akirita

#8 - Dokumentado
☐ Kopioj de kontraktoj, permesoj kaj licencoj
☐ Kontaktaj informoj por ĉiuj vendistoj kaj provizantoj
☐ Eventa programo, tagordo kaj/aŭ itinero

#9 - Dungado/Volontuloj
☐ Roloj asignitaj al dungitaro kaj volontulo
☐ Rezervoj disponeblaj por plenigi por neprezentoj
☐ Trejnado pri krizproceduroj kaj eventualaj planoj finiĝis

#10 - Manĝaĵo kaj Trinkaĵo
☐ Havu sekurkopiojn disponeblaj por iuj pereemaj provizoj
☐ Alternativaj manĝaĵoj preparitaj en kazo de prokrastita/malĝusta mendo/gastoj kun alergioj
☐ Kromaj paperaj produktoj, iloj kaj servaj varoj haveblas

#11 - Malŝparo kaj Reciklado
☐ Disdonitaj rubujoj kaj reciklaj ujoj
☐ Roloj asignitaj por kolekti rubon dum kaj post la evento

#12 - Proceduroj por Pritraktado de Plendoj
☐ Laborantarano nomumita por trakti plendojn de ĉeestantoj
☐ Protokolo por solvi problemojn kaj oferti repagojn/kompensojn se necese

#13 - Kriza Evakuada Plano
☐ Pretigitaj vojoj de evakuado kaj renkontpunktoj
☐ Havu kunlaborantarojn postenigitajn proksime de elirejoj

#14 - Protokolo pri Perdiĝinta Persono
☐ Destinita dungitaro respondeca pri perditaj infanoj/maljunuloj/invalidoj
☐ Akiritaj kontaktinformoj por gepatroj/gardantoj de neplenaĝuloj

#15 - Raportado de Okazaĵoj
☐ Formularo pri raportado de incidentoj kreitaj por dungitoj por dokumenti iujn ajn krizojn

Kio Estas La Kvin Elementoj de Riska Administrado?

Risko ne estas nur malbonŝanco – ĝi estas parto de ĉiu entrepreno. Sed kun la ĝusta aranĝa riska administra plano, vi povas malsovaĝigi la kaosan riskon kreatan kaj igi minacojn en ŝancojn. La kvin aliroj al riska administrado inkluzivas:

• Identigo de risko – Pensu malgrandajn aferojn kiel teknikajn problemojn... ĝis tuta katastrofo. Listigi riskojn forigas ilin el via kapo kaj sur paperon kie vi povas alfronti ilin.

• Takso de risko– Taksi ĉiun riskon por kompreni, kiu prezentas la plej grandan minacon. Konsideru: Kiom verŝajne tio okazos? Kia damaĝo povus rezulti se ĝi farus? Priorigi riskojn fokusigas viajn klopodojn sur la aferoj, kiuj vere gravas.

• Risko mildigo – Havu planojn rebati! Konsideru manierojn redukti la ŝancojn ke risko okazas, malpliigi ajnan efikon se ĝi okazas, aŭ ambaŭ. Ju pli vi povas malfortigi riskojn antaŭe, des malpli ili interrompos vin.

• Riskmonitorado – Post kiam viaj komencaj planoj estas faritaj, restu vigla. Monitoro por signoj novaj riskoj aperas aŭ malnovaj riskoj ŝanĝiĝas. Ĝustigu viajn strategiojn laŭbezone por daŭrigi la evoluantan minacan pejzaĝon.

• Raportado pri risko - Kunhavigu riskojn kaj planojn kun via teamo. Alporti aliajn en la buklon ricevas aĉeton, elmontras malfortojn, kiujn vi eble maltrafis, kaj distribuas respondecon pri administrado de riskoj.

Kio estas Kontrollisto en Eventa Administrado?

Kontrollisto en administrado de eventoj rilatas al listo de eroj aŭ taskoj, kiujn aranĝantoj kontrolas, ke ili estas preparitaj, aranĝitaj aŭ planitaj antaŭ evento.

Ampleksa kontrolo de risko-administrado helpas certigi ke nenio grava estas preteratentita dum vi aranĝas ĉiujn detalojn necesajn por sukcese efektivigi eventon.

Kontrollistoj estas utilaj por okazaĵadministrado ĉar ili:

• Provizu klarecon kaj strukturon – Ili kuŝas en ordo detaligante ĉion, kion oni devas fari, do nenio falas tra la fendoj.

• Kuraĝigu ĝisfundan preparadon - Kontroli erojn instigas organizantojn certigi, ke ĉiuj aranĝoj kaj antaŭzorgoj efektive estas antaŭ ol la evento komenciĝas.

• Plibonigi komunikadon - Teamoj povas dividi kaj asigni kontrollistaĵojn por certigi, ke ĉiuj komprenas siajn rolojn kaj respondecojn.

• Subtenu konsistencon - Uzi la saman kontrolon por ripetiĝantaj eventoj helpas konservi normojn kaj kapti areojn por plibonigo ĉiufoje.

• Malkaŝu breĉojn aŭ malfortojn - Nekontrolitaj aĵoj reliefigas forgesitajn aferojn aŭ postulas pli da planado, ebligante vin trakti ilin antaŭ ol aperos problemoj.

• Faciligi transdonojn – Transdoni la kontrolon al novaj organizantoj helpas ilin kompreni ĉion, kio estis farita por plani antaŭajn sukcesajn eventojn.

Pasejoj

Kun ĉi tiuj kromaĵoj en via kontrola listo de administrado de risko de evento, vi estas bone preparita por la batalkampo! Preparo transformas eblan kaoson en trankvilan konfidon. Do aldonu ĉiun eron al via listo. Forigu ilin unu post la alia. Rigardu tiun kontrolliston transformi zorgon en potencon. Ĉar ju pli vi antaŭvidas, des pli bonaj riskoj kapitulacos al via zorgema planado kaj preparado.