Kio estas Projekta Administrado? | Ĉio Sciinda en 2024

Droni en limdatoj? Ĉu vi sentas superfortita? Majstro projekto Managementen 2024 kaj transformu la manieron kiel vi laboras.

Dum jarcentoj, la Bay Area Rapid Transit (BART) sistemo de San Francisco, kun 400,000 rajdantoj tage, estis unu el la plej sukcesaj projektoj kaj Bechtel estas la plej elstara projektestro de la monda de masivaj konstruaj kaj inĝenieraj projektoj. Ĉi tiu ekzemplo estas bonega pruvo pri kiom grava estas efika projekt-administrado. La kerno de la sukceso de ajna projekto kuŝas malantaŭ bonaj projektestroj.

Do, en ĉi tiu artikolo, ni esploros kio estas projekt-administrado, kiel ĝi estas grava, kaj la plej bonaj teknikoj por plani, plani, kontroli kaj taksi projekton. 

Enhavtabelo

• Kio estas Projekta Administrado kaj Ekzemploj?
• Kial Projekta Administrado estas Grava?
  • Ŝparu Tempon Kaj Monon
  • Plibonigi Kunlaboron Kaj Komunikadon
  • Mildigi Riskojn Kaj Problemojn
• Kio estas la Tri Ŝlosilaj Etapoj de Projekta Administrado?
  • Projektplanado
  • Projekta Planado
  • Projekta Kontrolo
• Kio estas Projektaj Administradaj Teknikoj: PERT kaj CPM
• Uzante Projekt-Administran Programaron por Administri Projektojn
• Oftaj Demandoj
• malsupra Linio

Konsiletoj Por Pli bona Engaĝiĝo

• persona Evoluo
• Administrado de Efikeco

Kio estas Projekta Administrado kaj Ekzemploj?

Projektoj estas komuna parto de nia ĉiutaga vivo. Ni eble planas geedziĝon aŭ surprizan naskiĝtagan feston, renovigas domon aŭ preparas semestro-longan klasprojekton. Pli grandaj projektoj povas esti menciitaj kiel ekzemple konstruado de ponto, translokado de loĝantoj, produktado de novaj linioj de aviadiloj, kaj pli. Ili ĉiuj bezonas projektan administradon. 

Projektadministrado priskribas la sisteman aliron, metodarojn kaj praktikojn uzatajn por plani, plani, kontroli kaj taksi projektojn de komenco ĝis kompletigo. Ĝi ampleksas larĝan gamon de agadoj kaj procezoj celantaj atingi specifajn celojn ene de difinitaj limoj kiel ekzemple tempo, kosto, amplekso, kvalito kaj resursoj.

Kial Projekta Administrado estas Grava?

Estas malfacile nei la signifon de administrado en projektoj, kiuj helpas ĉiun projekton de la komerco funkcii pli efike kaj efike. Ni trarigardu la tri ĉefajn avantaĝojn de efika administrado de projektoj.

Ŝparu Tempon Kaj Monon

Bona projekt-organizado implicas zorgan planadon kaj asignadon de rimedoj. Projektestroj taksas la projektpostulojn, identigas la necesajn rimedojn kaj asignas ilin efike. Precize taksante rimedbezonojn kaj evitante superlokigon aŭ subutiligon, projektestroj optimumigas rimeduzon, reduktante nenecesajn kostojn kaj ŝparante tempon.

Plibonigi Kunlaboron Kaj Komunikadon

Projektestroj difinas kaj komunikas klarajn rolojn kaj respondecojn al teamanoj. Ĉiu individuo komprenas siajn specifajn taskojn, liverojn kaj areojn de respondeco. Ĉi tiu klareco minimumigas konfuzon kaj interkovrojn, permesante al teamanoj labori kune glate kaj efike.

Mildigi Riskojn Kaj Problemojn

Projektoj esence implikas riskojn kaj necertecojn, kiuj, se lasitaj neadministrataj, povas konduki al gravaj defioj aŭ eĉ fiasko. Bona projekt-administrado emfazas riskan identigon, taksadon kaj mildigajn strategiojn. Antaŭvidante kaj traktante eblajn problemojn frue, projektestroj povas minimumigi sian efikon kaj certigi, ke projektoj restas survoje, aŭ eĉ estas finitaj antaŭ la dezirata limdato.

Kontrolu: Kion faras Scrum-majstro?

Kio Estas La Tri Ŝlosilaj Etapoj De Projekta Administrado?

La administrado de projektoj implikas tri fazojn: projektplanado, projektplanado, kaj projektokontrolado. Jen detaloj de ĉiu fazo.

Projektplanado

La administrado kaj organizo de la projekto komenciĝas per la planadfazo, kie la projektoceloj, celoj kaj amplekso estas difinitaj. Dum ĉi tiu fazo, projektestroj laboras proksime kun koncernatoj por kompreni iliajn postulojn kaj atendojn.

Estas grave noti, ke ekzistas pluraj metodoj uzataj en projektplanado, kaj unu el la plej efikaj manieroj de planado estas laborrompa strukturo (WBS). Ĝi estas difinita kiel procezo de dividado de projekto en ĝiaj ĉefaj subkomponentoj (aŭ taskoj), kiuj tiam estas subdividitaj en pli detalaj komponentoj, kaj finfine en aron de agadoj kaj iliaj rilataj kostoj.

Related: Birdokulo de la projektplanadprocezo

Projekta Planado

Projektplanado rilatas al la procezo de sekvencado kaj asignado de tempo al ĉiuj projektagadoj. En ĉi tiu etapo, administrantoj decidas kiom da tempo ĉiu agado prenos kaj komputas la rimedojn bezonatajn en ĉiu stadio de produktado.

La celoj de projektplanado povas esti resumitaj jene:

• Montrante la rilaton de ĉiu agado al aliaj kaj al la tuta projekto
• Determinante la logikan ordon kaj korelacion inter agadoj
• Faciligi la starigon de realismaj tempo- kaj kostotaksoj por ĉiu agado
• Certigi ke homoj, mono kaj materialaj rimedoj estas optimume uzataj per identigado de kritikaj proplempunktoj.

Unu populara aliro pri planado de projektoj estas la diagramo de Gantt. Gantt-diagramoj estas malmultekostaj metodoj, kiuj celas helpi administrantojn certigi, ke:

• Agadoj estas planitaj
• Ordo de agado estas dokumentita
• Aktivtempaj taksoj estas registritaj
• Entuta projekta tempo estas disvolvita. 

Related:

• Tempo-Boksa Tekniko - Gvidilo por Uzo en 2024
• Projekta Horaro Ekzemplo

Projekta Kontrolo

La kontrolo de projekto priskribas proksiman uzadon de resursoj, kostoj, kvalito kaj buĝetoj. Kontroli projektojn povas esti malfacila. Ne ĉiuj projektoj unue estas bone difinitaj, kelkaj eble estas malbone difinitaj. Projektoj tipe nur iĝas bone difinitaj post detala ampleksa komenca planado kaj zorgema difino de postulataj enigaĵoj, resursoj, procezoj kaj produktaĵoj.

En kontrolado, ekzistas esprimo nomita Akvofala Metodologio kiu implikas sinsekvan aliron kie la projekto fokusiĝas laŭ paŝo post paŝo kaj ĉiu fazo estas kompletigita antaŭ pluiri al la sekva. La projektestro kaj teamo fokusiĝas pri planado kaj efektivigo de unu fazo samtempe, sekvante antaŭfiksitan sekvencon. Kiam limoj estas konataj, ŝanĝoj estas sufiĉe malgrandaj por esti administritaj sen konsiderinde reviziado de planoj.

Kontraste al Akvofalo-metodaro, Lerta Metodaroemfazas paralelan aŭ samtempan planadon kaj plenumon de projektkomponentoj. Ĝi estas ofte asociita kun Agile metodaroj kiel ekzemple Scrum kaj Kanban. Anstataŭ kompletigi ĉiun fazon antaŭ komenci la sekvan, teamoj laboras pri multoblaj projektaspektoj samtempe, koncentriĝante pri pli malgrandaj ripetoj aŭ timeboxed pliigoj. Estas multaj kontrolpunktoj kaj sugestoj por spuri progreson, kiuj povas subteni vin fari projektan taksadon poste.

Kontrolu: Projekta Implementado kajProcezo pri Taksado de Projekto

Kio Estas Projektaj Administradaj Teknikoj: PERT kaj CPM

Ambaŭ Programo-Taksado kaj Revizia Tekniko (PERT) kaj Kritika Voja Metodo (CPM) estas konataj projekt-administradteknikoj uzataj por plani kaj plani agadojn, kiuj kunhavas komunecojn laŭ la ĝenerala procezo de 6 paŝoj jene:

• Difinu projektajn agadojn necesajn por kompletigi la projekton kaj prepari la laborrompan strukturon
• Identigu kiuj agadoj dependas de aliaj kaj starigu logikajn rilatojn, kiel "fin-al-komenco" aŭ "komenco-al-komenco".
• Desegnu la reton ligante ĉiujn agadojn uzante nodojn por reprezenti agadojn kaj sagojn por montri la fluon kaj dependecojn inter ili.
• Taksi la daŭron kaj koston de ĉiu aktiveco 
• Determinu la Kritikan Padon (la plej longa sekvenco de dependaj agadoj, kiu determinas la minimuman daŭron de la projekto)
• Laŭlonge de la projekto, progreso estas monitorita laŭ la horaro, kaj alĝustigoj estas faritaj laŭbezone por certigi ĝustatempan kompletigon.

Kio estas la avantaĝoj kaj malavantaĝoj de PERT kaj CPM?

Estas kritiko pri PERT kaj CPM ĉu ili estas gravaj por projekt-administrado. Jen avantaĝoj kaj limigoj de la du teknikoj:

Avantaĝoj

Limigoj

- Ili disponigas sisteman aliron al projektplanado, precipe por grandaj, kompleksaj projektoj kun multaj agadoj. - Enfokusigante kritikajn agadojn en kritika vojo, projektestroj povas prioritatigi rimedojn kaj klopodojn por certigi ĝustatempan projekton. - Ili ankaŭ ofertas kadron por monitori projektan progreson kaj kompari ĝin kontraŭ la planita horaro.

- Precize identigi kaj kvantigi ĉi tiujn dependecojn povas esti malfacila - Tempaj taksoj en projektadministrado ofte povas esti subjektivaj kaj influitaj de diversaj faktoroj, kiuj kondukas al risko de partiaj taksoj kaj eblaj eraroj en la projekta templinio. - Estas same grave atente kontroli la preskaŭ-kritikajn vojojn ene de la projekto. Neglekto de tiuj preskaŭ-kritikaj padoj povas prezenti enecajn riskojn kaj povas rezultigi eblajn prokrastojn aŭ interrompojn al la totala templinio de la projekto.

Uzante Projekt-Administran Programaron por Administri Projektojn

Kio estas la plej bona projekt-administrada programaro ? Estas pluraj ebloj por kompanioj por administri projektojn. Depende de la skalo de projekto, administrantoj povas decidi uzi supre diskutitajn alirojn por administri malgrandajn projektojn aŭ korpigi specialiĝintan projekt-administran programaron por grandaj kaj kompleksaj projektoj.

Indas enkonduki Microsoft Project, unu el la plej popularaj specialaj programoj, kiu estas ekstreme utila por desegni projektajn retojn, identigi la projektan horaron, kaj administri projektkostojn kaj aliajn rimedojn kaj fari projektan taksadon. Vi ankaŭ povas pripensu ĝiajn alternativojnkiel ekzemple Asana, Trello, Jira, kaj Basecamp-projekt-administrada programaro. Ili ĉiuj estas pagitaj projekt-administrado-programaro kun senpaga provo de multaj altnivelaj funkcioj, kiuj povas helpi vin administri viajn projektojn kaj teamojn pli efike.  

Related: 10 Konsiletoj por Uzi Asana Projektan Administradon Efike En 2024 or Microsoft Project Alternativoj

Oftaj Demandoj

malsupra Linio

Kiel ni povas vidi, indas por ĉiu kompanio investi en plibonigo de projekto-administradkapabloj. Al efika projekt-administrado ne mankas eltrovemaj projektestroj kaj alta rendimenta teamo. Estas multaj atestitaj kursoj kaj trejnado povas helpi lernantojn akiri pli profundajn kaj utilajn scion pri projekt-administrado. Se vi estas sufiĉe memfida kaj bone preparita, kial ne preni defion de pymes, la plej aprezita projekt-administrado atestilo de la mondo, ampleksante tradiciajn, lertajn kaj hibridajn konceptojn. 

Tamen, se vi volas ŝpari monon, preni senpagan kurson pri administrado de projektoj de Coursera ankaŭ estas bonega ideo. Por Hr-uloj, uzi personigitan trejnadon ankaŭ povas konduki al pli bonaj rezultoj. Vi povas desegni allogajn lecionojn per AhaSlides prezentoilo, kie vi povas trovi multajn senpagajn agordeblajn ŝablonojn de interagaj kvizoj kaj ludoj kune kun unikaj prezentaj efikoj.

Verko citita: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Operacia Administrado : daŭripovokaj Provizoĉenadministrado12-a. Red. (12-a. Red.).

Referenco: teamlaboro | M. Biblioteko