¡Bienvenido al mundo de las reuniones productivas! Como profesionales, todos sabemos lo importantes que son las reuniones para generar resultados, tomar decisiones y mantenerse al día. Sin embargo, no todos son de buena calidad y son los preferidos.
Con frecuencia, cuando se les pregunta sobre las reuniones, muchas personas reaccionan con movimientos de cabeza o suspiros exasperados debido a su ineficiencia. Se encuentran atrapados en sesiones improductivas que agotan su energía y tiempo. Por eso, hoy vamos a aprender como tener una buena reunion!
¡Vamos a empezar!
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¿Qué hace una buena reunión?
Las reuniones son sin duda una parte esencial de cualquier negocio u organización. Son una plataforma para que las personas se reúnan, intercambien ideas, tomen decisiones y trabajen hacia un objetivo común.
Una buena reunión es aquella que está bien organizada, es productiva, logra los resultados deseados y hace que todos los participantes se sientan escuchados y valorados.
Aquí hay algunos factores que crean una buena reunión:
- Tiene un propósito claro. Una buena reunión comienza con una agenda clara que establezca su propósito, junto con los objetivos de la reunión y los resultados esperados, lo que ayuda a mantener la reunión encaminada y asegura que todos los participantes estén al tanto de sus tareas.
- Promueve la comunicación efectiva. Una buena reunión requiere una comunicación eficaz. Todos los participantes tendrán la oportunidad de expresar sus pensamientos e ideas, y se debe alentar la discusión con una escucha activa y un diálogo respetuoso.
- Tiene resultados claros y acciones de seguimiento. Sin estos, la reunión es improductiva e ineficaz ya que los asistentes no estarán seguros de sus próximos pasos. A partir de ahí, es difícil llevar la eficiencia a cualquier reunión de seguimiento.
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8 consejos para tener una buena reunión
Por supuesto, para tener una buena reunión como la anterior y no desperdiciar el tiempo y esfuerzo de los asistentes, es necesario considerar la preparación y el seguimiento antes, durante y después de la reunión. Tomar nota de estos pasos garantizará un resultado fluido y exitoso.
Antes de la reunión – Tener una buena reunión
1/ Definir el propósito y tipo de reunión
Se deben definir el propósito, los objetivos y el tipo de reunión y garantizar que todos los participantes los comprendan. Nadie quiere venir a una reunión durante 10 minutos y todavía no ser consciente de su responsabilidad y de cuál es el punto de discusión aquí. Algunos tipos de reuniones solo sirven para propósitos específicos, como
- Reuniones de toma de decisiones. Se llevan a cabo cuando se necesitan decisiones y acciones.
- Reuniones de resolución de problemas. Están llamados a encontrar una solución a un problema/crisis.
- Reuniones de lluvia de ideas. Son un lugar para recopilar nuevas ideas innovadoras con contribuciones de los miembros.
2/ Tener una agenda
Asegúrate de tener un agenda de la reunión y envíelo antes de la reunión a todos los participantes, lo que ayudará a los asistentes a comprender el propósito, las metas y los resultados esperados de la reunión. También sirve como guía para ayudarlos a recopilar de manera proactiva la información y los documentos necesarios, como informes, datos, presentaciones u otros documentos relevantes.
3/ Establecer las reglas básicas
Las reglas básicas son pautas o normas acordadas de antemano por todos los participantes y ayudan a crear un ambiente productivo y respetuoso para la discusión. Pueden incluir fomentar la escucha activa, respetar la diversidad, tener un tiempo limitado para la discusión, etc.
Durante la reunión – Tener una buena reunión
4/ Comienza con un juego para romper el hielo
Comenzando con un rompehielos creativo es una excelente manera de aliviar la tensión y hacer que todos estén en el estado de ánimo adecuado para una reunión de equipo. Romper los incómodos momentos de silencio al comienzo de una reunión puede ayudar a establecer el tono para una sesión productiva y agradable.
En lugar de depender de información obsoleta, puede participar en debates alegres, conversaciones informales o cuestionarios en vivo que pueden ser muy divertidos, creativos, competitivos y fáciles de crear en cuestión de minutos. Entonces, ¿por qué no probar algo nuevo?
5/ Crear un espacio de colaboración
Una reunión de equipo es una valiosa oportunidad para discutir y tomar decisiones en grupo. En lugar de tratar de generar nuevas ideas en el momento, los miembros del equipo deben traer sus informes preparados, ideas y perspectivas a la mesa. De esta manera, el equipo puede trabajar en conjunto para llegar a una decisión final sólida y bien pensada.
Luego, el equipo podría considerar realizar una encuesta en vivo de las ideas discutidas y recopilar comentarios en tiempo real a través de encuestas en vivo con preguntas abiertas o de opción múltiple de AhaSlides.
Mediante el uso de un código QR o enlace único, los miembros del equipo pueden acceder instantáneamente y proporcionar su entrada, y los resultados se mostrarán directamente en la pantalla. Esto ayuda a evitar pérdidas de tiempo y garantiza que todas las ideas se capturen de manera justa.
6/ Mantén a tu equipo comprometido
No dé a sus asistentes la oportunidad de distraerlos manteniéndolos comprometidos durante la reunión. Puede organizar una “mesa redonda en línea” donde todos puedan participar y contribuir. ¿Con gente tímida? No te preocupes. Anónimo Q&A resolverá este problema
Además, no olvide dejar algo de espacio para la espontaneidad. Porque una reunión sana y activa es un lugar ideal para que surjan nuevas soluciones e innovaciones. Romper la atmósfera lenta y estresante animando a los participantes a pensar creativamente con Nube de la palabra Será una actividad interesante y efectiva. Pruébalo y verás.
Después de la reunión – Tener una buena reunión
7/ Termine con acciones de seguimiento y cronogramas claros
Para concluir la sesión estratégica, asegúrese de que cada asistente tenga claridad sobre sus próximos pasos.
Haga que los departamentos discutan:
- ¿Qué métricas demostrarán su progreso? Sea específico para que se pueda realizar un seguimiento del progreso.
- ¿Qué socios multifuncionales necesitan coordinación para tener éxito? Una colaboración sólida es clave.
- ¿Qué tipo de actualizaciones requerirán las reuniones de seguimiento? ¿Informes? ¿Presentaciones? Haga una lluvia de ideas sobre los resultados con anticipación.
- ¿Cuándo podemos esperar resultados o información preliminar? Establezca plazos ambiciosos pero alcanzables para mantener el ritmo.
8/ Tener actas de reuniones
Siempre necesita información detallada, completa, clara y fácil de entender. actas de reuniones para enviar a los participantes, la junta directiva, los altos líderes y aquellos que no puedan asistir. No son sólo documentos, una base de contenido para las próximas reuniones sino también una base jurídica (en caso de necesidad).
Puntos clave
Con suerte, los consejos para tener una buena reunión que AhaDiapositivas Los compartidos anteriormente no son demasiado complicados. Tenga en cuenta que las reuniones productivas son aquellas en las que todos se sienten apreciados, escuchados y animados a hablar. La reunión debe producir un resultado definido y cumplir el propósito previsto. Después de la reunión, todos aceptan sus roles y se comprometen a seguir los planes discutidos.
