Azken Gertaeren Arriskuen Kudeaketa Zerrenda | Ekitaldiaren arrakasta bermatzeko 15 ezinbestekoak

Zure bihotzak lasterka egiten du kasurik okerrenak irudikatzen dituzun bitartean:

❗️ Hizlari bat agertokira igo baino minutu lehenago gaixotzen da.

❗️ Zure aretoak bat-batean indarra galtzen du ekitaldiaren egunean.

❗️ Edo okerrena: norbait zauritu egiten da zure ekitaldian.

Urdaileko pentsamenduek gauez esnatu egiten zaituzte.

Baina gertaera kaotikoenak ere kudeatu daitezke, aldez aurretik arretaz eta sistematikoki planifikatzen baduzu.

Sinple bat gertaeren arriskuak kudeatzeko zerrenda Arazo potentzialak identifikatzen, prestatzen eta arintzen lagun diezazuke zure gertaera oztopatu aurretik. Azter ditzagun kontrol-zerrendako 10 behar-beharrezkoak kezkak ondo ezarritako ekintza-plan batean bihurtzeko.

Eduki-taula

• Orokorra
• Zer da Gertaera baten Arriskuaren Kudeaketa?
• Zeintzuk dira Ekitaldi-antolatzaile gisa arriskua kudeatzeko 5 urratsak?
• Gertaeren Arriskuen Kudeaketa Kontrol zerrenda
• Arriskuen kudeaketaren 5 elementu?
• Ekitaldien kudeaketan egiaztapen-zerrenda
• Takeaways
• Galdera arruntak

Orokorra

Zer da Gertaera baten Arriskuaren Kudeaketa?

Gertaeren arriskuen kudeaketak gertaera bat mehatxa dezaketen arrisku edo arazoak identifikatzea dakar, eta gero arrisku horiek arintzeko prozesuak eta neurriak jartzea. Horri esker, gertaeren antolatzaileek larrialdi planak izaten dituzte etenaldiak minimizatzeko eta arazoak sortzen badira azkar berreskuratzeko. Gertaeren arriskuak kudeatzeko zerrenda bat ere erabiltzen da mehatxu potentzial guztiak gainditzen direla ziurtatzeko.

Zeintzuk dira Ekitaldi-antolatzaile gisa arriskua kudeatzeko 5 urratsak?

Badakigu estresagarria dela gerta daitezkeen aukera guztiekin gerta daitezkeen antolatzaile gisa. Gehiegi pentsatzetik salbatzeko, jarraitu gure 5 urrats errazak gertaeren arriskuak kudeatzeko plan ezin hobea egiteko:

• Arriskuak identifikatzea - Egin ideia-jasa zure ekitaldian oker egon daitezkeen gauza posible guztiak. Kontuan hartu aretoaren arazoak, eguraldi txarra, teknologiaren akatsak, bozgorailuak bertan behera uztea, janari-arazoak, lesioak, asistentzia baxua, etab. Pentsa ezazu eta jarri. brainstorming tresna ideiak osorik mantentzeko.

• Ebaluatu probabilitatea eta eragina – Identifikatutako gertaera-arrisku bakoitzerako, kalkulatu zenbateko probabilitatea gertatzea eta zer eragin izan dezakeen zure gertaeran. Horrek zehazten laguntzen du zein arriskuk behar dituzten arintze-plan sakonenak.

• Kontingentzia planak garatzea – Lehentasun handiagoko arriskuetarako, sortu segurtasun-kopiak, konponbide eta kontingentzia espezifikoak, arrisku horiek gauzatzen badira etenak minimizatzeko. Honek ordezko lekuak, hornitzaileak, ordutegiak, etab.

• Ardurak esleitu – Jarri pertsona bat kontingentzia-plan bakoitza exekutatzeko erantzukizuna eta jakinaraztea eginkizunak argi eta garbi zure taldeari. Horrek ziurtatzen du norbaitek neurriak hartuko dituela arriskua benetan gertatzen bada.

• Landu zure planak – Egin itzazu eszenatoki potentzialak zure gertaeren arriskuak kudeatzeko planen hutsuneak identifikatzeko. Zure taldea egoera ezberdinetan erantzuteko trebatzeak konfiantza sortuko du, ekitaldiaren egunean sortzen diren arazoak arrakastaz kudeatu ahal izateko.

Parte-hartze hobea lortzeko aholkuak

• Ekitaldien Kudeaketa
• Ekitaldien diseinua
• Negozio sareak

Gertaeren Arriskuen Kudeaketa Kontrol zerrenda

Zeintzuk dira gertaera-arriskuen kudeaketa-zerrenda batek estali behar dituen puntu orokorrak? Bilatu inspirazioa beheko gure gertaeren arriskuen zerrendaren adibideekin.

#1 - Lekua
☐ Kontratua sinatua
☐ Lortutako baimenak eta lizentziak
☐ Oinplanoa eta konfigurazio moldaketak berretsi dira
☐ Ostalaritza eta baldintza teknikoak zehaztuta
☐ Babeskopia-lekua identifikatuta eta egonean dago

#2 - Eguraldia
☐ Eguraldi gogorraren jarraipena eta jakinarazpen plana
☐ Karpa edo beste aterpea eskuragarri behar izanez gero
☐ Beharrezkoa izanez gero, ekitaldia barrualdera eramateko moldaketak

#3 - Teknologia
☐ A/V eta beste ekipo teknologiko batzuk probatu dira
☐ Lortutako informatika-laguntzarako harremanetarako informazioa
☐ Materialen paperezko inprimaketak babeskopia gisa eskuragarri
☐ Interneten edo elektrizitatearen etenaldiaren larrialdi plana

#4 - Medikuntza/Segurtasuna
☐ Lehen sorospenen botikak eta AED eskuragarri
☐ Larrialdi-irteerak argi markatuta
☐ Larrialdi-prozeduretan trebatutako langileak
☐ Segurtasun/Poliziaren harremanetarako informazioa eskura

#5 - Hizlariak
☐ Jasotako biografiak eta argazkiak
☐ Ordezko bozgorailuak ordezko gisa hautatuta
☐ Hizlariaren kontingentzia-plana jakinarazi da

#6 - Bertaratzea
☐ Berretsi da gutxieneko asistentzia-atalasea
☐ Ezeztapen-politika jakinarazi da
☐ Itzulketa-plana martxan dago ekitaldia bertan behera uzten bada

# 7 - Asegurua
☐ Erantzukizun zibileko aseguru orokorra indarrean
☐ Lortutako aseguruaren ziurtagiria

#8 – Dokumentazioa
☐ Kontratuen, baimenen eta lizentzien kopiak
☐ Saltzaile eta hornitzaile guztien harremanetarako informazioa
☐ Ekitaldien programa, agenda eta/edo ibilbidea

#9 - Langileak/Bolondresak
☐ Langileei eta boluntarioei esleitutako eginkizunak
☐ Bakoitzak eskuragarri daude ez-aurkezteagatik betetzeko
☐ Larrialdi-prozedurak eta kontingentzia-planen prestakuntza amaituta

# 10 - Janaria eta edariak
☐ Izan babeskopiak eskuragarri edozein hornigai galkorrentzako
☐ Elikagaien aukera alternatiboak prestatutako eskaera atzeratu/okerren kasuan/alergiak dituzten gonbidatuak
☐ Paperezko produktuak, tresnak eta zerbitzatzeko ontziak eskuragarri daude

#11 – Hondakinak eta birziklapena
☐ Zabor ontziak eta birziklatzeko ontziak banatuta
☐ Ekitaldiaren barruan eta ondoren zaborra biltzeko esleitutako rolak

#12 – Erreklamazioak tratatzeko prozedurak
☐ Bertaratutakoen kexak kudeatzeko izendatutako langilea
☐ Arazoak konpontzeko eta behar izanez gero itzulketak/konpentsazioa eskaintzeko protokoloa

#13 – Larrialdietarako Ebakuazio Plana
☐ Ebakuazio bideak eta elkarguneak prestatuta
☐ Langileak irteeren ondoan jarrita edukitzea

# 14 - Galdutako pertsonaren protokoloa
☐ Galdutako seme-alabak/adinekoak/ezintasuna duten langileak izendatuta
☐ Lortutako adingabeen guraso/tutoreen harremanetarako informazioa

#15 - Gorabeheren berri ematea
☐ Gorabeheren berri emateko inprimakia langileek edozein larrialdi dokumentatzeko sortua

Zeintzuk dira arriskuen kudeaketaren bost elementuak?

Arriskua ez da zorte txarra bakarrik, ekintza guztien parte da. Baina gertaeren arriskuak kudeatzeko plan egokiarekin, sortzen duen kaosaren arriskua ondu eta mehatxuak aukera bihur ditzakezu. Arriskuen kudeaketarako bost ikuspegi hauek daude:

• Arriskuen identifikazioa – Pentsa gauza txikiak bezalako akats teknologikoak... hondamendi osoa arte. Arriskuak zerrendatzeak burutik kentzen ditu eta paperera haiei aurre egin diezaiekezun.

• Arriskuen ebaluazioa– Baloratu arrisku bakoitza mehatxu handiena zein den ulertzeko. Kontuan izan: zenbat litekeena da hau gertatzea? Zer kalte eragingo balu? Arriskuei lehentasuna emateak benetan garrantzitsuak diren gaietara bideratzen ditu ahaleginak.

• Arriskuak arintzea – Baduzu borroka egiteko planak! Arriskua gertatzeko aukerak murrizteko moduak aztertu, gertatuko balitz inpaktua murrizteko edo biak. Zenbat eta gehiago ahuldu arriskuak aldez aurretik, orduan eta gutxiago trabatuko zaituzte.

• Arriskuen jarraipena – Zure hasierako planak martxan daudenean, egon adi. Kontrolatu arrisku berriak sortzen ari diren edo arrisku zaharrak aldatzen ari diren seinaleak. Egokitu zure estrategiak behar bezala eboluzionatzen ari den mehatxuen paisaiari jarraitzeko.

• Arriskuen berri ematea – Partekatu arriskuak eta planak zure taldearekin. Besteak begizta sartzeak erosketa lortzen du, galdu dituzun ahuleziak agerian uzten ditu eta arriskuak kudeatzeko erantzukizuna banatzen du.

Zer da Ekitaldien Kudeaketan Kontrol-zerrenda?

Gertaeren kudeaketan kontrol-zerrenda bat gertaeraren antolatzaileek ekitaldi baten aurretik prestatu, antolatu edo planifikatu direla egiaztatzen duten elementu edo zereginen zerrendari egiten dio erreferentzia.

Arriskuak kudeatzeko kontrol-zerrenda integral batek ezer garrantzitsurik ez dela ahaztu ziurtatzen laguntzen du, ekitaldi bat arrakastaz gauzatzeko behar diren xehetasun guztiak antolatzen dituzun bitartean.

Kontrol-zerrendak baliagarriak dira gertaeren kudeaketarako, zeren eta:

• Argitasuna eta egitura ematea – Egin beharreko guztia zehazten duen ordena batean jartzen dira, ez da ezer erortzen zirrikituetatik.

• Prestaketa sakona bultzatu - Elementuak markatzeak antolatzaileak motibatu egiten ditu ekitaldia hasi aurretik antolaketa eta neurri guztiak benetan indarrean daudela ziurtatzeko.

• Komunikazioa hobetu – Taldeek kontrol-zerrendako elementuak banatu eta eslei ditzakete, bakoitzak bere eginkizunak eta erantzukizunak ulertzen dituela ziurtatzeko.

• Laguntza koherentzia – Gertaera errepikakorretarako kontrol-zerrenda bera erabiltzeak estandarrak mantentzen eta hobetu beharreko eremuak lortzen laguntzen du aldi bakoitzean.

• Hutsuneak edo ahuleziak agerian utzi - Markatu gabeko elementuek ahaztutako gauzak nabarmentzen dituzte edo plangintza gehiago behar dute, arazoak sortu aurretik horiei aurre egiteko aukera emanez.

• Eskualdaketak erraztea – Antolatzaile berriei kontrol-zerrenda emateak aurreko ekitaldi arrakastatsuak antolatzeko egindako guztia ulertzen laguntzen die.

Takeaways

Gertaeren arriskuak kudeatzeko zerrendako gehigarri hauekin, ondo prestatuta zaude gudu-zelairako! Prestaketak balizko kaosa konfiantza lasai bihurtzen du. Beraz, gehitu elementu bakoitza zure zerrendara. Moztu itzazu banan-banan. Ikus ezazu kontrol-zerrenda hori kezkak boterera birmoldatzen dituela. Zenbat eta gehiago aurreikusi, orduan eta arrisku hobeak zure plangintza eta prestaketa zorrotzari errendituko zaizkio.