Proiektua gauzatzea planak errealitate bihurtzen dituen fase kritikoa da. Ikuspegiak akzioarekin bat egiten duen momentua da, eta arrakasta estrategia eraginkorren araberakoa da.

Honetan blog postan, proiektuak gauzatzeko plan baten garrantzia aztertuko dugu, erakundearen helburuak lortzeko bere funtsezko eginkizuna ezagutuko dugu eta proiektu bat ezartzeko eta inplementatzeko saihestu beharreko gauzei buruzko orientazio baliotsua emango dugu. 

Has gaitezen!

Edukien aurkibidea

• Zer da zehazki proiektuaren ezarpena?
• Zein da Proiektua gauzatzearen garrantzia?
• Zeintzuk dira Ezarpen Plan baten osagai nagusiak?
• Proiektu bat arrakastaz ezartzeko urratsak
• Proiektua gauzatzean saihestu beharreko 5 funtsezko gauza
• Proiektua Ezartzeko Plana Sortzeko Tresnak 
• Gakoen eramatea
• Galdera arruntak

Zer da zehazki proiektuaren ezarpena?

Proiektua gauzatzea aurreikusitako proiektu bat martxan jartzen eta gauzatzen den fasea da. Planifikatutako jarduerak, zereginak eta estrategiak emaitza neurgarri bihurtzea dakar. 

Etapa honetan, proiektuen arduradunek eta taldeek elkarrekin lan egiten dute jarduerak koordinatzeko, baliabideak modu eraginkorrean esleitzeko, epeak kudeatzeko, ardurak esleitzeko, aurrerapena kontrolatzeko eta aldaketetara edo ezusteko egoeretara egokitzeko. 

Proiektua ezartzeak sarritan hainbat sail edo interes-talderen arteko lankidetza eskatzen du, komunikazio eta koordinazio arina bermatuz nahi diren emaitzak lortzeko.

Parte-hartze hobea lortzeko aholkuak

• Project Management
• Microsoft Project Alternatibak
• Ur-jauziaren metodologia

Zein da Proiektua gauzatzearen garrantzia?

Proiektuen ezarpena plangintzaren eta arrakastaren arteko zubia da, behar bezala gauzatu gabe, hobekien ezarritako planak ere ideia soil gera daitezke. 

• Plana errealitate bihurtzen du.
• Proiektuak erakundearen ikuspegi orokorrarekin eta misioarekin bat egiten dutela eta haren hazkuntzan eta arrakastan laguntzen dutela ziurtatzen du.
• Proiektuaren jarduerak burutzeko baliabide egokiak, finantza, giza eta materialak barne, zabaltzen direla ziurtatzen du.

Zeintzuk dira Ezarpen Plan baten osagai nagusiak?

Ezarpen-planak normalean proiektu baten exekuzioa gidatzen duten hainbat osagai ditu. Elementu espezifikoak alda daitezke proiektuaren izaeraren arabera, baina hona hemen 4 komunak:

1. Proiektuaren helburuak eta irismena: Proiektuaren helburuak argi definitu, proiektuak zer lortu nahi duen zehaztuz. Lan-esparrua identifikatzea, proiektuaren mugak eta entregagarriak zehaztuz.
2. Denbora-lerroa eta mugarriak: Proiektuaren funtsezko jarduerak, zereginak eta mugarriak zehazten dituen denbora-lerro zehatza garatu. Ezarri data edo epe zehatzak zeregin bakoitza burutzeko eta proiektuaren mugarri garrantzitsuak lortzeko.
3. Baliabideen esleipena: Proiekturako behar diren baliabideak zehaztea, hala nola giza baliabideak, ekipoak, materialak eta finantzak. Baliabideak modu eraginkorrean esleitu behar direnean eskuragarri daudela ziurtatzeko eta proiektuaren eskakizunekin bat datozenak.
4. Rol eta erantzukizunak: Proiektuan parte hartzen duten taldekideen rolak eta erantzukizunak argi definitzea. Esleitu zeregin eta erantzukizun zehatzak pertsonei edo taldeei, denek inplementazio prozesuan duten zeregina ulertzen dutela ziurtatuz.

Proiektu bat arrakastaz ezartzeko urratsak

Urrats hauek jarraituz, proiektu bat arrakastaz gauzatzeko aukerak areagotu ditzakezu:

1. urratsa - Lortu guztiak orrialde berean: 

Proiektuaren kudeatzaile gisa, interes-talde guztiek proiektuaren plana, bere helburuak eta espero diren emaitzak argi ulertzea ziurtatu behar duzu. Taldeari proiektuaren plana helarazi, zalantzak argitu eta galderak edo kezkak bideratu ulermen partekatu bat ezartzeko.

2. urratsa - Proiektuaren plan zehatza garatu: 

Sortu proiektu-plan integral bat, parte hartzen duten zereginak, epeak, baliabideak eta mendekotasunak zehazten dituena. 

• Esate baterako, proiektuak marketin-kanpaina bat abiaraziko balu, planak merkatu-ikerketa, marketin-materialak diseinatzea, publizitate-kokapenak programatzea eta sare sozialetako kanpainak gauzatzea bezalako zereginak barne hartuko lituzke, zeregin bakoitzerako epe zehatzekin.

3. urratsa - Taldea elkartu eta lerrokatu: 

Parte hartu proiektuko taldea eta lerrokatu bere ahaleginak proiektuaren helburuetara. 

• Eginkizunak eta erantzukizunak argi eta garbi definitzea, taldekide bakoitzak bere zereginak ulertzen dituela eta proiektuaren arrakastan nola laguntzen duen ziurtatuz. 
• Komunikazio irekia eta talde-lana sustatzen dituen lankidetza-giroa sustatzea.

4. urratsa - Zereginak banatu eta lehentasunak ezarri: 

Banatu proiektuaren plana zeregin txikiago eta kudeagarrietan. Zereginen menpekotasunak zehaztea eta jarduera kritikoak identifikatzea. Ezarri lehentasunak eta ezarri zereginen exekuziorako sekuentzia logiko bat. 

Horrela, taldearen lana antola dezakezu eta zeregin batetik bestera joan-etorri egokia bermatu dezakezu.

5. urratsa - Denbora funtsezkoa da: 

Zeregin bakoitzaren hasiera eta amaiera datarekin denbora-lerro errealista bat sortu eta mugarriak ezarri behar dituzu lorpen nagusiak edo proiektuaren faseak markatzeko. Ziurtatu denbora-lerroak zereginen mendekotasunak eta baliabideen erabilgarritasuna kontuan hartzen dituela. Aldian-aldian kontrolatu aurrerapena denbora-lerroaren arabera eta egokitu behar den moduan.

6. urratsa - Baliabideak modu eraginkorrean esleitu: 

Baliabideak esleitzea, giza baliabideak, materialak eta ekipoak barne, zereginen eskakizunen arabera. Behar direnean baliabideak eskuragarri daudela eta proiektuaren aurrekontuarekin bat datozela ziurtatzea. Optimizatu baliabideen erabilera eraginkortasuna hobetzeko eta botila-lepoak minimizatzeko. 

7. urratsa - Aurrerapena kontrolatu eta arriskuak kudeatu: 

Egin jarraipena zereginen osaeran, identifikatu botila-lepoak eta zuzendu berehalako desbideratzeak. Arriskuak kudeatzeko estrategiak ezartzea, arrisku potentzialak identifikatuz, haien eragina ebaluatuz eta arintzeko planak garatuz. Arriskuen kudeaketaren ikuspegia aldizka berrikusi eta eguneratu proiektua aurrera doan heinean. 

8. urratsa - Komunikatu eta elkarlanean aritu:

Komunikazio eta lankidetza eraginkorrak arrakasta izateko gakoak dira. Denak eguneratu erregularrekin, bilerak antola ditzakezu gure aurrerapenak eztabaidatzeko eta iritzia eman diezaiokezu indarrari eusteko. 

Ez ahaztu gardentasuna eta arazoen konponketa proaktiboa direla zure arma sekretuak. Erabili ditzagun lankidetza-tresnak eta plataformak informazioa partekatzea errazagoa izan dadin.

9. urratsa - Egokitu eta egokitu:

Proiektuan zehar aldaketei malgua eta sentikorra izatea. Aurreikusi balizko erronkei eta egokitu plana horren arabera. 

Gure errendimendua aldian-aldian ebaluatuz eta esperientzietatik ikasiz, beharrezko doikuntzak egin ditzakezu proiektua bide onetik doala ziurtatzeko.

10. urratsa - Dokumentatu eta ikasi: 

Garrantzitsua da zuk eta zure taldeak egiten duzunaren, hartzen dituzun erabakien eta lortzen dituzun emaitzen dokumentazio egokia gordetzea. Atera inplementazio-prozesuan ikasitako ikasgaiak zure etorkizuneko proiektuak hobetzeko. Proiektuaren ondorengo berrikuspena egin proiektuaren arrakasta ebaluatzeko eta hobetzeko arloak identifikatzeko.

Proiektua gauzatzean saihestu beharreko 5 funtsezko gauza

Garrantzitsua da arrakasta oztopatu dezaketen hutsune eta erronkei buruz ezagutzea. Hona hemen proiektuaren ezarpenean saihestu beharreko funtsezko gauza batzuk: 

• Plangintza eskasa: Helburu argiak definitu, irismena zehaztu, proiektuaren plan zehatza sortu eta arrisku potentzialak identifikatu. Esaterako, planifikazio egokirik gabe ezartzea presaka atzerapenak eta aurrekontuak gainditzea eragin dezake.
• Komunikazio falta: Irudikatu talde bat proiektu batean lanean, baina inork ez daki besteek zer egiten duten. Komunikazio-kanal eraginkorrak ezartzea denok informatuta eta lerrokatuta mantentzeko. Aldian-aldian parte-hartzaileak eguneratu, elkarrizketa irekia bultzatu eta sortzen diren kezkak jorratu.
• Baliabideen esleipen desegokia: Lana egiteko behar adina pertsona edo material ez duzun egoera batean pentsatu behar duzu. Finantza, langileen eta ekipamenduen esleipen nahikoa ziurtatzea. Kontrolatu baliabideen erabilera eta egin doikuntzak botila-lepoak saihesteko eta gauzak ondo funtzionatzen jarraitzeko. 
• Eremuaren arrastoa: Imajinatu hasiera batean aurreikusitakoaz haratago hazten eta eboluzionatzen jarraitzen duen proiektu bat. Kudeatu arretaz aldaketa-eskaerak, haien eragina ebaluatuz onartu aurretik. Egon zentratu atzerapenak eta kostuak handitzea saihesteko.
• Arriskuen kudeaketa eza:  Arriskuak modu proaktiboan identifikatzea eta ebaluatzea, arintzeko estrategiak garatzea eta sortzen diren arriskuak kontrolatzea. Arriskuen kudeaketa baztertzeak ezusteko oztopoak ekar ditzake.

Proiektua Ezartzeko Plana Sortzeko Tresnak

AhaSlides tresna baliotsuak eskain ditzake proiektu bat inplementatzen laguntzeko:  

• Taldeen bilerak eta aurkezpenak: multimedia elementuak sar ditzakezu, hala nola irudiak, bideoak eta diagramak, proiektuaren eguneraketak, aurrerapenak eta mugarriak eraginkortasunez komunikatzeko. The funtzio interaktiboakBezala, zuzeneko inkestak, ariketak, eta Q & A, lagundu ikusleak parte hartzen eta denbora errealean iritziak biltzen.
• Proiektuaren egoeraren jarraipena: AhaSlides proiektuaren egoera ikusteko eta jarraitzeko tresnak eskaintzen ditu. Erabili dezakezu eskala ordinalak, diagramak, grafikoak eta aurrerapen-barrak proiektuaren mugarriak, burututako zereginak eta datozen epeak bistaratzeko. Horri esker, taldekideek proiektuaren aurrerapena erraz uler dezakete eta balizko oztopoak identifikatzen dituzte.
• Lankidetza eta ideia-jasa: Aurkezpen edo tailer interaktiboak sor ditzakezu, non taldekideek beren ideiak eman, ekarpenak eman eta eztabaidetan parte har ditzaten. Zuzenekoa bezalako ezaugarriak hodei hitza, eta galdera irekiek sormena sustatzen dute eta parte-hartze aktiboa sustatzen dute.

Gakoen eramatea 

Ondo gauzatutako proiektua gauzatzeko plan bat ezinbestekoa da ideiak errealitate bihurtzeko. Plan integral bat jarraituz, hutsune arruntak saihestuz eta tresna eta estrategia eraginkorrak erabiliz, proiektu-kudeatzaileek inplementazioaren konplexutasunetan arrakasta handiagoz nabiga dezakete. 

Galdera arruntak

Ref: Forbes | Taldelana.com