Proiektu bat kudeatzea orkestra bat zuzentzea bezalakoa da. Atal guztiek elkarrekin lan egin behar dute maisulan bat lortzeko. Baina dena ondo ateratzea benetako erronka da, besteak beste, piezak bat ez datozenak, akatsak gertatzen diren eta dena ordenatuta gelditzeko aukerarekin.
Hortxe dago Proiektuen kudeaketan (WBS) lanaren banaketa egitura sartzen da. Pentsa ezazu proiektuaren atal guztiak ondo funtzionatzen laguntzen duen zuzendariaren makila dela.
Blogeko argitalpen honetan, proiektuen kudeaketan Lanaren Banaketaren Egituraren kontzeptuan murgilduko gara, bere ezaugarri nagusiak aztertuz, adibideak emanez, bat sortzeko urratsak azalduz eta garapenean lagun dezaketen tresnak eztabaidatuz.
Edukien taula
- Zer da lanaren banaketa-egitura proiektuen kudeaketan?
- Proiektuen Kudeaketan Lanaren Banaketaren Egituraren funtsezko ezaugarriak
- WBS eta lan-matxuraren egutegiaren arteko desberdintasunak
- Proiektuen Kudeaketan Lanaren Banaketaren Egituraren Adibideak
- Nola sortu lanaren banaketa-egitura proiektuen kudeaketan
- Lanaren Banaketaren Egiturarako Tresnak Proiektuen Kudeaketan
- Behean line
AhaSlides-ekin aholku gehiago
Zer da lanaren banaketa-egitura proiektuen kudeaketan?
Proiektuen kudeaketan Work Breakdown Structure (WBS) proiektu bat zati txikiago eta kudeagarriagoetan banatzeko tresna da. Horri esker, proiektu-kudeatzaileek proiektua burutzeko beharrezkoak diren zereginak, entregagarriak eta lan-paketeak identifikatu ditzakete. Lortu beharrekoaren ikuspegi argi eta egituratua eskaintzen du.
WBS oinarrizko tresna da proiektuen kudeaketa egin beharrekoaren esparru argia eskaintzen duelako:
- Proiektuaren esparrua modu eraginkorrean planifikatu eta definitzea.
- Egin denbora, kostu eta baliabideen kalkulu zehatzak.
- Zereginak eta ardurak esleitu.
- Jarraitu aurrerapena eta identifikatu balizko arriskuak edo arazoak hasieran.
- Proiektuaren taldean komunikazioa eta lankidetza hobetzea.
Proiektuen Kudeaketan Lanaren Banaketaren Egituraren funtsezko ezaugarriak
WBS proiektua goi-maila gisa hasten da eta, ondoren, proiektuaren zati txikiagoak zehazten dituzten azpi-mailetan banatzen da. Maila hauek etapak, entregagarriak, zereginak eta azpiatazak izan ditzakete, eta horiek guztiak beharrezkoak dira proiektua burutzeko. Matxurak jarraitzen du proiektua modu eraginkorrean esleitu eta kudeatzeko bezain txikiak diren lan-paketeetan banatu arte.
WBS baten ezaugarri nagusiak hauek dira:
- Hierarkia: Proiektuaren elementu guztien ikuspegi bisuala eta zuhaitz-egituratua, maila gorenetik lan-pakete txikienetaraino.
- Elkarrekiko esklusibotasuna: WBSko elementu bakoitza bereizten da gainjartzerik gabe, erantzukizunen esleipen argiak bermatuz eta ahaleginak bikoizteak saihestuz.
- Definitutako emaitza: WBSren maila bakoitzak emaitza edo entrega zehaztua du, aurrerapena eta errendimendua neurtzea erraztuz.
- Lan paketeak: WBSko unitate txikienak, lan-paketeak nahikoa zehatzak dira proiektuko taldekideek zer egin behar den uler dezaten, kostuak eta denbora zehaztasunez kalkulatu eta ardurak esleitzeko.
WBS eta lan-matxuraren egutegiaren arteko desberdintasunak
Biak proiektuen kudeaketan funtsezko tresnak diren arren, helburu desberdinak dituzte.
Bien arteko bereizketa ulertzea funtsezkoa da proiektuaren plangintza eta exekuzio eraginkorra izateko.
| Feature | Lanaren Banaketaren Egitura (WBS) | Lanaren banaketaren egutegia (WBSchedule) |
| Fokatu | Zer da entregatzen da | Noiz entregatu da |
| Xehetasun maila | Xehetasun gutxiago (osagai nagusiak) | Xeheagoa (iraupenak, menpekotasunak) |
| Helburua | Proiektuaren esparrua eta entregagarriak zehazten ditu | Proiektuaren kronograma sortzen du |
| Entregagai | Dokumentu hierarkikoa (adibidez, zuhaitza) | Gantt diagrama edo antzeko tresna |
| analogia | Janari zerrenda (elementuak) | Otordu-plana (zer, noiz, nola prestatu) |
| Adibidea | Proiektuaren faseak, entregagarriak | Zereginen iraupenak, menpekotasunak |
Laburbilduz, Lanaren Banaketaren Egiturak hausten du "zer" proiektuaren —inplikatutako lan guztiak definituz—, lanaren matxuraren egutegia (edo proiektuaren egutegia) jorratzen duen bitartean "noiz" zeregin horiek denboran zehar programatuz.
Proiektuen Kudeaketan Lanaren Banaketaren Egituraren Adibideak
Proiektuen Kudeaketan Lan Banaketaren Egitura batek har ditzakeen formatu desberdinak daude. Hona hemen kontuan hartu beharreko ohiko mota batzuk:
1/ WBS kalkulu-orria:
Formatu hau aproposa da proiektu baten plangintza fasean hainbat zeregin edo jarduera ikusmen antolatzeko.
- Pros: Zereginak antolatzeko, xehetasunak gehitzeko eta aldatzeko erraza.
- Cons: Handi eta astun bihur daiteke proiektu konplexuetarako.
2/ WBS fluxu-diagrama:
Proiektuen kudeaketan lan-banaketa-egitura bat fluxu-diagrama gisa aurkezteak proiektuaren osagai guztien bistaratzea errazten du, talde, kategoria edo etapaka sailkatuta egon.
- Pros: Argi erakusten ditu zereginen arteko harremanak eta menpekotasunak.
- Cons: Baliteke proiektu sinpleetarako egokia ez izatea eta bisualki nahastuta egon daiteke.
3/ WBS zerrenda:
Zereginak edo epeak zerrendatzea zure WBSn aurrerapenaren jarraipena begirada batean jarraitzeko modu erraza izan daiteke.
- Pros: Sinplea eta zehatza, maila altuko ikuspegi orokorrak egiteko bikaina.
- Cons: Xehetasunak eta zereginen arteko harremanak falta ditu.
4/ WBS Gantt Diagrama:
Zure WBSrako Gantt diagrama-formatuak zure proiektuaren denbora-lerro argia eskaintzen du, proiektuaren egutegi osoa errazago ulertzeko.
- Pros: Bikaina proiektuaren kronograma eta programazioa ikusteko.
- Cons: Sortzeko eta mantentzeko ahalegin gehigarria eskatzen du.
Nola sortu lanaren banaketa-egitura proiektuen kudeaketan
Hona hemen proiektuen kudeaketan Lan Banaketaren Egitura bat sortzeko gida:
Proiektuen kudeaketan WBS sortzeko 6 urratsak:
- Proiektuaren irismena eta helburuak zehaztu: Argi eta garbi azaldu proiektuaren helburuak eta eman beharrekoa.
- Proiektuaren fase nagusiak identifikatzea: Banatu proiektua fase logiko eta kudeagarrietan (adibidez, plangintza, diseinua, garapena, probak, hedapena).
- Zerrendatu entrega nagusiak: Fase bakoitzaren barruan, identifikatu funtsezko irteerak edo produktuak (adibidez, dokumentuak, prototipoak, azken produktua).
- Deskonposatu entregagarriak zereginetan: Gehiago zatitu entrega bakoitza zeregin txikiago eta ekidigarrietan. Helburua 8-80 orduko epean kudea daitezkeen zereginak.
- Hondu eta findu: Berrikusi WBS osotasuna ikusteko, beharrezkoak diren zeregin guztiak sartuta daudela eta bikoiztasunik ez dagoela ziurtatuz. Egiaztatu maila bakoitzerako hierarkia argia eta definitutako emaitzak.
- Esleitu lan paketeak: Zeregin bakoitzaren jabetza argia definitu, norbanakoei edo taldeei esleitu.
Aholku onenak:
- Emaitzetan arreta jarri, ez ekintzetan: Zereginek lortu beharrekoa deskribatu behar dute, ez urrats zehatzak. (adibidez, "Idatzi erabiltzailearen eskuliburua" "Idatzi argibideak" ordez).
- Mantendu kudeagarria: Helburua 3-5 maila hierarkia lortzeko, xehetasunak argitasunarekin orekatuz.
- Erabili irudiak: Diagramek edo diagramek ulermena eta komunikazioa lagun dezakete.
- Lortu iritzia: Inplikatu taldekideek WBS berrikusten eta hobetzen, guztiek beren rolak ulertzen dituztela ziurtatuz.
Lanaren Banaketaren Egiturarako Tresnak Proiektuen Kudeaketan
Hona hemen WBS bat sortzeko erabiltzen diren tresna ezagun batzuk:
1.Microsoft proiektua
Microsoft Project – Proiektuak kudeatzeko software liderra, erabiltzaileei WBS diagrama zehatzak sortzeko, aurrerapenari jarraipena egiteko eta baliabideak modu eraginkorrean kudeatzeko aukera ematen dien.
2. Idatzi
Greba Hodeian oinarritutako proiektuak kudeatzeko tresna bat da, WBS sortzeko funtzionaltasun sendoak eskaintzen dituena, lankidetza eta denbora errealeko proiektuen jarraipena egiteko funtzioekin batera.
3. Lucidchart
Lucidchart WBS diagramak, fluxu-diagramak eta bestelako antolakuntza-diagramak sortzeko diagrama eta datuen bistaratzea eskaintzen duen lan-espazio bisual bat da.
4. Trello
Trello – Txarteletan oinarritutako proiektuak kudeatzeko tresna malgua, non txartel bakoitzak WBSren ataza edo osagai bat irudika dezakeen. Aproposa da ikusizko zereginen kudeaketarako.
5. MindGenius
MindGenius – Buru-mapa, proiektuen plangintza eta zereginen kudeaketara bideratutako proiektuak kudeatzeko tresna, WBS grafiko zehatzak sortzeko aukera ematen duena.
6. Smartsheet
Smartsheet – Lineako proiektuak kudeatzeko tresna bat, kalkulu-orri baten erabilera erraztasuna eta proiektuen kudeaketa-multzo baten funtzionaltasuna uztartzen dituena, WBS txantiloiak sortzeko aproposa.
Behean line
Lanaren Banaketa Egitura tresna garrantzitsua da proiektuen kudeaketan. Proiektu bat kudeatzeko errazagoa den zeregin txikiagotan antolatzen laguntzen du. WBSk proiektuaren helburuak eta entregagarriak ere argi ditzake eta plangintza, baliabideen esleipena eta aurrerapenen jarraipena eraginkorragoa izan daiteke.
💡Nekatuta al zaude WBS bat sortzeko modu zahar eta aspergarri berarekin? Beno, gauzak aldatzeko garaia da! bezalako tresna interaktiboekin AhaSlides, zure WBS hurrengo mailara eraman dezakezu. Imajinatu zure taldearen iritzia denbora errealean ideia-jasa egitea eta biltzea, ingurune erakargarri eta interaktibo bat sortuz. Kolaboratuz, zure taldeak morala areagotzen duen eta guztion ideiak entzuten direla ziurtatzen duen plan integralagoa sor dezake. 🚀 Arakatu gure txantiloiak gaur zure proiektuen kudeaketa estrategia hobetzeko!
Ref: Forbes | Adobe | Proiektu-kudeatzailea
