Proiektuak kudeatzen, negozio bat zuzentzen edo autonomo gisa lan egiten ari zaren ala ez, proiektuak ezinbesteko zeregina du zure negozio ereduaren hazkundea bultzatzeko. Modu egituratu eta sistematikoa eskaintzen du proiektuaren errendimendua ebaluatzeko, hobetu behar diren arloak zehazteko eta emaitza optimoak lortzeko. 

Honetan blog post, proiektuaren ebaluazioan sakonduko dugu, haren definizioa, onurak, funtsezko osagaiak, motak, proiektuen ebaluazio-adibideak, ebaluazioaren osteko txostenak ezagutuko ditugu eta proiektuaren ebaluazio-prozesu bat sortuko dugu.

Azter dezagun proiektuen ebaluazioak nola eraman dezakeen zure negozioa altuera berrietara.

Edukien aurkibidea

• Zer da Proiektuen Ebaluazioa?
• Proiektuaren ebaluazioaren onurak
• Proiektuaren ebaluazioaren funtsezko osagaiak
• Proiektuen Ebaluazio Motak
• Proiektuaren Ebaluazio Adibideak
• Urratsez urrats Proiektuaren Ebaluazioa Sortzeko
• Ondorengo ebaluazioa (txostena) 
• Proiektuen Ebaluazio Txantiloiak
• Gakoen eramatea
• Maiz egiten diren galderak

Parte-hartze hobea lortzeko aholkuak

• Project Management
• Planning Poker Online
• Proiektuak kudeatzeko softwarea

Zer da Proiektuen Ebaluazioa?

Proiektuaren ebaluazioa proiektu baten errendimendua, eraginkortasuna eta emaitzen ebaluazioa da. Proiektuak bere helburuak aztertzen dituen eta arrakasta-irizpideak betetzen dituen ikusteko datuak biltzen ditu. 

Proiektuaren ebaluazioa Irteerak eta entregagarriak neurtzeaz haratago doa; proiektuak sortzen duen eragin orokorra eta balioa aztertzen ditu.

Funtzionatu eta ez zuenetik ikasiz, erakundeek beren plangintza hobetu eta aldaketak egin ditzakete hurrengoan emaitza hobeak lortzeko. Atzera pauso bat ematea bezalakoa da irudi handiagoa ikusteko eta gauzak are arrakastatsuagoak nola egin jakiteko.

Proiektuaren ebaluazioaren onurak

Proiektuen ebaluazioak erakunde baten arrakasta eta hazten laguntzen duten hainbat onura gako eskaintzen ditu, besteak beste:

• Erabakiak hartzea hobetzen du: Erakundeei proiektuen errendimendua ebaluatzen, hobetzeko arloak identifikatzen eta arrakasta edo porrota eragiten duten faktoreak ulertzen laguntzen die. Beraz, baliabideen esleipenari, proiektuen lehenespenari eta plangintza estrategikoari buruzko erabaki informatuak har ditzakete.
• Proiektuaren errendimendua hobetzen du: Proiektuen ebaluazioaren bidez, erakundeek beren proiektuen indarguneak eta ahuleziak identifikatu ditzakete. Horri esker, neurri zuzentzaileak ezar ditzakete proiektuaren emaitzak hobetzeko.
• Arriskuak arintzen laguntzen du: Proiektuaren aurrerapena aldizka ebaluatuz, erakundeek arrisku potentzialak identifikatu ditzakete eta irtenbideak har ditzakete proiektuen atzerapenak, aurrekontuak gainditzeko eta ustekabeko beste arazo batzuk murrizteko.
• Sustatzen du Etengabeko hobekuntza: Proiektuen porrotak aztertuz, erakundeek proiektuak kudeatzeko praktikak hobetu ditzakete, hobekuntzarako ikuspegi errepikakor honek berrikuntza, eraginkortasuna eta proiektuaren arrakasta orokorra bultzatzen du.
• Interesdunen parte-hartzea eta gogobetetasuna hobetzen ditu: Emaitzak ebaluatzeak eta interesdunen iritziak biltzeak aukera ematen die erakundeei euren beharrak, itxaropenak eta gogobetetze-mailak ulertzea. 
• Gardentasuna sustatzen du: Ebaluazioaren emaitzak interes-taldeei helarazi diezaieke, gardentasuna erakutsiz eta konfiantza sortuz. Emaitzek proiektuaren errendimenduaren ebaluazio objektiboa eskaintzen dute, proiektuak helburu estrategikoekin bat egiten dutela eta baliabideak eraginkortasunez erabiltzen direla bermatuz. 

Proiektuaren ebaluazioaren funtsezko osagaiak

1/ Helburu eta irizpide argiak

Proiektuaren ebaluazioa arrakasta neurtzeko helburu eta irizpide argiak ezartzen hasten da. Helburu eta irizpide hauek ebaluaziorako esparru bat eskaintzen dute eta proiektuaren helburuekin bat etortzea bermatzen dute.

Hona hemen proiektuaren ebaluazio planaren adibide eta galdera batzuk, helburu eta irizpide argiak zehazten lagun dezaketenak:

Helburu argiak definitzeko galderak:

1. Zein helburu zehatz lortu nahi ditugu proiektu honekin?
2. Zein emaitza edo emaitza neurgarri lortu nahi ditugu?
3. Nola neurtu dezakegu proiektu honen arrakasta?
4. Helburuak errealistak eta lor daitezkeen baliabide eta denbora-epearen barruan?
5. Helburuak bat datoz erakundearen lehentasun estrategikoekin?

Ebaluazio irizpideen adibideak:

1. Kostu-eraginkortasuna: Proiektua esleitutako aurrekontuaren barruan egin den eta diruaren balioa eman duen ebaluatzea.
2. Timeline: Proiektua aurreikusitako egitarauaren barruan burutu eta mugarriak bete diren ebaluatzea.
3. Kalitatea: Proiektuaren entregak eta emaitzak aurrez zehaztutako kalitate estandarrak betetzen dituzten aztertzea.
4. Interesdunen gogobetetasuna: Bildu interesdunen iritziak, proiektuaren emaitzekin duten gogobetetze maila neurtzeko.
5. eragina: Proiektuak erakundean, bezeroetan eta komunitatean duen eragin zabalagoa neurtzea.

2/ Datuen Bilketa eta Azterketa

Proiektuaren ebaluazio eraginkorra proiektuaren errendimendua ebaluatzeko datu garrantzitsuak biltzean oinarritzen da. Horrek datu kuantitatiboak eta kualitatiboak biltzea barne hartzen du hainbat metodoren bidez, hala nola inkestak, elkarrizketak, behaketak eta dokumentuen azterketa. 

Ondoren, bildutako datuak aztertzen dira proiektuaren indarguneak, ahuleziak eta errendimendu orokorra ezagutzeko. Hona hemen datuak biltzeko eta aztertzeko prestatzerakoan galdera adibide batzuk:

• Zein datu zehatz bildu behar dira proiektuaren errendimendua ebaluatzeko?
• Zein metodo eta tresna erabiliko dira eskatutako datuak biltzeko (adibidez, inkestak, elkarrizketak, behaketak, dokumentuen azterketa)?
• Zeintzuk dira datuak bildu behar dituzten eragile nagusiak?
• Nola egituratu eta antolatuko da datuak biltzeko prozesua zehaztasuna eta osotasuna bermatzeko?

3/ Errendimenduaren Neurketa

Errendimenduaren neurketak proiektuaren aurrerapena, irteerak eta emaitzak baloratzea dakar ezarritako helburu eta irizpideei buruz. Errendimendu-adierazle gakoen (KPI) jarraipena eta proiektuak egutegiekin, aurrekontuekin, kalitate-estandarrekin eta interesdunen eskakizunekin betetzen duen ebaluazioa barne hartzen ditu.

4/ Stakeholder Engagement

Interesdunak proiektuak zuzenean edo zeharka eragiten dion edo bere emaitzetan interes handia duten pertsonak edo taldeak dira. Proiektuaren babesleak, taldekideak, azken erabiltzaileak, bezeroak, komunitateko kideak eta beste alderdi garrantzitsu batzuk izan ditzakete. 

Interes-taldeak proiektuaren ebaluazio-prozesuan parte hartzea esan nahi du haiek inplikatzea eta haien ikuspuntuak, iritziak eta ikuspegiak bilatzea. Interesdunek parte hartuz, haien ikuspuntu eta esperientzia anitzak kontuan hartzen dira, ebaluazio integralagoa bermatuz.

5/ Txostena eta Komunikazioa

Proiektuaren ebaluazioaren azken funtsezko osagaia ebaluazioaren emaitzen txostena eta komunikazioa da. Honek ondorioak, ondorioak eta gomendioak aurkezten dituen ebaluazio-txosten integral bat prestatzea dakar. 

Ebaluazioaren emaitzen komunikazio eraginkorrak bermatzen du interesdunek proiektuaren errendimenduari, ikasitako ikasgaiei eta hobetu daitezkeen arloei buruz informatzen dutela.

Proiektuen Ebaluazio Motak

Oro har, lau proiektuen ebaluazio mota nagusi daude:

#1 - Errendimenduaren Ebaluazioa

Ebaluazio mota hau proiektu baten errendimendua baloratzean oinarritzen da, bere atxikimenduaren arabera proiektuen planak, egutegiak, aurrekontuak, kalitate estandarrak. 

Proiektuak bere helburuak betetzen dituen, aurreikusitako emaitzak ematen dituen eta baliabideak eraginkortasunez erabiltzen dituen aztertzen du.

#2 - Emaitzen ebaluazioa

Emaitzen ebaluazioak proiektu baten eragin eta emaitza zabalagoak ebaluatzen ditu. Berehalako emaitzak baino haratago begiratzen ditu eta proiektuak epe luzerako emaitzak eta onurak aztertzen ditu. 

Ebaluazio mota honek proiektuak lortu duen ala ez kontuan hartzen du nahi diren helburuak, sortu aldaketa positiboak, eta lagundu aurreikusitako inpaktuak.

#3 - Prozesuaren Ebaluazioa

Prozesuaren ebaluazioak proiektuaren ezarpen-prozesuaren eraginkortasuna eta efizientzia aztertzen ditu. Proiektuaren kudeaketa ebaluatzen du estrategiak, metodologiak, eta planteamendu proiektua gauzatzeko erabiltzen da. 

Ebaluazio mota hau proiektuen plangintzan, exekuzioan, koordinazioan eta komunikazioan hobetzeko arloak identifikatzean oinarritzen da.

#4 - Eraginaren Ebaluazioa

Eraginaren ebaluazioa emaitzen ebaluazioa baino haratago doa eta proiektuarena zehaztea du helburu erlazio kausala ikusitako aldaketekin edo eraginekin. 

Lortutako emaitzei eta inpaktuei proiektua zenbateraino egotzi daitekeen ulertu nahi du, kanpoko faktoreak eta balizko azalpen alternatiboak kontuan hartuta.

* Oharra: Ebaluazio mota hauek konbinatu edo egokitu daitezke proiektuaren behar eta testuinguru zehatzetara egokitzeko. 

Proiektuaren Ebaluazio Adibideak

Proiektuen ebaluazio-adibide desberdinak hauek dira:

#1 - Errendimenduaren Ebaluazioa 

Eraikuntza proiektu batek eraikin bat epe eta aurrekontu zehatz batean osatzea du helburu. Errendimenduaren ebaluazioak proiektuaren aurrerapena, eraikuntza-egutegiarekiko atxikimendua, lanaren kalitatea eta baliabideen erabilera ebaluatuko ditu. 

#2 - Emaitzen ebaluazioa

Irabazi-asmorik gabeko erakunde batek auzo desabantailetan alfabetatze tasak hobetzeari buruzko garapen komunitarioko proiektu bat ezartzen du. Emaitzen ebaluazioak alfabetatze-mailak, eskola-asistentzia eta komunitatearen parte-hartzea balioestea ekarriko luke. 

#3 - Prozesuaren Ebaluazioa - Proiektuen Ebaluazio Adibideak

IT proiektu batek software sistema berri bat ezartzea dakar enpresa baten sailetan. Prozesuaren ebaluazioak proiektuaren ezarpen-prozesuak eta jarduerak aztertuko ditu.

#4 - Eraginaren Ebaluazioa

Osasun publikoko ekimen batek gaixotasun zehatz baten prebalentzia murriztea du xede biztanleria batean. Eraginaren ebaluazioak proiektuaren ekarpena ebaluatuko luke gaixotasun-tasak murrizteko eta komunitatearen osasun-emaitzen hobekuntzan.

Urratsez urrats Proiektuaren Ebaluazioa Sortzeko

Hona hemen urratsez urrats proiektuaren ebaluazioa sortzen laguntzeko:

1/ Xedea eta Helburuak zehaztu

• Adierazi argi eta garbi ebaluazioaren helburua, hala nola, proiektuaren errendimendua edo emaitzak neurtzea.
• Ezarri ebaluazioaren xedearekin bat datozen helburu zehatzak, lortu nahi duzunari arreta jarriz.

2/ Ebaluazio-irizpideak eta adierazleak identifikatzea

• Proiektuaren ebaluazio-irizpideak identifikatzea. Hauek izan ditzakete errendimendua, kalitatea, kostua, ordutegia betetzea eta interesdunen gogobetetasuna.
• Irizpide bakoitzerako adierazle neurgarriak definitzea, datuak biltzea eta aztertzea errazteko.

3/ Datuak biltzeko metodoak planifikatzea

• Identifikatu datuak biltzeko metodoak eta tresnak, hala nola inkestak, elkarrizketak, behaketak, dokumentuen azterketa edo dauden datu-iturriak.
• Galdetegiak, elkarrizketa-gidak, behaketa-zerrendak edo beharrezko datuak biltzeko beste tresna batzuk diseinatu. Ziurtatu argiak, zehatzak eta informazio garrantzitsua biltzera bideratuta daudela.

4/ Datuak biltzea

• Aurreikusitako datuak biltzeko metodoak ezartzea eta beharrezko informazioa biltzea. Ziurtatu datu-bilketa koherentziaz eta zehaztasunez egiten dela emaitza fidagarriak lortzeko. 
• Datuak biltzeko lagin-tamaina egokia eta xede-talde interesatuak kontuan hartu.

5/ Datuak aztertu

Datuak bildu ondoren, aztertu informazio esanguratsuak lortzeko. Erremintak eta teknikak erabil ditzakezu datuak interpretatzeko eta ereduak, joerak eta funtsezko aurkikuntzak identifikatzeko. Ziurtatu analisia ebaluazio-irizpideekin eta helburuekin bat datorrela.

6/ Ondorioak atera eta gomendioak egin

• Ebaluazioaren emaitzen arabera, proiektuaren errendimendua amaitu.
• Hobekuntzarako gomendio ekingarriak egitea, proiektuaren eraginkortasuna hobetzeko arlo edo estrategia zehatzak nabarmenduz.
• Ebaluazio-prozesua, ondorioak, ondorioak eta gomendioak aurkezten dituen txosten integral bat prestatzea.

7/ Emaitzak komunikatu eta partekatu 

• Partekatu ebaluazioaren emaitzak interes-talde garrantzitsuekin eta erabakiak hartzen dituztenekin.
• Erabili aurkikuntzak eta gomendioak etorkizuneko proiektuen plangintza, erabakiak hartzeko eta etengabeko hobekuntzarako.

Ondorengo ebaluazioa (txostena) 

Proiektuaren ebaluazioa amaitu baduzu, jarraipen-txosten bat egiteko garaia da ebaluazio-prozesuaren, haren emaitzen eta proiektuetarako inplikazioen ikuspegi orokorra emateko. 

Hona hemen ebaluazioaren ondorengo txostenak egiteko kontuan izan behar dituzun puntuak:

• Eman ebaluazioaren laburpen zehatza, bere helburua, funtsezko ondorioak eta gomendioak barne.
• Ebaluazio-ikuspegia zehaztea, datuak biltzeko metodoak, tresnak eta erabilitako teknikak barne.
• Ebaluazioaren ondorio eta ondorio nagusiak aurkeztea.
• Nabarmendu lorpen esanguratsuak, arrakastak eta hobetzeko arloak.
• Eztabaidatu ebaluazioaren aurkikuntzen eta gomendioen ondorioak proiektuaren plangintzarako, erabakiak hartzeko eta baliabideen esleipenerako.

Proiektuen Ebaluazio Txantiloiak

Hona hemen proiektuaren ebaluazio-txantiloi orokorra. Zure proiektuaren eta ebaluazio-beharretan oinarrituta pertsonaliza dezakezu:

Gakoen eramatea 

Proiektuaren ebaluazioa proiektu baten errendimendua, emaitzak eta eraginkortasuna ebaluatzen laguntzen duen prozesu kritikoa da. Ondo funtzionatu zuenari, hobetzeko arloei eta ikasitako ikasgaiei buruzko informazio baliotsua eskaintzen du. 

Eta ez ahaztu AhaSlides ebaluazio-prozesuan zeresan handia dute. Guk ematen dugu aurrez egindako txantiloiak batera funtzio interaktiboak, datuak biltzeko eta interes-taldeak parte hartzeko erabil daitekeena! Azter dezagun!

Galdera arruntak

Ref: Project Manager | Eval Komunitatea | AHRQ