اگر در یک تیم کاری جدید در محل کار یا یک تیم پروژه جدید شرکت می‌کنید، آنها می‌توانند فردی از بخش‌های دیگر یا شرکت‌های دیگری باشند که ممکن است قبلاً با آنها آشنایی نداشته باشید یا با آنها کار نکرده باشید، و می‌خواهید مطمئن شوید که آمادگی برای تعهد و سرمایه گذاری مهارت ها و ایده های خود برای تیم - به خصوص اگر آن تیم دارای عملکرد بالا باشد. بنابراین، برگزاری یک جلسه برای جمع آوری هم تیمی های جدید ضروری است.
با این حال، جای تعجب نیست اگر کمی احساس ناراحتی و عصبی کنید، زیرا حتی باتجربه‌ترین متخصصان هنگام ملاقات اولیه با یک تیم جدید دچار عصبانیت می‌شوند. اگر رهبر هستید و نگران عدم برگزاری جلسات مقدماتی بهره وری هستید.
این مقاله راهنمای کامل، مثال‌ها و نکاتی را در مورد آنچه که جلسات مقدماتی را موفق می‌کند به شما ارائه می‌دهد.
در این مقاله یاد خواهید گرفت
- جلسه مقدماتی چیست؟
- هدف جلسه مقدماتی چیست؟
- چگونه یک جلسه مقدماتی موثر راه اندازی کنیم
- نکاتی برای راه اندازی یک جلسه مقدماتی با موفقیت
- نکات کلیدی
جلسه معارفه چیست؟
یک جلسه معارفه یا معارفه وقتی صحبت از معرفی تیم به میان می‌آید، زمانی که اولین بار است که اعضای تیم و رهبران آنها به طور رسمی یکدیگر را ملاقات می‌کنند تا مشخص کنند که آیا افراد درگیر می‌خواهند یک رابطه کاری ایجاد کنند و به تیم متعهد شوند یا خیر، همین معنا را دارد. آینده.
هدف آن این است که به اعضای تیم زمان بدهد تا با هم بمانند تا با پیشینه، علایق و اهداف هر شرکت کننده آشنا شوند. بسته به ترجیح خود و تیمتان، می توانید جلسات مقدماتی را به صورت رسمی یا غیررسمی تنظیم کنید.
یک دستور کار استاندارد جلسه مقدماتی شامل موارد زیر است:
- هدف جلسه را معرفی کنید
- معرفی رهبران و تک تک اعضا
- در مورد قوانین تیم، کار، مزایا و درمان ها بحث کنید...
- وقت آن است که چند بازی انجام دهیم
- جلسات را خاتمه دهید و اقدامات بعدی را انجام دهید
هدف از جلسات معارفه چیست؟
مقدمه ها را فقط به عنوان کادری برای بررسی نبینید. از این زمان برای ایجاد ارتباطات واقعی، به دست آوردن بینش منحصر به فرد و ایجاد چارچوبی برای کار گروهی بی عیب و نقص استفاده کنید. جلسات معرفی فوق العاده هستند:
- کار تیمی و انسجام تیم را تقویت کنید
اولین هدف جلسات معارفه، نزدیک کردن غریبه‌ها به هم‌تیمی‌ها است. اگر قبلاً هرگز یکدیگر را ندیده‌اید و اطلاعات کمی در مورد آنها دارید، انسجام و ارتباط کمی وجود خواهد داشت که می‌تواند بر روحیه تیمی و بهره‌وری تأثیر بگذارد. وقتی افراد بتوانند در مورد قوانین تیمی، پاداش‌ها و تنبیه‌های مناسب بحث و تبادل نظر کنند، یا بدانند که رهبرانشان افرادی منصف و وفادار هستند، هم‌تیمی‌هایشان فروتن، قابل اعتماد، همدل و موارد دیگر هستند، اعتماد ایجاد می‌شود و یک محیط کاری مثبت در بین تیم ایجاد می‌شود.
- تنش و ناهنجاری را بشکنید
اگر کارمندان در محیط کاری تحت فشار کار کنند، احتمالاً بهره وری کاهش می یابد. همچنین اگر کارمندان به جای اینکه از آنها الهام بگیرند، رهبر خود را بترسانند خوب نیست. جلسات مقدماتی می تواند به تیم های جدید کمک کند تا در به اشتراک گذاشتن ایده ها و نظرات خود اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند. آنها همچنین به راحتی شروع به دوستیابی، برقراری ارتباط، و کاهش بی دست و پا برای همکاری بیشتر می کنند. به عنوان مثال، یکی از اعضای تیم در زمانی که نمی توانند ضرب الاجل را رعایت کنند، در صحبت کردن و درخواست کمک تردیدی ندارند.
- به ساختار و هماهنگ کردن استانداردها و شیوه ها کمک کنید
تاکید بر قوانین و مقررات بخش مهمی از اولین جلسات معارفه است. ناتوانی در بیان شفاف، منصفانه و سرراست در ابتدای کار تیمی می‌تواند منجر به تعارض و عدم ارتباط تیم شود. برعکس، اگر بتوانید کاری کنید که تیم به دنبال آن باشد استانداردها و رویه ها، به دلیل اثربخشی و کارایی یک تیم، کارایی منابع وجود خواهد داشت و در عین حال رضایت شغلی را در بین اعضای تیم که بخشی از یک تیم منسجم هستند افزایش می دهد.
چگونه یک جلسه مقدماتی موثر راه اندازی کنیم
جلسات مقدماتی می توانند از روند استاندارد برنامه ریزی جلسات پیروی کنند 5 ps: هدف, برنامه ریزی, تهیه, مشارکتو پیشرفت. بسته به محدودیت زمانی، تعداد شرکت‌کنندگان، پیشینه تیم و منابع خود، می‌توانید جلسات مقدماتی رسمی یا معمولی ترتیب دهید. اولین برداشت مهم است. احترام و اعتماد بیشتری که اعضای تیم شما در جلسات سازماندهی شده و با ملاحظه نشان می دهند قدردانی می کنند.
- هدف
این در مورد تعیین اهداف برای جلسات است. زمانی که اهداف جلسات را فهرست می‌کنید واضح و مختصر باشید تا در صورت پرت شدن حواس یکی از شرکت‌کنندگان با فعالیت‌های نامرتبط، بتوانید به راحتی همه را به تمرکز برگردانید. می توانید با ترتیب دادن یک هرم هدف که هر مجموعه از اهداف را در سطوح مختلف مشخص می کند، ساختار اهداف را در نظر بگیرید.
- برنامه ریزی
اولین کاری که رهبران جدید تیم باید انجام دهند، برنامه‌ریزی جزئیات یا تدوین دستور کار است. وقتی چیزی برای ارجاع دارید، تلاش برای به خاطر سپردن همه چیز به تنهایی استرس را کاهش می‌دهد. می‌توانید با استفاده از یک نمایش اسلاید از طریق پاورپوینت، یک الگو ایجاد کنید. یا کارت های نشانه دست نویس.
- تهیه
این بخش شامل فعالیت‌هایی مانند تهیه‌ی متن معرفی جلسه و بررسی دستور جلسه قبل از شروع جلسه‌ی رسمی است. با پشتیبانی از یادداشت‌های سخنران یا متن سخنرانی، وقتی ناگهان حواستان پرت می‌شود، بیان تمام اطلاعات کلیدی و تمرکز روی دستور جلسه برای شما آسان‌تر خواهد بود.
- مشارکت
فراموش نکنید که اعضای جدید را به پرسیدن سؤال و شرکت در فعالیت های تعاملی در طول جلسات تشویق کنید. اگر دیگران تا این حد مردد به نظر می رسند، از آنها نظر بخواهید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد تیم شانس صحبت کردن را دارند نه اینکه فقط روی اعضای برونگرا تمرکز کنند. می توانید یک نظرسنجی زنده برگزار کنید تا برخی از درونگراها بتوانند نظرات خود را مستقیماً به اشتراک بگذارند.
- پیشرفت
شما باید جلسه خود را با خلاصه ای به پایان برسانید و اقدامات لازم را برای مراحل بعدی اطلاع دهید. و، پیگیری بعد از یک جلسه بخش مهمی است، می توانید تصمیم نهایی را در نظر بگیرید و آنها را مستند کنید.
نکاتی برای راه اندازی یک جلسه مقدماتی با موفقیت
- از یک ابزار ارائه تعاملی استفاده کنید
در روز اول احساس خجالتی یا ناخوشایندی می کنید؟ با استفاده از یک ابزار ارائه تعاملی مانند AhaSlides می توانید جلسات مقدماتی خود را 100 برابر سرگرم کننده تر کنید!
ده‌ها راه برای انجام این کار وجود دارد، اما ما این طرح کلی را برای شکستن سریع یخ توصیه می‌کنیم:
- با یک اسلاید مقدمه شروع کنید.
- با آزمون‌هایی در مورد خودتان با امتیاز و تابلوی امتیازات چیزها را ادویه کنید.
- در پایان با یک اسلاید پرسش و پاسخ پایان دهید، جایی که همه می توانند چیزهایی را که در مورد شما تعجب کرده اند بپرسند.
با پلتفرم ارائه تعاملی AhaSlides، می‌توانید مقدمه‌ای قانع‌کننده ایجاد کنید که مردم را به ماه پرواز می‌دهد. این الگو را در اینجا امتحان کنید:
- یک مقدمه را با «ما"
این تیم بر اساس همکاری بین اعضای تیم برای دستیابی به اهداف مشترک کار می‌کند، نه برای نشان دادن استعدادهای شخصی. بنابراین، تأکید بر حس فرهنگ «ما» بسیار مهم است. سعی کنید تا حد امکان در اسلایدهای مقدماتی و کل جلسات، به جز معرفی شخصی، از «ما» به جای «من» استفاده کنید. این در نهایت تیم را به همکاری مؤثرتر تشویق می‌کند زیرا آنها درک می‌کنند که یک دیدگاه منسجم را به اشتراک می‌گذارند و بیشتر به کار برای تیم متعهد هستند تا برای خودشان.
- هم تیمی های خود را سرگرم کنید
چگونه جلسات مقدماتی را به هیجان‌انگیزترین شکل شروع کنیم؟ از آنجایی که همه اعضا با یکدیگر تازه آشنا شده‌اند، به عنوان میزبان، می‌توانید با چند مقدمه‌چینی سریع شروع کنید. همچنین می‌توانید ۲ تا ۳ بازی و آزمون و جلسات طوفان فکری ترتیب دهید تا دیگران فرصت داشته باشند شخصیت، استعدادها و تفکر خود را به اشتراک بگذارند؛ با دیگران ارتباط برقرار کرده و همکاری کنند تا انسجام تیمی و فرهنگ و ارتباط در محل کار بهبود یابد. به عنوان مثال، می‌توانید بازی‌هایی مانند حلقه قدردانی, لاشخور شکار می کند، آیا ترجیح می دهید ...
- مدیریت زمان
معمولاً جلسات بسیار پربار می‌توانند از ۱۵ تا ۴۵ دقیقه طول بکشند، به خصوص جلسات معارفه که باید در ۳۰ دقیقه کنترل شوند. این زمان برای هم‌تیمی‌های جدید کافی است تا با یکدیگر آشنا شوند، خود را به طور خلاصه معرفی کنند و در چند فعالیت ساده و سرگرم‌کننده‌ی تیم‌سازی با یکدیگر همکاری کنند. همچنین برای بخش‌های مختلف محدودیت زمانی تعیین کرده‌اید تا مطمئن شوید که وقتتان تمام نمی‌شود در حالی که هنوز مطالب زیادی برای پوشش دادن دارید.
نکات کلیدی
برای تیم شما مفید است که با بهره‌گیری از جلسات مقدماتی، کار تیمی را با یک تیم جدید آغاز کند. برگزاری اولین جلسه می‌تواند چالش‌برانگیز و دلهره‌آور باشد. وقتی در فرآیند آماده‌سازی هستید، حتی اگر در پاورپوینت استاد هستید، از درخواست کمک دریغ نکنید. قطعاً می‌توانید با این کار، کار خود را آسان‌تر کرده و روز خود را نجات دهید. AhaSlides.
پرسش و پاسخهای متداول
در جلسه معارفه درباره چه چیزی صحبت می کنید؟
1. یخ شکن - با یک سوال یا فعالیت سرگرم کننده در مورد یخ شکن شروع کنید تا به افراد کمک کنید تا خود را شل کنند. آن را روشن نگه دارید!
2. پیشینه حرفه ای - از هر فرد بخواهید تا سفر شغلی خود را به اشتراک بگذارد، از جمله نقش ها و تجربیات گذشته.
3. مهارت ها و علایق - فراتر از مهارت های کاری، سرگرمی ها، علایق یا زمینه های تخصص اعضای تیم را در خارج از 9-5 بیابید.
4. ساختار تیم - نقش ها و اینکه چه کسی مسئول چه چیزی در سطح بالا است را مشخص کنید. نحوه کار تیم را با هم روشن کنید.
5. اهداف و اولویت ها - اهداف تیمی و سازمانی برای 6-12 ماه آینده چیست؟ نقش های فردی چگونه کمک می کنند؟
چگونه یک جلسه معارفه را تشکیل می دهید؟
در اینجا یک راه برای ساختار جلسه مقدماتی شما وجود دارد:
1. خوش آمدید و یخ شکن (5-10 دقیقه)
2. مقدمه (10-15 دقیقه)
3. سابقه تیمی (5-10 دقیقه)
4. انتظارات تیم (5-10 دقیقه)
5. پرسش و پاسخ (5 دقیقه)
هنگام افتتاح جلسه چه می گویید؟
در اینجا چند پیشنهاد برای صحبت در هنگام افتتاح یک جلسه مقدماتی وجود دارد:
.1. خوش آمد گویی و معرفی:
"به همه خوش آمدید و از اینکه امروز به ما ملحق شدید متشکرم. ما هیجان زده هستیم که کارها را شروع کنیم"
2. شروع یخ شکن:
"باشه، بیایید با یک سوال یخ شکن خفیف راحت شویم..."
3. پیش نمایش مراحل بعدی:
"بعد از امروز ما موارد اقدام را پیگیری خواهیم کرد و برنامه ریزی کار خود را شروع خواهیم کرد."
