مدیریت پروژه چیست؟ | همه چیزهایی که در سال 2024 باید بدانید

غرق شدن در ضرب الاجل؟ احساس غرق شدن می کنید؟ استاد مدیریت پروژه در سال 2024 و روش کار خود را متحول کنید.

طی قرن‌ها، سیستم حمل و نقل سریع منطقه خلیج سانفرانسیسکو (BART) با 400,000 سوار در روز یکی از موفق‌ترین پروژه‌ها بوده است و Bechtel مدیر پروژه پیشرو در پروژه‌های ساخت و ساز و مهندسی عظیم در جهان است. این مثال گواه بسیار خوبی از اهمیت موثر مدیریت پروژه است. هسته اصلی موفقیت هر پروژه در پشت مدیران پروژه خوب نهفته است.

بنابراین، در این مقاله، مدیریت پروژه چیست، چگونه مهم است و بهترین تکنیک‌ها برای زمان‌بندی، برنامه‌ریزی، کنترل و ارزیابی پروژه را بررسی می‌کنیم. 

فهرست مندرجات

• مدیریت پروژه و مثال ها چیست؟
• چرا مدیریت پروژه مهم است؟
  • صرفه جویی در وقت و هزینه
  • بهبود همکاری و ارتباطات
  • کاهش خطرات و مسائل
• سه مرحله کلیدی مدیریت پروژه چیست؟
  • برنامه ریزی پروژه
  • زمانبندی پروژه
  • کنترل پروژه
• تکنیک های مدیریت پروژه چیست: PERT و CPM
• استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه ها
• پرسش و پاسخهای متداول
• خط پایین

نکاتی برای تعامل بهتر

• توسعه شخصی
• مدیریت عملکرد

مدیریت پروژه و مثال ها چیست؟

پروژه ها بخش مشترک زندگی روزمره ما هستند. ممکن است در حال برنامه ریزی یک جشن عروسی یا یک جشن تولد غافلگیر کننده، تغییر دکوراسیون خانه یا آماده سازی یک پروژه کلاسی یک ترم باشیم. از پروژه های بزرگتر می توان به ساخت پل، جابجایی ساکنان، تولید خطوط جدید هواپیما و غیره اشاره کرد. همه آنها به مدیریت پروژه نیاز دارند. 

مدیریت پروژه رویکرد سیستماتیک، روش‌شناسی و شیوه‌های مورد استفاده برای زمان‌بندی، برنامه‌ریزی، کنترل و ارزیابی پروژه‌ها را از ابتدا تا تکمیل توصیف می‌کند. این شامل طیف گسترده ای از فعالیت ها و فرآیندهای با هدف دستیابی به اهداف خاص در محدودیت های تعریف شده مانند زمان، هزینه، محدوده، کیفیت و منابع است.

چرا مدیریت پروژه مهم است؟

انکار اهمیت مدیریت در پروژه‌ها که به هر پروژه کسب و کار کمک می‌کند کارآمدتر و مؤثرتر اجرا شود، دشوار است. بیایید به سه مزیت اصلی مدیریت پروژه موثر بپردازیم.

صرفه جویی در وقت و هزینه

سازماندهی خوب پروژه مستلزم برنامه ریزی دقیق و تخصیص منابع است. مدیران پروژه الزامات پروژه را ارزیابی می کنند، منابع لازم را شناسایی می کنند و آنها را به طور موثر تخصیص می دهند. مدیران پروژه با برآورد دقیق نیاز به منابع و اجتناب از تخصیص بیش از حد یا استفاده کم، استفاده از منابع را بهینه می‌کنند، هزینه‌های غیرضروری را کاهش می‌دهند و در زمان نیز صرفه‌جویی می‌کنند.

بهبود همکاری و ارتباطات

مدیران پروژه نقش‌ها و مسئولیت‌های واضحی را به اعضای تیم تعریف کرده و به آنها منتقل می‌کنند. هر فردی وظایف خاص، قابل تحویل، و زمینه های مسئولیت پذیری خود را درک می کند. این وضوح سردرگمی و همپوشانی ها را به حداقل می رساند و به اعضای تیم اجازه می دهد تا با هم روان و کارآمد کار کنند.

کاهش خطرات و مسائل

پروژه ها ذاتاً شامل خطرات و عدم قطعیت هایی هستند که اگر مدیریت نشوند، می توانند منجر به چالش های مهم یا حتی شکست شوند. مدیریت پروژه خوب بر شناسایی ریسک، ارزیابی و استراتژی های کاهش تاکید دارد. با پیش‌بینی و رسیدگی به مسائل احتمالی در مراحل اولیه، مدیران پروژه می‌توانند تأثیر آنها را به حداقل برسانند و اطمینان حاصل کنند که پروژه‌ها در مسیر خود باقی می‌مانند یا حتی قبل از موعد مقرر تکمیل می‌شوند.

اتمام: یک اسکرام مستر چه می کند؟

سه مرحله کلیدی مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه ها شامل سه مرحله است: برنامه ریزی پروژه، زمان بندی پروژه و کنترل پروژه. در اینجا جزئیات هر مرحله آورده شده است.

برنامه ریزی پروژه

مدیریت و سازماندهی پروژه با مرحله برنامه ریزی شروع می شود که در آن اهداف، اهداف و محدوده پروژه تعریف می شود. در طول این مرحله، مدیران پروژه از نزدیک با ذینفعان برای درک الزامات و انتظارات آنها همکاری می کنند.

توجه به این نکته ضروری است که چندین روش در برنامه ریزی پروژه مورد استفاده قرار می گیرد و یکی از موثرترین روش های برنامه ریزی، ساختار شکست کار (WBS) است. این به عنوان فرآیندی از تقسیم یک پروژه به اجزای فرعی (یا وظایف) اصلی آن تعریف می شود که سپس به اجزای جزئی تر و در نهایت به مجموعه ای از فعالیت ها و هزینه های مربوط به آنها تقسیم می شوند.

مرتبط: نگاهی پرنده به فرآیند برنامه ریزی پروژه

زمانبندی پروژه

زمان‌بندی پروژه به فرآیند ترتیب‌دهی و تخصیص زمان به تمام فعالیت‌های پروژه اشاره دارد. در این مرحله، مدیران تصمیم می گیرند که هر فعالیت چقدر طول بکشد و منابع مورد نیاز در هر مرحله از تولید را محاسبه می کنند.

اهداف برنامه ریزی پروژه را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:

• نشان دادن رابطه هر فعالیت به دیگران و کل پروژه
• تعیین نظم منطقی و همبستگی بین فعالیت ها
• تسهیل در ایجاد برآوردهای زمان و هزینه واقعی برای هر فعالیت
• اطمینان از استفاده بهینه از مردم، پول و منابع مادی با شناسایی تنگناهای حیاتی.

یکی از روش‌های محبوب زمان‌بندی پروژه، نمودار گانت است. نمودار گانت روش‌های کم‌هزینه‌ای هستند که به مدیران کمک می‌کنند تا مطمئن شوند که:

• فعالیت ها برنامه ریزی شده است
• ترتیب عملکرد مستند است
• تخمین زمان فعالیت ثبت می شود
• زمان کلی پروژه توسعه یافته است. 

مرتبط:

• تکنیک تایم بوکس – راهنمای استفاده در سال 2024
• نمونه برنامه زمانبندی پروژه

کنترل پروژه

کنترل یک پروژه مدیریت دقیق منابع، هزینه ها، کیفیت و بودجه را توصیف می کند. کنترل پروژه ها می تواند دشوار باشد. همه پروژه ها در ابتدا به خوبی تعریف نمی شوند، ممکن است برخی از آنها بد تعریف شوند. پروژه‌ها معمولاً تنها پس از برنامه‌ریزی اولیه دقیق و گسترده و تعریف دقیق ورودی‌ها، منابع، فرآیندها و خروجی‌های مورد نیاز به خوبی تعریف می‌شوند.

در کنترل، اصطلاحی به نام روش‌شناسی آبشار وجود دارد که شامل یک رویکرد متوالی است که در آن پروژه به صورت گام به گام تمرکز می‌کند و هر مرحله قبل از رفتن به مرحله بعدی تکمیل می‌شود. مدیر پروژه و تیم بر روی برنامه ریزی و اجرای یک مرحله در یک زمان، به دنبال یک توالی از پیش تعیین شده تمرکز می کنند. هنگامی که محدودیت ها شناخته می شوند، تغییرات به اندازه کافی کوچک هستند که بدون بازنگری اساسی در برنامه ها مدیریت شوند.

برخلاف روش شناسی آبشار، روش چابک بر برنامه ریزی و اجرای موازی یا همزمان اجزای پروژه تاکید دارد. معمولاً با متدولوژی های Agile مانند اسکرام و کانبان. به جای تکمیل هر مرحله قبل از شروع مرحله بعدی، تیم ها روی چندین جنبه پروژه به طور همزمان کار می کنند و بر تکرارهای کوچکتر یا افزایش های جعبه زمانی تمرکز می کنند. نقاط بازرسی و حلقه‌های بازخورد متعددی برای پیگیری پیشرفت وجود دارد که می‌تواند از شما برای انجام ارزیابی پروژه در آینده پشتیبانی کند.

اتمام: اجرای پروژه و فرآیند ارزیابی پروژه

تکنیک های مدیریت پروژه چیست: PERT و CPM

هر دو تکنیک ارزیابی و بازبینی برنامه (PERT) و روش مسیر بحرانی (CPM) تکنیک‌های شناخته شده مدیریت پروژه هستند که برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند که از نظر فرآیند کلی 6 مرحله به شرح زیر دارای اشتراکاتی هستند:

• تعریف فعالیت های پروژه مورد نیاز برای تکمیل پروژه و آماده سازی ساختار شکست کار
• مشخص کنید کدام فعالیت‌ها به دیگران وابسته هستند و روابط منطقی مانند «پایان تا شروع» یا «شروع به شروع» را ایجاد کنید.
• با استفاده از گره‌ها برای نمایش فعالیت‌ها و فلش‌ها برای نشان دادن جریان و وابستگی‌های بین آنها، شبکه‌ای را ترسیم کنید که همه فعالیت‌ها را به هم متصل می‌کند.
• مدت زمان و هزینه هر فعالیت را تخمین بزنید 
• تعیین مسیر بحرانی (طولانی ترین دنباله فعالیت های وابسته که حداقل مدت پروژه را تعیین می کند)
• در طول پروژه، پیشرفت بر اساس برنامه زمان بندی نظارت می شود و در صورت نیاز برای اطمینان از تکمیل به موقع، تنظیمات انجام می شود.

مزایا و معایب PERT و CPM چیست؟

انتقادی در مورد PERT و CPM وجود دارد که آیا آنها برای مدیریت پروژه مهم هستند یا خیر. در اینجا مزایا و محدودیت های این دو تکنیک آورده شده است:

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه ها

بهترین چیست نرم افزار مدیریت پروژه ? چندین گزینه برای شرکت ها برای مدیریت پروژه ها وجود دارد. بسته به مقیاس یک پروژه، مدیران می توانند تصمیم بگیرند که از رویکردهای مورد بحث در بالا برای مدیریت پروژه های کوچک استفاده کنند یا نرم افزار مدیریت پروژه تخصصی را برای پروژه های بزرگ و پیچیده ترکیب کنند.

معرفی Microsoft Project یکی از محبوب ترین نرم افزارهای تخصصی است که در ترسیم شبکه های پروژه، شناسایی زمان بندی پروژه و مدیریت هزینه های پروژه و سایر منابع و انجام ارزیابی پروژه بسیار مفید است. شما نیز می توانید جایگزین های آن را در نظر بگیرید مانند نرم افزارهای مدیریت پروژه Asana، Trello، Jira و Basecamp. همه آنها نرم افزار مدیریت پروژه پولی هستند که دارای یک آزمایش رایگان از بسیاری از ویژگی های پیشرفته هستند که می توانند به شما در مدیریت موثر پروژه ها و تیم های خود کمک کنند. 

مرتبط: 10 نکته برای استفاده موثر از مدیریت پروژه آسانا در سال 2024 or جایگزین های پروژه مایکروسافت

پرسش و پاسخهای متداول

خط پایین

همانطور که می بینیم، برای هر شرکتی ارزش دارد که در افزایش مهارت های مدیریت پروژه سرمایه گذاری کند. یک مدیریت پروژه موثر نمی تواند فاقد مدیران پروژه مدبر و تیمی با عملکرد بالا باشد. دوره های معتبر بسیاری وجود دارد و آموزش می تواند به یادگیرندگان کمک کند تا دانش عمیق تر و مفیدتری در مورد مدیریت پروژه کسب کنند. اگر اعتماد به نفس دارید و به اندازه کافی آماده هستید، چرا یک چالش را از خود نگیرید PMI، معتبرترین گواهینامه مدیریت پروژه در جهان است که مفاهیم سنتی، چابک و ترکیبی را در بر می گیرد. 

با این حال، اگر می خواهید در هزینه خود صرفه جویی کنید، گذراندن دوره رایگان مدیریت پروژه Coursera نیز ایده خوبی است. برای Hr-ers، استفاده از یک آموزش سفارشی نیز می تواند به نتایج بهتری منجر شود. می توانید درس های جذابی را طراحی کنید AhaSlides ارائه ابزاری که در آن می‌توانید بسیاری از قالب‌های قابل تنظیم رایگان آزمون‌ها و بازی‌های تعاملی همراه با جلوه‌های ارائه منحصر به فرد را پیدا کنید.

اثر ذکر شده: رندر، بری، هایزر، جی، مونسون، چاک. (2017). مدیریت عملیات : پایداری و مدیریت زنجیره تامین دوازدهم اد. (12th. Ed.).

مرجع: کار دسته جمعی | کتابخانه M