از این بهترین ها درس بگیرید نمونه برنامه زمانبندی پروژه برای افزایش بهره وری و عملکرد پروژه های خود!

اولین مرحله مدیریت پروژه با برنامه ریزی و زمان بندی همراه است. در حالی که برنامه ریزی بر ایجاد یک نقشه راه برای موفقیت پروژه متمرکز است، زمان بندی به تعیین جدول زمانی و توالی فعالیت های پروژه اختصاص دارد.

اطمینان از پیشرفت پروژه بدون مرحله زمان بندی دشوار است. بنابراین، در این مقاله، اهمیت زمان‌بندی پروژه، نمونه‌های آن و نحوه زمان‌بندی مؤثر از یک پروژه کوچک به یک پروژه بزرگ را بررسی خواهیم کرد.

فهرست مندرجات

• برنامه زمانبندی پروژه به چه معناست؟
• چرا برنامه زمانبندی پروژه مهم است؟
• نمونه های برنامه زمانبندی پروژه چیست؟
• چگونه یک برنامه زمانبندی پروژه بسازیم
• ابزارهای زمانبندی پروژه چیست؟
• پرسش و پاسخهای متداول
• خط پایین

نکاتی برای تعامل بهتر

• مدیریت پروژه
• فرآیند برنامه ریزی پروژه
• استاد اسکروم

برنامه زمانبندی پروژه به چه معناست؟

برنامه زمانبندی پروژه یک جدول زمانی دقیق است که وظایف، منابع مورد نیاز و مهلت های مورد انتظار را به صورت متوالی مشخص می کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه می تواند به موقع به پایان برسد.

یک برنامه زمان بندی پروژه معمولاً شامل تاریخ شروع و پایان هر کار، مدت زمان هر کار، و هر گونه وابستگی یا محدودیتی است که ممکن است بر زمان بندی تأثیر بگذارد.

مرتبط: تعریف مدیریت زمان | راهنمای نهایی برای مبتدیان

چرا برنامه زمانبندی پروژه مهم است؟

زمان‌بندی پروژه جزء حیاتی مدیریت پروژه است زیرا چارچوبی را برای اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه فراهم می‌کند. این طرح تفصیلی به مدیران پروژه اجازه می دهد تا به طور موثر منابع را تخصیص دهند، بر پیشرفت نظارت کنند و اطمینان حاصل کنند که پروژه به موقع و در چارچوب بودجه تکمیل شده است. برخی از مزایای برنامه زمانبندی پروژه به شرح زیر است

شناسایی تنگناها و خطرات بالقوه از قبل

یکی از دلایل مهم اهمیت زمان‌بندی پروژه این است که از مدیران در کشف تنگناها و خطرات احتمالی از قبل حمایت می‌کند. با تقسیم پروژه به وظایف کوچکتر و تعیین جدول زمانی خاص برای هر کار، مدیران پروژه می توانند به راحتی هر گونه وابستگی یا محدودیتی را که ممکن است بر جدول زمانی کلی پروژه تأثیر بگذارد، شناسایی کنند. این آنها را قادر می سازد تا به طور فعال این خطرات را مدیریت کرده و اقدامات لازم را برای کاهش آنها انجام دهند.

به عنوان مثال، اگر یک کار خاص به عنوان یک فعالیت مسیر حیاتی شناسایی شود و تاخیر آن می تواند به طور بالقوه بر کل جدول زمانی پروژه تاثیر بگذارد، مدیر پروژه می تواند منابع اضافی را تخصیص دهد یا برنامه را برای اطمینان از تکمیل به موقع تنظیم کند.

استفاده از منابع

علاوه بر این، زمان‌بندی پروژه نقشی حیاتی در مدیریت منابع ایفا می‌کند. مدیران پروژه با داشتن درک روشنی از وظایف درگیر در یک پروژه و مدت زمان تخمینی آن‌ها، می‌توانند به طور موثر منابع را برای اطمینان از استفاده بهینه از آنها تخصیص دهند.

این شامل تخصیص افراد مناسب با مهارت ها و تجربه لازم برای هر کار و اجتناب از تضاد منابع یا بارگذاری بیش از حد است. یک برنامه زمانی پروژه به خوبی برنامه ریزی شده به مدیران پروژه اجازه می دهد تا هرگونه شکاف یا کمبود منابع را از قبل شناسایی کرده و اقدامات لازم را برای رفع آنها انجام دهند، مانند استخدام منابع اضافی یا تخصیص مجدد منابع موجود.

تقویت ارتباط و هماهنگی

علاوه بر این، برنامه ریزی پروژه به بهبود ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم کمک می کند. با داشتن درک مشترک از برنامه پروژه، اعضای تیم می توانند تلاش های خود را هماهنگ کرده و در جهت یک هدف مشترک کار کنند. این کار همکاری بهتر را تسهیل می کند، سوء تفاهم ها یا درگیری ها را کاهش می دهد و بهره وری کلی را بهبود می بخشد.

ردیابی و گزارش دهی بهتر

علاوه بر این، یک برنامه زمان‌بندی پروژه به‌خوبی تعریف شده، مبنایی را برای پیگیری و گزارش‌دهی منظم پیشرفت فراهم می‌کند. مدیران پروژه می توانند پیشرفت واقعی را با برنامه برنامه ریزی شده مقایسه کنند، هرگونه انحراف یا تاخیر را شناسایی کنند و اقدامات اصلاحی لازم را برای حفظ پروژه در مسیر درست انجام دهند.

نمونه های برنامه زمانبندی پروژه چیست؟

در اینجا چند نمونه از نحوه ایجاد یک برنامه زمان‌بندی پروژه بر اساس سه تکنیک زمان‌بندی و کنترل پروژه آورده شده است: نمودار گانت، نمودار شبکه (PERT و CPM)، و زمان‌بندی شکست کار (WBS).

نمودار گانت

نمودار گانت یک ابزار محبوب برنامه ریزی پروژه است که به صورت بصری جدول زمانی پروژه را نشان می دهد. این کارها را به صورت نوارهای افقی در امتداد یک جدول زمانی به همراه تاریخ شروع و پایان آنها نمایش می دهد. وابستگی بین وظایف را می توان با استفاده از فلش ها نشان داد، و نقاط عطف را می توان برای نشان دادن دستاوردهای پروژه مهم مشخص کرد.

تصویر زیر نمونه ای از نمودار گانت از فعالیت های خدماتی برای یک دلتا جت در طی یک توقف 40 دقیقه ای است.

PERT و CPM

نمودار شبکه، همچنین به عنوان نمودار PERT (تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه) شناخته می شود، توالی و وابستگی وظایف را در یک پروژه نشان می دهد. از گره ها برای نمایش وظایف و فلش ها برای نشان دادن روابط بین وظایف استفاده می کند. این نوع زمان بندی برای تجسم مسیرهای حیاتی و شناسایی وظایفی که بیشترین تأثیر را بر طول مدت پروژه دارند مفید است.

علاوه بر این، مسیر بحرانی با تعیین طولانی‌ترین دنباله وظایف وابسته که مستقیماً بر مدت زمان کلی پروژه تأثیر می‌گذارد، شناسایی می‌شود. وظایف در طول مسیر بحرانی دارای لقی یا شناور صفر هستند، به این معنی که هرگونه تأخیر در این وظایف مستقیماً بر مدت زمان کلی پروژه تأثیر می گذارد. با تمرکز بر مسیر بحرانی، مدیران پروژه می توانند منابع را به طور موثر تخصیص دهند و فرصت هایی را برای بهینه سازی شناسایی کنند تا از تکمیل به موقع پروژه اطمینان حاصل کنند.

در اینجا نمونه ای از Critical Path و Slack Times برای نصب تجهیزات جدید کنترل آلودگی یک شرکت معین آورده شده است.

جدول زمانبندی کار (WBS)

برنامه زمانبندی پروژه را می توان با استفاده از ساختار شکست کار به عنوان پایه و اساس توسعه داد. این به تجزیه سلسله مراتبی محصولات تحویلی پروژه به بسته های کاری کوچکتر و قابل مدیریت اشاره دارد. با استفاده از این تکنیک ها، مدیران به راحتی می توانند وابستگی های بین وظایف را شناسایی کنند. برخی از کارها ممکن است به تکمیل برخی دیگر وابسته باشند، در حالی که می توان روی برخی به طور همزمان کار کرد.

مرتبط: تکنیک تایم بوکس – راهنمای استفاده در سال 2024

چگونه یک برنامه زمانبندی پروژه بسازیم

در ابتدای برنامه‌ریزی، اگر نمی‌خواهید چگونه آن را انجام دهید، پیروی از این سؤالات مهم می‌تواند مفید باشد:

1. چه باید انجام شود؟ وظایف، فعالیت‌ها و محموله‌های خاص مورد نیاز برای تکمیل پروژه را به وضوح تعریف کنید. پروژه را به اجزای قابل مدیریت تقسیم کنید و اطمینان حاصل کنید که تمام کارهای لازم شناسایی شده است.
2. چه زمانی باید انجام شود؟ مدت زمان و جدول زمانی هر کار یا فعالیت را تعیین کنید. زمان لازم برای تکمیل هر کار را تخمین بزنید و هر گونه وابستگی یا محدودیتی را که ممکن است بر برنامه تأثیر بگذارد در نظر بگیرید. استفاده از نمودار گانت، PERT و تکنیک‌های CPM برای کمک به سازماندهی کارآمد زمان‌بندی پروژه.
3. چه کسی می تواند این کار را انجام دهد؟ افراد یا نقش های مسئول هر کار یا فعالیت را شناسایی کنید، ممکن است شامل حمایت بین بخشی باشد. منابع را اختصاص دهید و مسئولیت ها را بر اساس آن تخصیص دهید. اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم از مهارت ها و در دسترس بودن لازم برای انجام وظایف محوله برخوردار هستند.
4. کجا انجام خواهد شد؟ مکان فیزیکی یا مجازی که در آن هر کار انجام می شود را تعیین کنید. این ممکن است شامل فضاهای کاری، تجهیزات یا الزامات فناوری خاص باشد.
5. وابستگی های وظیفه چیست؟ روابط و وابستگی های بین وظایف را تعیین کنید. مشخص کنید که کدام کارها باید قبل از شروع سایرین تکمیل شوند، و هر کاری را که می توان همزمان روی آن کار کرد، در نظر بگیرید.
6. مسیر بحرانی چیست؟? شناسایی مسیر بحرانی بخش مهمی از تدوین برنامه جامع پروژه است. مسیر بحرانی به مدیران پروژه و تیم ها کمک می کند تا بفهمند کدام وظایف بیشترین تأثیر را بر مدت زمان و تاریخ اتمام پروژه دارند.

ابزارهای زمانبندی پروژه چیست؟

امروزه اکثر پروژه ها به پشتیبانی نرم افزار زمان بندی پروژه نیاز دارند. ثابت شده است که مزایای زیادی برای افراد و مشاغل دارد، مانند افزایش کارایی، بهبود همکاری، افزایش دقت و تجسم بهتر.

مایکروسافت پروژه یکی از بهترین نرم افزارهای زمان بندی پروژه است. یکی از ویژگی‌های کلیدی Microsoft Project توانایی آن در دریافت به‌روزرسانی‌های وضعیت به ذینفعان و مدیریت نمودارهای گانت است که در آن می‌توانید به راحتی وابستگی‌های وظایف را شناسایی کنید و ترتیب کارها را مدیریت کنید. شما همچنین می توانید به طور انعطاف پذیر تنظیماتی را در برنامه زمان بندی پروژه انجام دهید.

گزینه دیگر استفاده از ابزاری به نام است نرم افزار زمان بندی Primavera P6. این نرم افزار جامع مدیریت پروژه است که به طور خاص برای پروژه های بزرگ و پیچیده طراحی شده است و به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای زمان بندی ساخت و ساز شناخته می شود. از هر دو تکنیک PERT و CPM پشتیبانی می کند و ویژگی هایی را برای ایجاد نمودارهای شبکه، زمان بندی وظایف، مدیریت منابع و تجزیه و تحلیل مسیرهای حیاتی ارائه می دهد.

برای پروژه‌های کوچک‌تر، می‌توانید نرم‌افزار رایگانی مانند آن را امتحان کنید «آسانا» یا «ترلو.در حالی که این ابزارها ممکن است تمام ویژگی‌های پیشرفته نرم‌افزار پولی را نداشته باشند، اما قابلیت‌های اولیه زمان‌بندی پروژه را ارائه می‌کنند و کاربر پسند هستند. نسخه‌های رایگان می‌توانند وظایف پروژه کمتر پیچیده‌تر را تکمیل کنند و با دیگران همکاری کنند. این ابزار به شما امکان می‌دهد وظایف ایجاد کنید، تنظیم کنید. تاریخ های سررسید، تعیین مسئولیت ها، و پیگیری پیشرفت.

مرتبط: 10 نکته برای استفاده موثر از مدیریت پروژه آسانا در سال 2024

پرسش و پاسخهای متداول

خط پایین

یک برنامه زمانی پروژه به خوبی توسعه یافته برای مدیریت موفق پروژه بسیار مهم است. برای برتری در زمان‌بندی پروژه برای سال 2024 و پس از آن، توصیه می‌شود ابزارهای مدیریت پروژه مدرن را بررسی و به کار بگیرید، از بهترین شیوه‌های صنعت مطلع شوید و مهارت‌های زمان‌بندی پروژه را به طور مداوم از طریق آموزش و توسعه حرفه‌ای افزایش دهید.

اگر برای ترتیب دادن آموزش مهارت های زمان بندی پروژه به کمک بیشتری نیاز دارید، AhaSlides می تواند یک شریک عالی باشد که طیف وسیعی از ویژگی ها را برای پشتیبانی از جلسات آموزشی تعاملی و جذاب ارائه می دهد. با AhaSlides، می توانید ارائه های پویا، آزمون های تعاملی و فعالیت های مشترک برای افزایش تجربه یادگیری ایجاد کنید.

مرجع: مدیر پروژه | ورنت