7 avainta tehokkaaseen henkilöstösuunnitteluprosessiin + esimerkkejä

Henkilöstöpäällikkönä et halua kokea kriisiä, jossa yritykselläsi on pulaa tai ihmisiä tulvii toimistoosi joka päivä valittamaan.

Henkilöstösuunnitteluprosessin läpikäyminen voi antaa sinulle suuren määrän hallintaa epävarmuuksiin.

Tutustu jokaiseen vaiheeseen ja esimerkkeihin yksityiskohtaisesti tehdäksesi tietoisia päätöksiä yrityksen puolesta tässä artikkelissa. Nyt mennään!

Sisällysluettelo

Mikä on henkilöstösuunnitteluprosessi?
Mitkä ovat henkilöstösuunnitteluprosessin 7 vaihetta?
Esimerkkejä henkilöstösuunnitteluprosessista
Bottom Line
Usein kysytyt kysymykset

Mikä on henkilöstösuunnitteluprosessi?

Human Resource Planning (HRP) -prosessi on strateginen lähestymistapa, jota organisaatiot käyttävät henkilöstöresurssien tehokkaaseen hallintaan ja yhteensovittamiseen liiketoiminnan tavoitteidensa ja tavoitteidensa kanssa.

Jotkut tekijät, jotka on otettava huomioon määritettäessä henkilöstösuunnitteluprosessin tiheyttä, ovat:

Liiketoimintaympäristö:Nopeasti muuttuvissa ympäristöissä toimivien organisaatioiden on ehkä suoritettava henkilöstösuunnittelua useammin, jotta ne voivat mukautua markkinoiden dynamiikkaan, teknologiseen kehitykseen tai sääntelyn muutoksiin.

Kasvu ja laajentuminen:Jos organisaatio kasvaa merkittävästi, siirtyy uusille markkinoille tai laajentaa toimintaansa, useammin tehtävä henkilöstösuunnittelu voi olla tarpeen laajentumisstrategioiden tukemiseksi ja mukauttamiseksi.

Työvoiman dynamiikka:Työvoiman dynamiikka, kuten suuri vaihtuvuus, pula ammattitaitoisesta työvoimasta tai muutokset työntekijöiden demografiassa, voivat edellyttää useammin HR-suunnittelua, jotta voidaan vastata nouseviin haasteisiin ja varmistaa osaamisen kestävyys.

Strategisen suunnittelun sykli: HR-suunnittelu tulee integroida organisaation suunnitteluun strategisen suunnittelun sykli. Jos organisaatio tekee strategista suunnittelua vuosittain, on suositeltavaa kohdistaa HR-suunnittelu tuon syklin kanssa johdonmukaisuuden ja yhdenmukaisuuden säilyttämiseksi.

Mitkä ovat henkilöstösuunnitteluprosessin 7 vaihetta?

Riippumatta siitä, miten organisaatio päättää toimia, on seitsemän vaihetta, joita voidaan soveltaa yleisesti menestyksen saavuttamiseksi.

#1. Ympäristöskannaus

PEST-malli on yleinen ympäristöanalyysin tekemiseen

Tässä vaiheessa arvioidaan sekä sisäisiä että ulkoisia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa yrityksen henkilöstösuunnitteluun.

Sisäisiä tekijöitä voivat olla yleiset strategiset tavoitteet, budjettirajoitteet ja sisäiset valmiudet.

Ulkoisia tekijöitä ovat markkinaolosuhteet, alan trendit, laki- ja sääntelyvaatimukset sekä teknologinen kehitys.

Yleisin tapa tehdä ympäristöanalyysi on tyypillisesti SURVINtai PEST-malli, jossa tutkit poliittisia, taloudellisia, sosiaalisia, teknologisia, oikeudellisia ja ympäristönäkökohtia, jotka vaikuttavat yrityksen toimintaan.

Ymmärtämällä nämä tekijät yritykset voivat ennakoida muutoksia ja mukauttaa henkilöstöstrategiansa niiden mukaisesti.

Työskentele sopusoinnussa HR-tiimisi kanssa

Aivoriihi vuorovaikutteisesti tiimisi kanssa edistääksesi visiosi eteenpäin.

aivoriihi käyttäen AhaSlides' Aivoriihi dia idealle

ilmoittaudu ilmaiseksi 👉

#2. Ennustava kysyntä

Toimialan vertailuarvojen tarkastelu voi auttaa henkilöstösuunnitteluprosessissa

Kysynnän ennustamiseen kuuluu tulevaisuuden työvoimatarpeen arvioiminen liiketoiminnan ennakoitujen tarpeiden perusteella.

Tämä vaihe edellyttää useiden tekijöiden, kuten myynnin, markkinoiden kysynnän, uusien projektien tai aloitteiden ja laajentumissuunnitelmien analysointia.

Historiallisten tietojen, toimialan vertailuarvojen ja markkinatutkimuksen avulla voidaan tehdä tietoisia ennusteita tulevaisuudessa tarvittavien työntekijöiden määrästä ja tyypeistä.

#3. Analysoi tarjontaa

Tässä vaiheessa organisaatiot arvioivat nykyistä työvoimaa määrittääkseen sen koostumuksen, taidot ja kyvyt.

Tämä sisältää kykykartoitusten tekemisen, työntekijöiden suorituskyvyn ja potentiaalin arvioinnin sekä mahdollisten taitojen puutteiden tai puutteiden tunnistamisen.

Lisäksi organisaatiot ottavat huomioon ulkoiset työmarkkinaolosuhteet ymmärtääkseen kykyjen saatavuuden ulkopuolelta ottaen huomioon tekijät, kuten demografiset trendit, kilpailu avainrooleista ja ehdokkaiden hankintastrategiat.

#4. Kuiluanalyysi

Ammattitaitovajeanalyysin tekeminen voi osoittaa epätasapainoa työvoimassa

Henkilöresurssien kysynnän analysointi ja sen vertaaminen tarjolla olevaan tarjontaan on keskeinen näkökohta puuteanalyysissä.

Tämä arviointi auttaa tunnistamaan mahdolliset epätasapainot työvoimassa, kuten pulaa tai ylijäämää tietyissä tehtävissä tai osaamiskokonaisuuksissa.

Tunnistamalla nämä puutteet yritykset voivat kehittää kohdennettuja strategioita niiden korjaamiseksi tehokkaasti.

#5. HR-strategioiden kehittäminen

Puuteanalyysin tulosten perusteella organisaatiot kehittävät HR-strategioita ja toimintasuunnitelmia.

Näihin strategioihin voi sisältyä rekrytointi- ja valintasuunnitelmia tarvittavien kykyjen houkuttelemiseksi ja palkkaamiseksi, koulutus- ja kehitysohjelmia nykyisten työntekijöiden taitojen parantamiseksi, perimyssuunnitteluvarmistaakseen tulevien johtajien, työntekijöiden säilyttämistä koskevien aloitteiden tai uudelleenjärjestelysuunnitelmien joukon työvoimarakenteen optimoimiseksi.

Strategioiden tulee olla linjassa organisaation yleisten tavoitteiden ja tavoitteiden kanssa.

#6. Toteutus

Kun HR-strategiat on kehitetty, ne pannaan täytäntöön.

Tämä sisältää suunniteltujen rekrytointitoimien toteuttamisen, koulutus- ja kehitysohjelmien toteuttamisen, seuraajasuunnitelmien laatimisen ja muiden edellisessä vaiheessa yksilöityjen aloitteiden toteuttamisen.

Jotta henkilöstösuunnitteluprosessi sujuisi sujuvasti, henkilöstöhallinnon ja muiden osastojen on tehtävä yhteistyötä ja kommunikoida hyvin. Näin saamme asiat tehtyä oikein.

#7. Valvonta ja arviointi

Katso, kuinka hyvin ohjelmasi toimii tai kuinka työntekijät ovat tyytyväisiä palautteen avulla — Katso palautteen avulla, kuinka hyvin ohjelmasi toimii tai kuinka työntekijät ovat tyytyväisiä

Viimeisessä vaiheessa seurataan ja arvioidaan henkilöstösuunnittelualoitteiden tehokkuutta.

Seuraa työvoimamittareihin liittyviä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI), kuten työntekijöiden vaihtuvuus, avoimien työpaikkojen täyttöaika, koulutusohjelmien onnistumisprosentti ja työntekijöiden tyytyväisyys.

Säännöllinen arviointi auttaa organisaatioita arvioimaan HR-strategioidensa vaikutuksia, tunnistamaan kehittämiskohteita ja tekemään tarvittavia muutoksia varmistaakseen jatkuvan yhdenmukaistamisen liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.

Vaihtoehtoinen teksti

Suorita työntekijöiden tyytyväisyystasoja AhaSlides.

Ilmaiset palautelomakkeet milloin ja missä tarvitset. Hanki tehokkaita tietoja, hanki merkityksellisiä mielipiteitä!

Aloita ilmaiseksi

Esimerkkejä henkilöstösuunnitteluprosessista

Tässä on muutamia esimerkkejä siitä, kuinka henkilöstösuunnitteluprosessia voidaan soveltaa eri skenaarioissa:

#1. Skenaario: Yrityksen laajentaminen

Miten henkilöstösuunnitteluprosessi soveltuu yrityksen laajentumisskenaariossa

Ympäristöanalyysi: Organisaatio analysoi markkinatrendejä, asiakkaiden kysyntää ja kasvuennusteita.
Kysynnän ennustaminen: Laajentumissuunnitelmien ja markkina-analyysin perusteella yhtiö arvioi kohonneita työvoimatarpeita.
Tarjonnan analysointi: HR-osasto arvioi olemassa olevan työvoiman osaamista ja tunnistaa mahdolliset puutteet laajentumistarpeiden täyttämisessä.
Puuteanalyysi: Vertailemalla kysyntää ja tarjontaa, yritys määrittää laajentumisen tukemiseen tarvittavan henkilöstömäärän ja -tyypit.
HR-strategioiden kehittäminen: Strategiat voivat sisältää kohdennettuja rekrytointikampanjoita, kumppanuutta henkilöstötoimistojen kanssa tai koulutusohjelmien toteuttamista tarvittavien taitojen kehittämiseksi.
Toteutus: HR-osasto toteuttaa rekrytointi- ja koulutushankkeita uusien työntekijöiden palkkaamiseksi ja palkkaamiseksi.
Seuranta ja arviointi: Yritys seuraa HR-strategioiden tehokkuutta arvioimalla rekrytoinnin etenemistä ja uusien työntekijöiden integroitumista yritykseen

#2. Skenaario: Taitojen puute

Miten henkilöstösuunnitteluprosessi soveltuu osaamispulan skenaarioon

Ympäristöanalyysi: Yritys arvioi työmarkkinatilannetta ja havaitsee puutteen toiminnassaan tarvittavista erityisosaamisesta.
Kysynnän ennustaminen: HR-osasto arvioi tulevan kysynnän vaadituille työntekijöille.
Tarjonnan analysointi: Yritys tunnistaa työvoiman nykyiset taidot ja arvioi tarvittavan osaamisen omaavien työntekijöiden saatavuuden.
Puuteanalyysi: Vertaamalla ammattitaitoisten työntekijöiden kysyntää tarjontaan, yritys tunnistaa ammattitaitovajeen.
HR-strategioiden kehittäminen: Strategiat voivat sisältää yhteistyön oppilaitosten tai ammatillisten organisaatioiden kanssa kykyjen kehittämiseksi, koulutusohjelmien toteuttaminen tai vaihtoehtoisten hankintamenetelmien, kuten ulkoistamisen tai sopimusten, harkitseminen.
Toteutus: Yritys toteuttaa suunnitellut strategiat, joihin voi sisältyä yhteistyötä oppilaitosten kanssa, koulutusohjelmien suunnittelua ja tarjoamista tai kumppanuuksien tutkimista myyjien tai urakoitsijoiden kanssa.
Seuranta ja arviointi: HR-osasto seuraa osaamisen kehittämishankkeiden etenemistä, seuraa tarvittavien taitojen hankkimista ja arvioi niiden vaikutusta organisaation kykyyn kaventaa osaamisvajetta.

#3. Skenaario: Seuraussuunnittelu

Miten henkilöstösuunnitteluprosessi pätee seuraajasuunnitteluskenaariossa

Ympäristöanalyysi: Yritys arvioi nykyisen johtajuutensa, tunnistaa mahdolliset eläkkeelle siirtymiset ja arvioi tulevien johtajien tarpeen.
Kysynnän ennustaminen: HR-osasto arvioi johtotehtävien tulevaa kysyntää ennustettujen eläkkeelle jäämien ja kasvusuunnitelmien perusteella.
Tarjonnan analysointi: Yritys valvoo olemassa olevan työvoiman mahdollisia seuraajia ja tunnistaa mahdolliset puutteet johtamistaidoissa tai -kompetensseissa.
Kuiluanalyysi: Vertaamalla tulevien johtajien kysyntää saatavilla oleviin seuraajiin, yritys tunnistaa seuraajapuutteita.
HR-strategioiden kehittäminen: Strategiat voivat sisältää johtajuuden kehittämisohjelmien, mentorointialoitteiden tai kykyjen hankintastrategioiden toteuttamisen seuraajapuutteiden täyttämiseksi.
Toteutus: HR-osasto toteuttaa suunnitellut strategiat toteuttamalla johtajuuden kehittämisohjelmia, luomalla mentorointisuhteita tai rekrytoimalla ulkopuolisia kykyjä kriittisiin johtotehtäviin.
Seuranta ja arviointi: Yritys seuraa johtajuuden kehittämisohjelmien edistymistä, arvioi mahdollisten seuraajien valmiutta ja arvioi strategioiden tehokkuutta vahvan johtajuusputken rakentamisessa.

Bottom Line

Henkilöstösuunnitteluprosessi on paljon muutakin kuin oikeiden ihmisten löytäminen oikeaan aikaan. Sitä on seurattava ja mukautettava jatkuvasti maailmassa, joka on täynnä epävarmuutta. Seuraamalla näitä ohjeita voit olla varma, että teet parhaat valinnat tiimisi ja yrityksesi tavoitteiden kannalta. Ja mitä tulee lahjakkuuteen liittyvien ongelmien käsittelyyn, voit tehdä sen sujuvasti ja tehokkaasti.