Sisäisen viestinnän strategian hallinta | 9 parasta käytäntöä vuonna 2024

Suuri sisäisen viestinnän strategia on jokaisen menestyvän organisaation elinehto. Nykypäivän hybridityöilmapiirissä läpinäkyvän ja säännöllisen viestinnän varmistaminen hajautettujen tiimien välillä on tärkeämpää kuin koskaan. Silti monet yritykset kamppailevat edelleen saadakseen viestit oikein, kun työntekijät ovat sekä toimistossa että sen ulkopuolella.

Tässä viestissä tutkimme parhaita käytäntöjä, jotka on poimittu sisäisen viestinnän ammattilaisilta yrityksissä, jotka ovat menestyneet hybridiaikakaudella. Saat sisäpiirivinkkejä osuvan, sitoutumista edistävän sisällön luomiseen sekä sen mittaamiseen, mikä todella resonoi yleisösi kanssa.

Sisällysluettelo

• Mikä on sisäinen viestintästrategia?
• Miksi sisäisellä viestintästrategialla on väliä?
• Kuka on vastuussa sisäisen viestintästrategian kehittämisestä?
• Milloin sisäisen viestinnän strategia toteutetaan?
• Mitä kanavia sisäinen viestintästrategia käyttää?
• Kuinka kehittää sisäinen viestintästrategia?
• Tee sisäisestä viestinnästä tehokasta AhaSlidesin avulla 
• Keskeiset ostokset 
• Usein kysytyt kysymykset

Lisää vinkkejä AhaSlidesin avulla

• Tyytyväisyys työpaikalla
• Tehokas viestintä työpaikalla

Mikä on sisäinen viestintästrategia?

Kuvittele, että sinulla on joukko lahjakkaita ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä yrityksessä. Nyt, jotta tämä tiimi menestyisi, heidän on kommunikoitava hyvin, aivan kuten ystävät puhuvat ja jakavat ideoita. Siinä sisäinen viestintästrategia tulee esiin!

Sisäinen viestintästrategia on kattava suunnitelma ja viitekehys, joka on suunniteltu helpottamaan tehokasta ja tehokasta viestintää organisaatiossa. 

Tämän strategian ensisijaisena tavoitteena on luoda yhtenäinen, tietoinen ja sitoutunut työvoima, joka viime kädessä edistää organisaation menestystä ja tavoitteidensa saavuttamista.

Sisäistä viestintää on neljää tyyppiä:

• Ylhäältä alas -viestintä (johtamisesta työntekijöille): Tällöin tieto virtaa organisaatiohierarkian huipulta (kuten johtajat tai johtajat) alemmille tasoille (työntekijät). Se on kuin pomo, joka antaisi ohjeita joukkueelle. Käytämme tämäntyyppistä viestintää tärkeiden ilmoitusten, yrityksen tavoitteiden tai uusien käytäntöjen jakamiseen.
• Alhaalta ylös -viestintä (työntekijöiden välinen viestintä): Se on ylhäältä alas -viestinnän vastakohta. Tieto kulkee alemmalta tasolta (työntekijät) ylemmille (johtajille tai johtajille). Se on kuin työntekijät jakavat ideoitaan, palautetta tai huolenaiheitaan esimiehilleen. 
• Horisontaalinen/Lateraalinen viestintä (vertaisviestintä:): Tämän tyyppinen viestintä tapahtuu organisaation samalla tasolla olevien ihmisten välillä. Se on kuin työtoverit keskustelevat keskenään koordinoidakseen tehtäviä tai jakaessaan päivityksiä. 
• Diagonaalinen viestintä: Kuvittele tämä sekoituksena ylhäältä alas ja horisontaalista viestintää. Se tapahtuu, kun eri osastojen tai tasojen ihmisten on työskenneltävä yhdessä projektin parissa tai vaihdettava tietoja. 

Miksi sisäisellä viestintästrategialla on väliä?

Jokaisessa yrityksessä sisäinen viestintästrategia pitää työntekijät yhteydessä ja sitoutuneina. Tärkeät viestit, kuten uusien tuotteiden lanseeraukset, yrityksen käytäntöjen muutokset tai tulevat tapahtumat, jaetaan nopeasti. Työntekijät voivat myös antaa palautetta ja ideoita johdolle, jolloin he tuntevat olevansa arvostettuja ja osana isompaa kuvaa.

Vankan strategian avulla työpaikasta tulee iloinen ja tuottava työpaikka, jossa kaikki ovat samalla sivulla, tiimityö kukoistaa ja yritys kukoistaa!

Kuka on vastuussa sisäisen viestintästrategian kehittämisestä?

Vastuu sisäisen viestinnän strategian kehittämisestä on tyypillisesti organisaation johtoryhmän ja viestintä- tai HR (Human Resources) -osaston harteilla. Se edellyttää yhteistyötä eri sidosryhmien välillä monipuolisen ja tehokkaan strategian luomiseksi, joka on linjassa organisaation tavoitteiden ja arvojen kanssa.

Tässä ovat keskeiset toimijat, jotka ovat mukana sisäisen viestintästrategian kehittämisessä:

• Johtoryhmä
• Viestintä- tai henkilöstöosasto
• Viestintäkonsultit: Joissakin tapauksissa organisaatiot voivat etsiä ulkopuolisia viestintäkonsultteja tai asiantuntijoita tarjoamaan uusia näkökulmia ja parhaita käytäntöjä tehokkaan strategian kehittämiseen.

Milloin sisäisen viestinnän strategia toteutetaan?

Sisäisen viestinnän strategia on jatkuva ja sitä tapahtuu koko organisaation elinkaaren ajan. Se ei ole kertaluonteinen asia, vaan jatkuva pyrkimys tehokkaan viestinnän varmistamiseksi. Tässä on joitain keskeisiä tapauksia, joissa se tapahtuu:

1. Organisaation suunnittelu: Strategia rakennetaan suunnittelun aikana niin, että viestintä vastaa yrityksen tavoitteita.
2. Säännölliset päivitykset: Sitä tarkastellaan säännöllisesti, jotta se mukautuu muutoksiin ja muuttuviin tarpeisiin.
3. Arviot ja arvioinnit: Se on erittäin tärkeää arviointiprosessin kannalta, mukaan lukien puolivuotiskatsaus, vuoden lopun katsaus ja työntekijöiden suorituskyvyn arviointi.
4. Muutosten aikana: Siitä tulee elintärkeä suurten muutosten, kuten fuusioiden tai johtajuuden vaihdosten, aikana.
5. Esittelyssä käytännöt: Se varmistaa, että työntekijät tietävät uusista käytännöistä tai aloitteista.
6. Kriisin aikana: Sillä on ratkaiseva rooli oikea-aikaisen ja tarkan tiedon tarjoamisessa vaikeina aikoina.
7. Työntekijän aloittaminen: Sen avulla uudet työntekijät tuntevat olonsa tervetulleiksi ja saavat tietoa rooleistaan.
8. Päivittäiset toiminnot: Se varmistaa sujuvan viestinnän tiimien ja johdon välillä.
9. Haetaan palautetta: Se tulee toimeen, kun yritys pyytää työntekijöiltä palautetta, johtajan palaute ja kannustaa avoimeen kommunikointiin.

Mitä kanavia sisäinen viestintästrategia käyttää?

Sisäisen viestinnän strategiassa käytettävät kanavat voivat vaihdella riippuen organisaation mieltymyksistä, koosta ja välitettävän tiedon luonteesta. Tässä on joitain yleisiä viestintäkanavia, joita sisäinen viestintästrategia voi hyödyntää:

1. Sähköposti
2. Intranet
3. Joukkueen kokoukset (Säännölliset kasvokkain tai virtuaaliset tapaamiset, joissa keskustellaan edistymisestä, jaetaan päivityksiä ja tehdään yhteistyötä projekteissa.)
4. Digitaaliset yhteistyötyökalut (Alustat, kuten Microsoft Teams, Slack tai muut projektinhallintatyökalut.)
5. uutiskirjeet
6. Kaupungintalon kokoukset
7. Ilmoitustaulut
8. Sosiaalinen media (Sisäiset alustat)
9. Palautekyselyt

Kuinka kehittää sisäinen viestintästrategia?

Tehokkaan sisäisen viestinnän strategian kehittäminen sisältää useita vaiheita, joilla varmistetaan, että se vastaa organisaation tavoitteita ja vastaa työntekijöiden viestintätarpeita. Tässä on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua kehittämään sisäisen viestintästrategian:

1/ Määritä viestinnän tavoitteet: 

Määritä tavoitteet, jotka haluat saavuttaa strategialla. Tarkat tavoitteet ohjaavat viestintäponnistelujasi, olivatpa ne sitten yhteistyön lisääminen, työntekijöiden sitoutumisen lisääminen tai työntekijöiden saattaminen yrityksen vision mukaiseksi.

2/ Tunnista kohdeyleisöt: 

Tunnista eri työntekijäsegmentit ja heidän ainutlaatuiset viestintätarpeensa. Räätälöi viestit ja kanavat kunkin ryhmän mieltymysten, roolien ja vaatimusten mukaan.

• Esimerkiksi markkinointitiimi saattaa vaatia säännöllisiä päivityksiä uusista kampanjoista, kun taas IT-osasto tarvitsee tietoa järjestelmäpäivityksistä ja teknisistä ongelmista.

3/ Valitse viestintäkanavat: 

Valitse parhaat viestintämenetelmät tarjottavan tiedon tyypin ja kohdeyleisön mukaan. Harkitse erilaisten kanavien, kuten chat-alustojen, sähköpostin, intranetin, tiimikokousten ja digitaalisten yhteistyötyökalujen hyödyntämistä.

4/ Luo viestiohjeet: 

Määrittele viestinnän sävy, tyyli ja kieli. Varmista, että viestit ovat selkeitä, ytimekkäitä ja linjassa yrityksen arvojen ja kulttuurin kanssa.

5/ Ota käyttöön kaksisuuntainen viestintä: 

Kannusta avointa dialogia ja palautesilmukoita sitoutumisen kulttuurin luomiseksi. Tarjoa työntekijöille mahdollisuuksia ilmaista mielipiteensä, ehdotuksensa ja huolenaiheensa.

6/ Luo viestintäaikataulu: 

Kehitä aikajana säännöllistä viestintää varten. Määritä päivitysten, kokousten ja palauteistuntojen tiheys pitääksesi työntekijät ajan tasalla ja sitoutuneina.

7/ Valmistele kriisiviestintäsuunnitelma: 

Tee suunnitelma tehokkaaseen viestintään kriisiaikoina tai haastavissa tilanteissa. Hyvin kehitetyn kriisiviestintäsuunnitelman avulla yritys voi vastata haasteisiin tehokkaasti, pitää työntekijät ajan tasalla ja ylläpitää luottamusta organisaation kykyyn selviytyä kriiseistä.

8/ Kouluta ja kouluta: 

Tarjoa työntekijöille ja esimiehille koulutusta tehokkaista viestintäkäytännöistä, erityisesti uusien käyttöönotettavien työkalujen tai kanavien osalta.

9/ Mittaa ja arvioi: 

Määritä mittareita sisäisen viestintästrategian tehokkuuden arvioimiseksi. Kerää palautetta työntekijöiltä ja seuraa keskeisiä suoritusindikaattoreita tehdäksesi parannuksia.

Lisäksi pidä strategia joustavana ja muokkaa sitä tarpeen mukaan palautteen, organisaation muuttuvien tarpeiden ja uusien viestintätekniikoiden perusteella.

Tee sisäisestä viestinnästä tehokasta AhaSlidesin avulla 

AhaSlides voi olla tehokas työkalu sisäisen viestinnän tehostamiseen ja tehostamiseen useilla tavoilla:

• Interaktiiviset kokoukset ja kaupungintalot: Voit käyttää elävät kyselyt, tietokilpailujaja Kysymyksiä ja vastauksia sitouttaa osallistujat, kerätä reaaliaikaista palautetta ja kannustaa aktiivista osallistumista virtuaalisiin kokouksiin ja kaupungintaloihin työntekijöiden kanssa. 
• Reaaliaikainen palaute: AhaSlidesin avulla voit nopeasti luoda ja jakaa kyselyjä, sana pilvi työntekijöille. Näin voit kerätä arvokasta palautetta erilaisista aiheista, kuten yrityksen aloitteista, työntekijöiden tyytyväisyydestä tai koulutusohjelmista.
• Koulutus ja oppiminen: Voit sisällyttää siihen interaktiivisia tietokilpailuja ja kyselyjä valmiita malleja testata työntekijöiden ymmärrystä ja vahvistaa keskeisiä käsitteitä koulutustilaisuuksien ja työpajojen tehostamiseksi.
• Ryhmänrakennusaktiviteetit: AhaSlides tarjoaa tiimiä rakentavia aktiviteetteja, kuten jäänmurtajatietokilpailuja ja pelejä pyörivä pyörä, satunnainen tiimigeneraattori. Nämä toiminnot voivat edistää toveruutta ja yhteistyötä työntekijöiden välillä jopa etäryhmissä tai hajautetuissa tiimeissä.
• Työntekijöiden tunnustaminen: AhaSlidesin avulla voidaan tunnistaa ja juhlia työntekijöiden saavutuksia, virstanpylväitä ja panoksia. Tämä lisää työntekijöiden moraalia ja motivaatiota.
• Anonyymi palaute: Alustan anonyymi kyselyominaisuus voi antaa työntekijöille mahdollisuuden antaa palautetta ilman pelkoa seurauksista, mikä edistää avoimempaa ja rehellisempää viestintäympäristöä.
• Etätyöntekijöiden sitouttaminen: Organisaatioille, joissa on etä- tai hajautettuja tiimejä, AhaSlides voi olla arvokas työkalu, jolla varmistetaan, että kaikki työntekijät pysyvät yhteydessä, sitoutuneesti ja ajan tasalla.

Keskeiset ostokset 

Tehokas sisäinen viestintästrategia on toimivan ja harmonisen organisaation selkäranka. Se vahvistaa organisaation kulttuuria ja johtaa viime kädessä tuottavuuden ja menestyksen parantumiseen. 

Usein kysytyt kysymykset

viite: Forbes