Sen varmistaminen, että sinulla on oikeat ihmiset, joilla on sopivat taidot, valmiina työskentelemään silloin, kun niitä tarvitset – se on työvoimasuunnittelua.
Ei ole väliä oletko startup vai vakiintunut yritys, älykäs, hyvin harkittu henkilöstösuunnitelma auttaa saavuttamaan tavoitteesi.
Tässä oppaassa käsittelemme perusasiat selvittämisessäsi työvoiman suunnitteluprosessi, miksi se on tärkeää ja kuinka tehdä suunnitelma, joka auttaa yritystäsi menestymään riippumatta siitä, mitä siellä tapahtuu.
Ole siis mukava, hyppäämme henkilöstöstrategioiden maailmaan!
Sisällysluettelo
Vinkkejä organisaation sitoutumiseen
Tee oma tietovisa ja isännöi se livenä.
Herätä iloa tiimissäsi. Saa aikaan sitoutumista, lisää tuottavuutta!
Aloita ilmaiseksi
Mitä on työvoimasuunnittelu?
Työvoimasuunnittelu tai henkilöresurssien suunnittelu on prosessi, jossa ennakoidaan organisaation tulevia henkilöresurssitarpeita ja määritetään, kuinka ne voidaan täyttää. Se liittyy:
• Analysoidaan nykyistä työvoimaa – heidän taitojaan, osaamistaan, työtehtäviään ja roolejaan
• Tulevien henkilöresurssien tarpeiden ennustaminen liiketoiminnan tavoitteiden, strategian ja ennustetun kasvun perusteella
• Nykyisten ja tulevien tarpeiden välisten erojen määrittäminen – määrän, laadun, taitojen ja roolien osalta
• Ratkaisujen kehittäminen näiden aukkojen täyttämiseksi – rekrytoinnin, koulutuksen, kehitysohjelmien, palkkioiden mukauttamisen jne. avulla.
• Suunnitelman laatiminen näiden ratkaisujen toteuttamiseksi halutuissa aikarajoissa ja budjeteissa
• Toteutuksen seuranta ja henkilöstösuunnitelman muuttaminen tarpeen mukaan
Mitkä ovat työvoimasuunnitteluprosessin avainelementit?
Työvoimasuunnitteluprosessin pääkomponentit ovat tyypillisesti:
Soveltamisala: Se sisältää sekä määrällisen että laadullisen analyysin. Kvantitatiivinen analyysi sisältää nykyisten ja tulevien henkilöstömäärien laskemisen työmääräennusteiden perusteella. Laadullinen analyysi ottaa huomioon tarvittavat taidot, pätevyydet ja roolit.
Kesto: Työvoimasuunnitelma kattaa tyypillisesti 1-3 vuoden horisontin, jossa on myös pidemmän aikavälin ennusteita. Se tasapainottaa lyhyen aikavälin taktiset tarpeet pitkän aikavälin strategisten tavoitteiden kanssa.
Lähteet: Tietoa eri lähteistä käytetään syötteenä suunnitteluprosessiin, mukaan lukien liiketoimintasuunnitelmat, markkinaennusteet, poistumistrendit, palkitsemisanalyysit, tuottavuusmittaukset jne.
Menetelmä: Ennustemenetelmät voivat vaihdella yksinkertaisesta trendianalyysistä kehittyneempiin tekniikoihin, kuten simulointiin ja mallintamiseen. Usein arvioidaan useita "mitä jos" -skenaarioita.
Käyttö: Työvoimasuunnitelmassa määritellään ratkaisuja osaamispuutteiden täyttämiseen, mukaan lukien rekrytointi, koulutus, palkitsemisen muutokset, ulkoistaminen/ulkoistaminen ja olemassa olevan henkilöstön uudelleensijoittaminen. Ratkaisujen toteuttamiseksi laaditaan toimintasuunnitelmat aikataulu- ja kustannusrajoitusten puitteissa. Vastuut ja vastuut on jaettu.
Työvoimasuunnitelmaa seurataan jatkuvasti. Varasuunnitelmat laaditaan siltä varalta, että ennusteet eivät toteudu suunnitellusti.
Tehokas henkilöstösuunnittelu vaatii panostusta ja yhteistyötä kaikilta keskeisiltä toiminnallisilta alueilta, erityisesti toiminnoista, taloudesta ja eri liiketoimintayksiköistä.
Tekniset työkalut voivat auttaa työvoimasuunnittelussa, erityisesti kvantitatiivisessa analyysissä ja työvoiman mallintamisessa. Mutta ihmisten arvostelukyky on edelleen välttämätöntä.
Mikä on henkilöstösuunnittelun tarkoitus henkilöstöhallinnossa?
#1 – Kohdista henkilöstötarpeet liiketoiminnan tavoitteiden ja strategian kanssa: Työvoimasuunnittelu auttaa määrittämään yrityksen tavoitteiden, kasvusuunnitelmien ja strategisten aloitteiden tukemiseen tarvittavan henkilöstömäärän ja -tyypit. Se varmistaa, että henkilöstöresurssit ohjataan sinne, missä he voivat vaikuttaa eniten.
#2 – Tunnista ja täytä taitojen puutteet: Ennustelemalla tulevia taitovaatimuksia työvoimasuunnittelu voi tunnistaa mahdolliset aukot työntekijöiden nykyisten taitojen ja tulevien tarpeiden välillä. Sitten se määrittää, kuinka nämä aukot täytetään rekrytoinnin, koulutuksen tai kehitysohjelmien avulla.
#3 – Optimoi työvoimakustannukset: Työvoimasuunnittelulla pyritään sovittamaan työvoimakustannukset työmäärävaatimuksiin. Se voi tunnistaa alueet, joissa on yli- tai alihenkilöstöä, jotta voidaan ottaa käyttöön oikea määrä työntekijöitä, joilla on oikeat taidot. Tämä auttaa hallitsemaan työvoimakustannuksia.
#4 – Paranna kykyjen tuottavuutta: Työvoimasuunnittelulla voidaan parantaa yleistä tuottavuutta ja tehokkuutta varmistamalla, että oikeat ihmiset ovat oikeissa töissä oikeilla taidoilla. Työntekijät sopivat paremmin tehtäviinsä ja organisaatio maksimoi heidän inhimillisen pääomansa.
#5 – Ennakoi tulevat tarpeet: Työvoimasuunnittelu auttaa ennakoimaan toimintaympäristön ja henkilöstön tarpeiden muutoksia. Näin ollen HR voi laatia strategioita etukäteen varmistaakseen, että työvoimavaatimukset täyttyvät. Tämä ennakoiva lähestymistapa auttaa luomaan ketterän ja mukautuvan työvoiman, mikä on kriittistä minkä tahansa organisaation menestykselle.
#6 – Paranna työntekijöiden motivaatiota: Ennakoimalla ja täyttämällä henkilöstövaatimukset tarkasti yritys voi minimoida työtehtäviin liittyvät epäselvyydet, ylivoimaiset työmäärät ja pätevyyspuutteet, jotka kaikki voivat vaikuttaa haitallisesti työntekijöiden tyytyväisyyteen.
Mitkä ovat työvoimasuunnitteluprosessin 4 vaihetta?
Organisaatiot voivat suunnitella tehokkaan työvoimasuunnittelua prosessi harkitsemalla näitä neljää yksinkertaista vaihetta menemättä yli laidan:
#1. Kysynnän ennustaminen
- Perustuu yrityksen tavoitteisiin, strategioihin ja ennusteisiin kasvusta, laajentumisesta, uusien tuotteiden lanseerauksista jne.
- Ottaa huomioon tekijöitä, kuten yrityksen organisoinnin, mitä uutta tekniikkaa he voivat käyttää ja kuinka paljon he käyttävät työntekijöitään.
- Määrittää tarvittavien ihmisten määrän roolin, osaamisen, työperheen, tason, sijainnin jne. mukaan.
- Useita skenaarioita arvioidaan usein joustavuuden lisäämiseksi.
#2. Tarjonnan analyysi
- Alkaa nykyisestä työntekijöiden määrästä ja heidän työtehtävistään/rooleistaan.
- Analysoi poistumistrendejä, eläkeennusteita ja avoimia työpaikkoja määrittääkseen jäljellä olevien ihmisten määrän.
- Huomioi ulkopuolisen rekrytoinnin aikataulut ja tarvittavien taitojen saatavuuden työmarkkinoilla.
- Arvioi mahdollisuuksia uudelleensijoittamiseen, työnjakoon, osa-aikatyöhön ja ulkoistamiseen.
#3. Kuiluanalyysi
- Vertaa ennusteita siitä, mitä ihmiset tarvitsevat tulevaisuudessa, siihen, mitä meillä jo on. Näin voimme nähdä, tarvitseeko aukkoja täyttää.
- Ilmaisee puutteet ihmisten lukumäärän ja erityisten taitojen osalta.
- Tunnistaa aukot ulottuvuuksissa, kuten osaamisessa, kokemustasoissa, työtehtävissä, paikoissa jne.
- Auttaa määrittämään tarvittavien ratkaisujen laajuuden, esimerkiksi uusien työntekijöiden, harjoittelijoiden määrän ja työtehtävien uudelleensuunnittelun.
#4. Toiminnan suunnittelu
- Määrittää ratkaisuja, kuten rekrytoinnin, koulutuksen, ylennykset, palkkio-ohjelmat jne.
- Määrittää toteutusaikataulut, jakaa vastuut ja arvioi budjetit.
- Kehittää valmiussuunnitelmia odotettua pienemmän kulutuksen, suuremman kysynnän jne. varalle.
- Määrittää keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI) mittaamaan henkilöstösuunnitelman onnistumista.
- Ohjaa henkilöstösuunnitteluprosessin jatkuvaa säätämistä ja parantamista ajan myötä.
Esimerkki työvoimasuunnittelusta
Eikö sinulla ole vielä selkeää kuvaa? Tässä on esimerkki työvoimasuunnitteluprosessista, joka seuraa neljää olennaista vaihetta, jotka auttavat sinua tarttumaan konseptiin paremmin:
Ohjelmistokehitysyritys ennustaa 30 %:n kasvua seuraavien 2 vuoden aikana uusien sopimusten ja valmisteilla olevien projektien perusteella. Heidän on kehitettävä työvoimasuunnitelma varmistaakseen, että heillä on tarpeeksi kehittäjiä vastaamaan tähän kysyntään.
Vaihe 1: Kysynnän ennustaminen
He laskevat, että tukeakseen ennustettua 30 prosentin kasvua he tarvitsevat:
• 15 muuta vanhempaa kehittäjää
• 20 muuta keskitason kehittäjää
• 10 uutta nuorempaa kehittäjää
Perustuu niiden nykyiseen rakenteeseen ja projektivaatimuksiin.
Vaihe 2: Tarjonnan analyysi
Heillä on tällä hetkellä:
• 50 vanhempaa kehittäjää
• 35 keskitason kehittäjää
• 20 nuorempaa kehittäjää
Poistumistrendien perusteella he odottavat menettävänsä:
• 5 vanhempaa kehittäjää
• 3 keskitason kehittäjää
• 2 nuorempaa kehittäjää
Seuraavan 2 vuoden aikana.
Vaihe 3: Aukon analyysi
Kysynnän ja tarjonnan vertailu:
• He tarvitsevat 15 vanhempaa kehittäjää lisää, mutta saavat vain 5, jolloin väliin jää 10
• He tarvitsevat 20 lisää keskitason kehittäjää, joilla on vain vahvistus 2, joten aukko on 18
• He tarvitsevat vielä 10 nuorempaa kehittäjää, joista häviää vain 2, jättäen 12:n eron
Vaihe 4: Toiminnan suunnittelu
He kehittävät suunnitelman:
• Palkkaa 8 vanhempaa kehittäjää ja 15 keskitason kehittäjää ulkopuolelta
• Nosta 5 sisäistä keskitason kehittäjää korkealle tasolle
• Palkkaa 10 lähtötason harjoittelijaa 2-vuotiseen kehitysohjelmaan
He nimeävät rekrytoijia, asettavat aikajanat ja määrittävät KPI:t tulosten mittaamiseksi.
Tämä on vain yksi esimerkki siitä, kuinka organisaatio voi lähestyä henkilöstösuunnittelua vastatakseen tulevaisuuden henkilöstötarpeisiinsa ennustetun liiketoiminnan kysynnän perusteella. Tärkeintä on järjestelmällinen, datalähtöinen prosessi, joka tunnistaa puutteet ja kehittää älykkäitä ratkaisuja.
Bottom Line
Nykypäivän nopeatempoisessa yritysmaailmassa on ratkaisevan tärkeää pysyä kehityksen kärjessä. Ja työvoimasuunnitteluprosessi on tehokas ennakoimaan yrityksesi tulevaisuuden tarpeita ja suunnittelemaan niiden mukaisesti, mikä auttaa pysymään kilpailukykyisenä ja varmistamaan, että olet valmis kaikkeen, mitä edessä on.
Usein kysytyt kysymykset
Mitkä ovat työvoimahallinnan neljä päätavoitetta?
Työvoimajohtaminen varmistaa, että organisaatiossa on oikea määrä ihmisiä, joilla on oikeat taidot ja asiantuntemus tavoitteidensa saavuttamiseksi. Sen tavoitteena on käyttää ihmisiä tuottavasti, kehittää heidän potentiaaliaan ja rakentaa myönteistä suhdetta työntekijöiden ja yrityksen välille. Tämä saavutetaan käytäntöjen, kuten rekrytoinnin, koulutuksen, suoritusjohtamisen ja palkitsemisen hallinnan avulla.
Mitkä ovat 6 vaihetta henkilöresurssien suunnittelussa?
Tehokkaan henkilöstösuunnitteluprosessin 5 vaihetta ovat · Kysynnän ennustaminen · Nykyisen työvoiman arviointi · Puutteiden analysointi · Ratkaisujen suunnittelu puutteiden korjaamiseksi · Toteutus ja arviointi.
