Elämme aikaa, jolloin digitaalinen viestintä on yhä kysytympi vaihtoehto, ja ihmisvuorovaikutuksen kaipauksesta huolimatta sillä oli positiivisia seurauksia.
Yksi niistä oli yritysten digitaalisten valmiuksien parantaminen, kun ne joutuivat siirtämään toimintansa verkkoon ja ylläpitämään tehokkuutta.
Vaikka henkilökohtainen vuorovaikutus on edelleen listan kärjessä, digitaalinen perehdytys on säilynyt yleisenä käytäntönä monissa organisaatioissa sen mukavuuden vuoksi.
Mitä on digitaalinen perehdytys? Mitkä ovat sen toiminnot? Miksi se voisi olla sopiva valinta yrityksellesi? Tutkitaan tätä tässä artikkelissa.
Rriemuissaan: Käyttöönottoprosessi Esimerkit
Sisällysluettelo
Vinkkejä parempaan sitoutumiseen
Etsitkö interaktiivista tapaa saada työntekijäsi mukaan?
Hanki ilmaisia malleja ja tietokilpailuja seuraavissa kokouksissasi. Rekisteröidy ilmaiseksi ja ota mitä haluat AhaSlidesista!
🚀 Nappaa ilmainen tili
Mitä on digitaalinen perehdytys?
Haluatko nopeuttaa uusien asiakkaiden, asiakkaiden tai käyttäjien tuomista joukkoon? Sitten digitaalinen perehdytys on oikea tie.
Digitaalinen käyttöönotto tarkoittaa teknologian voiman hyödyntämistä toivottaaksesi ihmiset tervetulleiksi tuotteeseesi tai palveluusi verkossa.
Pitkien paperilomakkeiden ja kasvokkain tapaamisten sijaan uudet käyttäjät voivat suorittaa koko käyttöönottoprosessin mukavasti sohvalta millä tahansa laitteella.
Se sisältää henkilöllisyyden todentamisen, kuten kasvojen skannauksen etukameran, äänentunnistuksen tai biometristen sormenjälkien avulla.
Asiakkaiden tulee myös paljastaa henkilötietonsa käyttämällä henkilötodistusta, passia tai puhelinnumeroa.
Mitä etuja etäkäynnistämisestä on?
Etäonboarding tarjoaa useita etuja sekä asiakkaille että organisaatioille. Katsotaanpa, mitä ne ovat:
Asiakkaille
• Nopeampi kokemus – Asiakkaat voivat suorittaa käyttöönottotehtävät nopeasti ja helposti digitaalisten lomakkeiden ja asiakirjojen avulla.
• Mukavuus – Asiakkaat voivat suorittaa käyttöönoton milloin tahansa ja missä tahansa millä tahansa laitteella. Tämä eliminoi tarpeen noudattaa toimistoaikoja ja varmistaa vaivattoman kokemuksen.
• Tuttu tekniikka – Useimmat asiakkaat osaavat jo käyttää digitaalisia työkaluja ja Internetiä, joten prosessi tuntuu tutulta ja intuitiiviselta.
• Henkilökohtainen kokemus – Digitaalisilla työkaluilla voidaan räätälöidä perehdytyskokemus asiakkaan erityistarpeiden ja roolin mukaan.
• Vähemmän vaivaa – Asiakkaiden ei tarvitse tulostaa, allekirjoittaa ja lähettää fyysisiä asiakirjoja. Kaikki olennaiset perehdytystiedot on järjestetty ja saatavilla yhdessä verkkoportaalissa.
Related: Asiakkaan käyttöönottoprosessi
Järjestöille
• Parempi tehokkuus – Digitaalinen käyttöönotto virtaviivaistaa ja automatisoi tehtäviä, mikä säästää aikaa ja resursseja.
• Pienemmät kustannukset – Poistamalla paperin, tulostuksen, postituksen ja henkilökohtaisten tapaamisten tarpeen kustannuksia voidaan vähentää merkittävästi.
• Korkeammat täyttöasteet – Digitaaliset lomakkeet varmistavat, että kaikki vaaditut kentät on täytetty, mikä vähentää virheitä ja epätäydellistä käyttöönottoa.
• Parempi vaatimustenmukaisuus – Digitaaliset työkalut voivat automatisoida vaatimustenmukaisuuteen liittyviä tehtäviä, täyttää KYC-, CDD- ja AML-velvoitteet tietyissä maissa, joissa yritys toimii, ja tarjota kirjausketjuja.
• Parempi tietojen saatavuus – Kaikki asiakastiedot kerätään ja tallennetaan keskitettyihin järjestelmiin, jotta niitä on helppo käyttää ja raportoida.
• Parannettu seuranta – Tehtäviä ja asiakirjoja voidaan seurata automaattisesti, jotta kaikki valmistuu ajallaan.
• Analytiikka – Digitaaliset työkalut tarjoavat analytiikkaa pullonkaulojen tunnistamiseen, prosessien parantamiseen ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseen.
Kuinka luot virtuaalisen perehdytyksen?
Nämä vaiheet antavat sinulle hyvän yleiskuvan tehokkaan virtuaalisen käyttöönottoratkaisun suunnittelusta ja toteuttamisesta asiakkaillesi:
#1 – Määritä tavoitteet ja laajuus. Päätä, mitä haluat saavuttaa asiakkaiden digitaalisella perehdyttämisellä, kuten nopeutta, mukavuutta, alhaisempia kustannuksia jne. Selvitä, mitä on suoritettava käyttöönoton aikana.
#2 – Kerää asiakirjat ja lomakkeet. Kerää kaikki asiaankuuluvat asiakassopimukset, kyselylomakkeet, suostumuslomakkeet, käytännöt jne., jotka on täytettävä liittymisen aikana.
#3 – Luo online-lomakkeita. Muunna paperilomakkeet muokattaviksi digitaalisiksi lomakkeiksi, joita asiakkaat voivat täyttää verkossa. Varmista, että kaikki pakolliset kentät on merkitty selvästi.
#4 – Suunnittele perehdytysportaali. Rakenna intuitiivinen portaali, jossa asiakkaat voivat käyttää aloitustietoja, asiakirjoja ja lomakkeita. Portaalissa tulisi olla yksinkertainen navigointi, ja se ohjaa asiakkaita jokaisen vaiheen läpi.
#5 – Sisällytä sähköiset allekirjoitukset. Integroi sähköinen allekirjoitusratkaisu, jotta asiakkaat voivat allekirjoittaa tarvittavat asiakirjat digitaalisesti käyttöönottovaiheessa. Tämä eliminoi asiakirjojen tulostamisen ja postittamisen tarpeen.
#6 – Automatisoi tehtäviä ja työnkulkuja. Käytä automaatiota käynnistääksesi seurantatehtäviä, lähettääksesi asiakirjoja asiakkaille ja kehottaa heitä suorittamaan kaikki jäljellä olevat kohdat tarkistusluettelossaan.
#7 – Ota henkilöllisyyden vahvistus käyttöön. Ota käyttöön varmistustyökaluja asiakkaiden henkilöllisyyden vahvistamiseksi digitaalisesti käyttöönoton aikana turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.
#8 – Tarjoa 24/7 pääsy ja tuki. Varmista, että asiakkaat voivat suorittaa liittymisen milloin tahansa miltä tahansa laitteelta. Saat myös tukea, jos asiakkailla on kysyttävää tai ongelmia.
#9 – Kerää palautetta. Lähetä asiakkaille kysely perehtymisen jälkeen kerätäksesi palautetta siitä, miten digitaalista kokemusta voitaisiin parantaa. Tee iteraatioita tämän syötteen perusteella.
#10 – Kerro muutoksista selkeästi. Selitä asiakkaille etukäteen, kuinka digitaalinen perehdytysprosessi toimii. Tarjoa tarvittaessa opastusmateriaaleja ja koulutusvideoita.
Vaikka jokaisella organisaatiolla voi olla erityinen tarve, tärkeintä on varmistaa, että asianmukaiset lomakkeet/asiakirjat kerätään, suunnitellaan intuitiivinen portaali ja työnkulkuja ja että asiakkailla on tarvittava tuki perehdyttämistehtävien suorittamiseen tehokkaasti.
Miten digitaalinen perehdytys eroaa perinteisestä perehdyttämisestä?
| Perinteinen perehdytys | Digitaalinen kytkentä | |
| Nopeus ja tehokkuus | käyttää paperipohjaista onboardingia | käyttää verkkolomakkeita, sähköisiä allekirjoituksia ja sähköisiä asiakirjojen latauksia |
| Mukavuus | vaatii fyysistä läsnäoloa toimistossa | voidaan suorittaa mistä tahansa paikasta milloin tahansa |
| kustannukset | vaatii korkeampia kustannuksia paperilomakkeiden, painatuksen, postikulujen ja henkilökunnan maksamiseen | eliminoi fyysisen paperityön tulostamiseen ja säilyttämiseen liittyvät kustannukset |
| Tehokkuus | virheitä voi tapahtua manuaalisen varmennusmenettelyn aikana | vähentää virheiden ja viiveiden riskiä automaattisen tiedonkeruun avulla |
Mikä on esimerkki digitaalisesta perehdyttämisestä?
Monet yritykset käyttävät nyt digitaalista käyttöönottoa, jonka avulla uudet työntekijät tai asiakkaat voivat aloittaa ilman paperityötä ja odottamista. Se on helpompaa kaikille mukana oleville ja säästää myös aikaa!
• Rahoituspalvelut – Pankit, asuntolainanantajat, vakuutusyhtiöt ja sijoituspalveluyritykset käyttävät digitaalista käyttöönottoa uusien tilien avaamiseen ja asiakastunnusten vahvistamiseen. Tämä sisältää keräilyn KYC (tunne asiakkaasi) tiedot, henkilöllisyyden vahvistaminen ja sähköisten sopimusten allekirjoittaminen.
• Terveydenhuollon tarjoajat – Sairaalat, klinikat ja terveysverkot käyttävät digitaalisia portaaleja uusien potilaiden ohjaamiseen. Tämä sisältää väestö- ja vakuutustietojen, sairaushistorian ja suostumuslomakkeiden keräämisen. Digitaaliset työkalut tehostavat tätä prosessia.
• Verkkokauppayritykset – Monet verkkokauppiaat käyttävät digitaalisia järjestelmiä saadakseen nopeasti uusia asiakkaita. Tämä sisältää asiakasprofiilien luomisen, tilien luomisen, digitaalisten kuponkien/tarjousten tarjoamisen ja tilausten seurantatietojen tarjoamisen.
• Televiestintä – Matkapuhelin-, internet- ja kaapeliyhtiöillä on usein digitaalisia aloitusportaaleja uusille tilaajille. Asiakkaat voivat tarkastella suunnitelmia, syöttää tili- ja laskutustietoja ja hallita palveluvaihtoehtoja verkossa.
• Matkailu- ja ravitsemisyritykset – Lentoyhtiöt, hotellit ja lomavuokrausyritykset käyttävät digitaalisia ratkaisuja uusien vieraiden ja asiakkaiden saamiseen. Tämä sisältää varausten tekemisen, profiilien täyttämisen, poikkeuksien allekirjoittamisen ja maksutietojen lähettämisen.
• Oppilaitokset – Koulut, korkeakoulut ja koulutusyritykset käyttävät digitaalisia portaaleja opiskelijoiden ja oppilaiden perehtymiseen. Opiskelijat voivat hakea verkossa, lähettää asiakirjoja, ilmoittautua tunneille, laatia maksusuunnitelmia ja allekirjoittaa ilmoittautumissopimuksia digitaalisesti.
Yhteenvetona voidaan todeta, että organisaatiot, jotka tuovat uusia asiakkaita, asiakkaita, potilaita, opiskelijoita tai tilaajia, voivat käyttää digitaalisia työkaluja prosessin yksinkertaistamiseksi. Digitaalisen työntekijöiden perehdyttämisen tarjoamat nopeamman nopeuden, paremman tehokkuuden ja alhaisempien kustannusten edut pätevät myös asiakkaan perehdyttämiseen.
Digitaaliset perehdytysympäristöt
Digitaalisen alustan uusille työntekijöille on oltava intuitiivinen, helppo navigoida ja helppokäyttöinen ja integroitava olemassa olevaan työnkulkuun. Tässä mielessä nämä suosituksemme tavanomaisille digitaalisille aloitusalustoille, joista yritykset pitävät:
- BambooHR – Täysi HRIS-paketti, jossa on vahvoja käyttöönottotyökaluja, kuten tarkistuslistoja, allekirjoituksia, asiakirjoja jne. Integroituu tiiviisti HR-prosesseihin.
- Lessonly – Erikoistunut vaatimustenmukaisuuden ja pehmeiden taitojen koulutukseen perehdyttämisen aikana. Tarjoaa kiinnostavia videotunteja ja mobiilikäytettävyyden.
- UltiPro – Suuri alusta HR-, palkanlaskenta- ja etuuksien hallintaan. Onboarding-moduuli automatisoi paperityöt ja kirjautumiset.
- Workday – Tehokas pilvi HCM-järjestelmä HR:lle, palkanlaskentaan ja eduille. Aloituspakkauksessa on seulontadokumentteja ja sosiaalisia ominaisuuksia uusille työntekijöille.
- Kasvihuone – Rekrytointiohjelmisto, jossa on perehdytystyökaluja, kuten tarjousten hyväksyminen, referenssitarkistukset ja uusien palkkausten kyselyt.
- Coupa – Source-to-pay -alusta sisältää Onboard-moduulin paperittomiin HR-tehtäviin ja uusien vuokratöiden ohjaamiseen.
- ZipRecruiter – Työpaikkailmoitusten lisäksi sen Onboard-ratkaisu pyrkii säilyttämään uusia työntekijöitä tarkistuslistojen, mentoroinnin ja palautteen avulla.
- Taimi – Erikoistunut perehdytys- ja sitouttamisalusta, joka on suunniteltu erittäin intuitiiviseksi uusille työntekijöille.
- AhaSlides – Interaktiivinen esitysalusta, joka tekee harjoittelusta vähemmän tylsää hauskojen ja helppokäyttöisten live-kyselyiden, tietokilpailujen, Q&A-ominaisuuksien ja monien muiden avulla.
Bottom Line
Digitaalisten käyttöönottotyökalujen ja prosessien avulla yritykset voivat virtaviivaistaa uutta asiakaskokemusta ja parantaa tehokkuutta. Digitaalisista lomakkeista, sähköisistä allekirjoituksista ja asiakirjojen lataamisesta on tulossa normi useimpien asiakkaiden käyttöönotossa aina uusista pankkitilien avaamisesta sähköiseen kaupankäyntiin ja potilaiden terveysportaaleihin.
Ota työntekijäsi mukaan AhaSlides.
Opeta heidät kaikkeen hauskalla ja mukaansatempaavalla esityksellä. Meillä on perehdytysmalleja, joiden avulla pääset alkuun🎉
Usein kysytyt kysymykset
Onko virtuaalinen perehdytys tehokasta?
Kyllä, kun se tehdään oikein asianmukaisella tekniikalla, virtuaalinen käyttöönotto voi parantaa merkittävästi kokemuksia ja vähentää kustannuksia mukavuuden, tehokkuuden ja valmistelun ansiosta. Organisaatioiden on arvioitava erityistarpeensa ja resurssinsa määrittääkseen, kuinka paljon he voivat hyödyntää virtuaalisia käyttöönottotyökaluja.
Mitkä ovat kaksi tyyppiä liittymistä?
On olemassa kahta päätyyppiä perehdytys – toiminnallinen ja sosiaalinen. Operatiivinen perehdytys keskittyy uusien työntekijöiden perustamisen logistiikkaan, mukaan lukien paperitöiden täyttäminen, työntekijöiden työkalujen myöntäminen ja työmenetelmien selittäminen. Sosiaalinen perehdytys keskittyy saamaan uudet työntekijät tuntemaan olonsa tervetulleiksi ja integroitumaan yrityskulttuuriin toimintojen avulla, kuten esittelyt, mentoreiden nimittäminen, yritystapahtumat ja heidän yhdistäminen työntekijäryhmiin.
Kuinka tehdä online-onboarding?
Tehokkaan online-onboardingin suorittamiseen on useita vaiheita: Luo online-tilit uusille työntekijöille ja määritä tehtäviä ennen tuloa. Pyydä uusia työntekijöitä täyttämään sähköisiä lomakkeita, käyttämään sähköisiä allekirjoituksia ja lataamaan asiakirjoja digitaalisesti. Ohjaa uudet vuokratiedot automaattisesti asianmukaisille osastoille. Tarjoa tarkistuslistan hallintapaneeli edistymisen seuraamiseksi. Helpota verkkokoulutusta ja järjestä virtuaalisia kokouksia henkilökohtaisten vuorovaikutusten toistamiseksi. Tarjoa teknistä tukea uusien työntekijöiden auttamiseksi. Lähetä tilapäivitykset, kun käyttöönotto on valmis.
