Mitä on projektijohtaminen? | Kaikki tiedossa vuonna 2024

Hukkuminen määräaikoihin? Tunnetko olosi ylivoimaiseksi? Hallita Projektinhallintavuonna 2024 ja muuttaa tapasi työskennellä.

Vuosisatojen ajan San Franciscon Bay Area Rapid Transit (BART) -järjestelmä, jossa on 400,000 XNUMX ratsastajaa päivässä, on ollut yksi menestyneimmistä projekteista, ja Bechtel on maailman johtava massiivisten rakennus- ja suunnitteluprojektien projektipäällikkö. Tämä esimerkki on erinomainen todiste tehokkaan projektinhallinnan tärkeydestä. Minkä tahansa projektin menestyksen ydin on hyvien projektipäälliköiden takana.

Joten tässä artikkelissa tutkimme, mitä projektinhallinta on, kuinka tärkeää se on ja parhaat tekniikat projektin ajoittamiseen, suunnitteluun, hallintaan ja arviointiin. 

Sisällysluettelo

• Mitä on projektinhallinta ja esimerkit?
• Miksi projektinhallinta on tärkeää?
  • Säästä aikaa ja rahaa
  • Paranna yhteistyötä ja viestintää
  • Vähennä riskejä ja ongelmia
• Mitkä ovat projektihallinnan kolme avainvaihetta?
  • Hankesuunnittelu
  • Projektin aikataulutus
  • Projektin ohjaus
• Mitä ovat projektinhallintatekniikat: PERT ja CPM
• Projektinhallintaohjelmiston käyttäminen projektien hallintaan
• Usein kysytyt kysymykset
• Bottom Line

Vinkkejä parempaan sitoutumiseen

• Personal Development
• Tulosohjaus

Mitä on projektinhallinta ja esimerkit?

Projektit ovat osa jokapäiväistä elämäämme. Saatamme suunnitella häitä tai yllätyssynttäreitä, sisustaa taloa tai valmistella lukukauden mittaista luokkaprojektia. Suuremmat hankkeet voidaan mainita, kuten sillan rakentaminen, asukkaiden muuttaminen, uusien lentokonelinjojen valmistus ja paljon muuta. He kaikki tarvitsevat projektinhallintaa. 

Projektinhallinta kuvaa systemaattista lähestymistapaa, menetelmiä ja käytäntöjä, joita käytetään projektien ajoittamiseen, suunnitteluun, hallintaan ja arviointiin alusta loppuun. Se kattaa laajan valikoiman toimintoja ja prosesseja, joilla pyritään saavuttamaan tiettyjä tavoitteita määritellyissä rajoituksissa, kuten aika, kustannukset, laajuus, laatu ja resurssit.

Miksi projektinhallinta on tärkeää?

On vaikea kiistää johtamisen merkitystä projekteissa, mikä auttaa jokaista liiketoiminnan projektia sujumaan tehokkaammin ja tuloksellisemmin. Käydään läpi tehokkaan projektinhallinnan kolme tärkeintä etua.

Säästä aikaa ja rahaa

Hyvä projektiorganisaatio edellyttää huolellista suunnittelua ja resurssien kohdentamista. Projektipäälliköt arvioivat projektin vaatimukset, tunnistavat tarvittavat resurssit ja kohdistavat ne tehokkaasti. Arvioimalla resurssitarpeet tarkasti ja välttämällä yleistä ja alikäyttöä, projektipäälliköt optimoivat resurssien käytön, mikä vähentää tarpeettomia kustannuksia ja säästää aikaa.

Paranna yhteistyötä ja viestintää

Projektipäälliköt määrittelevät ja viestivät selkeät roolit ja vastuut tiimin jäsenille. Jokainen yksilö ymmärtää erityistehtävänsä, suoritteensa ja vastuualueensa. Tämä selkeys minimoi sekaannukset ja päällekkäisyydet, jolloin tiimin jäsenet voivat työskennellä yhdessä sujuvasti ja tehokkaasti.

Vähennä riskejä ja ongelmia

Projekteihin liittyy luonnostaan ​​riskejä ja epävarmuustekijöitä, jotka voivat johtaa merkittäviin haasteisiin tai jopa epäonnistumiseen, jos ne jätetään hallitsematta. Hyvä projektinhallinta korostaa riskien tunnistamista, arviointia ja lieventämisstrategioita. Ennakoimalla ja puuttumalla mahdollisiin ongelmiin varhaisessa vaiheessa projektipäälliköt voivat minimoida niiden vaikutuksen ja varmistaa, että projektit pysyvät aikataulussa tai jopa valmistuvat ennen haluttua määräpäivää.

Lähtö: Mitä Scrum-mestari tekee?

Mitkä ovat projektihallinnan kolme avainvaihetta?

Projektien hallinta koostuu kolmesta vaiheesta: projektisuunnittelusta, projektin aikataulutuksesta ja projektin ohjauksesta. Tässä on kunkin vaiheen yksityiskohdat.

Hankesuunnittelu

Projektin johtaminen ja organisointi alkaa suunnitteluvaiheesta, jossa määritellään hankkeen tavoitteet, tavoitteet ja laajuus. Tässä vaiheessa projektipäälliköt tekevät tiivistä yhteistyötä sidosryhmien kanssa ymmärtääkseen heidän vaatimuksiaan ja odotuksiaan.

On tärkeää huomata, että projektisuunnittelussa käytetään useita menetelmiä, ja yksi tehokkaimmista suunnittelutavoista on työjakorakenne (WBS). Se määritellään prosessiksi, jossa projekti jaetaan sen pääkomponentteihin (tai tehtäviin), jotka jaetaan sitten yksityiskohtaisempiin osiin ja lopuksi toimintosarjaan ja niihin liittyviin kustannuksiin.

Related: Lintuperspektiivistä projektisuunnitteluprosessia

Projektin aikataulutus

Projektin aikataulutuksella tarkoitetaan prosessia, jossa jaksotetaan ja jaetaan aikaa kaikille projektin toiminnoille. Tässä vaiheessa johtajat päättävät, kuinka kauan kukin toiminta kestää, ja laskevat kussakin tuotannon vaiheessa tarvittavat resurssit.

Projektiaikataulun tarkoitukset voidaan tiivistää seuraavasti:

• Näyttää kunkin toiminnan suhteen muihin ja koko projektiin
• Toimintojen loogisen järjestyksen ja korrelaation määrittäminen
• Helpottaa realististen aika- ja kustannusarvioiden laatimista kullekin toiminnalle
• Varmistetaan ihmisten, rahan ja aineellisten resurssien optimaalinen käyttö tunnistamalla kriittiset pullonkaulat.

Yksi suosittu projektien ajoitustapa on Gantt-kaavio. Gantt-kaaviot ovat edullisia menetelmiä, joiden tarkoituksena on auttaa johtajia varmistamaan, että:

• Toimintaa on suunniteltu
• Suoritusjärjestys on dokumentoitu
• Toiminta-ajan arviot kirjataan
• Hankkeen kokonaisaikaa kehitetään. 

Related:

• Time Boxing Technique – Käyttöopas vuonna 2024
• Esimerkki projektin aikataulusta

Projektin ohjaus

Projektin hallinta kuvaa resurssien, kustannusten, laadun ja budjettien tarkkaa käsittelyä. Projektien hallinta voi olla vaikeaa. Kaikki projektit eivät ole aluksi hyvin määriteltyjä, jotkut voivat olla huonosti määriteltyjä. Projektit tulevat yleensä hyvin määritellyiksi vasta perusteellisen alustavan suunnittelun ja tarvittavien panosten, resurssien, prosessien ja tuotosten huolellisen määrittelyn jälkeen.

Ohjauksessa on termi nimeltä Waterfall Methodology, joka sisältää peräkkäisen lähestymistavan, jossa projekti keskittyy askel askeleelta ja jokainen vaihe saatetaan päätökseen ennen kuin siirrytään seuraavaan. Projektipäällikkö ja tiimi keskittyvät suunnittelemaan ja toteuttamaan vaihe kerrallaan ennalta määrättyä järjestystä noudattaen. Kun rajoitukset tunnetaan, muutokset ovat riittävän pieniä, jotta niitä voidaan hallita ilman olennaista suunnitelmien tarkistamista.

Toisin kuin Waterfall-metodologia, Ketterä menetelmäpainottaa projektikomponenttien rinnakkaista tai samanaikaista suunnittelua ja toteutusta. Se yhdistetään yleisesti kettereihin menetelmiin, kuten Scrum ja Kanban. Sen sijaan, että jokainen vaihe olisi suoritettu loppuun ennen seuraavan aloittamista, tiimit työskentelevät useiden projektien näkökohtien parissa samanaikaisesti keskittyen pienempiin iteraatioihin tai aikalaatikon lisäyksiin. On olemassa lukuisia tarkistuspisteitä ja palautesilmukoita edistymisen seurantaan, mikä voi auttaa sinua tekemään projektin arvioinnin myöhemmin.

Lähtö: Hankkeen toteutus jaHankkeen arviointiprosessi

Mitä ovat projektinhallintatekniikat: PERT ja CPM

Sekä Program Evaluation and Review Technique (PERT) että Critical Path Method (CPM) ovat hyvin tunnettuja projektinhallintatekniikoita, joita käytetään toimintojen suunnitteluun ja ajoittamiseen ja joilla on yhteisiä 6 vaiheen kokonaisprosessi:

• Määrittele projektin toteuttamiseen tarvittavat projektitoiminnot ja valmistele työnjakorakenne
• Tunnista, mitkä toiminnot ovat riippuvaisia ​​muista, ja luo loogiset suhteet, kuten "päästä alkuun" tai "alusta alkuun".
• Piirrä kaikki toiminnot yhdistävä verkko käyttämällä solmuja edustamaan aktiviteetteja ja nuolilla näyttämään niiden välisen kulun ja riippuvuudet
• Arvioi kunkin toiminnon kesto ja hinta 
• Määritä kriittinen polku (pisin riippuvaisten toimintojen sarja, joka määrittää projektin vähimmäiskeston)
• Koko projektin ajan seurataan etenemistä aikataulussa ja tehdään tarvittaessa muutoksia, jotta varmistetaan oikea-aikainen valmistuminen.

Mitkä ovat PERT:n ja CPM:n edut ja haitat?

PERT:tä ja CPM:tä arvostellaan, ovatko ne tärkeitä projektinhallinnan kannalta. Tässä on näiden kahden tekniikan edut ja rajoitukset:

edut

Rajoitukset

- Ne tarjoavat systemaattisen lähestymistavan projektisuunnitteluun erityisesti suurissa, monimutkaisissa hankkeissa, joissa on paljon toimintaa. - Keskittymällä kriittisiin toimintoihin kriittisellä polulla projektipäälliköt voivat priorisoida resursseja ja toimia varmistaakseen projektin oikea-aikaisen valmistumisen. - Ne tarjoavat myös puitteet hankkeen edistymisen seurantaan ja sen vertaamiseen suunniteltuun aikatauluun.

- Näiden riippuvuuksien tarkka tunnistaminen ja kvantifiointi voi olla haastavaa - Projektinhallinnan aika-arviot voivat usein olla subjektiivisia ja useiden tekijöiden vaikutteita, mikä johtaa riskiin puolueellisista arvioista ja mahdollisista epätarkkuuksista projektin aikajanassa. - Yhtä tärkeää on seurata tiiviisti lähes kriittisiä polkuja projektin sisällä. Näiden lähes kriittisten reittien laiminlyönti voi aiheuttaa luontaisia ​​riskejä ja johtaa mahdollisiin viivästyksiin tai häiriöihin projektin yleisessä aikataulussa.

Projektinhallintaohjelmiston käyttäminen projektien hallintaan

Mikä on paras projektinhallintaohjelmisto ? Yrityksillä on useita vaihtoehtoja projektien johtamiseen. Projektin laajuudesta riippuen johtajat voivat päättää käyttää edellä mainittuja lähestymistapoja pienten projektien hallintaan tai sisällyttää erityisiä projektinhallintaohjelmistoja suuria ja monimutkaisia ​​projekteja varten.

Kannattaa esitellä Microsoft Project, yksi suosituimmista erikoisohjelmistoista, joka on erittäin hyödyllinen projektiverkkojen piirtämisessä, projektin aikataulun tunnistamisessa sekä projektikustannusten ja muiden resurssien hallinnassa ja projektin arvioinnissa. Voit myös harkita sen vaihtoehtojakuten Asana-, Trello-, Jira- ja Basecamp-projektinhallintaohjelmistot. Ne ovat kaikki maksullisia projektinhallintaohjelmistoja, joissa on ilmainen kokeiluversio monista edistyneistä toiminnoista, jotka voivat auttaa sinua hallitsemaan projektejasi ja tiimejäsi tehokkaammin.  

Related: 10 vinkkiä Asana-projektinhallinnan tehokkaaseen käyttöön vuonna 2024 or Microsoft Projectin vaihtoehdot

Usein kysytyt kysymykset

Bottom Line

Kuten näemme, jokaisen yrityksen kannattaa panostaa projektinhallintaosaamisen kehittämiseen. Tehokkaista projektinhallinnasta ei voi puuttua kekseliäitä projektipäälliköitä ja tehokasta tiimiä. On olemassa monia sertifioituja kursseja, ja koulutus voi auttaa oppijoita saamaan syvempää ja hyödyllistä tietoa projektinhallinnasta. Jos olet itsevarma ja tarpeeksi valmistautunut, miksi et ottaisi haastetta vastaan PMI, maailman arvostetuin projektinhallintasertifikaatti, joka sisältää perinteiset, ketterät ja hybridikonseptit. 

Jos kuitenkin haluat säästää rahaa, ilmainen Coursera-projektinhallintakurssin suorittaminen on myös hyvä idea. Henkilöstötyöntekijöille räätälöidyn koulutuksen käyttö voi myös johtaa parempiin tuloksiin. Voit suunnitella mukaansatempaavia oppitunteja AhaSlides esitystyökalu, josta löydät monia ilmaisia ​​muokattavissa olevia interaktiivisten tietokilpailujen ja pelien malleja sekä ainutlaatuisia esitystehosteita.

Mainittu teos: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Operaation hallinta : kestävyysja Supply Chain Management12. Ed. (12. painos).

viite: Ryhmätyö | M. Kirjasto