Société de gestion d'événements | 10 conseils pour gagner du temps, de l'argent et du stress

Planifier l'événement parfait peut sembler écrasant, et c'est là que sociétés d'événementiel entrez.

Que vous rêviez du mariage de votre vie, que vous organisiez une célébration d'anniversaire ou que vous ayez besoin d'organiser une conférence d'entreprise, une société de gestion d'événements peut transformer votre vision en une expérience que les gens n'oublieront pas.

Continuez à lire l'article pour savoir ce qu'est exactement une société de gestion d'événements, son rôle, ainsi que des conseils pour choisir la meilleure et quels sont les drapeaux rouges à éviter.

Table des matières

• Aperçu
• Qu'est-ce qu'une société de gestion d'événements ?
• Quelle est la fonction d'une société de gestion d'événements ?
• Comment choisir la meilleure société de gestion d'événements ?
• Qu'est-ce qu'il faut éviter lors de l'examen des propositions de gestion d'événements ?
• Quels sont les exemples d'événements qu'une société de gestion d'événements peut planifier ?
• Points clés à retenir

Aperçu

Qu’est-ce qu’une société de gestion d’événements ?

Lors de la planification d'un événement de toute envergure, d'un mariage à une réunion d'entreprise, une société de gestion d'événements peut s'assurer que tout se déroule de manière transparente.

Les organisateurs d'événements travaillent en étroite collaboration avec les clients pour comprendre leurs besoins, leurs objectifs et leur budget. Ensuite, ils élaborent un plan d'événement complet adapté à la vision du client afin que celui-ci ait l'esprit tranquille et sache que sa vision de l'événement deviendra une réalité mémorable.

Quelle est la fonction d’une société de gestion d’événements ?

Les objectifs d’une société de gestion d’événements sont nombreux, comme organiser un excellent événement qui répond à toutes les demandes des clients. La fonction principale d'une société de gestion d'événements est de planifier, coordonner et exécuter des événements réussis pour le compte de ses clients. Ils s'occupent de toute la logistique et des détails afin que les clients puissent se concentrer sur leur événement plutôt que de se soucier de l'organisation.

Certaines fonctions clés d'une entreprise organisatrice d'événements incluent👇

#1 - Conceptualiser et planifier l'événement - Ils travaillent avec les clients pour comprendre la vision, les objectifs et le budget de l'événement, puis élaborent un plan complet pour réaliser cette vision.

#2 – Sécurisez le lieu et négociez les contrats - Ils recherchent des sites potentiels, comparent les options en fonction de l'emplacement, de l'espace, des installations, des prix et de la disponibilité, sélectionnent le meilleur et négocient les contrats au nom du client.

#3 – Coordonner les fournisseurs et les vendeurs - Ils identifient, sélectionnent, réservent et gèrent tous les fournisseurs nécessaires comme les traiteurs, les photographes, les décorateurs, les loueurs, etc. pour s'assurer que tout se passe bien.

#4 - Gérer le budget de l'événement - Ils créent un budget, suivent les dépenses et recherchent des moyens de réduire les coûts tout en atteignant les objectifs du client.

#5 – Créer des échéanciers et des plannings - Ils élaborent des calendriers détaillés et des plans d'urgence pour s'assurer que l'événement se déroule comme prévu.

#6 – Planification des divertissements - Ils organisent des performances, des conférenciers ou des activités dans le cadre du programme de l'événement.

#7 – Décoration et signalétique - Ils commandent les décorations nécessaires, le linge de maison, les fleurs, la mise en scène et la signalétique souhaitée.

#8 – Embaucher et gérer le personnel de l’événement - Ils recherchent, réservent et gèrent tout le personnel temporaire nécessaire au déroulement de l'événement.

#9 – Exécuter parfaitement le plan de l’événement - Le jour de l'événement, ils supervisent l'installation, gèrent tous les fournisseurs, résolvent les problèmes et s'assurent que le programme se déroule comme prévu.

#10 - Suivi après l'événement - Ils gèrent des tâches telles que le retour du matériel, le paiement des factures, l'envoi de notes de remerciement, l'évaluation des réussites et des points à améliorer.

Conseils pour de meilleurs événements

• Organisation d’événements
• Musée interactif
• Conception d'événements

Comment choisir la meilleure société de gestion d'événements?

La meilleure entreprise de gestion d'événements peut prendre du temps à chercher, mais avec ces conseils réalistes, ils seront juste à votre porte🚪

#1 – Expérience - Pensez aux entreprises qui ont organisé avec succès de nombreux événements similaires en termes d'ampleur et de portée aux vôtres. Ils auront un processus en place et sauront comment gérer les problèmes courants qui surviennent.

#2 – Portefeuille - Passez en revue des exemples d'événements passés que l'entreprise a planifiés et gérés. Recherchez la qualité, la créativité et le souci du détail qui correspondent à votre vision.

#3 - Références - Demandez et vérifiez les références des clients précédents pour confirmer que l'entreprise tient ses promesses et gère les problèmes de manière professionnelle.

#4 – Spécialisation - Certaines entreprises se concentrent sur les événements d'entreprise tandis que d'autres se spécialisent dans les mariages. Optez pour celui qui possède l'expérience et les ressources nécessaires adaptées à votre type d'événement spécifique.

#5 - Équipe - Rencontrez les membres clés de l'équipe de gestion de l'événement qui planifieront et exécuteront votre événement. Évaluez leur professionnalisme, leur réactivité et leur compréhension de vos besoins et de votre vision.

#6 – Contrat et tarification - Comparez plusieurs propositions (au moins 3) pour obtenir les meilleures conditions contractuelles et les meilleurs tarifs. Assurez-vous que l’étendue des travaux est claire et que vous comprenez tous les frais.

#7 – Réputation - Vérifiez les avis, les récompenses (le cas échéant), sa position dans les organisations du secteur de l'événementiel et depuis combien de temps l'entreprise est en activité comme indicateurs de légitimité et de qualité.

#8 – Communication - L'entreprise doit être à l'écoute de vos besoins, répondre à toutes vos questions et répondre rapidement aux demandes. Une bonne communication est la clé d’une relation de travail réussie.

#9 – Flexibilité - Les meilleures entreprises sont prêtes à personnaliser leurs services en fonction de votre budget et de vos préférences, plutôt que de s'en tenir strictement à un modèle standard.

#10 – Transparence - Insister sur la transparence totale des budgets, des contrats, des délais et des plans. Évitez les entreprises qui restent secrètes ou refusent de partager des détails.

#11 – Gestion de crise - Comment gèrent-ils les problèmes inattendus qui surviennent ? Une entreprise possédant une solide expérience en matière de gestion de crise contribuera à éviter les catastrophes.

#12 – Innovations - Sont-ils ouverts à de nouvelles idées et solutions pour atteindre vos objectifs de manière créative ? Les entreprises progressistes favorisent de nouveaux résultats.

#13 – Assurance - Disposent-ils de l'assurance nécessaire, y compris une couverture responsabilité civile pour votre événement ? Cela vous protège des risques et des réclamations.

#14 - Valeurs - Leur approche commerciale et leurs valeurs d'entreprise correspondent-elles à la culture de votre organisation ? L’adéquation culturelle mène à la compréhension mutuelle.

#15 – Technologie - Sont-ils férus de technologie et suivent-ils toujours les meilleures pratiques des tendances de l'industrie ? Tirent-ils parti de technologies telles que les logiciels de gestion de projet pour maintenir les plans organisés et sur la bonne voie ? La technologie améliore l’efficacité.

Recherchez une société de gestion d'événements avec une expérience pertinente et une expérience éprouvée, une bonne réputation et la flexibilité, la communication et la transparence nécessaires pour exécuter votre vision unique et dépasser vos attentes pour votre événement spécial.

Que faut-il éviter lors de l’examen des propositions de gestion d’événements ?

Il y a certains drapeaux rouges auxquels vous devez faire attention dans certaines sociétés de gestion d'événements. L'éviter éviterait une balle dans la phase d'exécution plus tard.

• Langage vague ou général - Les propositions qui ne répondent pas spécifiquement aux objectifs de votre événement, aux exigences budgétaires ou au calendrier sont un signal d'alarme. Méfiez-vous des entreprises qui utilisent un langage générique au lieu de personnaliser leur proposition.

• Étendue des travaux peu claire ou non définie - Évitez les entreprises qui ne précisent pas clairement quels services elles fourniront et quelles tâches sont exclues de leur proposition. La portée doit être détaillée et complète.

• Frais supplémentaires excessifs - Méfiez-vous des propositions comportant des frais supplémentaires qui ne sont pas explicitement indiqués, comme des suppléments carburant, des frais administratifs ou frais de traitement des paiements. Tout cela doit être transparent et clairement expliqué.

• Refus de répondre aux questions - Si une entreprise évite de répondre à vos questions sur les détails de la planification, les contrats ou les prix, cela signifie probablement qu'elle cache quelque chose. La transparence est importante pour instaurer la confiance.

Quels sont les exemples d’événements qu’une société de gestion d’événements peut planifier ?

• Mariages - La planification et l'exécution de mariages sont un service essentiel pour de nombreuses sociétés de gestion d'événements. Ils gèrent tous les aspects de la planification, de la sélection du lieu aux invitations et à la coordination le jour même.

• Conférences et salons professionnels - Les entreprises événementielles peuvent organiser de grands événements d'entreprise comme des conférences, des séminaires, des sommets, des lancements de produits et des salons professionnels. Ils gèrent l’inscription, la coordination des intervenants, la logistique des lieux, la restauration et l’inscription.

• Lancements de produits - Les gestionnaires d'événements peuvent créer des événements immersifs et dignes d'intérêt pour dévoiler de nouveaux produits ou services au public. Ils planifient des activités, des démonstrations et des éléments promotionnels tels que sondages en direct et quiz pour générer de l'excitation.

• Collectes de fonds et événements caritatifs - Les événements à but non lucratif comme les bals de charité, les courses/marches et les dons sont un autre type d'événement courant géré par les sociétés événementielles. Ils se concentrent sur la maximisation de la fréquentation et des fonds collectés.

• Fêtes d'entreprise - Les sociétés événementielles aident à planifier et à gérer les fêtes d'entreprise, les sorties d'été, fêtes de retraite et d'autres types d'événements sociaux pour les employés. Ils organisent des activités et de la restauration.

• Remises de prix et galas - La planification de remises de prix, de dîners de gala et d'événements avec cravate noire est une autre spécialité de certaines sociétés de gestion d'événements à service complet. Ils s'occupent de la décoration, des plans de salle, des paniers cadeaux et des discours.

• Démonstrations de produits - Pour les entreprises qui envisagent de présenter une gamme de produits, les organisateurs d'événements peuvent concevoir des démonstrations interactives, des essais routiers, des tests de dégustation et d'autres moyens percutants de présenter le produit à des clients potentiels.

Les sociétés de gestion d'événements planifient des événements de différentes tailles et types, allant des mariages intimes aux grandes conférences d'entreprise, collectes de fonds, fêtes, lancements de produits et bien plus encore - essentiellement tout événement planifié où une coordination et une logistique professionnelles sont nécessaires pour atteindre les objectifs d'un client.

Points clés à retenir

L’embauche d’une société experte en gestion d’événements transforme une vision de base en une expérience dont les gens ne cesseront de parler pendant des années.

Leur gestion vous libère des tracas logistiques pour que vous puissiez pleinement jouer le rôle d'un hôte aimable. Imaginez l'espace événementiel parfaitement aménagé, avec des invités enthousiastes profitant d'une délicieuse restauration et de divertissements incroyables - pendant que vous vous promenez dans la salle et avez le temps de vous mêler à tout le monde. Merveilleux, n'est-ce pas ?

Vous souhaitez rendre votre événement plus interactif ? Essayer AhaSlides pour accéder à une série de brise-glace, de sondages et de quiz qui lévitent la session à un autre niveau.