Como organizar reunións introdutorias suaves | Mellores consellos desbloqueados en 2024!

Estiveches algunha vez reunións introdutorias exitosas?

Se estás a participar nun novo equipo multifuncional no traballo ou nun novo equipo de proxecto, pode ser alguén doutros departamentos ou doutras empresas que quizais non coñezas ou que teñas traballado antes, e queres asegurarte de que o teu disposición para comprometerse e investir as súas habilidades e ideas no equipo, especialmente se ese equipo ten un alto rendemento. Así, é fundamental organizar unha reunión para reunir novos compañeiros.

Non obstante, non é de estrañar se te sentes un pouco incómodo e nervioso, xa que ata os profesionais máis experimentados están nerviosos ao ter unha primeira reunión cun novo equipo. Se es un líder e se preocupa por non organizar reunións introdutorias de produtividade.

Este artigo ofrecerache unha guía completa, exemplos e consellos sobre o que fai que as reunións introdutorias sexan exitosas.

Neste artigo, aprenderás

• Que é unha reunión introdutoria?
• Cal é o obxectivo da reunión introdutoria?
• Como organizar unha reunión introdutoria eficaz
• Consellos para organizar con éxito unha reunión de presentación
• Lugares para levar

Máis consellos de AhaSlides

• Encontros na empresa
• Encontro Stand Up | A guía definitiva
• Os 8 mellores consellos para ter unha boa reunión

Que é unha reunión introdutoria?

Reunión de presentación ou presentación ten o mesmo significado cando se trata de presentar o equipo cando é a primeira vez que os membros do equipo e os seus líderes se reúnen oficialmente, para determinar se os individuos implicados queren construír unha relación de traballo e comprometerse co equipo no futuro.

Ten como obxectivo dar aos membros do equipo tempo para estar xuntos para coñecer os antecedentes, intereses e obxectivos de cada participante. Dependendo da túa preferencia e das do teu equipo, podes organizar reunións de presentación formais ou informais.

Unha axenda estándar da reunión introdutoria inclúe:

• Presentar o obxectivo da reunión
• Presenta aos líderes e a cada membro
• Comenta as normas do equipo, o traballo, os beneficios e os tratamentos...
• É hora de xogar algúns xogos
• Rematar as reunións e tomar medidas de seguimento

Cal é o obxectivo das reunións introdutorias?

Non vexas só as presentacións como unha caixa para verificar. Aproveita este tempo para crear conexións reais, obter información única e establecer un marco para un traballo en equipo impecable. As reunións de presentación son fantásticas para:

• Potenciar o traballo en equipo e a cohesión do equipo

O primeiro obxectivo das reunións introdutorias é achegar aos estraños aos compañeiros próximos. Se nunca se viron e saben pouco sobre eles, faltará cohesión e conexión, o que pode afectar ao espírito de equipo e á produtividade. Cando a xente poida discutir e unificar as regras do equipo, as recompensas e os castigos apropiados, ou saber que os seus líderes son persoas xustas e fieis, os seus compañeiros son humildes, fiables, empáticos e moito máis, crearase unha vontade de confianza e un ambiente de traballo positivo entre os equipo.

• Romper a tensión e a torpeza

A produtividade probablemente diminuirá se os empregados traballan nun ambiente de traballo presionado. Tampouco é bo que os empregados asusten ao seu líder en lugar de inspirarse por eles. As reunións introdutorias poden axudar aos novos equipos a sentirse máis seguros para compartir as súas ideas e opinións. Tamén comezan facilmente a facer amigos, a comunicarse e a diminuír a incomodidade para seguir colaborando. Por exemplo, un membro do equipo non dubida en falar e pedir axuda cando non pode cumprir os prazos.

• Axuda a estruturar e aliñar estándares e prácticas

O énfase nas regras e regulamentos é unha parte importante das primeiras reunións introdutorias. Non facelo claro, xusto e directo ao comezo do traballo en equipo pode provocar conflitos e mala comunicación no equipo. Pola contra, se podes facer que o equipo siga o estándares e prácticas, haberá eficiencia de recursos debido á eficacia e eficiencia dun equipo, ao mesmo tempo, potenciando a satisfacción laboral dos membros do equipo que forman parte dun equipo cohesionado.

Como organizar unha reunión introdutoria eficaz

As reunións introdutorias poden seguir o proceso estándar de planificación de reunións co 5 ps: Propósito, Planificación, Preparación, Participacióne Progreso. Dependendo da túa limitación de tempo, o número de participantes, os antecedentes do teu equipo e os teus recursos, podes establecer reunións de presentación formais ou ocasionais. A primeira impresión é importante. Canto máis respecto e confianza apreciarán os membros do teu equipo cando mostres reunións organizadas e consideradas.

• Propósito

Trátase de marcar obxectivos para as reunións. Sexa claro e conciso cando enumeres os obxectivos das reunións para que poidas centrar facilmente a todos se un participante se distrae con actividades non relacionadas. Podes considerar estruturar obxectivos organizando unha pirámide de obxectivos que describa cada conxunto de obxectivos en varios niveis.

• Planificación

O primeiro que deben facer os novos xefes de equipo é planificar detalles ou desenvolver unha axenda. Cando tes algo ao que referirte, tentar lembrar todo por ti mesmo alivia o estrés. Podes crear un modelo usando unha presentación de diapositivas a través de PowerPoint ou tarxetas de referencia escritas a man.

• Preparación

Esta parte inclúe algunhas actividades como Preparar o guión de presentación da reunión e Revisar a axenda antes de comezar unha reunión oficial. Será máis fácil para ti falar toda a información clave e centrarte na axenda co apoio das notas dos oradores ou do guión cando de súpeto te despistes.

• Participación

Non esquezas animar aos novos membros a facer preguntas e participar en actividades interactivas durante as reunións. Se outros parecen dubidar, pídelles a súa opinión. Asegúrate de que todos os membros do equipo teñan a oportunidade de falar non só de centrarse nos membros extrovertidos. Podes organizar unha enquisa en directo para que algúns introvertidos poidan compartir as súas opinións directamente.

• Progreso

Debería concluír a súa reunión cun resumo e informar sobre as accións para os seguintes pasos. E, o seguimento despois dunha reunión é unha parte crucial, pode considerar tomar unha decisión final e documentalas.

Consellos para organizar con éxito unha reunión de presentación

• Use unha ferramenta de presentación interactiva

Sentes tímido ou incómodo o primeiro día? Podes facer que as túas reunións de presentación sexan 100 veces máis divertidas usando unha ferramenta de presentación interactiva como AhaSlides!

A

Hai unha ducia de formas de facelo, pero recomendamos este esquema para romper o xeo rapidamente:

• Comeza cunha diapositiva de introdución.
• Condimenta as cousas con cuestionarios sobre ti con puntos e unha táboa de clasificación.
• Termina cunha diapositiva de preguntas e respostas ao final na que todos poden preguntar cousas que se preguntaron por ti.

con AhaSlides' plataforma de presentación interactiva, podes crear unha introdución convincente que leva á xente á lúa🚀Proba este modelo aquí:

• Comeza unha introdución con "nós"

O equipo traballa na colaboración entre os membros do equipo para acadar obxectivos comúns para non mostrar dotes persoais. Polo tanto, é significativo facer fincapé no sentido da cultura "nós". Tenta usar "nós: en lugar de "eu" na medida do posible nas túas diapositivas introdutorias e nas reunións completas, excepto na presentación persoal. Isto, finalmente, anima ao equipo a colaborar de forma máis eficiente porque entende que comparten unha visión coherente e son dedicáronse máis a traballar para o equipo que para eles mesmos.

• Divertir aos teus compañeiros

Como comezar as reunións introdutorias da forma máis emocionante? Como todos os membros son novos entre si, como anfitrión, podes considerar comezar con algúns rompe xeos rápidos. Tamén podes configurar de 2 a 3 xogos e probas e sesións de reflexión para que outros teñan tempo para compartir a súa personalidade, talentos e pensamento; comunicarse e traballar con outros para mellorar a cohesión do equipo e a cultura e conexión no lugar de traballo. Por exemplo, podes probar algúns xogos como Círculo de apreciación, Cacerías do tesoro, Preferirías...

• A xestión do tempo

Normalmente, as reunións altamente produtivas poden durar entre 15 e 45 minutos, especialmente as de presentación, que deben controlarse en 30 minutos. É tempo suficiente para que os novos compañeiros se coñezan, se presenten brevemente e colaboren entre eles nunhas cantas actividades sinxelas e divertidas de creación de equipo. Tamén estableceches límites de tempo para diferentes seccións para asegurarte de que o teu tempo non se esgota mentres aínda tes moito que cubrir.

Lugares para levar

É beneficioso para o teu equipo comezar a traballar en equipo cun novo equipo aproveitando as reunións introdutorias. Organizar unha primeira reunión pode ser un reto e imitar. Cando esteas no proceso de preparación, non dubides en buscar apoio aínda que sexas un mestre de PowerPoint. Sen dúbida podes facilitar o teu traballo e salvar o día AhaSlides.

Preguntas máis frecuentes

Ref: Por suposto. Mellor arriba, Linkedin