Se estás a participar nun novo equipo multifuncional no traballo ou nun novo equipo de proxecto, pode ser alguén doutros departamentos ou doutras empresas que quizais non coñezas ou que teñas traballado antes, e queres asegurarte de que o teu disposición para comprometerse e investir as súas habilidades e ideas no equipo, especialmente se ese equipo ten un alto rendemento. Así, é fundamental organizar unha reunión para reunir novos compañeiros.
Non obstante, non é de estrañar se te sentes un pouco incómodo e nervioso, xa que ata os profesionais máis experimentados están nerviosos ao ter unha primeira reunión cun novo equipo. Se es un líder e se preocupa por non organizar reunións introdutorias de produtividade.
Este artigo ofrecerache unha guía completa, exemplos e consellos sobre o que fai que as reunións introdutorias sexan exitosas.
Neste artigo, aprenderás
- Que é unha reunión introdutoria?
- Cal é o obxectivo da reunión introdutoria?
- Como organizar unha reunión introdutoria eficaz
- Consellos para organizar con éxito unha reunión de presentación
- Lugares para levar
Que é unha reunión introdutoria?
Reunión de presentación ou presentación ten o mesmo significado cando se trata de presentar o equipo cando é a primeira vez que os membros do equipo e os seus líderes se reúnen oficialmente, para determinar se os individuos implicados queren construír unha relación de traballo e comprometerse co equipo no futuro.
Ten como obxectivo dar aos membros do equipo tempo para estar xuntos para coñecer os antecedentes, intereses e obxectivos de cada participante. Dependendo da túa preferencia e das do teu equipo, podes organizar reunións de presentación formais ou informais.
Unha axenda estándar da reunión introdutoria inclúe:
- Presentar o obxectivo da reunión
- Presentar os líderes e cada membro
- Comenta as normas do equipo, o traballo, os beneficios e os tratamentos...
- É hora de xogar algúns xogos
- Rematar as reunións e tomar medidas de seguimento
Cal é o obxectivo das reunións introdutorias?
Non vexas só as presentacións como unha caixa para verificar. Aproveita este tempo para crear conexións reais, obter información única e establecer un marco para un traballo en equipo impecable. As reunións de presentación son fantásticas para:
- Potenciar o traballo en equipo e a cohesión do equipo
O primeiro obxectivo das reunións introdutorias é achegar a descoñecidos aos compañeiros de equipo. Se nunca vos vistes antes e sabedes pouco sobre eles, haberá unha falta de cohesión e conexión, o que pode afectar o espírito de equipo e a produtividade. Cando as persoas poden discutir e unificar as regras do equipo, as recompensas e os castigos axeitados, ou saben que os seus líderes son persoas xustas e fieis, que os seus compañeiros de equipo son humildes, fiables, empáticos e moito máis, a confianza e un ambiente de traballo positivo crearanse entre o equipo.
- Romper a tensión e a torpeza
A produtividade probablemente diminuirá se os empregados traballan nun ambiente de traballo presionado. Tampouco é bo que os empregados asusten ao seu líder en lugar de inspirarse por eles. As reunións introdutorias poden axudar aos novos equipos a sentirse máis seguros para compartir as súas ideas e opinións. Tamén comezan facilmente a facer amigos, a comunicarse e a diminuír a incomodidade para seguir colaborando. Por exemplo, un membro do equipo non dubida en falar e pedir axuda cando non pode cumprir os prazos.
- Axuda a estruturar e aliñar estándares e prácticas
O énfase nas regras e regulamentos é unha parte importante das primeiras reunións introdutorias. Non facelo claro, xusto e directo ao comezo do traballo en equipo pode provocar conflitos e mala comunicación no equipo. Pola contra, se podes facer que o equipo siga o estándares e prácticas, haberá eficiencia de recursos debido á eficacia e eficiencia dun equipo, ao mesmo tempo, potenciando a satisfacción laboral dos membros do equipo que forman parte dun equipo cohesionado.
Como organizar unha reunión introdutoria eficaz
As reunións introdutorias poden seguir o proceso estándar de planificación de reunións co 5 ps: Propósito, Planificación, Preparación, Participacióne Progreso. Dependendo da túa limitación de tempo, o número de participantes, os antecedentes do teu equipo e os teus recursos, podes establecer reunións de presentación formais ou ocasionais. A primeira impresión é importante. Canto máis respecto e confianza apreciarán os membros do teu equipo cando mostres reunións organizadas e consideradas.
- Propósito
Trátase de marcar obxectivos para as reunións. Sexa claro e conciso cando enumeres os obxectivos das reunións para que poidas centrar facilmente a todos se un participante se distrae con actividades non relacionadas. Podes considerar estruturar obxectivos organizando unha pirámide de obxectivos que describa cada conxunto de obxectivos en varios niveis.
- Planificación
O primeiro que deben facer os novos xefes de equipo é planificar os detalles ou desenvolver unha axenda. Cando tes algo ao que referirte, intentar lembralo todo por ti mesmo alivia o estrés. Podes crear un modelo usando unha presentación de diapositivas a través de PowerPoint. ou tarxetas de referencia escritas a man.
- Preparación
Esta parte implica algunhas actividades, como a preparación do guión de presentación da reunión e a revisión da axenda antes de comezar unha reunión oficial. Será máis doado para ti dicir toda a información clave e centrarte na axenda coa axuda das notas do orador ou do guión cando de súpeto te esquezas.
- Participación
Non esquezas animar aos novos membros a facer preguntas e participar en actividades interactivas durante as reunións. Se outros parecen dubidar, pídelles a súa opinión. Asegúrate de que todos os membros do equipo teñan a oportunidade de falar non só de centrarse nos membros extrovertidos. Podes organizar unha enquisa en directo para que algúns introvertidos poidan compartir as súas opinións directamente.
- Progreso
Debería concluír a súa reunión cun resumo e informar sobre as accións para os seguintes pasos. E, o seguimento despois dunha reunión é unha parte crucial, pode considerar tomar unha decisión final e documentalas.
Consellos para organizar con éxito unha reunión de presentación
- Use unha ferramenta de presentación interactiva
Sentes tímido ou incómodo o primeiro día? Podes facer que as túas reunións de presentación sexan 100 veces máis divertidas usando unha ferramenta de presentación interactiva como AhaSlides.
Hai unha ducia de formas de facelo, pero recomendamos este esquema para romper o xeo rapidamente:
- Comeza cunha diapositiva de introdución.
- Condimenta as cousas con cuestionarios sobre ti con puntos e unha táboa de clasificación.
- Termina cunha diapositiva de preguntas e respostas ao final na que todos poden preguntar cousas que se preguntaron por ti.
Coa plataforma de presentacións interactivas de AhaSlides, podes crear unha introdución convincente que leva á xente á lúa🚀Proba este modelo aquí:
- Comeza unha introdución con "nós"
O equipo traballa na colaboración entre os membros para acadar obxectivos comúns, non para mostrar talentos persoais. Polo tanto, é importante salientar o sentido da cultura do "nós". Tenta usar "nós" en lugar de "eu" tanto como sexa posible nas túas diapositivas introdutorias e en todas as reunións, agás na presentación persoal. Isto, en última instancia, anima ao equipo a colaborar de forma máis eficiente porque entenden que comparten unha visión coherente e están máis dedicados a traballar para o equipo que para si mesmos.
- Divertir aos teus compañeiros
Como comezar as reunións introdutorias da maneira máis emocionante? Dado que todos os membros son novos entre si, como anfitrión, podes considerar comezar con algunhas actividades rápidas para romper o xeo. Tamén podes organizar de 2 a 3 xogos e cuestionarios, e sesións de chuvia de ideas para que outros teñan tempo para compartir a súa personalidade, talentos e pensamento; comunicarse e traballar con outros para mellorar a cohesión do equipo e a cultura e conexión no lugar de traballo. Por exemplo, podes probar algúns xogos como Círculo de apreciación, Cacerías do tesoro, Preferirías...
- A xestión do tempo
Normalmente, as reunións moi produtivas poden durar entre 15 e 45 minutos, especialmente as reunións introdutorias, que deberían controlarse en 30 minutos. É tempo suficiente para que os novos compañeiros se coñezan, se presenten brevemente e colaboren entre eles en algunhas actividades sinxelas e divertidas de formación de equipos. Tamén tes límites de tempo establecidos para as diferentes seccións para asegurarte de que o teu tempo non se esgota mentres aínda tes moito por diante.
Lugares para levar
É beneficioso para o teu equipo comezar a traballar en equipo cun equipo novo aproveitando as reunións introdutorias. Organizar unha primeira reunión pode ser desafiante e intimidante. Cando esteas no proceso de preparación, non dubides en buscar axuda mesmo se es un mestre de PowerPoint. Definitivamente podes facilitarche o traballo e aforrarche o día con AhaSlides.
Preguntas máis frecuentes
De que falas nunha reunión de presentación?
1. Romper o xeo: comeza cunha pregunta ou actividade divertida para romper o xeo para axudar á xente a relaxarse. Mantéñase lixeiro!
2. Formación profesional: fai que cada persoa comparta a súa carreira profesional ata agora, incluíndo roles e experiencias pasadas.
3. Habilidades e intereses - Máis aló das habilidades laborais, descubra as afeccións, paixóns ou áreas de especialización dos membros do equipo fóra do 9-5.
4. Estrutura do equipo - Esboza os roles e quen é o responsable de que a un alto nivel. Aclarar como traballa o equipo.
5. Obxectivos e prioridades - Cales son os obxectivos do equipo e da organización para os próximos 6-12 meses? Como contribúen os roles individuais?
Como estruturas unha reunión de presentación?
Aquí tes unha forma de estruturar a túa reunión de presentación:
1. Benvida e rompe-xeo (5-10 minutos)
2. Presentacións (10-15 minutos)
3. Antecedentes do equipo (5-10 minutos)
4. Expectativas do equipo (5-10 minutos)
5. Preguntas e respostas (5 minutos)
Que dis ao abrir unha reunión?
Aquí tes algunhas suxestións sobre que dicir ao abrir unha reunión de presentación:
.1. Benvida e presentacións:
"Benvidos a todos e grazas por acompañarnos hoxe. Estamos emocionados de comezar"
2. Inicio do rompexeo:
"Moi ben, soltémonos cunha pregunta lixeira para romper o xeo..."
3. Vista previa dos próximos pasos:
"Despois de hoxe faremos un seguimento das accións e comezaremos a planificar o noso traballo"
Ref: Por suposto. Mellor arriba, Linkedin
